Terminmatrix für B2B-Treffen: So planen Veranstalter 1:1-Termine zwischen Einkäufern und Anbietern

Drei Wochen vor dem Lieferantentag sieht der Terminplan oft gleichzeitig voll und leer aus. Die fünf größten Lieferanten haben je 60 Anfragen und nur 14 freie Zeitfenster. Zwanzig kleinere Lieferanten haben keine einzige Anfrage, obwohl sie dieselbe Teilnahmegebühr bezahlt haben. Und die Einkaufsleitung der Zentrale bekommt die ersten Anrufe von Händlern, die ihren Wunschlieferanten nicht mehr erreichen.

Das liegt selten an der Software. Es liegt an Regeln, die niemand vorher festgelegt hat.

Diese Regeln heißen Terminmatrix, in Matchmaking-Software oft auch Meeting-Matrix. Jede Veranstaltung mit vorab vereinbarten 1:1-Terminen arbeitet mit einer, ob sie aufgeschrieben ist oder nicht. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, woraus eine Terminmatrix besteht, wie Sie sie für Ihre Veranstaltung aufbauen und wie Sie vorab prüfen, ob alle zugesagten Termine überhaupt in Ihre Halle passen.

Unsere These: Eine Terminmatrix ist eine Sammlung von Entscheidungen, die Sie vor der Buchungsphase treffen. Wer das schriftlich tut, kann später jeden Terminplan begründen.

Was ist eine Terminmatrix?

Bevor Sie eine Matrix aufbauen, lohnt ein genauer Blick auf den Begriff. Eine Terminmatrix ist das Regelwerk, das auf einer B2B-Veranstaltung festlegt, welche Teilnehmergruppen sich treffen dürfen, wer wen anfragen darf, wie viele Termine jede Gruppe erhält und in welchen Zeitfenstern und an welchen Tischen die Gespräche stattfinden. Aus Anmeldungen werden so bestätigte Einzeltermine mit Uhrzeit und Ort.

Sie besteht aus zwei Rastern:

1. Das Wer-mit-wem-Raster: Die Teilnehmergruppen stehen in den Zeilen und Spalten, in jeder Zelle steht die Regel für dieses Paar. Dürfen Händler Lieferanten anfragen? Dürfen Lieferanten sich gegenseitig sehen?
2. Das Zeitraster: Zeitfenster auf der einen Achse, Tische oder Räume auf der anderen. Jeder bestätigte Termin belegt genau eine Zelle, und keine Person kann in zwei Zellen gleichzeitig sitzen.

Im Alltag begegnet Ihnen das Wort auch in anderer Bedeutung, etwa als Vorlage für Terminkalender im Büro. Hier geht es um das Planungsprinzip für Veranstaltungen, auf denen Einkäufer und Anbieter, Investoren und Gründer oder Forschung und Unternehmen gezielt zusammenkommen.

Das Wer-mit-wem-Raster am Beispiel eines Lieferantentags

Das erste Raster enthält die meisten Entscheidungen. Nehmen wir als Beispiel den Lieferantentag einer Verbundgruppe. Die Zentrale lädt ihre Vertragslieferanten ein, die angeschlossenen Händler kommen zu Gesprächen, und das Einkaufsteam der Zentrale will eigene Jahresgespräche führen. Für jedes Paar von Gruppen gibt es drei mögliche Antworten: darf anfragen, darf nur sehen oder unsichtbar.

Lesen Sie die Tabelle zeilenweise. Händler dürfen Lieferanten anfragen, denn dafür kommen sie. Lieferanten sehen einander nicht, damit aus dem Lieferantentag kein Wettbewerbsvergleich am Nachbartisch wird. Die Händler sehen sich gegenseitig, dürfen aber keine Termine untereinander buchen; für den Austausch gibt es die Pausen. Referenten bleiben außerhalb der Suche, ihre Gespräche plant das Programmteam direkt.

Das Raster muss nicht symmetrisch sein. Entscheidend ist die Richtung: Auf vielen Einkäuferveranstaltungen fragen die Einkäufer an, und die Anbieter nehmen an oder lehnen ab, weil die Einkäufer die knappe Seite sind. Auf Lieferantentagen ist es oft umgekehrt, denn dort sind die großen Lieferanten gefragt.

