Wer bei der 12. Deutsch-Französischen Ausschreibung für gemeinsame Forschungs- und Entwicklungsprojekte einen Antrag stellen wollte, brauchte bis zum 3. Dezember 2025 mindestens ein französisches Unternehmen und ein deutsches mittelständisches Unternehmen im Projekt. Und die Partnerschaft musste ausgewogen sein: Bei zwei Partnern durfte keiner mehr als 70 Prozent der Personenmonate übernehmen (Bekanntmachung von Bpifrance und BMWE, Juli 2025). Ein Forum mit 80 deutschen und acht französischen Firmen hätte dafür wenig gebracht.
Das ist die Kernaufgabe jedes binationalen Wirtschafts- oder Innovationsforums. Reden, Podien und Abendempfang schaffen den Rahmen. Ob sich das Forum lohnt, entscheiden die vereinbarten Gespräche zwischen den beiden Delegationen. Und deren Zahl begrenzt immer die Seite, die kleiner oder schlechter vorbereitet ist.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein solches Forum mit dem Partner im anderen Land planen. Er richtet sich an Veranstalter bei einer IHK, einer AHK (Auslandshandelskammer), einer Exportagentur oder einer Austauschorganisation. Nehmen wir als Beispiel die Referentin einer IHK, die gemeinsam mit der AHK im Partnerland ein Forum vorbereitet. Am Ende fragen ihr Präsidium und der Fördergeber dasselbe: Was hatten unsere Unternehmen davon?
Was ist ein binationales Wirtschaftsforum?
Ein binationales Wirtschaftsforum bringt Unternehmen, oft auch Forschungseinrichtungen und Behörden, aus zwei Ländern in einem gemeinsamen Programm zusammen. Meist verbindet es politische Grußworte und Fachpodien mit vorab vereinbarten B2B-Gesprächen (Business to Business, also Gespräche zwischen Unternehmen). Ein Innovationsforum setzt enger an: Hier suchen die Teilnehmer Partner für ein gemeinsames Forschungs- oder Entwicklungsprojekt.
Typisch ist, dass auf jeder Seite eine Organisation verantwortlich ist. Das 3. Deutsch-Polnische Wirtschaftsforum fand am 15. September 2025 in Berlin statt. Organisiert haben es die AHK Polen, die DIHK (Deutsche Industrie- und Handelskammer), der Ost-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft und die polnische Agentur für Investition und Handel PAIH. Erwartet wurden rund 400 Vertreter aus Unternehmen, Politik und Verbänden beider Länder (Ost-Ausschuss, Pressemitteilung vom 12. September 2025). Vier Häuser, zwei Länder: Ohne gemeinsame Anmeldung entstehen da schnell vier Listen. Im Innovationsbereich lud die AHK Österreich im März 2025 gemeinsam mit Fraunhofer Austria zum 8. Deutsch-Österreichischen Technologieforum nach Wien (AHK, 2025).
Auch Austauschorganisationen veranstalten binationale Foren. Das Deutsch-Französische Forum in Straßburg, eine Hochschul- und Studienmesse, begleitet und gefördert von der Deutsch-Französischen Hochschule, zählte 2024 über 200 Aussteller (DFH, Pressemitteilung, November 2024). Dort geht es um Studium und Berufseinstieg. Dieser Leitfaden behandelt dagegen Foren, auf denen Unternehmen und Forschung aus zwei Ländern Geschäfte und Projekte anbahnen.
Drei verwandte Formate werden leicht damit verwechselt:
- Bei einer Delegationsreise reist eine Gruppe Ihrer Unternehmen in den Zielmarkt; wie Sie dort Termine vorbereiten, zeigen wir im Leitfaden zu Delegationsreisen und B2B-Terminen.
- Bei einer Einkäuferreise kommen ausländische Einkäufer zu Ihnen, eine Seite kauft, die andere verkauft.
- Bei einer EU-Kooperationsbörse suchen Organisationen aus vielen Ländern Partner für eine einzelne Ausschreibung.
