Weniger als fünf Prozent der Delegierten besuchten die Poster. Zu diesem Ergebnis kamen Ärzte aus London 2011 bei Beobachtungen auf einer nationalen und einer internationalen Medizintagung. Nur eine Minderheit las die Poster überhaupt, noch weniger stellten Fragen. Für Veranstalter macht das ein Problem sichtbar: Hinter jeder Tafel steht ein angenommener Beitrag, etwa der erste Kongressbeitrag einer Doktorandin an Tafel 47. Bleibt der Gang vor ihrer Tafel leer, kann das die Motivation für eine erneute Einreichung mindern.
Ob eine Postersession Besucher anzieht, hängt auch von ihrem Platz im Programm, der verfügbaren Fläche und den Möglichkeiten für Folgegespräche ab. Wer der Session ein eigenes Zeitfenster ohne Konkurrenzprogramm gibt, genug Platz pro Tafel einplant und Gelegenheiten für vertiefende Gespräche schafft, macht aus dem Pflichtteil des Programms einen Treffpunkt. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie dabei vorgehen: vom Format über den Ablauf und die Flächenrechnung bis zum Posterpreis.
Was ist eine Postersession?
Für die Planung hilft zunächst ein Blick auf das Format selbst. Bei einer Postersession stellen Forschende ihre Arbeit nicht im Vortragssaal vor, sondern auf einem großformatigen Plakat an einer Stellwand. Zu festen Zeiten stehen die Autorinnen und Autoren an ihrer Tafel, erklären ihre Ergebnisse und beantworten Fragen. Das Publikum wandert von Tafel zu Tafel und bleibt dort stehen, wo es ein Thema interessiert.
Auf Kongressen und Jahrestagungen von Fachgesellschaften gehört die Postersession zum Standard. In unserem Vergleich von Tagung, Kongress, Konferenz und Symposium taucht sie als typischer Baustein des Kongresses auf, neben Plenum, parallelen Sitzungen und Industrieausstellung. Der Grund ist schlicht: Ein Programmkomitee erhält mehr gute Einreichungen, als Vortragsslots zur Verfügung stehen. Das Poster gibt diesen Beiträgen trotzdem einen Platz.
Zwei Zeiten sollten Sie dabei klar unterscheiden. Die Ausstellungszeit ist der Zeitraum, in dem die Poster hängen, oft ein ganzer Kongresstag oder länger. Die Präsenzzeit ist das Zeitfenster, in dem die Autorinnen und Autoren an ihrer Tafel stehen. Nur in der Präsenzzeit findet der eigentliche Austausch statt.
Warum viele Postersessions leer bleiben
Genau diese Präsenzzeit ist der Engpass. Die Londoner Studie von Goodhand und Kollegen (Clinical Medicine, 2011) beobachtete Delegierte an den Postern und fragte später ab, woran sie sich erinnerten. Das Ergebnis war ernüchternd: wenige Besucher, wenige Fragen, kaum Erinnerung an die Inhalte. Die Autoren empfehlen deshalb vor allem bessere Poster mit mehr Grafik und weniger Text.
Als Veranstalter haben Sie einen zweiten Hebel, und der ist größer. Eine Umfrage der European Academy of Neurology (EAN) nach ihrem Kongress 2016 in Kopenhagen zeigt, wo das Format aus Sicht der Beteiligten hakt.
Umfrage unter Kongressteilnehmenden
Die Session wird gelobt, der Austausch weniger
Zusammen zeigen die Werte: Organisation und Zeitplan kamen gut an, auch die Moderation erhielt mit 85 Prozent hohe Zustimmung. Bei der Interaktion war dagegen nur die Hälfte zufrieden. Fast jede zweite Präsentierende fuhr nach Hause, ohne das Gefühl, neue Kontakte geknüpft zu haben. Ein Online-System, über das Teilnehmende Autoren nach dem Kongress kontaktieren konnten, nutzte laut Umfrage kaum jemand.
Für Ihre Planung heißt das: Neben der Logistik braucht der Austausch besondere Aufmerksamkeit. Schaffen Sie Gelegenheiten, bei denen aus Interesse ein Gespräch wird. Genau dort setzen die folgenden Abschnitte an.
Klassisch, moderiert oder digital: welches Format passt?
