Fotos und Videos auf Veranstaltungen: DSGVO, KUG und ein Fotohinweis, der trägt

„Mit dem Betreten der Veranstaltung erklären Sie sich mit Foto- und Videoaufnahmen einverstanden.“ Dieser Satz hängt an vielen Eingängen. Er soll den Veranstalter absichern, leistet das aber nicht. Wer an einem Schild vorbeigeht, hat nichts erklärt, und Schweigen gilt im Datenschutzrecht nicht als Zustimmung.

Auffallen wird das meist erst später. Drei Wochen nach dem Kongress will die Kollegin aus dem Marketing die Bildergalerie veröffentlichen, und im Postfach liegt die Mail einer Teilnehmerin: Bitte nehmen Sie mein Foto herunter. Jetzt zeigt sich, ob vorher jemand festgelegt hat, worauf sich welche Aufnahme stützt.

Unsere These: Ein Fotohinweis informiert, er erlaubt nichts. Tragfähig werden Fotos und Videos erst durch drei Dinge, die vor der Veranstaltung feststehen: eine Rechtsgrundlage je Verwendung, eine Information vor der Aufnahme und ein Weg, auf dem Gäste Nein sagen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das als Veranstalter umsetzen, mit Mustertexten für Anmeldung und Aushang.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Texte vor dem Einsatz prüfen.

Was gilt für Fotos und Videos: DSGVO und KUG in Kürze

Wer verstehen will, warum das Schild nicht reicht, braucht zwei Gesetze. Das erste ist die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung). Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, enthält personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Schon das Anfertigen ist eine Verarbeitung und braucht eine Rechtsgrundlage aus Art. 6 DSGVO. Für Veranstalter kommen vor allem zwei in Betracht: die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) und das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).

Das zweite Gesetz ist das KUG (Kunsturhebergesetz). Es regelt nicht das Fotografieren, sondern das Veröffentlichen. Nach § 22 KUG dürfen Bildnisse nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. § 23 KUG nennt Ausnahmen, darunter Personen als Beiwerk neben einer Örtlichkeit und Bilder von Versammlungen, Aufzügen und ähnlichen Vorgängen. Sie enden dort, wo ein berechtigtes Interesse des Abgebildeten verletzt wird (§ 23 Abs. 2 KUG).

Wie beide Gesetze zusammenspielen, ist seit 2018 umstritten. Für die Berichterstattung der Presse sehen die Mitgliedstaaten eigene Regeln vor (Art. 85 DSGVO). Im journalistischen Bereich wenden die Gerichte das KUG laut Rechtsprechung über diese Öffnungsklausel weiter an (OLG Köln, Beschluss vom 18. Juni 2018, 15 W 27/18; BGH, Urteil vom 7. Juli 2020, VI ZR 246/19). Für Veranstalter, die Bilder für die eigene Öffentlichkeitsarbeit nutzen, ist die Frage nicht abschließend geklärt. Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg hält den Streit in seiner Handreichung „Fotografieren und Datenschutz“ (Stand September 2019) für praktisch wenig bedeutsam: Die Wertungen des KUG fließen in die Interessenabwägung nach der DSGVO ein.

Quellen, abgerufen am 11. November 2026: DSGVO, § 22 und § 23 KUG, die Handreichung aus Baden-Württemberg, die Leitlinien 05/2020 zur Einwilligung und die Antwort der irischen Datenschutzbehörde zu Werbefotos.

Welche Rechtsgrundlage passt zu welcher Aufnahme?

Mit diesen Maßstäben lässt sich die wichtigste Frage beantworten: Brauchen Sie eine Einwilligung oder nicht? Die Antwort hängt weniger vom Motiv ab als von der Verwendung. Nach der Handreichung aus Baden-Württemberg rechnen Gäste in der Regel damit, dass eine Veranstaltung dokumentiert wird. Mit einer Veröffentlichung oder werblichen Nutzung rechnen sie nicht unbedingt.

Die Tabelle ordnet die typischen Fälle und ersetzt nicht die Prüfung im Einzelfall.

Zwei Zeilen verdienen eine Erklärung. Bei Übersichtsbildern ist die Einwilligung unpraktisch: Nach einem Vermerk des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten vom März 2018 ist sie bei Menschenmengen praktisch nicht einzuholen. Das berechtigte Interesse trägt aber nur, solange die Verwendung zu den Erwartungen der Gäste passt (Erwägungsgrund 47 DSGVO). Die niedersächsische Aufsichtsbehörde weist darauf hin (Stand Juni 2018), dass eine Veröffentlichung im Internet die Abwägung eher zugunsten der Abgebildeten verschiebt.

