Zur Germany Travel Mart 2026 kamen 195 Einkäufer und 166 Anbieterunternehmen. Beim Switzerland Travel Mart 2025 standen rund 420 internationalen Einkäufern etwa 350 Schweizer Anbieter gegenüber. Und die Österreich Werbung plant ihren Workshop ATB 2027 mit rund 350 Einkäufern und 250 Ausstellern. Alle drei verkaufen also weniger Anbieterplätze, als sie Einkäufer einladen. Für die Kapazitätsplanung lohnt ein Blick darauf, wie diese Teilnehmerzahlen mit den angebotenen Terminen zusammenhängen.
Das Verhältnis von Einkäufern und Anbietern begrenzt die Zahl möglicher Termine. Ob daraus volle Kalender entstehen, hängt auch von Interessen, Verfügbarkeit und Bestätigungen ab. Einen Branchenwert, den Sie einfach übernehmen könnten, gibt es dafür nicht. Es folgt aus dem Terminversprechen, das Sie Ihren Anbietern geben, und dafür gibt es eine Formel, mit der Sie Ihren eigenen Wert ausrechnen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Formel, ein durchgerechnetes Beispiel und welche Verhältnisse etablierte Workshops im deutschsprachigen Raum und international veröffentlichen.
Kurz gefasst
Anbieter pro Einkäufer = Termine pro Einkäufer ÷ geplante Termine pro Anbieter.
Die Termine pro Einkäufer ergeben sich aus dem Kalender: Slots pro Tag, Zahl der Tage und wie voll diese Kalender realistisch werden. Die geplanten Termine pro Anbieter ergeben sich aus Ihrem Versprechen an die Anbieter, aufgestockt um die Termine, die erfahrungsgemäß ausfallen.
Aus veröffentlichten Zahlen der Jahre 2025 bis 2027 lesen wir redaktionell diese Arbeitsbereiche ab:
- Nationale Tourismusworkshops im deutschsprachigen Raum: 0,7 bis 0,85 Anbieterunternehmen pro Einkäufer.
- Internationale Hosted-Buyer-Workshops: bis etwa 2 Anbieter pro Einkäufer, je nach Terminversprechen.
- Große Messen mit Hosted-Buyer-Programm: unter einem ausstellenden Unternehmen pro Einkäufer, mit mehreren Kalendern pro Stand.
- Umgekehrte Formate und Kooperationsbörsen: vier bis sechs Anbieter pro Einkäufertisch, oder gar kein festes Verhältnis.
Warum das Verhältnis ein Versprechen ist
Hinter den drei Zahlen aus dem Einstieg steckt eine Entscheidung, die vor dem ersten verkauften Platz fällt. Die Teilnehmerzahlen müssen zu den Terminen passen, die Sie den Anbietern in Aussicht stellen.
Nehmen Sie Ihre Kollegin aus dem Partnervertrieb. Sie hat eine Warteliste mit Hotels, Ferienregionen und Bergbahnen, die noch einen Tisch möchten. Jeder zusätzliche Anbieter ohne zusätzliche Einkäufer teilt dieselbe feste Zahl an Einkäuferslots in kleinere Stücke. Die Gesamtkapazität bleibt gleich und verteilt sich auf mehr Anbieter. Einzelne Kalender können dadurch deutlich hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Auf der Einkäuferseite droht das Gegenteil. Sind zu wenige Anbieter da, sitzt ein eingeladener Einkäufer, dessen Flug Sie bezahlt haben, nachmittags vor Lückenfüllern. Prüfen Sie deshalb auch, ob jeder eingeladene Einkäufer genügend passende Anbieter finden kann.
Deshalb brauchen Partnervertrieb und Einkäuferbetreuung dieselbe Zahl, bevor der erste Vertrag hinausgeht. Stimmen Sie Anbieterzahl und verfügbare Einkäuferkalender gemeinsam ab.
Die Rechnung in vier Schritten
Damit dieses Versprechen hält, rechnen Sie vom Kalender des Einkäufers aus nach außen. Vier Eingangswerte, in dieser Reihenfolge:
Rechenweg
Vom Einkäuferkalender zur Obergrenze an Anbietern
- Einkäuferkalender Slots pro Tag × Tage × Füllquote = Termine, die jeder Einkäufer tatsächlich wahrnimmt.
- Bedarf der Anbieter Zugesagte stattfindende Termine ÷ erwartete Erscheinensquote = Termine, die Sie pro Anbieter planen müssen.
