Auf der IMEX in Frankfurt dauert ein Einzeltermin zwischen Einkäufer und Aussteller 30 Minuten. Auf der IPW, der Reisemesse des US-Tourismusverbands, waren es 2024 nur 15 Minuten. Beim Meet the Buyer der Handelskammer in Nordirland sind es sogar nur zehn. Die passende Dauer hängt davon ab, was die Gesprächspartner miteinander klären möchten.
Als Veranstalter wählen Sie Format, Dauer und Terminvergabe passend zu Ihrer Zielgruppe und zum Gesprächsziel. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, was ein B2B-Meeting auf einer Veranstaltung ausmacht, welche vier Formate sich bewährt haben, wie lang ein Termin dauern sollte und welches Planungsmodell zu Ihrem Programm passt.
Beginnen Sie mit dem gewünschten Ergebnis eines Gesprächs. Legen Sie danach fest, wie viel Zeit die Beteiligten benötigen und wie sie passende Gesprächspartner finden und Termine vereinbaren.
Was ist ein B2B-Meeting auf einer Veranstaltung?
Ein B2B-Meeting ist ein vorab vereinbartes Geschäftsgespräch zwischen zwei oder mehr Teilnehmenden, mit festem Zeitpunkt, festem Ort und bekanntem Anlass. Typische Paare sind Einkäufer und Anbieter, Investor und Gründerteam oder Forschungseinrichtung und Unternehmen auf Partnersuche. Sie stellen den Rahmen und das Buchungsverfahren bereit; die Beteiligten vereinbaren, was sie besprechen möchten.
Ein bekanntes Beispiel aus dem DACH-Raum sind die Technology & Business Cooperation Days auf der Hannover Messe. Das Enterprise Europe Network organisiert dort vorab vereinbarte Einzelgespräche zwischen Unternehmen und Forschungseinrichtungen, 2026 vom 20. bis 23. April und kostenfrei. Seit 2002 haben laut Wirtschaftsförderung der Region Hannover mehr als 7.000 Teilnehmende diese bilateralen Gespräche genutzt. Ähnliche Kooperationsbörsen gibt es auf vielen Fachmessen und Kongressen.
Drei Merkmale unterscheiden ein B2B-Meeting vom Gespräch am Stand. Es wird über ein System gebucht, nicht dem Zufall überlassen. Beide Seiten wissen vorher, wen sie treffen und warum. Und Sie als Veranstalter können es zählen. Wo die Grenze zum klassischen Networking verläuft, erklären wir im Beitrag zum Unterschied zwischen Event-Networking und Matchmaking.
Aussteller, die über eine erneute Teilnahme entscheiden, interessieren sich neben den Besucherzahlen auch für die Qualität ihrer Gespräche. Erfassen Sie deshalb, welche Termine stattgefunden haben und welche nächsten Schritte daraus entstanden sind.
Vier Formate und wofür sie sich eignen
Wählen Sie das Format danach aus, welche Art von Austausch Sie ermöglichen möchten. In der Praxis arbeiten Veranstalter mit vier Formaten, die jeweils einen anderen Zweck erfüllen.
Das Einzelgespräch
Zwei Parteien, ein Tisch, ein Thema. Das ist das Kernformat auf Messen, Investorenkonferenzen und Kooperationsbörsen. Die IMEX Frankfurt beschreibt es 2026 als 30-minütigen Termin, den der Einkäufer bei einem Aussteller bucht, und meldet für dieses Jahr 63.000 gebuchte Meetings. Setzen Sie es ein, wenn es um ein konkretes Geschäft, eine Partnerschaft oder eine Investition geht.
Die Tischrunde
Ein Gastgeber, eine kleine Gruppe, eine Leitfrage. Eine Tischrunde (Roundtable) umfasst typischerweise rund ein Dutzend Teilnehmende und dauert etwa eine Stunde (A Media Operator, August 2026). Sie eignet sich für den Austausch unter Fachleuten oder für Anbieter, die eine Produktidee mit mehreren Einkäufern gleichzeitig prüfen wollen. Die IMEX bietet mit Gruppenterminen eine verwandte Variante an, bei der mehrere Einkäufer eine Präsentation eines Ausstellers besuchen. Tischgröße und Moderation behandeln wir im Leitfaden zur Roundtable-Diskussion.
