Transfertag und Partnering-Event: So bringen Hochschulen Forschung und Unternehmen ins Gespräch

Wenn deutsche Hochschulen gemeinsam mit Partnern ein Patent anmelden, ist nur bei 11,4 Prozent dieser Anmeldungen ein deutsches kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) beteiligt. Großunternehmen sind bei 37,3 Prozent dabei. Das zeigt ein Kurzbericht des Instituts der deutschen Wirtschaft (IW-Kurzbericht 31/2026, Patentanmeldungen 2018 bis 2022). Der Mittelstand findet also seltener den Weg ins Labor, obwohl er einen großen Teil der Wirtschaft ausmacht. Für Transferstellen ist das eine Aufgabe, die sich mit einer gut geplanten Veranstaltung angehen lässt.

Ein Transfertag ist eine Veranstaltung einer Hochschule oder Forschungseinrichtung, bei der Forschende und Unternehmen über mögliche Kooperationen sprechen. Wird er als Partnering-Event geplant, also mit vorab vereinbarten Einzelgesprächen, entsteht daraus ein planbarer Termin zur Anbahnung von Projekten.

Ein Transfertag bringt erst dann Kooperationen, wenn er vom Vortragsnachmittag zum Gesprächstag wird. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Unternehmen und Forschende gewinnen, die richtigen Fragen bei der Anmeldung stellen, Vertraulichkeit klären, Gesprächsregeln und Terminvergabe festlegen, den Tag selbst steuern und den Erfolg messen.

Was ist ein Transfertag?

Der Begriff ist nicht geschützt, und die Formate unterscheiden sich stark. Gemeinsam ist ihnen das Ziel, Wissen aus der Hochschule in die Anwendung zu bringen. Drei Beispiele zeigen die Spannbreite:

• Die BTU Cottbus-Senftenberg richtete im Oktober 2021 ihren sechsten Transfertag aus, mit einem Bereich für Matching-Gespräche, in dem Unternehmen passende Projektpartner finden sollten. Am selben Tag lief auf dem Campus die Recruitingmesse campus-X-change (BTU, 2021).
• HWR Berlin und HTW Berlin veranstalteten am 30. Juni 2026 im Rahmen der Transferale den Festivaltag „Wissenschaft × Wirtschaft“. Im Format „Meet. Match. Make Impact.“ sprachen Unternehmen in moderierten Räumen mit Forschenden über Forschungskooperationen, Praktika, Abschlussarbeiten und gemeinsame Projekte (HWR Berlin, Pressemitteilung 2026).
• Die Technology & Business Cooperation Days des Enterprise Europe Network (EEN) zur Hannover Messe 2026 brachten Unternehmen und Forschungseinrichtungen in vorab terminierten Einzelgesprächen zusammen, mit Folgeterminen online am 5. und 6. Mai (Laser Zentrum Hannover, 2026).

Das letzte Beispiel ist ein reines Partnering-Event. Viele Transfertage an Hochschulen bestehen dagegen noch überwiegend aus Vorträgen, Postern und einem Ausklang mit Imbiss.

Das Leibniz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) hat für den Zeitraum 2018 bis 2022 gemessen, dass 40,1 Prozent der Unternehmen mit eigener Forschung und Entwicklung mit der Wissenschaft kooperieren. Bei Unternehmen mit Weltmarktneuheiten sind es 61,7 Prozent. Für Ihre Einladung heißt das: Das Interesse an Kooperation ist vorhanden. Es fehlt oft der konkrete Anlass, die richtige Person an der Hochschule kennenzulernen.

Warum der Vortragsnachmittag wenig Kooperationen bringt

Dieser fehlende Anlass ist der Kern des Problems. Stellen Sie sich den Geschäftsführer eines Maschinenbauers mit 60 Beschäftigten vor. Er hat ein Messproblem in der Fertigung und vermutet, dass irgendwo an der Hochschule jemand dazu forscht. Für den Transfertag blockt er einen Nachmittag.

Dann hört er drei Vorträge über Exzellenzcluster, geht an zwanzig Postern vorbei und steht am Ende mit einem Glas Sekt neben einem Kollegen aus dem Nachbarort. Den Professor für Sensorik hat er nicht getroffen. Er wusste nicht, dass dieser im Saal war.

Larissa Scheu von der IHK Berlin beschreibt die Lage so: Kleine und mittlere Unternehmen stehen vor großen Transformationsaufgaben, haben im Alltag aber oft nur begrenzte Kapazitäten (HWR Berlin, Pressemitteilung 2026). Ein Nachmittag ohne konkretes Gespräch wird bei diesen Betrieben selten ein zweites Mal genehmigt.