- Verhältnis Schritt 1 ÷ Schritt 2 = höchstens tragbare Zahl an Anbietern pro Einkäufer.
- Gegenprobe Passt der Bedarf aus Schritt 2 in den Kalender eines Anbietertisches? Slots pro Tag × Tage, je Person am Tisch.
Schritt 1: Was ein Einkäuferkalender fasst
Beginnen Sie beim Einkäufer, denn er ist in fast jedem Programm die knappe Seite. Wie viele Slots pro Tag, wie viele Tage, und wie voll werden die Kalender in der Praxis? Die Tagesobergrenze haben wir ausführlich in Wie viele Meetings braucht ein Hosted Buyer? hergeleitet. Dort liegt der übliche Bereich bei sechs bis acht Terminen pro Tag in 20-Minuten-Slots.
Die Füllquote ist der Wert, den viele Planer weglassen. Nicht jeder Slot wird zu einem beidseitig gewollten Termin. Einkäufer lehnen ab, Wünsche kollidieren, zwei Anbieter wollen denselben Slot um 10:20 Uhr. Haben Sie die Veranstaltung schon einmal durchgeführt, teilen Sie geplante Termine durch angebotene Slots. Falls nicht, rechnen Sie mit weniger als 100 Prozent und halten die Annahme schriftlich fest.
Schritt 2: Was ein Anbieter braucht
Jetzt kommt das Versprechen ins Spiel. Steht in Ihrem Anbieterpaket „mindestens zwölf Termine“, meinen Ihre Anbieter zwölf Gespräche, die wirklich stattfinden. Ein Teil der geplanten Termine fällt am Messetag aus. Teilen Sie Ihre Zusage deshalb durch den Anteil der geplanten Termine, die voraussichtlich stattfinden, und Sie erhalten die Zahl, die Sie pro Anbieter einplanen müssen.
Wie Sie diesen Anteil messen, beeinflusst das Ergebnis stärker als jeder Benchmark. Warum schon der Nenner die Ausfallquote verschiebt, zeigt unser Beitrag No-Shows auf B2B-Events: Welche Zahl messen Sie eigentlich?. Nehmen Sie Ihren eigenen Wert, wenn Sie einen haben.
Schritt 3: Teilen
Termine pro Einkäufer geteilt durch geplante Termine pro Anbieter ergibt die Obergrenze an Anbietern pro Einkäufer. Multiplizieren Sie das mit Ihrer bestätigten Einkäuferzahl. Das Ergebnis ist eine rechnerische Kapazitätsgrenze unter Ihren Annahmen. Prüfen Sie zusätzlich, ob genug passende Paarungen und überschneidungsfreie Zeitfenster verfügbar sind.
Schritt 4: Die andere Seite prüfen
Auch der Anbietertisch hat eine Obergrenze. Eine Person am Tisch führt nicht mehr Gespräche, als ihr Kalender Slots hat. Versprechen Sie 20 Termine an zwei Tagen mit acht Slots pro Tag, fasst ein Kalender nur 16. Dann braucht der Anbieter eine zweite Person am Tisch oder ein kleineres Versprechen. Die Rechnung gilt in beide Richtungen.
Rechenbeispiel: 150 Einkäufer, und der Partnervertrieb möchte 200 Plätze verkaufen
Zurück zu Ihrer Kollegin aus dem Partnervertrieb. Die Annahmen unten sind redaktionell gewählt, ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen.
- 150 eingeladene Einkäufer, zwei Workshoptage, neun Slots pro Einkäufer und Tag.
- Füllquote 85 Prozent, also stehen im Kalender jedes Einkäufers durchschnittlich rund 15,3 geplante Termine.
- Das Anbieterpaket verspricht zwölf stattfindende Termine.
- Angenommene Erscheinensquote 85 Prozent, also planen Sie rund 14,1 Termine pro Anbieter.
Anbieter pro Einkäufer: 15,3 ÷ 14,1 = 1,08. Bei 150 Einkäufern trägt der Workshop also rund 160 Anbieter.
Verkauft der Partnervertrieb stattdessen 200 Plätze, teilen sich 200 Anbieter dieselben 2.295 Einkäufertermine. Das sind 11,5 geplante Termine pro Anbieter. Bei 85 Prozent Erscheinen bleiben jedem Anbieter rund 9,8 stattfindende Gespräche, versprochen waren zwölf.