Bevor Sie Tafeln bestellen, entscheiden Sie, wie die Inhalte ihr Publikum erreichen sollen. Drei Grundformate haben sich durchgesetzt, und viele Kongresse kombinieren sie.
| Format | So läuft es ab | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|---|
| Klassische Postersession | Gedruckte Poster an Stellwänden, Autoren stehen in festen Präsenzzeiten an ihrer Tafel | Lange sichtbar, viele Gespräche gleichzeitig, niedrige Hürde | Ohne Struktur verteilt sich das Publikum ungleich |
| Moderierte Posterbegehung | Eine Moderatorin führt eine Gruppe von Tafel zu Tafel, jedes Poster erhält wenige Minuten plus Fragen | Garantiertes Publikum für jeden Beitrag, gut für Preise | Weniger Zeit für freie Gespräche, braucht Moderierende |
| E-Poster | Poster als PDF auf Bildschirmstationen, oft mit kurzem Vortrag im Zeitfenster | Kein Druck, durchsuchbar, nach dem Kongress abrufbar | Technik und Ton müssen stimmen, weniger Spontanbesuche |
Wie streng digitale Formate getaktet sind, zeigt der EAN Congress 2026. Jedes E-Poster bekommt dort fünf Minuten: drei für die Präsentation, zwei für Fragen. Wer überzieht, verliert die Fragerunde, und der Vorsitz darf den Beitrag abbrechen. Auch die ESPGHAN (European Society for Paediatric Gastroenterology, Hepatology and Nutrition) und der Weltkongress für Psychiatrie arbeiten 2026 mit diesem Takt aus drei plus zwei Minuten.
Für eine deutschsprachige Jahrestagung mit 50 bis 150 Postern ist meist eine Mischung sinnvoll. Hängen Sie gedruckte Poster über den ganzen Kongress auf und ergänzen Sie für Preiskandidaten eine moderierte Begehung. Das kostet wenig und sichert jedem Finalisten ein Publikum.
Den Ablauf planen: von der Zusage bis zum Abbau
Ist das Format gewählt, folgt der Ablauf. Die meisten Fehler entstehen hier nicht am Kongresstag, sondern Wochen vorher in den Hinweisen für Autoren. Ein Beispiel: Der dvs-Hochschultag 2025 in Münster schrieb A0 im Hochformat vor und warnte ausdrücklich, dass Poster im Querformat nicht aufgehängt werden können. Diese eine Zeile erspart dem Team am Morgen viele Diskussionen.
Ablauf
Eine Postersession in sechs Schritten vorbereiten
- Schritt 1 Format festlegen Klassisch, moderiert oder digital; dazu Postergröße, Ausrichtung und Tafelmaß.
- Schritt 2 Zusage mit Tafelnummer Jeder angenommene Beitrag erhält eine feste Nummer, die im Programm und an der Tafel identisch ist.
- Schritt 3 Hinweise an Autoren Format, Aufhängezeiten, Präsenzschicht, Befestigungsmaterial und Abgabefrist für Preiskandidaten in einem Dokument.
- Schritt 4 Aufbau organisieren Zeitfenster zum Aufhängen vor Sessionbeginn, Material vor Ort, Tafeln nach Themen gruppiert.
- Schritt 5 Präsenzzeiten führen Ein Zeitfenster ohne Parallelprogramm, bei vielen Postern in zwei Schichten geteilt.
- Schritt 6 Abbau und Nachlauf Feste Abbauzeit, Regel für zurückgelassene Poster und Kontaktmöglichkeit nach dem Kongress.
Das Zeitfenster schützen
Der wichtigste Schritt ist der fünfte. Läuft parallel zur Präsenzzeit ein gut besetztes Symposium, verliert die Postersession fast immer. Die Association for Computational Linguistics (ACL) rät in ihrem Leitfaden für Veranstalter sogar ausdrücklich von kurzen Sessions ab. Sie empfiehlt bei rund 200 Postern zwei Sessions mit je etwa 100 Postern und drei Stunden Dauer, statt eineinhalb Stunden pro Session.
Für eine deutschsprachige Tagung muss es nicht so lang sein. Wichtig ist, dass im Zeitfenster nichts anderes Ihr Publikum abzieht. Legen Sie die Präsenzzeit am besten an eine Kaffeepause oder an die Mittagspause. Wer ohnehin einen Kaffee holt, geht dann an den Postern vorbei. Wie Sie Pausen und geschützte Zeitfenster im gesamten Tagesablauf verteilen, zeigen wir im Leitfaden Veranstaltungsprogramm planen.
Präsenzzeiten in Schichten teilen
Viele Autoren wollen selbst andere Poster sehen. Das geht nicht, wenn alle gleichzeitig an der eigenen Tafel stehen müssen. Der dvs-Hochschultag 2025 löste das mit zwei Schichten: Session A lief von 15:00 bis 15:45 Uhr, Session B von 15:45 bis 16:30 Uhr, die Zuordnung stand in der Kongress-App. Die Gesellschaft für Dermopharmazie (GD) geht 2026 einen anderen Weg. Bei ihrer Jahrestagung in Berlin hängen die Poster an beiden Tagen, und mindestens eine Person pro Poster soll in diesen Zeiten an der Tafel sein.