Auf der anderen Seite sitzt Ihre Hochschulleitung. Der Prorektor oder die Vizepräsidentin für Transfer fragt nach der Veranstaltung nicht nach der Teilnehmerzahl. Die Frage lautet: Was ist daraus entstanden? Ein Gesprächstag kann diese Frage beantworten. Ein Vortragsnachmittag kann es meist nicht.

Vier Formate im Vergleich

Nicht jeder Transfertag muss ein reines Partnering-Event sein. Die Formate verfolgen unterschiedliche Ziele und lassen sich kombinieren:

Eine Postersession eignet sich gut als Ergänzung, weil Unternehmen dort sehen, wen sie später sprechen möchten. Wie Sie Fläche und Präsenzzeiten planen, beschreibt unser Leitfaden zur Postersession auf Kongressen. Die vereinbarten Gespräche sind aber der Teil, der aus Interesse ein Projekt macht.

Den Transfertag als Gesprächstag planen

Der Umbau zum Gesprächstag beginnt lange vor dem Termin. Der Ablauf unten zeigt acht Schritte, rückwärts vom Veranstaltungstag geplant.

Unternehmen über Partner gewinnen

Die Forschenden einer Hochschule erreichen Sie über den eigenen Verteiler. Die Unternehmen nicht. Das EURAXESS-Toolkit für Matchmaking zwischen Forschung und Wirtschaft nennt die Gewinnung der Unternehmen als den zeitaufwendigsten Teil der Vorbereitung. Wer Großunternehmen ansprechen will, sollte mindestens sechs Monate vorher beginnen (EURAXESS, R2B Matchmaking Event Toolkit).

Teilen Sie diese Arbeit mit Partnern, die den Mittelstand bereits kennen: die regionale Wirtschaftsförderung, die Industrie- und Handelskammer (IHK), die Handwerkskammer, Branchenverbände und die regionalen Partner des EEN. Beim Berliner Festivaltag informierten 13 Wirtschaftsverbände ihre Mitglieder (HWR Berlin, 2026). Bieten Sie diesen Partnern einen eigenen Auftritt im Programm an, dann laden sie aktiver ein.

Forschende für feste Termine gewinnen

Die Unternehmen sind der aufwendigste Teil der Einladung, die Forschenden der unterschätzte. Ein Lehrstuhl, der sich anmeldet, ist noch kein Gesprächspartner mit freien Zeitfenstern. Bleibt am Tag ein Tisch leer, für den drei Unternehmen einen Termin haben, ist der Schaden größer als bei jeder fehlenden Anmeldung.

Sprechen Sie die Forschenden deshalb persönlich an, am besten über die Transferstelle oder die Dekanate, und nennen Sie den Nutzen konkret: Kontakte für Drittmittelprojekte, Themen für Abschlussarbeiten, Praxispartner für Förderanträge. Legen Sie den Termin in die vorlesungsfreie Zeit oder stimmen Sie ihn früh mit dem Stundenplan ab. Drei Regeln machen die Zusage belastbar:

• Eine benannte Person je Tisch: nicht „der Lehrstuhl“, sondern eine Professorin, ein Postdoc oder eine Gruppenleiterin, dazu eine Vertretung.
• Feste Zeitfenster: Jede Forschungsgruppe sagt einen ganzen Gesprächsblock zu, nicht einzelne Termine nach Belieben.
• Hilfe beim Profil: Die Transferstelle formuliert das Angebot gemeinsam mit den Forschenden in der Sprache der Anwender, also mit Anwendungsfall statt Forschungsfrage.

Der letzte Punkt entscheidet oft über die Zahl der Anfragen. „Kontaktlose Sensorik für die Qualitätsprüfung in der Fertigungslinie“ findet ein Geschäftsführer im Katalog, „Untersuchungen zur Ausbreitung akustischer Oberflächenwellen“ nicht.

Profilfragen bei der Anmeldung

Ein vereinbartes Gespräch ist nur so gut wie die Angaben, auf denen es beruht. Fragen Sie bei der Anmeldung beide Seiten nach denselben fünf Punkten:

1. Rolle: Lehrstuhl, Forschungsgruppe, Ausgründung, Unternehmen oder vermittelnde Organisation.
2. Technologiefeld: aus einer festen Liste, etwa Sensorik, Werkstoffe, Energie, Medizintechnik oder Software.
3. Angebot oder Bedarf: in zwei bis drei Sätzen, was Sie anbieten oder suchen.
4. Reifegrad: Grundlagenforschung, Labormuster, Prototyp oder marktnahe Lösung. Wer den Technologiereifegrad (TRL, Technology Readiness Level) kennt, gibt ihn an.
5. Form der Zusammenarbeit: Auftragsforschung, gemeinsames Förderprojekt, Lizenz, Abschlussarbeit oder Praktikum.