Rechenbeispiel
Was 40 zusätzliche Plätze mit dem Terminversprechen machen
Die zusätzlichen Plätze bringen zwar Umsatz, im Beispiel reicht die Terminkapazität aber nicht mehr für die angekündigten zwölf Gespräche je Anbieter.
Ihnen bleiben zwei saubere Wege. Gewinnen Sie rund 35 zusätzliche Einkäufer, oder verkaufen Sie die zusätzlichen Plätze als leichteres Paket mit kleinerer Terminzusage. Dieselbe Einkäuferstunde trägt nicht zwei Gespräche gleichzeitig.
Was die Workshops im deutschsprachigen Raum vormachen
Veröffentlichte Veranstaltungszahlen helfen, die eigene Rechnung einzuordnen. Wir haben deshalb die veröffentlichten Teilnehmerzahlen von sechs Veranstaltungen genommen und Anbieter durch Einkäufer geteilt. Die Verhältnisse sind unsere eigene Rechnung aus den Zahlen der Veranstalter, die Veranstaltungen selbst veröffentlichen sie nicht.
Veröffentlichte Teilnehmerzahlen, eigene Rechnung
Anbieter pro Einkäufer bei sechs B2B-Matchmaking-Veranstaltungen
Die Zähleinheiten unterscheiden sich: Manche Veranstalter zählen Unternehmen, andere Personen. Lesen Sie die Balken als Größenordnung.
Berücksichtigen Sie beim Vergleich die unterschiedlichen Formate und Zähleinheiten.
Drei nationale Workshops, dreimal unter eins
Die Germany Travel Mart (GTM) ist der Workshop der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT). Im April 2026 kamen in Oberhausen 125 Einkäufer aus Europa und 70 aus Übersee mit 166 deutschen Anbieterunternehmen zusammen, bei 4.500 Terminen. Das Factsheet nennt im Schnitt 20 Termine pro Einkäufer und 27 pro Anbieter. Setzen Sie das in die Formel ein: 20 ÷ 27 = 0,74 Anbieter pro Einkäufer. Das liegt nah an den 0,85 aus den Kopfzahlen, die Differenz entsteht durch die Zähleinheiten.
Beim Switzerland Travel Mart (STM) in Zermatt sieht das Muster gleich aus. Laut Travel Switzerland trafen im September 2025 rund 420 Einkäufer auf etwa 350 Schweizer Anbieter. Sie führten an zwei Tagen mehr als 10.000 Termine zu je 20 Minuten. Andere Berichte nennen 400 bis 500 Einkäufer. Rechnerisch hatte jeder Anbieter damit knapp 29 Termine, jeder Einkäufer rund 24.
Die Österreich Werbung plant ihren Workshop ATB (Austrian Travel Business) am 27. und 28. Januar 2027 in Wien mit rund 350 internationalen Einkäufern und rund 250 Ausstellern. Das sind Planwerte aus dem Factsheet, keine Ergebniszahlen.
Was die drei verbindet: Sie geben jedem Anbieter einen vollen Kalender. Wer Anbietern Gespräche in diesem Umfang zusagt, muss unter einem Anbieter pro Einkäufer bleiben. Internationale Workshops wie Rendez-vous Canada fahren dagegen 1,8, weil sie vielen Anbietern einen kürzeren Kalender verkaufen.
Kalender zählen, nicht Logos
Die GTM liefert gleich die wichtigste Zählregel mit. Hinter den 166 Anbieterunternehmen standen 235 Personen. Zählt man Köpfe statt Firmen, liegt das Verhältnis bei 1,2 statt 0,85.
Noch deutlicher wird das bei großen Messen. Die IMEX Frankfurt meldete 2026 insgesamt 4.739 Einkäufer, davon 3.731 als Hosted Buyer, und 2.900 ausstellende Unternehmen. Das sind 0,61 Aussteller pro Einkäufer. Ein nationaler Gemeinschaftsstand führt unter einem Firmennamen aber oft Dutzende parallele Kalender. Bei Rendez-vous Canada wiederum kamen die 900+ Anbieter aus gut 500 Organisationen, was pro Organisation fast eins zu eins ergibt.
Rechnen Sie deshalb mit tatsächlich parallel verfügbaren Kalendern statt nur mit Firmen oder Logos. Ergänzen Sie diese Kapazität um Ihre Annahmen zur Passung und Teilnahme.