Der Hosted-Buyer-Termin
Der Hosted-Buyer-Termin ist eine besondere Form des Einzelgesprächs. Der Veranstalter übernimmt die Reisekosten des Einkäufers ganz oder teilweise, und der Einkäufer verpflichtet sich zu einer Mindestzahl an Terminen. Auf der IPW 2024 mussten Einkäufer mindestens 25 Termine anfragen und annehmen, sonst verfiel die Registrierung (U.S. Travel Association, 2024). Die IMEX erwartet 2026 von ihren Hosted Buyern mindestens sechs bis acht Meetings pro Tag. Genau diese Verpflichtung macht das Format für Aussteller wertvoll. Welche Mindestzahl sinnvoll ist, lesen Sie im Beitrag Wie viele Meetings braucht ein Hosted Buyer?.
Die Kurzrunde
Kurze, feste Runden mit vielen Gesprächspartnern hintereinander. Das Meet the Buyer 2026 in Nordirland arbeitet mit zehnminütigen Terminen und plant mehr als 350 Gespräche zwischen mehr als 25 Einkäufern und über 150 Anbietern (Northern Ireland Chamber, 2026). So lässt sich schnell prüfen, ob eine Zusammenarbeit infrage kommt. Abschlüsse entstehen hier selten. Wie Sie die Runden rechnerisch aufgehen lassen, zeigt unser Beitrag zu Speed Networking bei B2B-Events.
| Format | Gruppengröße | Übliche Dauer | Geeignet für |
|---|---|---|---|
| Einzelgespräch | 2 Parteien | 15 bis 30 Minuten | konkretes Geschäft, Partnerschaft, Investition |
| Tischrunde | bis etwa 12 | etwa 60 Minuten | Austausch unter Fachleuten, Ideen mit mehreren Einkäufern testen |
| Hosted-Buyer-Termin | 2 Parteien | 15 bis 30 Minuten | garantierte Termine für Aussteller, eingeladene Einkäufer |
| Kurzrunde | 2 Parteien, viele Runden | etwa 10 Minuten | schnelle Vorauswahl vieler möglicher Partner |
Die Werte stammen aus den Beispielen in diesem Beitrag (IMEX 2026, IPW 2024, Meet the Buyer 2026, A Media Operator 2026).
Wie lang sollte ein B2B-Meeting dauern?
Die Dauer folgt dem Zweck, aber sie legt zugleich Ihre Kapazität fest. So takten die genannten Veranstaltungen ihre Termine.
| Veranstaltung | Dauer pro Termin | Quelle |
|---|---|---|
| Meet the Buyer, Nordirland | 10 Minuten | Northern Ireland Chamber, 2026 |
| IPW (U.S. Travel) | 15 Minuten | IPW, Terminseite 2024 |
| GREENET-Kooperationsbörse (online) | höchstens 20 Minuten | GREENET, Januar 2026 |
| Slush, Helsinki | 25 Minuten plus 5 Minuten Pause | Slush, Hinweise zu Meetings 2026 |
| IMEX Frankfurt | 30 Minuten | IMEX, 2026 |
Daraus lässt sich eine einfache Faustregel ableiten. Zehn Minuten reichen, um herauszufinden, ob es passt. Mit 15 bis 20 Minuten gelingt ein strukturiertes Erstgespräch mit kurzer Vorstellung. Ab 25 Minuten bleibt Zeit für eine Vorführung, echte Rückfragen und einen vereinbarten nächsten Schritt.
Längere Gespräche verringern die Zahl der Termine, die in ein festes Zeitfenster passen. Die Grafik zeigt, wie viele Gespräche ein Platz in einem sechsstündigen Terminfenster fasst, wenn nach jedem Termin fünf Minuten Wechselzeit eingeplant sind.
Kapazität
Termine pro Platz in einem sechsstündigen Terminfenster
Eigene Berechnung: 360 Minuten geteilt durch Termindauer plus 5 Minuten Wechselzeit, abgerundet.
Wer von 15 auf 30 Minuten wechselt, halbiert fast die Leistung eines Tisches. Für einen Aussteller sind das 10 statt 18 Gespräche am Tag. Klären Sie deshalb vorab, ob Aussteller viele Erstkontakte oder mehr Zeit für eine kleinere Zahl aussichtsreicher Gespräche benötigen.
