Programmkomitee für Kongresse und Tagungen: Aufgaben, Besetzung und Begutachtung

Rund 500 Beiträge gingen für den 30. Kongress der Deutschen Gesellschaft für Erziehungswissenschaft (DGfE) ein, der im März 2026 in München stattfand. 242 Gutachtende bewerteten sie, und jeder Beitrag bekam zunächst zwei Gutachten. Lagen die beiden Bewertungen mehr als einen Skalenpunkt auseinander, folgte ein drittes Gutachten, in strittigen Fällen ein viertes aus der Programmkommission. Die Punktwerte wurden am Ende zusammen mit den schriftlichen Rückmeldungen offengelegt (Wiezorek und Derdula-Makowski, Erziehungswissenschaft Heft 72, 2026).

Die ausführliche Dokumentation entstand nach kritischen Rückmeldungen zur Begutachtung beim vorherigen Kongress. Das Beispiel zeigt, wie wichtig ein nachvollziehbares Verfahren ist: Einreichende sollten verstehen können, nach welchen Kriterien ihr Beitrag bewertet und warum er angenommen oder abgelehnt wurde.

Ein Programmkomitee, oft auch Programmkommission oder wissenschaftliches Komitee genannt, entscheidet, was ins Programm eines Kongresses oder einer Tagung kommt. Es formuliert den Call for Abstracts, organisiert die Begutachtung, entscheidet über Annahme und Format und ordnet die angenommenen Beiträge zu Sitzungen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Rollen Sie besetzen, wie Sie die Zahl der Gutachtenden berechnen, wie eine Begutachtung mit Skala und Drittgutachten abläuft und welche Befangenheitsregeln vor dem Call feststehen sollten.

Was ist ein Programmkomitee und wofür ist es zuständig?

Zu Beginn sollte klar sein, welche Entscheidungen das Programmkomitee trifft und welche Aufgaben bei anderen Gremien oder beim Organisationsteam liegen. Diese Abgrenzung erleichtert die Zusammenarbeit und macht Zuständigkeiten für Einreichende transparent.

In der Praxis sind die Grenzen fließend. Bei der DGfE arbeitete die Programmkommission für das Lokale Organisationskomitee, und ihre Vorschläge zum Verfahren beschloss der Vorstand. Entscheidend ist nicht, wie die Gremien heißen. Entscheidend ist, dass vor dem Call feststeht, wer über Inhalte entscheidet und wer über Räume, Budget und Ablauf.

Stellen Sie sich die Vorsitzende einer Programmkommission vor, die im Sommer eine E-Mail von einem langjährigen Mitglied erhält: Warum wurde mein Beitrag abgelehnt? Sie hat nur dann eine gute Antwort, wenn das Verfahren sie ihr liefert. Ob Ihre Veranstaltung überhaupt einen offenen Call mit Begutachtung braucht, hängt vom Format ab. Die Unterschiede zwischen Tagung, Kongress, Konferenz und Symposium liegen genau dort: in der Art, wie Inhalte ins Programm kommen.

Wer gehört ins Programmkomitee?

Anschließend werden die Rollen im Komitee besetzt. Vier Ebenen helfen dabei, die Arbeit zu verteilen; wie viele Personen Sie jeweils brauchen, hängt von Umfang und Themenbreite der Einreichungen ab.

• Vorsitz: verantwortet den Call, den Zeitplan und die abschließenden Entscheidungen. Meist eine angesehene Person aus dem Fach, vom Vorstand für eine oder zwei Ausgaben berufen.
• Sektions- oder Themenverantwortliche: betreuen je einen Themenbereich, weisen Gutachtende zu, lesen die Gutachten und schlagen Entscheidungen für Grenzfälle vor.
• Gutachtende: bewerten die Einreichungen nach einer festen Skala. Sie arbeiten fast immer ehrenamtlich, deshalb entscheiden ihre Zahl und ihre Belastung darüber, ob der Zeitplan hält.
• Geschäftsstelle: betreut das System, die Fristen und die Erinnerungen. Sie entlastet das Ehrenamt, entscheidet aber nicht über Inhalte.

