Höhere Gewalt bei Veranstaltungen: was Verträge mit Location, Hotel und Referenten regeln sollten

Am 1. Mai 2020 wollte ein Paar in Nordrhein-Westfalen mit rund 70 Gästen seine Hochzeit feiern. Die Räume waren für 2.600 Euro gemietet und bezahlt. Dann untersagte die Coronaschutzverordnung des Landes solche Zusammenkünfte. Das Paar trat vom Vertrag zurück und verlangte sein Geld. Der Bundesgerichtshof (BGH) entschied am 2. März 2022 anders: Die Miete bleibt geschuldet. Die Vermieterin konnte die Räume weiter überlassen, und ihr Angebot, die Feier zu verlegen, genügte als Anpassung des Vertrags. Standesamtlich hatte das Paar schon 2018 geheiratet, ein späterer Termin war ihm deshalb zumutbar (Az. XII ZR 36/21, Pressemitteilung Nr. 29/2022).

Ein behördliches Verbot, und trotzdem kein Geld zurück. Höhere Gewalt löst einen Vertrag nicht von selbst auf. Ohne Klausel entscheiden allgemeine Regeln, und die passen selten zu dem, was bei einer Tagung tatsächlich schiefgeht.

Denken Sie an die Geschäftsführerin eines Fachverbands, die den Mietvertrag für die Jahrestagung unterschreibt. Sie hat genau eine Frage: Was schulden wir, wenn wir absagen müssen? Unsere These: Die Antwort steht nicht in der Liste der Ereignisse, sondern im Absatz über die Folgen. Eine Klausel zu höherer Gewalt schützt nur, wenn sie Schwelle, Geld und Verlegung regelt und in allen Verträgen gleich lautet.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was ohne Klausel gilt, welche Bausteine Sie verhandeln sollten und worin sich die Verträge mit Location, Hotel und Referenten unterscheiden. Der Beitrag ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Verträge vor der Unterschrift anwaltlich prüfen.

Was höhere Gewalt bedeutet und was ohne Klausel gilt

Die Frage der Geschäftsführerin beginnt bei der Definition. Der BGH versteht unter höherer Gewalt ein von außen kommendes Ereignis ohne betrieblichen Zusammenhang, das sich auch durch die äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwenden lässt (Urteil vom 16. Mai 2017, Az. X ZR 142/15, zum damaligen Reiserecht). Im selben Urteil ordnete das Gericht Probleme mit dem Reisepass der Risikosphäre der Reisenden zu. Für Sie heißt das: Es kommt darauf an, aus wessen Bereich die Störung stammt.

Für Miet-, Hotel- und Dienstverträge enthält das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) keine eigene Regel zur höheren Gewalt. Es arbeitet mit anderen Werkzeugen. Ist eine Leistung unmöglich, muss sie nicht erbracht werden (§ 275 BGB), und der Anspruch auf die Gegenleistung entfällt (§ 326 BGB). Haben sich die Umstände schwerwiegend verändert, kann eine Seite die Anpassung des Vertrags verlangen (§ 313 BGB). Wer gemietete Räume dagegen aus einem Grund in der eigenen Person nicht nutzt, schuldet die Miete weiter. Der Vermieter muss sich nur ersparte Aufwendungen und Vorteile aus einer anderweitigen Vermietung anrechnen lassen (§ 537 BGB).

Was das in typischen Lagen bedeutet, zeigt die Übersicht.

Die zitierten Gesetze, Pressemitteilungen und Musterbedingungen haben wir am 11. November 2026 abgerufen.

Das Gesetz kennt vor allem klare Fälle. Veranstaltungen scheitern meist dazwischen.

Warum Standardbedingungen Sie selten schützen

Wo das Gesetz Lücken lässt, greifen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) Ihres Vertragspartners. Lesen Sie dort zuerst, wem die höhere Gewalt nützt. Nach den Musterbedingungen für Veranstaltungen des Hotelverbands Deutschland (IHA) darf das Hotel außerordentlich zurücktreten, wenn höhere Gewalt die Erfüllung des Vertrags unmöglich macht. Ein Anspruch des Kunden auf Schadensersatz entsteht dadurch nicht (AGBV 6.1, Mai 2026, Ziffern 5.3 und 5.4; die Vorfassung 6.0 von 2021 regelt das ebenso).

Ein entsprechendes Recht für den Kunden enthält das Muster nicht. Kostenfrei lösen kann er sich nur, wenn ein Rücktrittsrecht vereinbart ist oder das Gesetz eines gibt (Ziffer 4.1). Was sonst fällig wird, regelt die Stornostaffel.

Rechnen Sie das einmal durch. Ihre Tagung hat 300 Teilnehmer, die Tagungspauschale beträgt in unserem Beispiel 89 Euro. Drei Wochen vor dem Termin kündigt eine Gewerkschaft einen mehrtägigen Bahnstreik an, und Sie sagen ab. Die Räume stehen bereit, also greift die Staffel: 75 Prozent von 26.700 Euro, rund 20.000 Euro. Ersparte Aufwendungen sind in der Staffel bereits pauschal berücksichtigt. Sie können aber nachweisen, dass dem Hotel ein geringerer Schaden entstanden ist (Ziffern 4.3 und 4.6).