Das binationale Forum unterscheidet sich in einem Punkt. Beide Länder bringen Teilnehmer mit, und beide erwarten Ergebnisse.
Zwei Veranstalter, ein Terminplan
Weil beide Länder Teilnehmer mitbringen, teilen sich in der Regel zwei Häuser die Arbeit. Jedes kennt seine eigenen Unternehmen und gewinnt sie für das Forum. Die Unternehmen der anderen Seite kennt keines gut.
Genau hier entsteht der häufigste Fehler. Jede Seite sammelt Anmeldungen auf ihre Weise, die eine per Formular auf der eigenen Website, die andere per Tabelle in der Landessprache. Eine Woche vor dem Forum liegen zwei Listen mit unterschiedlichen Feldern vor, und niemand kann sie sinnvoll abgleichen.
Vereinbaren Sie deshalb schriftlich, bevor die erste Einladung verschickt wird:
- Eine Anmeldung: ein gemeinsames Formular mit identischen Feldern für beide Länder, bei Bedarf zweisprachig. Jede Seite wirbt ihre Unternehmen selbst, aber alle Profile landen an einem Ort.
- Ein Regelwerk: wer wem Gespräche vorschlagen darf, wie viele Anfragen jeder stellen und erhalten kann und wer den Terminplan freigibt.
- Eine Zuständigkeit für den Terminplan: eine Person schließt das Anfragefenster und verschickt die Pläne. Zwei Zuständige erzeugen zwei Versionen.
Auf dieselbe Liste gehört der Datenschutz. Die Profile gehen über eine Grenze, also sollten beide Veranstalter klären, wer die Daten verarbeitet, und das im Anmeldeformular nennen.
Die kleinere Seite bestimmt die Obergrenze
Ein gemeinsames Regelwerk zählt am meisten, wenn die beiden Seiten ungleich groß sind. Das zeigen die Deutsch-Brasilianischen Wirtschaftstage, die der BDI (Bundesverband der Deutschen Industrie) mit dem brasilianischen Industrieverband CNI seit 1983 jährlich ausrichtet, abwechselnd in beiden Ländern. Im Juni 2025 trafen sich in Salvador mehr als 400 Teilnehmer. Zur Geschäftsrunde meldeten sich 60 brasilianische Unternehmen an, ihnen gegenüber saßen 10 deutsche Einkäufer (CNI, Agência de Notícias da Indústria, 16. Juni 2025).
Sechs Anbieter pro Einkäufer können für eine Leistungsschau gewollt sein. Rechnen Sie aber vorher nach, was das für jeden Teilnehmer heißt. Führt jeder der zehn Einkäufer zwölf Gespräche von 20 Minuten, ergibt das 120 Termine. Das sind im Schnitt zwei pro brasilianischem Unternehmen. Die Rechnung ist unsere eigene Veranschaulichung, keine veröffentlichte Zahl, aber sie zeigt die Grenze.
Stellen Sie sich den Geschäftsführer eines der 60 Unternehmen vor. Er ist aus einem anderen Bundesstaat angereist und hat Muster im Gepäck. Steht in seinem Plan nur ein Gespräch, kommt er im nächsten Jahr nicht wieder.
Die Lösung beginnt bei der Gewinnung der Teilnehmer, nicht bei der Terminplanung. Gewinnen Sie zuerst die knappe Seite und bestätigen Sie sie verbindlich. Erst dann öffnen Sie die Anmeldung auf der anderen Seite und bemessen sie an der Zeit, die die knappe Seite hat. Lässt sich die knappe Seite nicht vergrößern, begrenzen Sie die größere. Oder Sie ergänzen ein zweites Format, etwa Kurzpräsentationen, in denen mehrere Unternehmen allen Einkäufern zugleich vorgestellt werden.
Die kleinere Delegation setzt die Obergrenze.