Auch die Wechselzeit verdient Aufmerksamkeit. Slush plant nach jedem Termin fünf Minuten Pause ein. Die IPW berücksichtigt bei der Planung die Lage der Stände, damit Einkäufer zwischen zwei Terminen nicht quer durch die Halle laufen müssen (IPW, 2024). Ohne Puffer verschiebt der erste verspätete Termin alle folgenden.
Drei Modelle für die Terminplanung
Die Taktung entscheidet, wie viele Termine möglich sind. Das Planungsmodell entscheidet, wer sie bekommt. Veranstalter arbeiten im Wesentlichen mit drei Modellen und kombinieren sie oft.
- Anfrage und Zusage: Teilnehmende senden Terminanfragen, die Gegenseite sagt zu oder ab, und der bestätigte Termin belegt ein Zeitfenster. Bei Slush 2026 können bis zu 50 Anfragen gleichzeitig offen sein, und ein Zeitfenster gilt erst mit einer Zusage als belegt. Das Modell belohnt Eigeninitiative. Einen vollen Terminplan garantiert es niemandem.
- Terminplan aus Wunschlisten: Teilnehmende wählen oder priorisieren, wen sie treffen möchten, und der Veranstalter oder ein System erstellt daraus die Terminpläne. Die IPW 2024 setzt dafür einen Planungsalgorithmus ein, der gegenseitige Wünsche zuerst berücksichtigt. Bei der IBTM World gleicht das Team die Wünsche von Einkäufern und Ausstellern ab, freie Zeitfenster können die Einkäufer danach selbst belegen. Weil dieses Modell Terminpläne füllt, setzen viele Hosted-Buyer-Programme darauf.
- Anfrage mit Freigabe: Teilnehmende fragen an, und der Veranstalter prüft jede Anfrage, bevor sie in den Terminplan kommt. Das gibt Ihnen die größte Kontrolle über die Qualität der Gespräche. Es kostet aber Personal und Zeit.
Für alle drei Modelle brauchen Sie klare Anfragerechte. Ein Einkäuferprogramm kann Termine zwischen Einkäufern und Anbietern priorisieren. Bei einer Kooperationsbörse können auch Gespräche zwischen Anbietern oder mit Forschungseinrichtungen sinnvoll sein. Legen Sie diese Regeln fest, bevor die Terminvergabe startet. Legen Sie auch fest, wie spätere Änderungen bereits bestätigte Termine betreffen. Warum klare Regeln zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren zählen, lesen Sie in unseren 18 Erfolgsfaktoren für gelungenes Matchmaking.
In Converve legen Sie diese Regeln in der Meeting-Matrix fest, getrennt nach Teilnehmerkategorien: Wer darf wen anfragen, wer darf wen nur sehen, und wer bleibt unsichtbar. Die Teilnehmenden senden dann entweder Terminanfragen und wählen Zeitfenster, oder sie priorisieren ihre Wunschkontakte, und der Meeting-Generator erstellt daraus vollständige Terminpläne, die Sie prüfen und veröffentlichen. In beiden Fällen werden bestätigte Termine ohne Überschneidungen eingeplant, inklusive Tisch- und Raumzuweisung. Mehr dazu auf der Seite zum B2B-Matchmaking.
Von der Anmeldung bis zur Nachbereitung
Planen Sie neben der Terminvergabe auch die Anmeldung, die Orientierung vor Ort und die Nachbereitung. Die meisten Programme laufen unabhängig vom Format in derselben Reihenfolge ab.
Ablauf
So läuft ein Programm für B2B-Meetings ab
- Anmeldung Profile erfassen Angebot, Bedarf und Kategorie aller Teilnehmenden; die Termine werden nur so gut wie diese Angaben.
- Vor der Terminvergabe Regeln und Zeitfenster festlegen Wer wen treffen darf, Termindauer, Puffer, Gesprächsbereich und Anzahl der Tische.
- Buchungsphase Anfragen oder Wunschlisten öffnen Anfrage und Zusage, priorisierte Wunschlisten oder Anfragen mit Freigabe.
- Vor der Veranstaltung Terminpläne veröffentlichen Jeder bestätigte Termin mit Uhrzeit und Tischnummer in der persönlichen Agenda.
- Vor Ort und danach Auswerten und nachfassen Wahrgenommene Termine, Ausfälle, spontane Gespräche und Quote der Folgekontakte.