Die DGfE zeigt, wie schlank der Kern sein kann. Ihre Programmkommission hatte acht Mitglieder und tagte viermal, unterstützt von einer Projektkoordinatorin und der Leiterin der Geschäftsstelle. Die Gutachtenden benannten die Sektionen der Gesellschaft. Ein kleiner Kreis entscheidet, ein großer Kreis begutachtet.

Viele Fachgesellschaften besetzen zusätzlich einen oder zwei Plätze bewusst: eine Person aus dem wissenschaftlichen Nachwuchs, ein Mitglied des vorherigen Komitees für die Kontinuität oder jemanden aus der Austragungsregion. Solche Plätze verhindern, dass ein Programm unbemerkt nur das Netzwerk des Vorsitzes abbildet.

Wie viele Gutachtende brauchen Sie?

Die Zahl der Gutachtenden ergibt sich aus einer einfachen Rechnung, die viele Veranstalter zu spät anstellen. Bei der DGfE kamen auf rund 500 Einreichungen mit je zwei Gutachten etwa 1.000 Erstgutachten. Bei 242 Gutachtenden sind das rechnerisch gut vier pro Person, eine zumutbare Last (unsere Rechnung auf Basis des Kommissionsberichts). Dazu kamen Drittgutachten für 132 Einreichungen, also für gut ein Viertel.

Der Bericht nennt trotzdem eine Schwachstelle: In großen Sektionen verteilten sich zahlreiche Einreichungen auf wenige Gutachtende. Der Durchschnitt über den ganzen Kongress verdeckt also die Engpässe. Rechnen Sie deshalb je Themenbereich, nicht für den Kongress insgesamt.

Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Erwarten Sie in einer Sektion 80 Einreichungen, brauchen Sie 160 Erstgutachten. Planen Sie für gut ein Viertel ein Drittgutachten ein, kommen rund 20 hinzu. Bei sechs Gutachten pro Person benötigt diese Sektion etwa 30 Gutachtende. Fragen Sie mehr Personen an, als Sie brauchen, denn nicht jede Zusage hält bis zur Frist.

Der Zeitplan: wann das Komitee stehen muss

Gutachtende lassen sich nicht in der Woche vor Fristende gewinnen. Bei der DGfE lagen zwischen der Einsetzung der Kommission und dem Kongress knapp zwei Jahre.

Für Ihre Planung heißt das: Das Komitee muss stehen, bevor der Call geschrieben wird, und die Gutachtenden müssen zugesagt haben, bevor er öffnet. In welcher Phase der Kongressplanung das Komitee berufen wird und wie Call, Industrieausstellung und Anmeldung ineinandergreifen, zeigt unser Zeitplan mit Checkliste für die Kongressplanung.

Wie die Begutachtung abläuft

Für die Begutachtung brauchen alle Beteiligten gemeinsame Kriterien und einen verlässlichen Ablauf. Veröffentlichen Sie die wesentlichen Regeln bereits im Call, damit Einreichende wissen, wie ihre Beiträge bewertet werden.

1. Formale Prüfung: Die Geschäftsstelle prüft Wortzahl, Vorlage und Pflichtangaben, bevor ein Gutachten angefordert wird.
2. Zuweisung: Die Themenverantwortlichen weisen jeden Beitrag zwei Gutachtenden zu, die fachlich passen und keine Befangenheit angegeben haben.
3. Bewertung: Die Gutachtenden vergeben Punkte auf einer festen Skala und schreiben eine kurze Begründung. Die DGfE nutzte eine Skala von 0 (mangelhaft) bis 4 (sehr gut).
4. Drittgutachten: Weichen die beiden Bewertungen deutlich voneinander ab, folgt ein weiteres Gutachten. Bei der DGfE lag die Schwelle bei mehr als einem Skalenpunkt.
5. Grenzwert: Das Komitee legt je Format eine Punktgrenze fest und gleicht sie mit den verfügbaren Plätzen ab.
6. Beschluss und Rückmeldung: Die Kommission beschließt die Auswahl in einer Sitzung, danach erhalten alle Einreichenden ihre Entscheidung mit Begründung.