Innovationsforen: wenn aus dem Gespräch ein Antrag werden soll
Noch enger wird es, wenn am Ende ein gemeinsames Projekt stehen soll. Binationale Förderaufrufe machen die Ausgewogenheit zur Bedingung. Die 12. Deutsch-Französische Ausschreibung von Bpifrance und dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWE) zeigt, wie genau die Regeln sind. In Deutschland läuft die Förderung über das Zentrale Innovationsprogramm Mittelstand (ZIM), in Frankreich über das Programm „Aide à l’Innovation“.
12. Deutsch-Französische Ausschreibung für FuE-Projekte, 2025
Für Ihr Forum heißt das: Ein Gespräch zwischen zwei deutschen Unternehmen hilft bei diesem Aufruf nicht weiter. Gebraucht wird der Partner auf der anderen Seite der Grenze, und zwar einer, der einen echten Teil der Arbeit übernimmt. Wie ein ausgewogenes Teilnehmerfeld aussieht, zeigt die begleitende Partnersuche. Dort hatten sich 34 Teilnehmende aus Deutschland und 30 aus Frankreich registriert, dazu eine Person aus Luxemburg (Partnersuche von AiF Projekt und Bpifrance, 2025/26).
Planen Sie ein solches Forum so früh, dass die Partner danach noch Zeit für den Antrag haben. Ein Termin kurz nach Öffnung des Aufrufs ist besser als einer kurz vor der Frist. Viele Kontakte für solche Projekte entstehen übrigens in bestehenden Netzwerken. Wie ein ZIM-Innovationsnetzwerk seine Partner zu gemeinsamen Projekten führt, beschreiben wir im Beitrag zum Netzwerkmanagement im ZIM-Innovationsnetzwerk.
Profile und Gesprächsregeln für zwei Länder
Ein ausgewogenes Teilnehmerfeld nützt nur, wenn die Profile das Finden leicht machen. Fragen Sie in beiden Ländern dieselben Felder ab:
- Länderseite: zu welcher Delegation das Unternehmen gehört. Über dieses Feld steuern Sie, ob Gespräche im eigenen Land erlaubt sind.
- Angebot und Bedarf: je zwei kurze Sätze, dazu die gesuchte Partnerart, etwa Händler, Lieferant, Investor oder Forschungspartner.
- Branche oder Themenfeld: aus einer festen Liste, damit beide Veranstalter in beiden Sprachen dieselben Kategorien nutzen.
- Gesprächssprache: in welcher Sprache das Unternehmen verhandeln kann und ob ein Dolmetscher nötig ist.
- Förderaufruf und Rolle: bei Innovationsforen der Aufruf und die Rolle, die das Unternehmen im Projekt übernehmen will.
Danach legen Sie die Regeln fest. Erlauben Sie Anfragen grundsätzlich nur über die Grenze hinweg, es sei denn, ein Teilnehmer wünscht ausdrücklich auch Gespräche mit Landsleuten. Begrenzen Sie die Zahl der Anfragen, die die knappe Seite erhalten kann, damit zehn Einkäufer nicht 300 Anfragen bekommen. Und lassen Sie beide Seiten zustimmen, bevor ein Termin entsteht. Ein beidseitig gewünschtes Gespräch findet meist auch statt.
Wie viele Anbieter Sie pro Einkäufer zulassen können, ohne dass die knappe Seite überlastet wird, rechnen wir im Beitrag zum Verhältnis von Einkäufern und Anbietern beim Matchmaking durch. Sprechen die Delegationen keine gemeinsame Arbeitssprache, planen Sie Dolmetscher früh ein, wie im Leitfaden zu mehrsprachigen Einkäufergesprächen beschrieben.
Lösung: Mit Converve arbeiten beide Veranstalter mit einer gemeinsamen Registrierung und einer regelbasierten Meeting-Matrix. Sie legen Teilnehmergruppen je Land an und bestimmen, welche Gruppen einander Gespräche vorschlagen dürfen und wie viele Anfragen eine Gruppe erhalten kann. Beide Seiten bestätigen, bevor das B2B-Matchmaking Tisch und Zeitfenster vergibt.