Jede leere Zelle ist eine vertagte Entscheidung. Treffen wird sie dann der Schnellste.

Bleiben Sie bei vier bis sechs Gruppen. Mit zehn Gruppen müssten Sie hundert Zellen entscheiden und jedem Teilnehmer erklären. Warum gemischte Teilnehmerfelder ohne diese Trennung schnell frustrieren, beschreibt unser Beitrag Wer darf mit wem? an einer Fachmesse mit Einkäufern, Entwicklern, Recruitern und Presse. Wie Verbundgruppen Termine mit gefragten Lieferanten fair verteilen, zeigt unser Leitfaden zu Lieferantentagen in Verbundgruppen.

Kontingente: Mindestzahl, Obergrenze, Vorrang

Das Raster regelt, wer sich treffen darf. Wie viele Termine jemand bekommt, regelt es noch nicht. Genau das fragt die Einkaufsleitung aber als Erstes, denn sie hat den Lieferanten etwas zugesagt: “mindestens acht Gespräche mit Händlern” steht vielleicht schon in der Einladung. Diese Zusage muss die Matrix einlösen.

Drei Arten von Zahlen gehören deshalb in die Matrix:

• Mindestzahl: Wie viele Termine eine Gruppe garantiert bekommt oder führen muss. Hosted-Buyer-Programme verlangen von Einkäufern meist eine Mindestzahl, im Gegenzug für die bezahlte Reise.
• Obergrenze: Wie viele Anfragen oder Termine eine Person höchstens haben kann. Sie schützt die gefragtesten Lieferanten vor einer Anfrageflut und lässt Zeitfenster für andere übrig.
• Vorrang: Welche Anfrage zuerst eingeplant wird, wenn zwei um dasselbe Zeitfenster konkurrieren. Übliche erste Regel: Gegenseitige Anfragen, bei denen beide Seiten einander gewählt haben, gehen vor.

Ein bekanntes internationales Beispiel ist die IPW, die Leitmesse der U.S. Travel Association für den Incoming-Tourismus in die USA. 2026 durfte jeder Einkäufer bis zu 50 Anfragen für höchstens 42 Termine an drei Messetagen stellen. Hosted Buyer mussten mindestens 25 Termine wahrnehmen, damit Registrierung und Hotelübernahme gültig blieben. Eingeplant wurde in fester Reihenfolge, gegenseitige Anfragen internationaler Einkäufer und Aussteller zuerst (IPW 2026, Seite zu den Terminen). Für Ihre Veranstaltung folgt daraus: Leiten Sie die Mindestzahl aus Ihren Zusagen ab und die Obergrenze aus dem, was Ihre gefragtesten Teilnehmer leisten können.

Vorrangregeln sollten Sie offen kommunizieren. Regeln, die Teilnehmer lesen können, akzeptieren sie eher. Ist das Verhältnis der beiden Seiten grundsätzlich schief, hilft allerdings keine Reihenfolge; welches Verhältnis trägt, erklärt unser Beitrag Wie viele Anbieter pro Einkäufer?.

Das Zeitraster: Passt alles in die Halle?

Mit den Kontingenten steht fest, wie viele Termine Sie zugesagt haben. Das Zeitraster zeigt, ob sie hineinpassen. Wie dicht ein gut gefülltes Raster werden kann, zeigt der Germany Travel Mart der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT).

Rund 27 Termine je Anbieter an anderthalb Tagen sind ein dichter Takt, und er funktioniert nur, weil das Zeitraster vorher gerechnet wurde. Die Rechnung selbst ist einfach: Tische mal Zeitfenster ergibt die Höchstzahl der Termine.

Übertragen auf den Lieferantentag: Sie planen 30 Tische. Ein Termin dauert 20 Minuten, dazu kommen 5 Minuten für den Wechsel, und Sie haben zwei Gesprächsblöcke von je drei Stunden. Das ergibt 14 Zeitfenster je Tisch und höchstens 420 Termine. Die Einkaufsleitung hat 60 Lieferanten je mindestens acht Gespräche zugesagt, also 480 Termine. Sie passen nicht hinein, egal wie gut die Software plant.