Die letzte Zeile betrifft Dienste, bei denen Gäste ein Selbstporträt hochladen und alle Bilder von sich erhalten. Normale Fotos sind nach Erwägungsgrund 51 DSGVO keine biometrischen Daten. Sie werden es, sobald Technik Gesichter eindeutig zuordnet. Wie Veranstalter damit umgehen, ordnet unser Beitrag Gesichtserkennung bei Events ein.

Ein Sonderfall ist der Ton. Wer das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen unbefugt aufnimmt, macht sich nach § 201 des Strafgesetzbuchs (StGB) strafbar. Schneiden Sie geschlossene Workshops deshalb nur mit, wenn alle vorher zugestimmt haben.

Für die Kollegin aus dem Marketing heißt das: Die Galerie mit Saalbildern ist der einfache Fall. Das Porträt für die Anzeige braucht eine eigene Zusage.

Warum ein Schild am Eingang keine Einwilligung ist

Bleibt die Frage, ob sich die Einwilligung nicht doch über das Schild oder die Teilnahmebedingungen beschaffen lässt. Die Antwort der Aufsichtsbehörden ist deutlich. Nach den Leitlinien 05/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses (EDSA) vom 4. Mai 2020 sind Schweigen, Untätigkeit und das bloße Weiternutzen eines Angebots keine Einwilligung (Rn. 79). Auch die Zustimmung zu allgemeinen Geschäftsbedingungen ist keine eindeutige bestätigende Handlung (Rn. 81).

Dazu kommt die Freiwilligkeit. Steckt die Fotoerlaubnis in Bedingungen, die niemand verhandeln kann, vermutet der EDSA, dass sie nicht freiwillig erteilt wurde (Rn. 13). Ein Ticket, das es nur mit Fotoerlaubnis gibt, ist so ein Fall (Art. 7 Abs. 4 DSGVO).

Wer trotzdem „Einwilligung“ schreibt, muss den Widerruf zu jeder Zeit hinnehmen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Stützen Sie Übersichtsbilder deshalb auf das berechtigte Interesse und sagen Sie das auch so.

Ein Schild ersetzt keine Unterschrift.

Was im Fotohinweis stehen muss

Seine eigentliche Aufgabe erfüllt der Hinweis an anderer Stelle. Er setzt die Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO um, und er prägt, womit Ihre Gäste rechnen. Beides brauchen Sie für das berechtigte Interesse. Diese Angaben gehören hinein:

• Verantwortlicher: Name und Kontaktdaten des Veranstalters, dazu die des Datenschutzbeauftragten, falls vorhanden.
• Zwecke und Rechtsgrundlage: wofür Sie die Bilder nutzen, etwa Nachbericht, Website und soziale Medien, und worauf Sie sich stützen. Beim berechtigten Interesse nennen Sie das Interesse selbst.
• Empfänger: wer die Bilder erhält, etwa Fototeam, Sponsoren oder Presse.
• Speicherdauer: wie lange Sie die Bilder aufbewahren oder nach welchen Kriterien Sie das entscheiden.
• Rechte: Auskunft, Löschung, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und, bei Einwilligungen, der Widerruf.
• Widerspruch: Auf das Widerspruchsrecht müssen Sie ausdrücklich und getrennt von anderen Informationen hinweisen (Art. 21 Abs. 4 DSGVO).

Das alles passt auf kein Schild, und das muss es auch nicht. Die Behörde aus Baden-Württemberg hält eine gestufte Information für zulässig: zuerst die wichtigsten Angaben, die Einzelheiten zum Beispiel auf einer Webseite. Für große Veranstaltungen nennt sie den Aushang am Eingang. In der Praxis verteilen Sie den Hinweis auf mehrere Zeitpunkte:

Der Kurzhinweis verlängert das Formular nur um wenige Zeilen. Wie Sie die Anmeldung insgesamt kurz halten, zeigt unser Leitfaden zum Anmeldeprozess ohne Absprung.

Mustertexte für Anmeldung, Aushang und Einwilligung

Jetzt fehlt nur noch der Wortlaut. Die folgenden Texte sind Muster zum Anpassen. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Der Kurzhinweis passt zu öffentlich beworbenen Veranstaltungen; bei geschlossenen Einladungsveranstaltungen fragen Sie die Veröffentlichung besser per Einwilligung ab.

Kurzhinweis im Anmeldeformular:

Auf der Veranstaltung fotografieren und filmen wir. Die Aufnahmen nutzen wir für die Berichterstattung über die Veranstaltung auf unserer Website, in unserem Newsletter und in sozialen Medien. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit widersprechen, per E-Mail an [Adresse] oder vor Ort am Empfang. Alle Einzelheiten finden Sie in unserer Datenschutzinformation unter [Link].