Achten Sie am Veranstaltungstag besonders auf zwei Punkte. Erstens der Ort: Jeder Termin braucht einen auffindbaren Tisch. Slush vergibt für jeden bestätigten Termin eine Tischnummer und hält zehn Tische für spontane Gespräche frei (Slush, 2026). Zweitens die Teilnahme: Unterscheiden Sie gebuchte Termine von tatsächlich durchgeführten Gesprächen. Wie Sie Ausfälle ehrlich messen, erklären wir im Beitrag zur No-Show-Quote bei B2B-Events.
Fragen Sie nach der Veranstaltung ab, welche Gespräche zu einem Folgekontakt geführt haben und was die Beteiligten vereinbart haben.
Eine eigene Variante sind Transfertage an Hochschulen. Dort treffen Forschungsgruppen auf Unternehmen, und bei der Anmeldung zählen Technologiefeld, Reifegrad und die gewünschte Form der Zusammenarbeit. Wie Sie einen solchen Tag mit vereinbarten Gesprächen planen, zeigt unser Leitfaden zum Transfertag als Partnering-Event.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein B2B-Meeting auf einer Veranstaltung?
Ein B2B-Meeting ist ein vorab vereinbartes Geschäftsgespräch zwischen zwei oder mehr Teilnehmenden, etwa zwischen Einkäufer und Anbieter, mit festem Zeitpunkt, Ort und Anlass. Es wird über das Terminsystem des Veranstalters gebucht und lässt sich zählen. Das unterscheidet es vom spontanen Gespräch am Stand oder in der Kaffeepause.
Wie lange dauert ein B2B-Meeting auf einer Messe?
Die meisten Veranstaltungen planen zwischen 10 und 30 Minuten. Kurzrunden arbeiten mit etwa 10 Minuten (Meet the Buyer Nordirland, 2026), die IPW 2024 mit 15 Minuten, Slush 2026 mit 25 Minuten plus fünf Minuten Pause und die IMEX Frankfurt 2026 mit 30 Minuten. Kurze Termine eignen sich für die Vorauswahl, lange für Vorführungen und Verhandlungen.
Wie viele B2B-Meetings sind an einem Tag möglich?
Das hängt von Termindauer und Terminfenster ab. In sechs Stunden mit fünf Minuten Wechselzeit fasst ein Platz 24 Termine à 10 Minuten, 18 Termine à 15 Minuten oder 10 Termine à 30 Minuten (eigene Berechnung). Hosted-Buyer-Programme verlangen meist weniger: Die IMEX empfiehlt ihren Hosted Buyern mindestens sechs bis acht Meetings pro Tag (2026).
Welche Formate für B2B-Meetings gibt es?
Die vier wichtigsten Formate sind das Einzelgespräch, die Tischrunde mit einem Gastgeber und einer kleinen Gruppe, der Hosted-Buyer-Termin mit einer Mindestzahl an Gesprächen und die Kurzrunde mit festen, kurzen Runden. Sie unterscheiden sich in Gruppengröße, Dauer und Zweck, von der schnellen Vorauswahl bis zum konkreten Geschäft.
Wie werden B2B-Meetings auf Veranstaltungen geplant?
Veranstalter nutzen drei Modelle: Anfrage und Zusage, bei der sich Teilnehmende direkt gegenseitig buchen; Terminpläne aus Wunschlisten, die ein System oder Team erstellt (etwa bei IPW und IBTM World); und Anfragen mit Freigabe, bei denen der Veranstalter jede Anfrage prüft. Viele Veranstaltungen kombinieren diese Modelle.
Gesprächsziel und Terminplanung aufeinander abstimmen
Ein Programm für B2B-Meetings besteht aus Entscheidungen, die aufeinander aufbauen. Der Zweck des Termins bestimmt das Format. Das Format bestimmt die Dauer. Die Dauer bestimmt, wie viele Gespräche ein Tisch fasst, und das Planungsmodell bestimmt, wer sie bekommt.
Halten Sie Gesprächsziel, Buchungsregeln und Kapazitätsannahmen vor dem Start der Terminvergabe fest. Werten Sie anschließend neben den Buchungen auch durchgeführte Termine und vereinbarte nächste Schritte aus.
Sie möchten Regeln, Zeitfenster und Terminpläne für Ihre nächste Veranstaltung aufsetzen? Sprechen Sie mit Converve.
