ERFA-Gruppen im Verband: zusammensetzen, moderieren und über Jahre halten

Acht bis 15 Teilnehmende, zwei Treffen im Jahr, eine möglichst homogene Betriebsstruktur. So beschreibt das Wirtschaftsministerium Baden-Württemberg die ERFA-Gruppen im Handwerk, die es bis Ende 2026 fördert. Die Vorgaben zu Größe, Rhythmus und Zuschuss sind schnell erfüllt. Offen bleibt die Frage, die über den Erfolg der Gruppe entscheidet: Wer sitzt mit wem am Tisch?

Ein offener Erfahrungsaustausch braucht Vertrauen. Ähnliche Aufgaben und ein vergleichbarer betrieblicher Hintergrund helfen den Mitgliedern, voneinander zu lernen. Achten Sie deshalb bei der Zusammensetzung auch auf mögliche Wettbewerbssituationen und klären Sie, welche Themen und Informationen in der Gruppe besprochen werden können.

Angenommen, ein Landesinnungsverband möchte drei neue Gruppen starten und erhält 34 Interessenbekundungen. Wie lassen sich daraus passende Runden bilden? Dieser Leitfaden hilft bei den Auswahlkriterien, der Gestaltung der Treffen und der langfristigen Begleitung.

Was ist eine ERFA-Gruppe?

ERFA steht für Erfahrungsaustausch. Eine ERFA-Gruppe (auch ERFA-Kreis) ist ein geschlossener, fester Kreis von meist sechs bis 15 Unternehmern oder Fachleuten mit vergleichbaren Aufgaben, die sich über Jahre mehrmals im Jahr treffen. Sie besprechen eigene Herausforderungen, vergleichen Kennzahlen und berichten, was sie seit dem letzten Treffen umgesetzt haben. Ein Moderator führt durch die Sitzungen. Träger sind häufig Verbände, Kammern, Verbundgruppen, Genossenschaftsverbände oder Hochschulinstitute.

Ein ERFA-Treffen ist eine Sitzung dieser Gruppe, oft reihum im Betrieb eines Mitglieds. Der Unterschied zu anderen Verbandsformaten liegt im Zweck und im Kreis:

Ein offenes Netzwerktreffen soll den Kreis bei jedem Termin erweitern. Wie das gelingt, zeigen wir im Leitfaden zum Unternehmerfrühstück. Auch Regionalgruppen, Webinare und Mitgliederabende richten sich an viele Mitglieder zugleich. Die ERFA-Gruppe verfolgt das Gegenteil. Sie schließt den Kreis bewusst, damit Vertrauen entstehen kann. Verwandt ist die Mastermind-Runde, die wir in unseren Ideen für Networking-Events als Kongressformat beschreiben. Die ERFA-Gruppe ist ihre auf Dauer angelegte Form mit fester Trägerschaft.

Warum die Zusammensetzung über den Wert entscheidet

Was eine feste Gruppe bewirken kann, haben die Ökonomen Jing Cai und Adam Szeidl in einem großen Feldexperiment gemessen. Sie teilten die Geschäftsführer von 2.820 jungen chinesischen Unternehmen zufällig in kleine Gruppen ein, die sich ein Jahr lang monatlich trafen. Der Umsatz dieser Firmen stieg um 8,1 Prozent gegenüber einer Vergleichsgruppe ohne Treffen, und der Effekt hielt noch ein Jahr nach dem Ende der Treffen an (Cai und Szeidl, Quarterly Journal of Economics, 2018).

Zwei Details der Studie sind für Verbände besonders wichtig. Firmen, die zufällig mit stärkeren Gesprächspartnern in einer Gruppe saßen, wuchsen schneller. Und die Teilnehmer teilten geschäftlich nützliche Informationen vor allem dann, wenn sie keine Wettbewerber waren. Für Ihre Planung heißt das: Die Gruppe wirkt über die Menschen, die Sie zusammensetzen. Ein Moderator rettet keine falsch besetzte Runde.

Die Praxis der großen Träger folgt genau dieser Logik. Das Schweizerische Institut für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) an der Universität St. Gallen betreut seit über 30 Jahren ERFA-Gruppen, derzeit mehr als 30, mit je zehn Unternehmern, die nicht im Wettbewerb zueinander stehen (KMU-HSG, 2025).