Aushang am Einlass:

Foto- und Videoaufnahmen. Auf dieser Veranstaltung fotografiert und filmt [Veranstalter] für Nachbericht, Website und soziale Medien. Sie möchten nicht aufgenommen werden? Nehmen Sie am Empfang ein [rotes] Schlüsselband oder sprechen Sie unser Fototeam an. Widerspruch und Fragen: [E-Mail-Adresse]. Vollständige Information: [Kurzlink oder QR-Code].

Einwilligung für Porträt, Zitat oder Werbung:

Ich bin einverstanden, dass [Veranstalter] das am [Datum] von mir aufgenommene Foto oder Video für [konkreter Zweck, zum Beispiel die Bewerbung der Veranstaltung 2027 in Anzeigen und sozialen Medien] verwendet. Die Einwilligung ist freiwillig. Ich kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, per E-Mail an [Adresse].

Der dritte Text ist bewusst eng gefasst: eine Person, ein Bild, ein Zweck. Weil Sie die Einwilligung nachweisen müssen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), halten Sie fest, wer wann zugestimmt hat.

Wahlmöglichkeiten vor Ort: Bänder, Plätze, Ansage

Die Mustertexte versprechen einen Widerspruch, und der muss auch im Saal funktionieren. Bewährt haben sich Schlüsselbänder in einer zweiten Farbe. Wer ein rotes Band trägt, wird nicht groß ins Bild genommen und beim Sichten aussortiert. Die irische Datenschutzbehörde nennt farbige Bänder als Lösung für kleinere Veranstaltungen, bei großen empfiehlt sie schriftliche Hinweise.

Dazu kommen Plätze, die nicht aufgenommen werden. Eine Teilnehmerin, die aus beruflichen Gründen auf keinem Bild erscheinen darf, soll trotzdem in Reihe drei sitzen können und nicht an der Tür. Der EDSA beschreibt einen ähnlichen Fall: Ein Filmteam dreht im Büro, und wer nicht ins Bild will, bekommt einen gleichwertigen Arbeitsplatz (Beispiel 5 der Leitlinien 05/2020). Für Ihren Saal heißt das: ein Block mit gutem Blick auf die Bühne, den die Kamera ausspart.

Die dritte Stufe ist die Ansage. Zwei Sätze der Moderation zu Beginn reichen: wer fotografiert, ob mitgeschnitten wird und wo die aufnahmefreien Plätze sind. Bei Aufzeichnungen bieten Sie an, Fragen schriftlich einzureichen. So landet niemand gegen seinen Willen mit Stimme und Namen im Mitschnitt.

Wer wählen kann, beschwert sich seltener.

Fototeam, Aussteller und Presse einbinden

Hinweis und Bänder wirken nur, wenn die Menschen mit der Kamera sie kennen. Das Briefing für das Fototeam passt auf eine halbe Seite:

• Motive: Übersichtsbilder ja, Nahaufnahmen einzelner Gäste nur nach kurzer Frage.
• Bänder und Plätze: Bedeutung der Farben und Lage der aufnahmefreien Plätze.
• Tabus: keine Bilder beim Essen, an der Garderobe, in privaten Gesprächen oder von Bildschirmen und Unterlagen.
• Übergabe: wohin die Bilder geliefert werden und bis wann die Rohdaten beim Fototeam gelöscht sind.

Klären Sie außerdem im Vertrag, in welcher Rolle das Fototeam arbeitet. Fotografiert es allein nach Ihren dokumentierten Weisungen, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO in Betracht. Bestimmt es über weitere Zwecke selbst, etwa als Referenz, ist es dafür selbst verantwortlich (Art. 28 Abs. 10 DSGVO).

Auf Ihrer Veranstaltung fotografieren auch andere. Aussteller und Sponsoren verantworten ihre Aufnahmen selbst, ein Absatz im Ausstellerhandbuch stellt das klar. Journalisten arbeiten nach den Regeln der Berichterstattung. Wie Sie deren Akkreditierung organisieren, beschreibt unser Beitrag zur Pressearbeit für Veranstaltungen. Fotografieren Gäste nur für sich, greift die DSGVO nach Art. 2 Abs. 2 lit. c nicht.