Halten Sie die Liste kurz, damit Unternehmen das Formular ausfüllen. Wie Sie Abbrüche im Anmeldeformular vermeiden und trotzdem gute Profile bekommen, zeigt unser Beitrag zum Anmeldeprozess ohne Absprung.

Vertraulichkeit und Schutzrechte klären

Der Katalog ist für alle Teilnehmer sichtbar, und genau hier liegt bei einem Transfertag ein Risiko, das andere Partnering-Events nicht kennen. Ein Patent setzt voraus, dass die Erfindung vor dem Anmeldetag nicht öffentlich zugänglich war (§ 3 Patentgesetz). Ein ausführliches Katalogprofil oder ein offenes Gespräch über ein noch nicht angemeldetes Ergebnis kann diese Neuheit zerstören. Beim Gebrauchsmuster gibt es für eigene Veröffentlichungen eine Schonfrist von sechs Monaten (§ 3 Abs. 1 Gebrauchsmustergesetz), beim Patent in der Regel nicht.

Für Ihre Planung heißt das:

• Vorab mit der Transferstelle sprechen: Forschende mit laufenden Erfindungsmeldungen klären vor der Anmeldung, was sie zeigen dürfen. Erfindungen an Hochschulen sind ohnehin dem Dienstherrn zu melden (§ 42 Arbeitnehmererfindungsgesetz).
• Profile ohne Kern: Der Katalog beschreibt Anwendungsfeld, Reifegrad und Kooperationsform, nicht das technische Verfahren.
• Erstes Gespräch nicht vertraulich: Sagen Sie das beiden Seiten im Briefing. Eine Geheimhaltungsvereinbarung gehört in den Folgetermin, nicht an den Tisch nach 20 Minuten.

Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Bei konkreten Erfindungen entscheidet die Patentverwertung Ihrer Hochschule.

Regeln: wer wen trifft

Aus den Profilen entsteht ein Katalog, den alle vor der Terminvergabe einsehen. Dann legen Sie fest, welche Gespräche möglich sind. Bei einem Transfertag stehen Gespräche zwischen Forschung und Unternehmen im Vordergrund. Gespräche zwischen zwei Unternehmen können Sie zulassen, wenn der Tag auch Verbundprojekte anbahnen soll. Gespräche zwischen zwei Lehrstühlen der eigenen Hochschule schließen Sie meist aus.

Begrenzen Sie außerdem die Termine je Person. Ein beliebter Lehrstuhl ist sonst nach einer Stunde ausgebucht, und kleinere Forschungsgruppen bekommen keine Anfragen. Warum Kooperationsbörsen eher Obergrenzen als ein festes Verhältnis von Anbietern zu Nachfragern brauchen, erklären wir im Beitrag zum Verhältnis von Einkäufern und Anbietern.

Anfragen und Terminvergabe

Sind Katalog und Regeln veröffentlicht, öffnen Sie das Anfragefenster. Zwei bis drei Wochen reichen, länger zieht die Entscheidung nur hinaus. In dieser Zeit fragen beide Seiten die Gespräche an, die sie führen möchten, und die Gegenseite nimmt an oder lehnt ab. Legen Sie vorab fest:

• Antwortfrist: etwa fünf Werktage je Anfrage, mit einer Erinnerung nach drei Tagen.
• Stichtag: Danach gehen keine neuen Anfragen mehr ein, und Sie verschicken die Terminpläne.
• Unbeantwortete Anfragen: Entweder verfallen sie zum Stichtag, oder Sie planen sie mit niedrigerer Priorität ein. Beides ist vertretbar, entscheidend ist, dass alle die Regel vorher kennen.

Prüfen Sie kurz vor dem Stichtag, wer leer auszugehen droht. Ein Unternehmen mit keinem oder nur einem Termin kommt selten wieder. Die Transferstelle kann diesen Teilnehmern zwei oder drei passende Forschungsgruppen vorschlagen oder die Forschenden direkt um eine Zusage bitten. Diese manuelle Runde kostet einen Vormittag und rettet oft einen großen Teil der Unternehmensanmeldungen.