Den fünften Schritt unterschätzen viele. Die DGfE wollte den Grenzwert über alle Formate möglichst ähnlich halten und landete bei 3,4 Punkten für Symposien, 3,65 für Arbeitsgruppen und Forschungsforen und 3,5 für Einzelbeiträge. Die Annahmequoten fielen trotzdem sehr unterschiedlich aus.

Der Unterschied liegt weniger an der Qualität der Beiträge als an der Zahl der Plätze je Format. Einzelbeiträge hatten die geringste Chance, und die 59 angenommenen ordnete die Kommission zu 16 Themenforen. Für Ihren Call bedeutet das: Sagen Sie offen, welche Formate wie viele Plätze haben. Autorinnen und Autoren entscheiden dann bewusst, ob sie einzeln einreichen oder sich zu einem Symposium zusammenschließen.

Warum strittige Fälle in die Sitzung gehören

Punktwerte sortieren die klaren Fälle. Bei den Grenzfällen helfen sie weniger, als man hofft. 2014 schickte die Konferenz NeurIPS 166 Einreichungen an zwei unabhängige Komitees. Die beiden Komitees entschieden bei 43 Beiträgen unterschiedlich, und von den 43 Beiträgen, die das erste annahm, nahm das zweite nur 22 an (Cortes und Lawrence, 2021). Die Begutachtung erkannte schwache Arbeiten zuverlässig, die stärksten aber kaum.

Nutzen Sie die Punkte deshalb als Vorsortierung. Die Sitzungszeit des Komitees gehört den Beiträgen, bei denen die Gutachten auseinanderliegen oder knapp an der Grenze landen. Genau das leistet die Regel der DGfE mit Drittgutachten und, im Zweifel, einem vierten Gutachten aus der Kommission. Der Mittelwert ersetzt keine Diskussion.

Anonym oder offen begutachten?

Auch die Frage, was Gutachtende sehen, gehört vor den Call. Die DGfE hat für 2026 die Anonymisierung abgeschafft. Stattdessen gelten Befangenheitsregeln nach dem Vorbild der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG): Partnerschaft, enge wissenschaftliche Freundschaft, Betreuungsverhältnis, Kooperation oder Konflikte schließen eine Begutachtung aus. Die Fachtagung Bildungstechnologien DELFI 2026 in Potsdam verlangt dagegen ausdrücklich anonymisierte Beiträge (DELFI 2026, Call for Papers).

Beide Wege sind vertretbar. Anonyme Begutachtung schützt vor dem Effekt großer Namen und ist bei offenen Calls mit vielen Nachwuchsbeiträgen der naheliegende Standard. Offene Begutachtung passt zu kleinen Fachgemeinschaften, in denen sich Arbeiten ohnehin erkennen lassen, und zu Verfahren, die Transparenz über veröffentlichte Gutachten herstellen. Wählen Sie bewusst. Schreiben Sie die Entscheidung in den Call.

Befangenheit und Interessenkonflikte vorab regeln

Sowohl anonyme als auch offene Begutachtungen brauchen klare Regeln für Interessenkonflikte. Gutachtende können mit Einreichenden zusammenarbeiten, gemeinsam publiziert haben oder in fachlichem Wettbewerb stehen. Legen Sie vorab fest, wann solche Verbindungen eine unabhängige Bewertung beeinträchtigen.