Regeln für die Gruppenbildung festlegen

Legen Sie die Kriterien für die Gruppenbildung fest, bevor Sie die Interessenbekundungen zuordnen. So können Sie Ihre Auswahl nachvollziehbar erklären und passende Erwartungen schaffen. Fünf Kriterien bieten sich an:

• Vergleichbare Aufgaben: Mitglieder sollten ähnliche Fragen haben, also ähnliche Betriebsgröße, ähnliches Geschäftsmodell oder dieselbe Funktion. Der Inhaber eines Betriebs mit acht Beschäftigten hat andere Sorgen als die Geschäftsführerin einer Kette mit 35 Filialen.
• Kein direkter Wettbewerb: Zwei Betriebe, die um dieselben Kunden in derselben Region werben, gehören in verschiedene Gruppen. Die Ostschweizer Fachhochschule (OST) verlangt für ihre ERFA-Gruppe ausdrücklich, dass „keine direkte Konkurrenzsituation besteht” (Reglement 2026).
• Gleiche Ebene: Inhaber sprechen anders, wenn Angestellte am Tisch sitzen. Trennen Sie Gruppen für Unternehmer von Gruppen für Fachkräfte, etwa für Personal oder Controlling.
• Passende Größe: Sechs bis zwölf Mitglieder sind ein guter Richtwert, die Förderung in Baden-Württemberg verlangt acht bis 15. Bei weniger als sechs reicht ein Ausfall, und die Runde wird dünn.
• Aufnahme mit Zustimmung: Neue Mitglieder kommen zuerst als Gast. Bei der OST entscheiden danach alle Mitglieder und die Leitung einstimmig über die Aufnahme.

Zurück zur Referentin mit ihren 34 Interessenten. Zwei Bäckereien aus derselben Kreisstadt landen in verschiedenen Gruppen. Der Filialbetrieb mit 20 Verkaufsstellen sitzt nicht neben dem Ein-Laden-Betrieb vom Land. So entstehen drei Gruppen mit je elf Mitgliedern, und ein Interessent kommt auf die Warteliste für eine vierte Gruppe. Jede Zuordnung kann sie begründen.

Schreiben Sie die Regeln auf und schicken Sie sie mit der Einladung. Wer weiß, warum er in Gruppe B sitzt, fühlt sich nicht aussortiert. Die Regeln schützen vor Gefälligkeiten. Sie schützen den Verband aber auch vor dem Vorwurf, die Gruppen nach Sympathie zu besetzen.

Ablauf eines ERFA-Treffens

Ein ERFA-Treffen lebt von der Arbeit an konkreten Fragen der Mitglieder. Kurze fachliche Impulse können den Austausch ergänzen. Das KMU-Institut der Universität St. Gallen plant seine Treffen beispielsweise von 9:00 bis 16:30 Uhr (KMU-HSG, 2025). Für einen solchen Tag könnte der Ablauf so aussehen:

Die Umsetzungsrunde verbindet die Treffen miteinander. Wer im Frühjahr eine Änderung am Bewerbungsverfahren geplant hat, kann im Herbst berichten, was gelungen ist und wo noch Unterstützung gebraucht wird.

Für den Moderator gilt eine einfache Regel. Er soll methodisch sicher und inhaltlich zurückhaltend sein und die Gruppe zum Sprechen bringen, statt eigene Ideen zu verkaufen (kmu-berater, 2017). In Branchengruppen braucht er zusätzlich Branchenkenntnis, sonst akzeptieren ihn die Mitglieder nicht. Wie man Redezeit in kleinen Runden verteilt, beschreiben wir ausführlich im Leitfaden zur Roundtable-Diskussion.

Rhythmus, Kosten und Förderung

Der Ablauf eines Tages ist das eine, der Rhythmus über das Jahr das andere. Die Träger arbeiten mit zwei bis vier Treffen pro Jahr. Die IHK Lippe zu Detmold führt zwölf Arbeitskreise, Stammtische und ERFA-Kreise, die meisten treffen sich zwei- bis dreimal im Jahr (Stand Januar 2025). Die Gruppen des KMU-Instituts in St. Gallen und des Schweizer Gebäudetechnikverbands suissetec kommen viermal jährlich zusammen. Bei weniger als zwei Treffen verliert die Umsetzungsrunde ihren Sinn, weil zwischen zwei Terminen zu viel Zeit vergeht.

Bei den Kosten hilft ein Blick auf die Förderung in Baden-Württemberg. Das Land bezuschusst eine eintägige Sitzung mit bis zu 3.000 Euro und eine zweitägige mit bis zu 4.500 Euro, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Für die Moderation gilt eine Obergrenze von 1.500 Euro pro Tag, für Referenten von 1.000 Euro je Person. Antragsberechtigt sind Handwerkskammern, Landesinnungs- und Fachverbände sowie Kreishandwerkerschaften (Merkblatt, Stand 1/2025). Wer eine Gruppe dort betreibt, sollte den Antrag mindestens sechs Wochen vor dem Treffen stellen.