Der Zeitplan für zwei Veranstalter
Regeln brauchen Vorlauf, und zwei Veranstalter brauchen mehr davon als einer. Rechnen Sie vom Forumstag rückwärts.
Ein binationales Forum mit dem Partner im anderen Land planen
- 6 Monate Ziele abstimmen Beide Veranstalter legen Branchen, Zielzahlen je Land und die Verantwortung für den Terminplan fest.
- 5 Monate Knappe Seite gewinnen Einkäufer, Investoren oder Forschungspartner verbindlich bestätigen, für die die andere Seite anreist.
- 4 Monate Gemeinsame Anmeldung öffnen Ein Formular mit identischen Feldern in beiden Sprachen, jede Seite wirbt im eigenen Land.
- 8 Wochen Verhältnis prüfen Zahlen je Land und Branche vergleichen und nachsteuern, solange noch Zeit für die Gewinnung bleibt.
- 6 Wochen Anfragen freischalten Beide Seiten sehen die Profile, stellen Anfragen über die Grenze und nehmen an oder lehnen ab.
- 2 Wochen Terminpläne verschicken Anfragefenster schließen, Lücken mit Vorschlägen füllen und jedem Teilnehmer einen bestätigten Plan senden.
- 6 und 12 Monate Beide Seiten befragen Eine gemeinsame Nachbefragung in beiden Sprachen zu Kontakten, Angeboten, Abschlüssen und Anträgen.
Die Prüfung acht Wochen vorher wird am häufigsten übersprungen. Dabei ist sie der letzte Moment, in dem Sie auf der dünnen Seite noch zehn Unternehmen nachgewinnen können.
Am Forumstag: den Gesprächsblock schützen
Selbst ein guter Terminplan kann am Tag selbst scheitern. Binationale Foren ziehen Ministerinnen, Botschafter und Kammerpräsidenten an, und deren Grußworte dauern gern länger als geplant. Liegt der Gesprächsblock direkt nach der Eröffnung, geht jede Verzögerung von der Gesprächszeit Ihrer Teilnehmer ab.
Angenommen, die Eröffnung überzieht um eine halbe Stunde. Bei Gesprächen von 15 Minuten fallen damit zwei volle Runden weg. Wer acht Termine hatte, hat noch sechs. Und das Unternehmen, das für ein einziges Gespräch mit einem bestimmten Partner angereist ist, fährt womöglich ohne nach Hause.
Legen Sie die Gespräche deshalb in einen eigenen Block mit festem Beginn, am besten in einem anderen Raum als das Plenum. Politik am Vormittag, Geschäft am Nachmittag, oder umgekehrt. Nur nicht ineinander.
Was Sie beiden Fördergebern berichten
Der Gesprächsblock liefert auch die Zahlen für Ihren Bericht. Binationale Foren haben oft zwei Geldgeber, einen in jedem Land, und jeder fragt nach seinen eigenen Unternehmen. Erheben Sie deshalb für beide Seiten dieselben Werte:
- geführte Gespräche nach Länderpaar und Branche, dazu nicht wahrgenommene Termine auf beiden Seiten,
- den Anteil der Unternehmen je Seite mit mindestens einem Gespräch,
- Folgekontakte, Angebote und gemeinsame Anträge nach sechs Monaten,
- Abschlüsse, Investitionen oder bewilligte Projekte nach zwölf Monaten.
Erwartungen am Forumstag sind noch keine Ergebnisse. Für die Geschäftsrunde in Salvador nannte der CNI eine Erwartung von 5 Millionen US-Dollar an Geschäften in den folgenden zwölf Monaten (CNI, Juni 2025). Was daraus wurde, zeigt erst eine Befragung ein Jahr später.