Beide Modelle funktionieren. Entscheidend ist, dass im Programm steht, wer wann an welcher Tafel anzutreffen ist. Auch für die Doktorandin an Tafel 47 ist eine klar angekündigte Präsenzzeit entscheidend: Ihr Publikum muss wissen, wann es sie dort antrifft.
Wie viel Fläche braucht eine Postersession?
Damit Besucher an den Tafeln ins Gespräch kommen, brauchen sie ausreichend Platz. An dieser Stelle wird oft gespart. Ein Poster im Format A0 misst 84,1 mal 118,9 Zentimeter, die Stellwand ist etwas größer. Die Gesellschaft für Dermopharmazie stellt 2026 zum Beispiel Tafeln mit 120 Zentimetern Breite und 145 Zentimetern Höhe. Das Poster selbst ist allerdings der kleinste Teil der Rechnung. Vor jeder Tafel stehen Menschen, und hinter ihnen müssen andere vorbeigehen können.
Die ACL hat die nötige Fläche aus ihren eigenen Kongressen abgeleitet: 2015 rechnete sie mit rund 16 Quadratmetern pro Poster, 2018 mit 12 Quadratmetern bei 1,4 Meter breiten Tafeln. Diese Werte schließen Gänge und Publikum ein. Für Ihre Planung ergibt sich daraus eine einfache Hochrechnung:
| Zahl der Poster pro Session | Fläche bei 12 m² pro Poster | Fläche bei 16 m² pro Poster |
|---|---|---|
| 50 | 600 m² | 800 m² |
| 100 | 1.200 m² | 1.600 m² |
| 200 | 2.400 m² | 3.200 m² |
Die Tabelle ist unsere eigene Rechnung auf Basis der ACL-Werte, kein Branchenstandard. Sie zeigt aber die Größenordnung. Für 100 Poster reicht ein Foyer von 400 Quadratmetern bei Weitem nicht. Rechnen Sie im Zweifel mit dem höheren Wert, vor allem bei Preiskandidaten, vor denen sich eine Jurygruppe sammelt.
Neben der Größe zählt die Lage. Stellen Sie die Tafeln dort auf, wo Ihr Publikum ohnehin vorbeikommt: zwischen Catering und Vortragssälen, nicht im Untergeschoss neben der Garderobe. Gruppieren Sie die Poster nach Themen und nummerieren Sie die Tafeln wie im Programm. So findet ein Besucher das Thema, das ihn interessiert, ohne den ganzen Saal abzulaufen.
Bewertung und Posterpreis: fair und nachvollziehbar
Ist die Fläche geplant, fehlt noch ein Anreiz, der gezielt Publikum vor die Tafeln holt: der Posterpreis. Vor den Tafeln der Finalisten sammeln sich Jury und Neugierige, und für Nachwuchsforschende ist der Preis eine Zeile im Lebenslauf. Damit der Preis diese Wirkung entfaltet, muss die Entscheidung nachvollziehbar sein.
Die Fachgruppe Chemieunterricht der Gesellschaft Deutscher Chemiker (GDCh) bewertet ihre Posterpreise nach drei Kriterien:
- Wissenschaftliche Qualität: der Ansatz und seine innovative und praktische Bedeutung.
- Methodischer Ansatz: ob die Arbeit vollständig und verständlich dargestellt ist.
- Layout: Übersichtlichkeit und gelungene Gestaltung.
Wir empfehlen, ein viertes Kriterium zu ergänzen: das Gespräch an der Tafel. Bei einem Poster zählt neben der Darstellung auch die Vermittlung im Gespräch. Wie gut eine Autorin ihre Arbeit in drei Minuten erklärt und auf Rückfragen eingeht, gehört zur Leistung. Ein einfacher Bewertungsbogen mit vier Kriterien und einer Skala von 1 bis 5 reicht. Lassen Sie jedes Poster von mindestens zwei Jurymitgliedern bewerten und gleichen Sie Ausreißer gemeinsam ab.
In der Praxis hilft eine Vorauswahl. Die Gesellschaft für Dermopharmazie verlangt für ihren Nachwuchspreis 2026 das Poster als PDF schon mit der Anmeldung. Die Jury kann so vorab eine Kurzliste bilden und vor Ort gezielt die Finalisten besuchen. Verleihen Sie den Preis dann im Plenum oder in einem gut besuchten Forum, nicht am Rand der Abschlussveranstaltung.
Vom Poster ins Gespräch
Selbst mit Preis, Platz und geschütztem Zeitfenster bleibt ein Problem. Das gute Gespräch an der Tafel dauert fünf Minuten, dann wartet schon der nächste Besucher. Ein Einkäufer aus der Industrie, ein Kollege aus einem anderen Labor oder eine Vertreterin eines Förderprogramms will vielleicht länger sprechen. In der EAN-Umfrage fühlte sich fast die Hälfte der Präsentierenden beim Knüpfen von Kontakten nicht erfolgreich. Das zeigt, wie oft dieser Moment verloren geht.