Raummiete und Bewirtung fördert das Land ausdrücklich nicht. Auch deshalb tagen viele Gruppen reihum bei ihren Mitgliedern. Der Gastgeber trägt Raum und Essen und bekommt dafür einen Tag lang den Rat der Gruppe zu seinem Betrieb.

Außerhalb solcher Programme tragen die Mitglieder die Kosten selbst. Die ERFA-Gruppe der Ostschweizer Fachhochschule kostet 3.300 Franken pro Jahr ohne Mehrwertsteuer, dafür bereitet das Institut die Sitzungen vor, leitet sie und schreibt das Protokoll (OST, Reglement 2026). Ein Jahresbeitrag mit automatischer Verlängerung macht die Gruppe verbindlich. Wer bezahlt hat, kommt eher.

Kartellrecht: wo der Erfahrungsaustausch endet

Je vertrauter eine Gruppe wird, desto größer wird die Versuchung, auch über Preise zu sprechen. Hier liegt eine echte Grenze. Das Bundeskartellamt verhängte 2013 Bußgelder von rund 60 Millionen Euro gegen elf Süßwarenhersteller. Sie hatten sich mindestens von 2004 bis Anfang 2008 in einem Arbeitskreis eines Verbands der Süßwarenindustrie über den Stand ihrer Verhandlungen mit dem Lebensmittelhandel und über geplante Preiserhöhungen ausgetauscht (Bundeskartellamt, Pressemitteilung vom 31.01.2013).

Für eine ERFA-Gruppe aus Nichtwettbewerbern ist das Risiko geringer, aber nicht null. Sobald Betriebe aus demselben Markt zusammensitzen, gelten die Regeln zum Austausch sensibler Geschäftsinformationen. Die EU-Kommission beschreibt sie in Kapitel 6 ihrer Leitlinien zur horizontalen Zusammenarbeit (Amtsblatt C 259 vom 21.07.2023). Viele Verbände haben daraus feste Sitzungsregeln gemacht. Der Industrieverband SPECTARIS verlangt zum Beispiel (Compliance-Regeln für Sitzungen, Stand Juni 2018):

• eine schriftliche Tagesordnung vorab und ein Protokoll jeder Sitzung,
• keine Gespräche über Preise, Konditionen, Kapazitäten oder Pläne einzelner Unternehmen,
• Kennzahlenvergleiche nur ohne Bezug zu einzelnen Unternehmen,
• bei einem Verstoß das Gespräch sofort abbrechen und dies dokumentieren.

Für Ihre Gruppe heißt das praktisch: Betriebsvergleiche laufen anonymisiert über den Verband oder einen neutralen Dritten, und der Moderator kennt die Grenze. Die Zusammensetzung ohne direkte Wettbewerber hilft also doppelt. Sie macht die Gespräche offener und senkt das kartellrechtliche Risiko. Dieser Abschnitt ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Sitzungsregeln von der Rechtsabteilung oder einer Fachanwältin prüfen.

Wie eine Gruppe über Jahre lebendig bleibt

Auch eine eingespielte Gruppe verändert sich über die Jahre. Betriebe bekommen neue Inhaber, Mitglieder übernehmen andere Aufgaben oder können seltener teilnehmen. Prüfen Sie deshalb regelmäßig, ob Zusammensetzung, Themen und Rhythmus noch passen. Drei Gewohnheiten unterstützen die Weiterentwicklung:

• Teilnahme als Pflicht: Die OST erklärt die regelmäßige Teilnahme für „grundsätzlich obligatorisch”. Legen Sie fest, nach wie vielen Absagen ein Platz frei wird.
• Erneuerung mit Regel: Füllen Sie frei gewordene Plätze nach denselben Kriterien wie bei der Gründung, mit Gastbesuch und Zustimmung der Gruppe. Ist eine Gruppe zu klein geworden, kann eine Zusammenlegung oder ein Neustart besser sein als das Auffüllen.
• Ein Jahresgespräch mit der Gruppe: Einmal im Jahr fragt der Moderator, ob Themen, Rhythmus und Zusammensetzung noch passen. Kritik kommt so früh auf den Tisch.

Für die Referentin aus dem Landesinnungsverband zählt am Ende auch, was sie dem Vorstand berichten kann. Drei Zahlen genügen: Anwesenheit pro Treffen, Verbleib der Mitglieder über die Jahre und die Zahl der umgesetzten Vereinbarungen aus den Protokollen. Wie solche Werte in die Bilanz des gesamten Veranstaltungsjahres einfließen, zeigen wir im Beitrag zum Management von Verbandsveranstaltungen. Zwischen den Treffen kann eine digitale Gruppe Fragen sammeln. Was dabei funktioniert und was still bleibt, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Software für Netzwerke und Interessengemeinschaften.