Wenn die Einkäufer am Tisch sitzen
Bei einer umgekehrten Messe (Reverse Trade Show) sitzen die Einkäufer hinter den Tischen, und die Anbieter kommen zu ihnen. Das Verhältnis dreht sich dann deutlich. Pinellas County Economic Development in Florida brachte im April 2026 mehr als 120 Unternehmen mit Einkäufern von 24 Behörden und Generalunternehmern zusammen, also rund fünf Anbieter pro Einkäufertisch.
Das funktioniert, weil dort niemand den Anbietern einen vollen Kalender zusagt. Wer in einem umgekehrten Format feste Termine verkauft, muss das Verhältnis senken.
Kooperationsbörsen ohne festes Verhältnis
Bei Kooperationsbörsen lösen sich die Rollen auf. Die Technology & Business Cooperation Days des Enterprise Europe Network (EEN) zur Hannover Messe hatten in der Ausgabe 2024 knapp 450 Teilnehmende aus 40 Ländern. Jeder konnte jeden um ein Gespräch bitten, Einkäufer und Anbieter sind dort dieselben Personen.
Ein Verhältnis ist hier die falsche Stellschraube. Sie steuern über Obergrenzen: wie viele Anfragen jeder Teilnehmer senden und wie viele Termine er annehmen darf. Beobachten Sie außerdem, bei welchen Profilen sich die Nachfrage konzentriert und wo zusätzliche Vermittlung nötig ist.
Die zwei Stellschrauben, die das Verhältnis am stärksten bewegen
Stimmt die Formel und fühlen sich Ihre Zahlen trotzdem falsch an, liegt es meist an einem von zwei Eingangswerten.
Zusagen: Wunschlisten müssen länger sein als Kalender
Der Kalender eines Einkäufers ist kurz, seine Wunschliste sollte es nicht sein. Der International Luxury Travel Market (ILTM) in Cannes verlangt in seinen Einkäuferbedingungen für 2026, dass jeder Einkäufer mindestens 80 Terminwünsche auswählt und in eine Rangfolge bringt. Das Programm läuft über drei Termintage. Eine längere Wunschliste bietet mehr Alternativen, wenn bevorzugte Gesprächspartner nicht verfügbar sind.
Beruht Ihr Matchmaking auf beidseitiger Zustimmung, hängt die Füllquote an der Länge dieser Listen. Kurze Listen bedeuten eine niedrige Füllquote und damit weniger Anbieter pro Einkäufer. Legen Sie deshalb vor dem Kalenderbau eine Mindestzahl an Wünschen pro Einkäufer fest.
Ausfälle: der versteckte Teiler
Die Erscheinensquote steht im Nenner von Schritt 2 und wirkt damit direkt auf das Verhältnis. Senken Sie sie im Rechenbeispiel von 85 auf 75 Prozent, fällt die Obergrenze von rund 160 auf rund 145 Anbieter. Dieselben Einkäufer tragen nun 15 Tische weniger.
Teilnahmepflichten für Einkäufer schützen also nicht nur die Anwesenheit, sondern die Kapazität. Anwesenheitsregeln, Stornofristen und Gebühren sichern den Nenner ab. Ob ein geschlossenes Hosted-Buyer-Programm oder eine offene Registrierung Ihnen mehr Kontrolle über diese Zahl gibt, vergleichen wir in Hosted-Buyer-Programm oder offene Registrierung.
Matchmaking-Regeln, die das Verhältnis halten
Ein Verhältnis in der Tabellenkalkulation wird erst dann eines in der Halle, wenn Ihr Matchmaking es durchsetzt. Drei Regeln leisten den größten Teil:
- Kontingente pro Teilnehmer: eine Mindest- und Höchstzahl an Terminen pro Einkäufer und pro Anbieter, damit gefragte Anbieter nicht alle Slots aufsaugen.
- Gesetzte Termine: Gespräche, die Sie vor der offenen Buchungsphase von Hand festlegen, etwa für Partner, Schwerpunktmärkte oder die Wunschliste eines Einkäufers.
- Buchungsreihenfolge: Anfragefenster, die zuerst für eine Seite öffnen, damit die knappe Seite die Kalender prägt.
Converve bildet solche Regeln über eine konfigurierbare Meeting-Matrix ab. Sie legen als Veranstalter fest, welche Teilnehmergruppen sich treffen dürfen, setzen Terminkontingente pro Einkäufer und pro Anbieter, und jede angenommene Anfrage erhält einen Zeitslot mit Tisch. Weil die Logik sichtbar ist, kann Ihr Partnervertrieb einem Anbieter genau zeigen, warum sein Kalender so aussieht. Wie das aufgesetzt wird, zeigen unsere B2B-Matchmaking-Plattform und unsere Lösung für Hosted-Buyer-Programme.