Bleiben drei Wege: mehr Tische, längere Blöcke oder eine kleinere Zusage. Alle drei sind billiger, bevor die Einladung verschickt ist.

Das Zeitraster hat noch eine zweite Seite: die Lücken im persönlichen Plan. Forschende um Miquel Bofill von der Universität Girona beschreiben die Aufgabe als Planungsproblem für B2B-Termine: Für feststehende Gesprächspaare passende Zeiten finden, die Verfügbarkeit der Teilnehmer und die Raumkapazität beachten und dabei Leerlauf in den Terminplänen möglichst vermeiden (Bofill und andere, IJCAI 2023). Für die Praxis zählt vor allem der letzte Punkt. Ein Händler mit drei Terminen, verteilt über sechs Stunden, fühlt sich schlecht betreut, auch wenn jedes Gespräch passt.

Vom Raster zum Terminplan

Stehen beide Raster, braucht die Matrix noch einen Buchungsweg, der daraus echte Terminpläne macht. Veranstalter wählen meist zwischen drei Wegen: Die Teilnehmer fragen direkt an und nehmen an, sie priorisieren ihre Wunschkontakte und der Veranstalter lässt daraus Pläne erstellen, oder der Veranstalter gibt jede Anfrage vor der Bestätigung frei.

In allen drei Fällen arbeitet die Matrix gleich. Sie begrenzt, wen jemand sieht und anfragen kann, und das Zeitraster legt jeden bestätigten Termin in ein freies Zeitfenster an einem freien Tisch. Wie sich die drei Wege in der Praxis unterscheiden und welche Gesprächsdauer zu welchem Format passt, vergleichen wir im Beitrag B2B-Meetings auf Veranstaltungen.

Die Gruppen und Kategorien, auf denen die Matrix aufbaut, kommen aus der Anmeldung. Ist eine Frage, an der eine Regel hängt, dort nur freiwillig, greift die Regel für alle nicht, die sie übersprungen haben. Welche Angaben Sie vor der Bestätigung abfragen sollten und welche später, zeigt unser Beitrag zum Anmeldeprozess ohne Absprung.

In sechs Schritten zur ersten Terminmatrix

Aus all dem ergibt sich eine feste Reihenfolge. Die Wochenangaben sind Arbeitswerte für einen Lieferantentag mit Anreise; kleinere Formate kommen mit kürzeren Abständen aus.

Der vierte Schritt wird am häufigsten übersprungen. Rechnen Sie ihn gemeinsam mit der Einkaufsleitung, bevor die Zusage an die Lieferanten in die Einladung geht. Wie lange die Einrichtung in einem echten Projekt dauert, hängt vor allem davon ab, wie schnell diese Regeln stehen; einen realistischen Zeitplan zeigt unser Beitrag Wie lange dauert die Einrichtung von Matchmaking?

Typische Fehler beim Aufbau einer Terminmatrix

Auch eine aufgeschriebene Matrix kann scheitern. Diese Muster begegnen uns am häufigsten:

• Alle dürfen alle anfragen: Das wirkt offen und fair, doch die gefragtesten Teilnehmer ertrinken in Anfragen, und alle anderen warten. Richtung und Obergrenzen lösen das besser.
• Zu viele Gruppen: Zehn Gruppen ergeben hundert Zellen, und niemand kann das Ergebnis noch erklären. Fassen Sie Gruppen mit denselben Regeln zusammen.
• Regeln ändern sich in der Buchungsphase: Jede Änderung trifft Termine, die schon bestätigt sind. Legen Sie die Matrix vorher fest und frieren Sie sie für das Buchungsfenster ein.
• Zusagen ohne Kapazitätsrechnung: Die Rechnung gehört vor die Einladung, nicht hinter die erste Beschwerde.
• Keine Möglichkeit, unsichtbar zu bleiben: Referenten, Vorstände und besonders gefragte Einkäufer brauchen einen Weg aus der offenen Suche, ohne die Veranstaltung zu verlassen.

Jeder dieser Fehler lässt sich beheben. Vor der Veranstaltung kostet das einen Nachmittag.