Neue Mitglieder gewinnen viele Verbände auf der Jahrestagung. Dort lohnt ein fester Block, in dem Interessenten die Sprecher bestehender Gruppen kennenlernen. Lösung: Mit Converve erfassen Sie bei der Anmeldung zur Tagung Branche, Region und Betriebsgröße, legen in einer regelbasierten Meeting-Matrix fest, wer wen anfragen darf, und planen beidseitig bestätigte Kennenlerntermine mit festem Zeitfenster und Tisch. Wie Verbände das B2B-Matchmaking einsetzen, zeigen wir auf unserer Seite für Verbände.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine ERFA-Gruppe?

Eine ERFA-Gruppe ist ein geschlossener Kreis von meist sechs bis 15 Unternehmern oder Fachleuten mit vergleichbaren Aufgaben, die sich mehrmals im Jahr zum Erfahrungsaustausch treffen. Ein Moderator leitet die Sitzungen. Träger sind oft Verbände, Kammern, Verbundgruppen oder Hochschulinstitute. Die Mitglieder vergleichen Kennzahlen, beraten sich bei konkreten Problemen und berichten über Umgesetztes.

Was bedeutet ERFA?

ERFA ist die Abkürzung für Erfahrungsaustausch. Der Begriff ist vor allem in Deutschland, Österreich und der Schweiz verbreitet, etwa als ERFA-Gruppe, ERFA-Kreis oder ERFA-Treffen. Gemeint ist immer ein regelmäßiger Austausch in einem festen Kreis, nicht eine einmalige Veranstaltung.

Wie viele Mitglieder sollte eine ERFA-Gruppe haben?

Sechs bis zwölf Mitglieder sind ein bewährter Richtwert. Die Förderung im baden-württembergischen Handwerk verlangt acht bis 15 Teilnehmende (Merkblatt, Stand 1/2025), die Gruppen des KMU-Instituts der Universität St. Gallen arbeiten mit zehn Unternehmern (2025). Unter sechs Mitgliedern wird die Runde bei Absagen schnell zu klein.

Wie oft trifft sich eine ERFA-Gruppe?

Meist zwei- bis viermal im Jahr. Die Förderung in Baden-Württemberg sieht zwei Treffen pro Jahr vor, die Gruppen von suissetec und des KMU-Instituts St. Gallen treffen sich viermal jährlich. Ein Treffen dauert oft einen halben oder ganzen Tag, häufig reihum im Betrieb eines Mitglieds.

Dürfen Wettbewerber in einer ERFA-Gruppe sitzen?

Viele Träger schließen direkte Wettbewerber aus, weil offene Gespräche sonst kaum möglich sind. Sitzen Betriebe aus demselben Markt zusammen, dürfen keine sensiblen Geschäftsinformationen wie Preise, Konditionen oder Pläne ausgetauscht werden. Das Bundeskartellamt hat 2013 rund 60 Millionen Euro Bußgeld gegen elf Süßwarenhersteller verhängt, die sich in einem Verbandsarbeitskreis ausgetauscht hatten. Lassen Sie Ihre Regeln rechtlich prüfen.

Wird eine ERFA-Gruppe gefördert?

Teilweise. Baden-Württemberg fördert ERFA-Gruppen im Handwerk mit bis zu 3.000 Euro pro eintägiger Sitzung, beantragt von Kammern, Landesinnungs- und Fachverbänden oder Kreishandwerkerschaften (Merkblatt, Stand 1/2025, Programm bis Ende 2026). Raummiete und Bewirtung sind nicht förderfähig. Prüfen Sie Programme in Ihrem Bundesland bei Kammer und Wirtschaftsministerium.

Fazit: Zusammensetzung und Kontinuität pflegen

Eine tragfähige ERFA-Gruppe verbindet passende Mitglieder mit guter Moderation und regelmäßigen Treffen. Vereinbaren Sie klare Regeln für Vertraulichkeit, Vorbereitung und den Umgang mit sensiblen Informationen. Überprüfen Sie die Zusammensetzung und den Nutzen des Austauschs regelmäßig. Die kartellrechtlichen Grenzen sind dabei unabhängig vom Vertrauen innerhalb der Gruppe zu beachten.

Für die Referentin aus dem Landesinnungsverband bedeutet das: Nicht die schnellste Anmeldung entscheidet über den Platz, sondern die Regel. Mit dieser Begründung kann sie jede Zuordnung vertreten und die Gruppen jedes Jahr neu prüfen. Sie möchten Kennenlerntermine für Ihre Gruppen auf der nächsten Jahrestagung planen? Sprechen Sie mit Converve.