Das Verhältnis hängt außerdem an den richtigen Einkäufern. Ein Einkäufer, der auf dem Papier passt, aber nichts einkauft, belegt trotzdem einen Slot; welche Prüfungen das verhindern, zeigt Hosted Buyer qualifizieren. Und wie aus jedem dieser Slots ein Gespräch mit Ergebnis wird, beschreibt unser Leitfaden zu Buyer-Seller-Meetings auf Tourismusmessen.
Anbieterplätze anhand der verfügbaren Kalender planen
Das richtige Verhältnis von Einkäufern und Anbietern schlagen Sie nicht nach. Es entsteht aus Ihren Einkäuferkalendern und Ihrem Versprechen an die Anbieter. Teilen Sie die Termine, die ein Einkäufer wahrnehmen kann, durch die Termine, die Sie jedem Anbieter einplanen müssen. So erhalten Sie eine Planungsgrenze, die Sie mit Passung, Verfügbarkeit und tatsächlichen Ergebnissen abgleichen können.
Die nationalen Workshops im deutschsprachigen Raum liegen dabei zwischen 0,7 und 0,85 Anbieterunternehmen pro Einkäufer, weil sie volle Kalender zusagen. Internationale Workshops gehen bis etwa 2, große Messen zählen viele Kalender pro Stand, umgekehrte Formate fahren vier bis sechs Anbieter pro Einkäufertisch. Kooperationsbörsen brauchen Obergrenzen statt eines Verhältnisses.
Nutzen Sie diese Kapazitätsrechnung als gemeinsame Grundlage für Anbieterpakete und Einkäufergewinnung. Möchten Sie sehen, wie Kontingente und eine Meeting-Matrix diese Rechnung in der Halle einhalten? Sprechen Sie mit Converve.
Häufig gestellte Fragen
Welches Verhältnis von Einkäufern und Anbietern ist bei einem Hosted-Buyer-Workshop üblich?
Die nationalen Workshops im deutschsprachigen Raum planen mit weniger Anbietern als Einkäufern: Die Germany Travel Mart 2026 hatte 166 Unternehmen bei 195 Einkäufern (0,85, DZT), der Switzerland Travel Mart 2025 rund 350 Anbieter bei rund 420 Einkäufern (0,83, Travel Switzerland). International reicht die Spanne bis etwa 1,8 (Rendez-vous Canada 2026).
Wie berechne ich, wie viele Anbieter meine Veranstaltung aufnehmen kann?
Multiplizieren Sie Slots pro Tag mit den Workshoptagen und Ihrer Füllquote, das sind die Termine pro Einkäufer. Teilen Sie die zugesagten stattfindenden Termine pro Anbieter durch die erwartete Erscheinensquote. Teilen Sie den ersten Wert durch den zweiten und multiplizieren Sie mit der Zahl Ihrer Einkäufer.
Sollten mehr Einkäufer oder mehr Anbieter teilnehmen?
Das hängt von Terminkapazität, Füllquote und Zusage ab. GTM, Switzerland Travel Mart und ATB planen mit weniger Anbieterunternehmen als Einkäufern. Bei kürzeren Anbieterkalendern kann das Verhältnis höher liegen. Umgekehrte Formate wie die Pinellas County Reverse Trade Show 2026 fahren rund fünf Anbieter pro Einkäufer (PCED).
Zählt man Unternehmen oder Personen?
Personen, genauer: Kalender. Ein Unternehmen mit drei Mitarbeitenden kann drei Kalender führen, sofern alle drei parallel für Gespräche verfügbar sind. Bei der Germany Travel Mart 2026 standen hinter 166 Anbieterunternehmen 235 Personen (DZT), das Verhältnis steigt dadurch von 0,85 auf 1,2.
Wie wirken sich Ausfälle auf das Verhältnis aus?
Sie senken es. Fallen mehr geplante Termine aus, müssen Sie pro Anbieter mehr Termine planen, um dasselbe Versprechen zu halten. Im redaktionellen Rechenbeispiel mit 150 Einkäufern sinkt die Obergrenze bei einer Erscheinensquote von 75 statt 85 Prozent von rund 160 auf rund 145 Anbieter.