Lösung: Das Matchmaking von Converve arbeitet mit einer regelbasierten Meeting-Matrix. Sie legen die Teilnehmerkategorien fest und entscheiden für jedes Kategorie-Paar, wer wen anfragen darf, wer wen nur sehen darf und wer unsichtbar bleibt. Die Teilnehmenden senden dann entweder Terminanfragen und wählen Zeitfenster, oder sie priorisieren ihre Wunschkontakte, und der Meeting-Generator erstellt daraus vollständige Terminpläne, die Sie prüfen und veröffentlichen. Bestätigte Termine werden ohne Überschneidungen eingeplant, inklusive Tisch- und Raumzuweisung. Weil jede Regel sichtbar ist, können Sie jeden Terminplan begründen. Mehr dazu auf der Seite zum B2B-Matchmaking.

Fazit: Erst die Regeln, dann der Terminplan

Eine Terminmatrix ist kein verborgener Algorithmus, sondern eine Sammlung von Entscheidungen in zwei Rastern: wer mit wem in welche Richtung und wie oft, und wann und wo diese Termine stattfinden können. Füllen Sie das Wer-mit-wem-Raster vollständig aus, leiten Sie Mindestzahlen und Obergrenzen aus Ihren Zusagen ab und prüfen Sie das Zeitraster gegen diese Zusagen, bevor die Buchung startet. Ruft dann ein Händler an, weil sein Wunschlieferant ausgebucht ist, kann die Einkaufsleitung auf eine Regel verweisen statt auf die Software.

Die Zusage an die Lieferanten war dann vorher gerechnet. Genau das schützt Ihre Glaubwürdigkeit im nächsten Jahr.

Sie möchten eine Terminmatrix für Ihre nächste Veranstaltung skizzieren, mit Ihren Teilnehmergruppen und Ihrer Kapazität? Sprechen Sie mit Converve.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Terminmatrix?

Eine Terminmatrix ist das Regelwerk einer B2B-Veranstaltung, das festlegt, welche Teilnehmergruppen sich treffen dürfen, wer wen anfragen darf, wie viele Termine jede Gruppe erhält und in welchen Zeitfenstern und an welchen Tischen die Gespräche stattfinden. In Matchmaking-Software heißt sie oft auch Meeting-Matrix.

Wie erstelle ich eine Terminmatrix für eine Veranstaltung?

Legen Sie vier bis sechs Teilnehmergruppen fest und entscheiden Sie für jedes Paar, ob eine Gruppe die andere anfragen, nur sehen oder gar nicht sehen darf. Setzen Sie dann Mindestzahlen und Obergrenzen, prüfen Sie, ob Tische mal Zeitfenster alle zugesagten Termine abdecken, und veröffentlichen Sie die Regeln vor dem Buchungsstart.

Wie viele B2B-Termine passen in eine Veranstaltung?

Multiplizieren Sie die Zahl der Tische mit der Zahl der Zeitfenster. Bei 30 Tischen, 20 Minuten je Termin plus 5 Minuten Wechsel und sechs Stunden Gesprächszeit sind es höchstens 420 Termine am Tag (eigene Rechnung). Beim Germany Travel Mart 2026 kamen 200 Einkäufer und 165 Anbieter auf rund 4.500 Termine (DZT, April 2026).

Wer entscheidet, wer auf einer B2B-Veranstaltung mit wem spricht?

Der Veranstalter, über die Terminmatrix. Er legt fest, welche Gruppen einander anfragen dürfen, wie viele Termine jede bekommt und welche Anfragen Vorrang haben. Auf der IPW 2026 wurden zum Beispiel gegenseitige Anfragen internationaler Einkäufer und Aussteller zuerst eingeplant (IPW 2026). Die Software wendet diese Regeln dann an.

Ist eine Terminmatrix dasselbe wie KI-Matchmaking?

Nein. Eine Terminmatrix ist regelbasiert: Jede Paarung geht auf eine Regel zurück, die der Veranstalter festgelegt hat, etwa “Händler dürfen Lieferanten anfragen”. KI-Matchmaking ist ein anderer Ansatz, der Vorschläge mit einem gelernten Modell sortiert. Auch wo eine Veranstaltung ein solches Modell nutzt, bestimmt die Matrix weiterhin, wer wen wie oft und wann treffen darf.