Elena Bauer
Hosted Buyer · Einkauf @ Nordwind Retail
Für Veranstalter von Hosted-Buyer-Programmen
Hosted Buyer mit
garantierter Agenda.
Sie laden Top-Einkäufer ein. Converve sorgt dafür, dass sie mit einer vollen, relevanten Meeting-Agenda anreisen. Von der kuratierten Einladung über garantierte Kontingente bis zur Reise-Logistik.
- Garantierte Meeting-Kontingente
- Kuratierte Einladungen
- Reise & Hotel planbar gekoppelt
12. Mai · 09:40
- Direktflug bestätigt
- Hotel gebucht
6 / 6 Meetings bestätigt
- 10:00 Maschinenbau Nord AG
- 11:15 Hansa Components GmbH
- 13:30 Aurora Robotics
- 15:00 VeltTech Systems
Komplett zusammengestellt, vor der Anreise.
Führende Messe- & Hosted-Buyer-Veranstalter setzen auf Converve
Die Herausforderung
Eingeladen ist nicht gematcht.
Hosted Buyer kosten Reise, Hotel und Aufwand, und stehen trotzdem mit halbleerer Agenda da. Converve macht das Programm planbar: kuratierte Buyer, garantierte Meetings, lückenlose Logistik.
Kuratierte Buyer-Auswahl
Sie entscheiden, welche Einkäufer eingeladen werden. Bewerbung, Freigabe und Profilprüfung laufen in einem System.
Garantierte Meeting-Kontingente
Jeder Hosted Buyer reist mit einer fest zugesicherten Anzahl relevanter 1:1-Meetings an, vorgeplant statt zufällig.
Reise- & Hotellogistik
Einladungsmanagement, Reise- und Hotelbuchung, Budgets und Erstattung: alles an die Meeting-Agenda gekoppelt.
ROI für Veranstalter
Meeting-Zahlen, Teilnahmequote und Zufriedenheit in einem Reporting: der Nachweis, dass sich das Programm rechnet.
6 / 6 Meetings bestätigt
- 10:00 Maschinenbau Nord AG
- 11:15 Hansa Components GmbH
- 13:30 Aurora Robotics
- 15:00 VeltTech Systems
Komplett zusammengestellt, vor der Anreise.
Wie es funktioniert
Volle Agenda, bevor der Buyer landet.
Buyer bewerben sich oder werden eingeladen, Sie geben frei und briefen. Converve matcht sie mit passenden Anbietern, plant garantierte 1:1-Termine und koppelt Reise & Hotel an die Agenda, fertig vor der Anreise.
- Bewerbungs- & Freigabe-Workflow für Buyer
- Garantierte Meeting-Kontingente pro Buyer
- Reise-, Hotel- & Budget-Management gekoppelt
- Vollständige Agenda vor Anreise + Reporting
Bewerbung & Freigabe
Wer anreist, entscheiden Sie.
Ein Hosted-Buyer-Programm steht und fällt mit der Auswahl: Wer eingeladen wird, entscheidet über die Qualität jedes einzelnen Meetings. Converve bildet den kompletten Weg ab: Bewerbung oder gezielte Einladung, Profilprüfung, Freigabe und Briefing. Erst danach öffnet sich das Matching. So stellen Sie sicher, dass jeder geförderte Platz bei einem Einkäufer landet, der für Ihre Aussteller wirklich relevant ist.
- Bewerbungsstrecke mit Pflichtangaben & Nachweisen
- Gezielte Einladungen mit vorausgefüllten Links
- Profilprüfung & Freigabe durch Ihr Team
- Verpflichtungen & Briefing transparent hinterlegt
„Converve ist für uns das zentrale Matchmaking-Tool, intuitiv für Einkäufer wie Anbieter, mit einer Qualität der Matches, die wirklich überzeugt." — Jan Badur, CEO, Nordic Marketing
0%
garantierte Meeting-Kontingente
0+
begleitete Events
0+
Jahre B2B-Matchmaking
0
Plattform-Sprachen
Der Ablauf
In drei Schritten zum belastbaren Hosted-Buyer-Programm.
Von der ersten Einladung bis zum Report nach dem Event: So läuft Ihr Programm mit Converve.
-
Einladen & freigeben
Buyer bewerben sich über eine eigene Strecke oder werden gezielt mit vorausgefüllten Links eingeladen. Ihr Team prüft Profile und gibt frei. Erst danach öffnet sich das Matching. So entstehen keine Reisekosten für die falschen Gäste.
-
Matchen & Kontingente sichern
Converve matcht freigegebene Buyer mit passenden Ausstellern. Beide Seiten fragen Meetings an und können Anfragen auch ablehnen. Die garantierten Kontingente sichern die Menge, das Matching die Relevanz. Keine Zwangstermine.
-
Anreisen mit fertiger Agenda
Reise- und Hoteldaten sind an die Meeting-Agenda gekoppelt; die volle Agenda steht vor dem Abflug. Nach dem Event belegt das Reporting Meetings, Teilnahmequoten und Zufriedenheit: pro Buyer, pro Aussteller, fürs Gesamtprogramm.
Die klassischen Fallstricke
Woran Hosted-Buyer-Programme in der Praxis scheitern, und wie Converve das vermeidet.
Hosted-Buyer-Programme haben einen gemischten Ruf, meist wegen vermeidbarer Fehler in Auswahl, Software und Logistik. Die sechs häufigsten:
-
Zwangstermine ruinieren den Ruf
Wenn die Software das Ablehnen von Anfragen nicht zulässt, entstehen erzwungene Gespräche ohne Substanz: der häufigste Vorwurf an das Format. Bei Converve bestätigen beide Seiten jedes Meeting; Kontingente sichern die Menge, Matching die Relevanz.