Lösung: In Converve legen Sie diese Regeln in einer Meeting-Matrix fest, getrennt nach Teilnehmerkategorien wie Forschung, Unternehmen und Ausgründung. Die Matrix bestimmt, wer wen anfragen darf und wer wen nur sehen kann. Die Profile erfassen Sie bei der Registrierung, die Termine plant das B2B-Matchmaking ohne Überschneidungen.

Gesprächsdauer und Kapazität

Für ein erstes Gespräch zwischen Forschung und Unternehmen reichen 20 Minuten. Beim Industry Connect Matchmaking des finnischen Industrieverbands Teknologiateollisuus im Oktober 2025 trafen Unternehmen Doktorierende in 20-Minuten-Runden, vorab nach Themen wie Photonik, Quantentechnologie und Mikroelektronik gruppiert. Danach folgten 60 Minuten freies Netzwerken (Teknologiateollisuus, 2025). Diese Kombination aus festen Terminen und offener Zeit können Sie übernehmen.

Rechnen Sie die Kapazität vorher durch. Ein Block von drei Stunden ergibt bei 20 Minuten Gespräch und 5 Minuten Wechsel sieben Termine je Tisch. Bieten 15 Forschungsgruppen Gespräche an, sind 105 Termine möglich. Bei 35 angemeldeten Unternehmen bekommt jedes rund drei Gespräche. Welche Gesprächsdauer für welches Ziel passt, vergleicht unser Beitrag zu B2B-Meetings auf Veranstaltungen.

Am Veranstaltungstag

Stellen Sie die Gesprächstische in einen hellen, ruhigen Bereich, nicht in den Durchgang zum Hörsaal. Jeder Tisch braucht eine Nummer, die im persönlichen Terminplan steht. Bitten Sie die Forschenden, etwas Greifbares mitzubringen: ein Labormuster, eine Platine, einen Probekörper.

Ein Sensormodul auf dem Tisch erklärt in zehn Sekunden, was ein Foliensatz in zehn Minuten nicht schafft. Der Geschäftsführer aus dem Beispiel weiß dann sofort, ob das sein Messproblem lösen kann.

Damit der Tag so läuft, wie der Terminplan es verspricht, braucht der Gesprächsbereich eine eigene Regie:

• Check-in und Briefing: Die Forschenden sitzen 20 Minuten vor dem ersten Termin an ihrem Tisch. Ein kurzes Briefing erinnert an Gesprächsdauer, Wechselsignal und die Regel zur Vertraulichkeit.
• Feste Zeitsignale: ein Gong oder eine Durchsage zwei Minuten vor Rundenende und zum Wechsel. Ohne Signal überziehen die guten Gespräche, und die nächsten fallen kürzer aus.
• Lotsen: Ein oder zwei Personen am Eingang zum Gesprächsbereich führen Unternehmen zu ihrem Tisch und kennen den Plan.
• Ausfälle auffangen: Erscheint eine Seite nicht, informiert der Infotisch die andere und bietet ein spontanes Gespräch an einem freien Tisch an. Eine Tafel oder eine Liste in der App zeigt, welche Forschenden noch Zeit haben.
• Gehaltene Gespräche erfassen: Wer mit wem gesprochen hat, wird am Tisch oder in der App abgehakt. Diese Liste ist die Grundlage für das Nachfassen.

Nachbereitung: was die Hochschulleitung wissen will

Mit dem letzten Gespräch beginnt die Arbeit, die der Prorektor später sehen will. Fassen Sie zweimal nach. Nach zwei Wochen fragen Sie beide Seiten kurz, welche Gespräche zu einem Folgetermin geführt haben. Nach acht Wochen fragen Sie, was daraus geworden ist: eine Projektskizze, ein Förderantrag, eine Abschlussarbeit oder ein Auftrag.

Für Projekte mit kleinen und mittleren Unternehmen kommen Förderprogramme wie das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM) infrage. Ein Hinweis auf passende Programme im Nachfassen senkt die Hürde für den nächsten Schritt.

Wer am Veranstaltungstag keinen Termin bekam, kann ein Gespräch online nachholen. Die Cooperation Days zur Hannover Messe 2026 hängten dafür zwei Online-Tage im Mai an. Wie solche Online-Termine ablaufen, beschreibt unser Beitrag zu virtuellen Matchmaking-Events. Welche Kennzahlen Sie dabei erfassen sollten, zeigt der Beitrag zu KPIs für B2B-Event-Matchmaking.