Stellen Sie in beiden Sprachen dieselben Fragen und führen Sie die Antworten in einer gemeinsamen Tabelle mit dem Partner zusammen. Welche Kennzahlen sich bewährt haben und wie Sie sie mit wenigen Feldern statt eines langen Fragebogens erheben, zeigen wir in den KPIs für B2B-Event-Matchmaking. Die Referentin aus unserem Beispiel kann ihrem Präsidium dann für beide Seiten Zahlen vorlegen, nicht nur für die eigene.
Fazit
Ein binationales Wirtschafts- oder Innovationsforum ist ein Markt mit zwei Seiten. Die Reden öffnen Türen, aber das Ergebnis entsteht in den vereinbarten Gesprächen zwischen den Delegationen, und die kleinere oder schlechter vorbereitete Seite setzt die Obergrenze. Planen Sie deshalb beide Seiten gemeinsam: eine Anmeldung, ein Regelwerk, die knappe Seite zuerst, eine Prüfung acht Wochen vorher und einen geschützten Gesprächsblock. Dann können beide Veranstalter die Frage ihrer Geldgeber beantworten.
Sie planen ein Forum mit einem Partner im Ausland und möchten sehen, wie eine gemeinsame Anmeldung und Gesprächsregeln für zwei Länder zusammenspielen? Sprechen Sie mit Converve.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein binationales Wirtschaftsforum?
Ein binationales Wirtschaftsforum bringt Unternehmen und Institutionen aus zwei Ländern in einem gemeinsamen Programm zusammen. Veranstalter sind meist eine Kammer, eine AHK, eine Exportagentur oder eine Austauschorganisation, gemeinsam mit einem Partner im anderen Land. Neben Grußworten und Podien stehen vorab vereinbarte Gespräche zwischen Teilnehmern beider Seiten im Mittelpunkt.
Worin unterscheidet sich ein Wirtschaftsforum von einer Delegationsreise?
Bei einer Delegationsreise reist eine Gruppe aus einem Land in den Zielmarkt, und nur diese Gruppe wird gemeinsam vorbereitet. Beim binationalen Forum bringen beide Länder Teilnehmer in ein gemeinsames Programm ein. Beide Seiten müssen deshalb mit derselben Sorgfalt gewonnen, beschrieben und zusammengebracht werden.
Wer veranstaltet binationale Wirtschafts- und Innovationsforen?
Typisch sind AHKs, IHKs und der DIHK, bilaterale Wirtschaftsvereinigungen, Export- und Investitionsagenturen, Innovationsagenturen und Austauschorganisationen. Das 3. Deutsch-Polnische Wirtschaftsforum 2025 etwa organisierten AHK Polen, DIHK, Ost-Ausschuss und die polnische Agentur PAIH gemeinsam (Ost-Ausschuss, 2025).
Wie erreichen Sie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen beiden Ländern?
Gewinnen Sie zuerst die knappe Seite und bemessen Sie die größere an deren Zeit. Prüfen Sie die Zahlen je Land und Branche etwa acht Wochen vor dem Forum. Begrenzen Sie die Anfragen an die knappe Gruppe und erlauben Sie Gesprächsanfragen grundsätzlich nur über die Grenze hinweg.
Was verlangt eine deutsch-französische FuE-Ausschreibung von den Partnern?
Bei der 12. Deutsch-Französischen Ausschreibung von 2025 mussten mindestens ein französisches und ein deutsches mittelständisches Unternehmen mit wesentlichen Beiträgen beteiligt sein. Bei zwei Partnern durfte keiner mehr als 70 Prozent der Personenmonate übernehmen, und die Laufzeit durfte höchstens drei Jahre betragen (Bpifrance und BMWE, 2025).
Woran erkennen Sie, ob sich ein binationales Forum gelohnt hat?
An den geführten Gesprächen je Länderpaar, am Anteil der Unternehmen mit mindestens einem Gespräch und an Folgekontakten, Angeboten und gemeinsamen Anträgen nach sechs und zwölf Monaten. Stellen Sie beiden Seiten dieselben Fragen in ihrer Sprache, damit jeder Geldgeber das Ergebnis für seine Unternehmen sieht.