-
Die falschen Buyer reisen an
Ohne Kuratierung fördern Sie Sightseeing statt Geschäft. Bewerbungsstrecke, Profilprüfung und Freigabe-Workflow filtern, bevor Reisekosten entstehen. Jeder geförderte Platz geht an einen relevanten Entscheider.
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Halbleere Agenden trotz voller Kosten
Flug und Hotel sind bezahlt, aber die Hälfte der Slots bleibt leer. Garantierte Meeting-Kontingente pro Buyer und Nachsteuern über offene Anfragen sorgen dafür, dass die Agenda vor der Anreise voll ist.
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Reise, Hotel und Agenda laufen getrennt
Einladung im Mailpostfach, Flüge in Excel, Termine im dritten System. Converve koppelt Einladungsmanagement, Reise- und Hoteldaten, Budgets und Erstattung direkt an die Meeting-Agenda.
-
Aussteller zweifeln am Programm-Wert
Wer die Kosten mitträgt, will Belege sehen. Das Reporting zeigt Meetings, Teilnahmequoten und Zufriedenheit pro Aussteller: der Nachweis, dass sich die Umlage in garantierte Entscheider-Gespräche übersetzt.
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No-Shows ohne Konsequenz
Verpflichtungen sind in der Plattform transparent hinterlegt, Erinnerungen kommen automatisch, und die Teilnahme an jedem Termin wird erfasst. Wer nicht erscheint, ist dokumentiert: die Datengrundlage für die Einladung im Folgejahr.
Was ist ein Hosted-Buyer-Programm?
Bei einem Hosted-Buyer-Programm lädt ein Messe- oder Eventveranstalter ausgewählte Top-Einkäufer gezielt ein und übernimmt deren Reise- und Hotelkosten. Im Gegenzug verpflichtet sich der Hosted Buyer, eine festgelegte Anzahl von 1:1-Terminen mit Ausstellern wahrzunehmen. Die Kosten werden häufig auf die teilnehmenden Aussteller umgelegt, die dafür garantierte Gespräche mit qualifizierten Entscheidern erhalten: ein Gewinn für alle drei Seiten. Software wie Converve bündelt dabei Einladung, Kuratierung, Matching, Terminplanung und Reiselogistik in einem System.
Häufige Fragen
Wie viele Meetings kann ich pro Hosted Buyer garantieren?
Das Kontingent legen Sie selbst fest, passend zu Meeting-Dauer, Pausen und Veranstaltungslänge. Converve füllt die Kontingente über Matching und gegenseitige Anfragen und zeigt jederzeit, welche Buyer ihr Soll erreicht haben, damit Sie gezielt nachsteuern können, bevor die Anreise beginnt.
Wer trägt die Kosten eines Hosted-Buyer-Programms?
Üblicherweise übernimmt der Veranstalter Reise- und Hotelkosten der eingeladenen Einkäufer und legt sie ganz oder teilweise auf die teilnehmenden Aussteller um. Die Aussteller erhalten dafür garantierte 1:1-Termine mit qualifizierten Entscheidern. Das Modell trägt sich, wenn Kuratierung und Matching stimmen.
Wie vermeide ich Zwangstermine im Programm?
Durch beidseitige Bestätigung: Bei Converve kommt ein Meeting nur zustande, wenn beide Seiten zusagen, Anfragen lassen sich auch ablehnen. Die garantierte Meeting-Zahl entsteht über gutes Matching und Nachsteuern, nicht über erzwungene Zuteilung. Genau das unterscheidet ein gutes Programm von einem schlechten.
Kann ich Reise- und Hotellogistik über Converve abwickeln?
Ja. Einladungsmanagement, Reise- und Hoteldaten, Budgets und Erstattungen sind direkt an die Meeting-Agenda gekoppelt. Buyer sehen Anreise, Unterkunft und Termine an einem Ort, und Ihr Team verwaltet Logistik und Programm in einem System statt in drei.
Wie wähle ich die richtigen Hosted Buyer aus?
Über eine Bewerbungsstrecke mit Pflichtangaben und Nachweisen oder über gezielte Einladungen. Ihr Team prüft jedes Profil und gibt frei, bevor Matching und Reisebuchung starten. Kriterien wie Einkaufsvolumen, Sortiment oder Herkunftsmarkt bilden Sie über frei definierbare Profilfelder ab.
Was passiert, wenn ein Hosted Buyer kurzfristig absagt?
Seine bestätigten Slots werden frei und lassen sich sofort neu vergeben. Betroffene Aussteller werden automatisch benachrichtigt. Die Agenda bleibt bis zur letzten Minute anpassbar, und vor Ort unterstützt das Info-Desk-Tool Ihr Team beim Umplanen.
Lohnt sich ein Hosted-Buyer-Programm für meine Veranstaltung?
Wenn Aussteller-ROI Ihr Engpass ist, meist ja: Garantierte Gespräche mit eingeladenen Entscheidern sind das stärkste Argument in der Aussteller-Akquise. Entscheidend ist die Umsetzung: Kuratierung, beidseitige Bestätigung und ein Reporting, das den Wert des Programms pro Aussteller belegt.
Ist Converve DSGVO-konform, und wo liegen die Daten?
Converve ist ein deutsches Unternehmen, ISO/IEC-27001-zertifiziert und DSGVO-konform; ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist auf Anfrage verfügbar. Das Hosting erfolgt auf Wunsch vollständig in Deutschland, relevant gerade bei internationalen Buyer-Daten samt Reise- und Erstattungsinformationen.
Planen Sie ein Hosted-Buyer-Programm?
Lassen Sie uns über Ihr Programm sprechen. Wir zeigen Ihnen, wie Converve Einladung, Matching und Logistik in einem System bündelt. Kostenlos und unverbindlich.