Nach der Veranstaltung: Auswahl, Löschfrist, Widerspruch

Am Montag danach zahlt sich die Vorbereitung aus. Die Kollegin aus dem Marketing sichtet die Bilder mit drei Fragen. Trägt jemand im Vordergrund ein rotes Band? Steht eine einzelne Person so groß im Bild, dass eine Einwilligung nötig wäre? Zeigt das Bild jemanden in einer unvorteilhaften Lage? Lautet eine Antwort Ja, fliegt das Bild raus.

Ein Foto weniger ist kein Verlust.

Legen Sie außerdem fest, was mit dem Rest geschieht. Eine einfache Regel hilft: Die Auswahl für Nachbericht und Archiv bleibt, alles andere wird nach einer festen Frist gelöscht. Geben Sie Bilder an Sponsoren weiter, muss das im Hinweis gestanden haben. Das gilt auch für Bilder im Bericht an Vorstand und Sponsoren, für den wir eine Vorlage für den Veranstaltungsnachbericht bereitstellen.

Und die Mail der Teilnehmerin? Sie ist ein Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Sie müssen die Verarbeitung dann beenden, es sei denn, Sie können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen. Bei einem Galeriebild wird das selten gelingen. Beruht das Bild dagegen auf einer Einwilligung, etwa ein Porträt für eine Anzeige, ist die Mail ein Widerruf nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO, und Sie dürfen das Bild ab dann nicht mehr verwenden. In beiden Fällen gilt: Nehmen Sie das Bild von Website und sozialen Medien, löschen Sie es aus dem Bestand (Art. 17 Abs. 1 DSGVO) und antworten Sie kurz. Benennen Sie dafür vorab eine Person und eine Frist, zum Beispiel drei Werktage.

Lösung: In Converve sind Registrierung und Teilnehmerprofil zwei getrennte Bausteine mit eigenen Feldsätzen und eigenen Einwilligungen. Der Fotohinweis steht damit dort, wo sich Ihre Gäste anmelden. Die Plattform wird in Deutschland gehostet. Welche Fragen Sie jeder Software vorab stellen sollten, steht in unserer Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software.

Häufig gestellte Fragen

Darf ich auf meiner Veranstaltung ohne Einwilligung fotografieren?

Für Übersichtsbilder von Saal und Publikum in der Regel ja. Die Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg hält das Anfertigen solcher Bilder im Regelfall über das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für begründbar (Handreichung, Stand September 2019). Voraussetzung sind eine Information vorab und ein Widerspruchsrecht. Für Porträts, Werbung und Bilder von Kindern brauchen Sie eine Einwilligung.

Reicht ein Hinweisschild am Eingang?

Als Information ja, als Einwilligung nein. Der Europäische Datenschutzausschuss stellt in den Leitlinien 05/2020 klar, dass Schweigen und das bloße Weiternutzen eines Angebots keine Einwilligung sind (Rn. 79). Das Schild erfüllt einen Teil der Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO: Verantwortlicher, Zweck, Rechtsgrundlage, Widerspruchsrecht und ein Verweis auf die vollständige Datenschutzinformation.

Gilt das KUG neben der DSGVO noch?

Ob das KUG für Veranstalter neben der DSGVO fortgilt, ist umstritten. Nach der Handreichung der Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg (Stand September 2019) wirkt sich das praktisch wenig aus, weil die Wertungen der §§ 22 und 23 KUG in die Abwägung nach der DSGVO einfließen.

Dürfen Teilnehmer selbst fotografieren und Bilder veröffentlichen?

Aufnahmen für rein persönliche Zwecke fallen nach Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO nicht unter die Verordnung. Frei zugängliche Veröffentlichungen im Internet deckt diese Ausnahme nach Ansicht der Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg nicht. Als Veranstalter können Sie eigene Regeln setzen, etwa im Verhaltenskodex, den unser Beitrag zum Awareness-Konzept für Veranstaltungen beschreibt.

Fazit: erst die Regeln, dann die Kamera

Fotos und Videos gehören zu jeder Veranstaltung. Entscheidend ist die Reihenfolge. Zuerst legen Sie fest, welche Aufnahme sich worauf stützt. Dann informieren Sie in der Anmeldung, am Einlass und im Saal. Schließlich geben Sie Ihren Gästen einen sichtbaren Weg, Nein zu sagen. Der Fotohinweis verbindet diese Schritte. Er informiert, erlauben kann er nichts.

Die Kollegin aus dem Marketing hat dann am Montag drei Dinge zur Hand: den Hinweistext, die Liste der Widersprüche und die Einwilligungen für die Porträts. Auch die Mail drei Wochen später ist damit schnell beantwortet.

Sie möchten Anmeldung, Teilnehmerinformation und Terminplanung Ihrer Veranstaltung auf einer Plattform bündeln? Dann sprechen Sie mit unserem Team.