Vergessen Sie die Ausgründungen nicht. Laut einer Studie für die Expertenkommission Forschung und Innovation (EFI) entstehen rund 70 Prozent der akademischen Gründungen im Umkreis von 10 Kilometern um die Hochschule, über 90 Prozent im Umkreis von 25 Kilometern (EFI-Studie 5-2026). Ihre Ausgründungen sind also die natürlichen Gesprächspartner der regionalen Unternehmen. Geben Sie ihnen eine eigene Kategorie in der Gesprächsmatrix.

Fazit: vom Vortragsnachmittag zum Gesprächstag

Ein Transfertag hat bei vielen Hochschulen einen festen Platz im Kalender. Kooperationen entstehen aber erst, wenn er vom Vortragsnachmittag zum Gesprächstag wird. Dafür brauchen Sie Partner, die Unternehmen einladen, Forschende mit festen Zeitfenstern, fünf Profilfragen bei der Anmeldung, geklärte Vertraulichkeit, klare Regeln für Gesprächsmatrix und Anfragen, eine Regie für den Tag und ein zweifaches Nachfassen.

Der Geschäftsführer aus dem Beispiel kommt dann mit drei vereinbarten Gesprächen. Und die Hochschulleitung bekommt eine Antwort auf ihre Frage, was entstanden ist.

Sie planen einen Transfertag oder eine Kooperationsbörse zwischen Forschung und Wirtschaft? Sprechen Sie mit Converve, wir zeigen Ihnen gern, wie die Terminplanung für Ihr Format aussehen kann.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Transfertag?

Ein Transfertag ist eine Veranstaltung einer Hochschule oder Forschungseinrichtung, bei der Forschende und Unternehmen über Kooperationen sprechen. Üblich sind Vorträge, Poster und Stände. Als Partnering-Event mit vorab vereinbarten Einzelgesprächen wird daraus ein planbarer Termin zur Anbahnung von Projekten, Abschlussarbeiten und Förderanträgen.

Was ist der Unterschied zwischen einem Transfertag und einer Kooperationsbörse?

Ein Transfertag wird meist von einer Hochschule ausgerichtet und stellt deren Forschung vor. Eine Kooperationsbörse wie die Technology & Business Cooperation Days des Enterprise Europe Network zur Hannover Messe bringt Unternehmen und Forschungseinrichtungen aus vielen Regionen in vorab terminierten Gesprächen zusammen. Ein Transfertag kann eine Kooperationsbörse als Programmteil enthalten.

Wie lange sollte ein Partnering-Gespräch dauern?

Für ein erstes Gespräch zwischen Forschung und Unternehmen reichen 20 Minuten, dazu 5 Minuten Wechselzeit. Das finnische Industry Connect Matchmaking arbeitete 2025 mit 20-Minuten-Runden und anschließend 60 Minuten freiem Netzwerken (Teknologiateollisuus, 2025). Längere Gespräche vereinbaren die Beteiligten besser als Folgetermin.

Wie gewinnt man kleine und mittlere Unternehmen für einen Transfertag?

Über Partner, die den Mittelstand kennen: Wirtschaftsförderung, IHK, Handwerkskammer, Branchenverbände und das Enterprise Europe Network. Beginnen Sie früh, bei Großunternehmen mindestens sechs Monate vorher (EURAXESS, R2B Matchmaking Event Toolkit). Versprechen Sie vorab vereinbarte Gespräche statt eines allgemeinen Programms, denn das rechtfertigt den Nachmittag außer Haus.

Was dürfen Forschende vor einer Patentanmeldung erzählen?

Nur so viel, dass die Erfindung nicht öffentlich zugänglich wird, denn ein Patent setzt Neuheit am Anmeldetag voraus (§ 3 Patentgesetz). Klären Sie laufende Erfindungsmeldungen vor dem Transfertag mit der Transferstelle, beschreiben Sie im Katalog Anwendung und Reifegrad statt des Verfahrens und verschieben Sie Details in einen Folgetermin mit Geheimhaltungsvereinbarung. Das ist keine Rechtsberatung.

Wie misst man den Erfolg eines Transfertags?

Zählen Sie die geführten Gespräche und fassen Sie nach zwei und acht Wochen nach. Erfassen Sie Folgetermine, Projektskizzen, Förderanträge, Abschlussarbeiten und Aufträge. Diese Zahlen beantworten die Frage der Hochschulleitung, was aus dem Tag entstanden ist, besser als die reine Teilnehmerzahl.