Eine gute Vorlage sind die Hinweise der DFG zu Fragen der Befangenheit (Vordruck 10.201). Sie unterscheiden zwei Stufen. Zum Ausschluss führen etwa eine derzeitige oder geplante enge wissenschaftliche Kooperation, eigene wirtschaftliche Interessen oder ein Betreuungsverhältnis bis sechs Jahre nach dessen Ende. Offenzulegen und im Einzelfall zu entscheiden sind zum Beispiel gemeinsame Publikationen in den letzten drei Jahren, die Zugehörigkeit zur selben Hochschule oder gegenseitige Begutachtungen in den letzten zwölf Monaten.

Für einen Kongress reicht eine verkürzte Fassung. Lassen Sie Gutachtende vor der Zuweisung angeben, mit wem sie befangen sind, und leiten Sie diese Beiträge an andere weiter. Dann kann die Vorsitzende vom Anfang dem enttäuschten Mitglied schreiben: Ihr Beitrag wurde von zwei Personen ohne Befangenheit nach der veröffentlichten Skala bewertet, hier sind die Punkte und die Begründung. Mit einer solchen Antwort lässt sich arbeiten.

In der Medizin ist der Rahmen enger, sobald eine Veranstaltung als ärztliche Fortbildung anerkannt werden soll. Die Fortbildungsordnung der Landesärztekammer Rheinland-Pfalz, seit 1. Januar 2026 in Kraft, macht die wissenschaftliche Leitung für die inhaltliche Programmgestaltung und die Auswahl der Mitwirkenden verantwortlich. Anbieter, wissenschaftliche Leitung und Mitwirkende müssen ihre Interessenkonflikte gegenüber der Kammer und vor Beginn gegenüber den Teilnehmenden offenlegen. Sponsoren dürfen Thema, Gestaltung und Inhalt weder vorgeben noch beeinflussen. Die Ärztekammer Westfalen-Lippe fragt in ihrem Formular für wissenschaftliche Leitungen Beziehungen zu den genannten Sponsoren aus den letzten drei Jahren ab. Die verbindlichen Regeln legt jede Landesärztekammer selbst fest, prüfen Sie daher die Ordnung Ihrer Kammer.

Für das Programm folgt daraus eine klare Trennung. Von der Industrie getragene Satellitensymposien laufen außerhalb der Bewertung durch das Komitee und sind im Programm als solche gekennzeichnet. Dasselbe gilt auf Wirtschaftskonferenzen für bezahlte Redezeit: Sie ist legitim, solange niemand sie mit einem angenommenen Beitrag verwechselt. Das Komitee entscheidet über Inhalte, der Vertrieb über Sichtbarkeit.

Von der Entscheidung zum Programm

Mit dem Beschluss ist die Arbeit des Komitees nicht beendet. Drei Übergaben an die Organisation entscheiden darüber, ob aus guten Beiträgen ein gutes Programm wird.

Die erste ist die Rückmeldung. Eine Absage mit Punktwert und zwei Sätzen Begründung gibt einer Autorin einen Grund, im nächsten Jahr wieder einzureichen. Eine Absage ohne Begründung gibt ihr einen Grund, es zu lassen. War ein Beitrag gut, passte aber nicht in einen Vortragsslot, bieten Sie ein anderes Format an. An der Postertafel findet er sein Publikum, wenn Zeitfenster und Fläche stimmen, wie wir im Leitfaden Postersession organisieren zeigen. Ein Block mit Lightning Talks bringt mehrere kurze Beiträge in einen Slot.

Die zweite Übergabe ist der Bau der Sitzungen. Die Themenverantwortlichen ordnen angenommene Beiträge zu Sitzungen mit einem roten Faden, so wie die DGfE ihre Einzelbeiträge zu Themenforen zusammenfasste. Wie viele Sitzungen parallel laufen, sollte dabei schon feststehen, denn die Räume setzen die Grenze, nicht die Zahl der guten Einreichungen.