Planen Sie deshalb einen Anschluss ein. Drucken Sie neben die Tafelnummer, wie Besucher die Autorin nach der Session erreichen. Weisen Sie in der Moderation darauf hin, dass Folgegespräche erwünscht sind. Und legen Sie nach der Präsenzzeit ein Zeitfenster für verabredete Gespräche fest, bevor das Abendprogramm beginnt.
Für diese Folgegespräche können Sie Converve neben der Postersession einsetzen. Posterautoren nehmen als reguläre Teilnehmende mit eigenem Profil teil, sodass Interessierte ihnen direkt nach der Session eine Terminanfrage schicken können. Sie legen fest, wer wen anfragen darf, und angenommene Termine landen in freien Slots in beiden Agenden. Unser B2B-Matchmaking arbeitet mit dieser regelbasierten Meeting-Matrix, und die Sessions selbst bilden Sie in der Programmplanung auf derselben Plattform ab.
Die Postersession ist nicht das einzige Format, das viele Stimmen in kurzer Zeit sichtbar macht. Ein Block mit Lightning Talks direkt vor einer Pause folgt demselben Prinzip: Die Kurzvorträge liefern den Anlass für die anschließenden Gespräche. Wer mehrere solcher Formate in eine Jahrestagung einbaut, findet Anregungen im Leitfaden zu Verbandsveranstaltungen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Postersession?
Eine Postersession ist ein Programmteil auf Kongressen und Tagungen, bei dem Forschende ihre Arbeit auf einem großformatigen Poster an einer Stellwand zeigen. In festen Präsenzzeiten stehen sie an ihrer Tafel, erklären die Ergebnisse und beantworten Fragen, während das Publikum frei von Poster zu Poster geht.
Wie läuft eine Postersession ab?
Die Autorinnen und Autoren hängen ihr Poster vor Sessionbeginn an der zugewiesenen, nummerierten Tafel auf. In der Präsenzzeit stehen sie dort für Gespräche bereit. Bei großen Kongressen wird die Präsenzzeit oft in zwei Schichten geteilt, beim dvs-Hochschultag 2025 etwa in zweimal 45 Minuten. Nach der Ausstellungszeit bauen die Autoren ihr Poster selbst ab.
Welches Format hat ein Poster auf einem Kongress?
Üblich ist A0 im Hochformat, also 84,1 mal 118,9 Zentimeter. Die Stellwände sind etwas größer, bei der GD-Jahrestagung 2026 zum Beispiel 120 Zentimeter breit und 145 Zentimeter hoch. Geben Sie Format und Ausrichtung in den Hinweisen für Autoren verbindlich vor, denn Querformate passen oft nicht an die Tafeln.
Wie viel Platz braucht eine Postersession?
Die Association for Computational Linguistics rechnete auf ihren Kongressen mit 12 bis 16 Quadratmetern pro Poster, Gänge und Publikum eingeschlossen. Für 100 Poster ergeben sich daraus 1.200 bis 1.600 Quadratmeter (eigene Hochrechnung auf Basis der ACL-Werte).
Was ist eine moderierte Posterbegehung?
Bei einer moderierten Posterbegehung führt eine Moderatorin eine Gruppe von Poster zu Poster. Jede Autorin stellt ihre Arbeit in wenigen Minuten vor, danach folgen Fragen. Das Format garantiert jedem Beitrag ein Publikum und eignet sich gut für Preiskandidaten.
Wie wird ein Posterpreis bewertet?
Bewährt haben sich wenige, klar beschriebene Kriterien. Die Fachgruppe Chemieunterricht der GDCh bewertet wissenschaftliche Qualität, methodischen Ansatz und Layout. Ergänzen Sie das Gespräch an der Tafel als viertes Kriterium und lassen Sie jedes Poster von mindestens zwei Jurymitgliedern bewerten.
Fazit: Zeit, Fläche und Anschluss entscheiden
Gute Poster allein füllen keinen Gang. Eine Postersession wird zum Treffpunkt, wenn drei Dinge stimmen: ein Zeitfenster ohne Konkurrenzprogramm, genug Fläche pro Tafel und ein Weg vom Poster ins längere Gespräch. Der Posterpreis gibt dem Ganzen zusätzliches Gewicht, wenn die Jury nachvollziehbar entscheidet.
So steigen auch für die Doktorandin an Tafel 47 die Chancen auf fachliches Feedback und neue Kontakte. Das kann sie ermutigen, im nächsten Jahr wieder einen Beitrag einzureichen.
Sie möchten aus den Gesprächen an der Postertafel feste Termine machen? Sprechen Sie mit Converve.