Die dritte ist der Tagesablauf mit Pausen und freien Zeitfenstern, an die ein Komitee selten denkt. Wie Sie das Programm so planen, dass Zeit für Gespräche bleibt, beschreiben wir im Beitrag Veranstaltungsprogramm planen.

Sobald das Komitee die Sitzungen gebaut hat, veröffentlichen Sie sie in der Programmplanung von Converve. Teilnehmende stellen sich daraus eine persönliche Agenda aus parallelen Sitzungen zusammen, melden sich für Sitzungen mit begrenzten Plätzen an und sehen gebuchte Einzelgespräche im selben Zeitplan. Wie das neben einem Kongress einer Fachgesellschaft funktioniert, zeigt unsere Lösung für Verbände.

Häufig gestellte Fragen

Was macht ein Programmkomitee?

Ein Programmkomitee entscheidet über die Inhalte eines Kongresses oder einer Tagung. Es formuliert den Call for Abstracts, organisiert die Begutachtung der Einreichungen, entscheidet über Annahme und Format und ordnet die angenommenen Beiträge zu Sitzungen. Räume, Budget und Anmeldung liegen dagegen bei der Organisation, also beim Organisationskomitee, der Geschäftsstelle oder einer Kongressagentur.

Was ist der Unterschied zwischen Programmkomitee und Organisationskomitee?

Das Programmkomitee verantwortet den Inhalt: Call, Begutachtung, Auswahl und Sitzungen. Das Organisationskomitee verantwortet die Durchführung, bei Kongressen mit wechselndem Ort oft als Lokales Organisationskomitee mit Räumen, lokalen Partnern und Rahmenprogramm. Beim DGfE-Kongress 2026 arbeitete die Programmkommission für das Lokale Organisationskomitee.

Wie viele Gutachten braucht eine Einreichung?

Zwei Gutachten je Beitrag sind üblich, dazu ein Drittgutachten, wenn die Bewertungen deutlich abweichen. Beim DGfE-Kongress 2026 bekam jeder der rund 500 Beiträge zwei Gutachten, bei mehr als einem Skalenpunkt Abweichung ein drittes; das betraf 132 Einreichungen (Erziehungswissenschaft Heft 72, 2026).

Wer bestimmt die Mitglieder des Programmkomitees?

Meist der Vorstand der Fachgesellschaft oder des Verbands, oft auf Vorschlag der Kongresspräsidentin oder des Kongresspräsidenten. Gutachtende werden häufig von den Sektionen oder Fachgruppen benannt. Bei der DGfE setzte der Vorstand die Programmkommission ein, und die Sektionen benannten 242 Gutachtende.

Sollte die Begutachtung anonym sein?

Bei offenen Calls mit vielen Einreichungen ist anonyme Begutachtung der naheliegende Standard, etwa bei DELFI 2026. Es gibt aber auch gute Gründe für offene Verfahren mit strengen Befangenheitsregeln: Die DGfE hat 2026 die Anonymisierung abgeschafft und Befangenheitsregeln nach dem Vorbild der DFG eingeführt. Wichtig ist, die Entscheidung vor dem Call zu treffen und zu veröffentlichen.

Fazit: Regeln vor dem Call, Gründe nach der Entscheidung

Ein transparentes Verfahren erleichtert die Arbeit des Programmkomitees und schafft Vertrauen bei den Einreichenden. Legen Sie vor dem Call Zuständigkeiten, Bewertungsskala, Regeln für zusätzliche Gutachten und den Umgang mit Befangenheit fest. Planen Sie genügend Gutachtende je Themenbereich ein und reservieren Sie gemeinsame Sitzungszeit für strittige Fälle.

Dann hat die Vorsitzende auf jede Nachfrage eine Antwort, und das Organisationsteam erhält ein Programm, mit dem es planen kann. Wenn Sie das fertige Programm, die Anmeldung zu Sitzungen und geplante Einzelgespräche für alle Teilnehmenden in einer persönlichen Agenda abbilden möchten, sprechen Sie mit Converve.