Jedes Haus verwendet eigene Fassungen, vergleichen Sie deshalb den Wortlaut. Die Klausel im Standardvertrag schützt meist das Haus. Ihre müssen Sie verhandeln.

Fünf Bausteine einer Klausel, die im Ernstfall trägt

Verhandeln heißt nicht, eine möglichst lange Liste von Katastrophen durchzusetzen. Als Gerüst eignet sich die Musterklausel der Internationalen Handelskammer (ICC) von 2020 für internationale Handelsverträge. Sie zeigt, welche Fragen eine Klausel beantworten muss. Für Veranstaltungen kommen zwei hinzu: das Geld und der Ersatztermin.

• Ereignisse: Die ICC-Klausel vermutet bei Krieg, Terror, behördlichen Anordnungen, Epidemien, Naturkatastrophen, Brand, längeren Ausfällen von Verkehr, Telekommunikation oder Energie und bei allgemeinen Arbeitskämpfen, dass sie außerhalb der Kontrolle der Parteien lagen und nicht vorhersehbar waren. Dass sich die Folgen nicht vermeiden ließen, muss die betroffene Seite weiter zeigen. Vereinbaren Sie eine solche Liste mit einer offenen Formel für vergleichbare Ereignisse. Was bei der Unterschrift schon absehbar ist, etwa eine laufende Tarifrunde, nennen Sie ausdrücklich.
• Schwelle: Viele Klauseln greifen erst, wenn die Leistung unmöglich ist. Ergänzen Sie den Fall, dass der Zweck der Veranstaltung nicht mehr erreichbar ist, und machen Sie ihn messbar. Ein Beispiel ist ein benannter Anteil der angemeldeten Teilnehmer, der nachweislich nicht anreisen kann.
• Geld: Legen Sie fest, welche Zahlungen zurückfließen, in welcher Frist und welche nachgewiesenen Kosten der Vertragspartner behalten darf. Bei einem Teilausfall sollten Mindestabnahmen für Zimmer und Verpflegung im selben Verhältnis sinken.
• Verlegung: Vereinbaren Sie das Recht auf einen Ersatztermin, zum Beispiel innerhalb von zwölf Monaten zu gleichen Konditionen und mit Anrechnung aller Zahlungen. Regeln Sie auch, was gilt, wenn sich kein Termin findet.
• Verfahren: Die ICC-Klausel verlangt eine unverzügliche Anzeige und zumutbare Maßnahmen, um die Folgen zu begrenzen. Dauert das Hindernis länger als 120 Tage, dürfen beide Seiten den Vertrag beenden. Für eine Veranstaltung mit festem Datum brauchen Sie stattdessen einen Stichtag für die Entscheidung.

Warum die Schwelle der wichtigste Baustein ist, zeigt der April 2010. Die Aschewolke des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull ließ in acht Tagen rund 104.000 Flüge in Europa ausfallen. Etwa 10 Millionen Passagiere konnten nicht an Bord gehen, so die europäische Flugsicherungsorganisation EUROCONTROL (Bericht vom 28. Juni 2010). Die Aschewolke schloss Flughäfen, nicht Kongresszentren. Wer in jener Woche eine internationale Tagung ausrichtete, hatte Räume, Technik und Verpflegung, aber nur einen Teil seiner Gäste. Nach einer Klausel, die allein Unmöglichkeit kennt, war das kein Fall höherer Gewalt.

Das Buffet stand. Die Gäste saßen am Flughafen.

Location, Hotel, Referenten: ein Ereignis, drei Verträge

Die fünf Bausteine gelten für jeden Vertrag, sehen aber in jedem anders aus. Ein Streik trifft die Location anders als das Hotel und den Referenten anders als beide.

Location

Im Mietvertrag entscheidet die Schwelle. Nennen Sie den Zweck der Veranstaltung und die erwartete Teilnehmerzahl im Vertrag, damit später klar ist, woran ein verfehlter Zweck gemessen wird. Regeln Sie behördliche Auflagen eigens. Eine Begrenzung auf die halbe Saalkapazität macht die Tagung nicht unmöglich, aber vielleicht sinnlos.

Hotel und Zimmerkontingent

Im Hotelvertrag hängen zwei Risiken aneinander: die Tagungsräume und die Zimmer. Achten Sie darauf, dass die Klausel für beide gilt und dass die Mindestabnahme im Kontingent bei einem Teilausfall mit sinkt. Sonst zahlen Sie für leere Zimmer, obwohl die Tagung wegen desselben Ereignisses nur halb besetzt war. Wie Abruffrist, Mindestabnahme und Stornostaffel zusammenwirken, erklären wir im Beitrag zum Zimmerkontingent und Abrufkontingent.

Für die Geschäftsführerin ist das meist die größte Einzelsumme im Vertrag, und sie sollte sie als Zahl kennen, bevor sie unterschreibt.

Referenten

Bei Referenten ist der häufigste Ernstfall keine Katastrophe, sondern ein Fieber am Morgen des Vortrags. Rechtlich ist das eher ein Fall der Unmöglichkeit als der höheren Gewalt. Die Referentin muss nicht auftreten und erhält in der Regel kein Honorar. Offen bleibt alles andere: wer den Ersatz stellt, ob eine Zuschaltung per Video genügt und wer die gebuchte Reise bezahlt.

Regeln Sie auch die Gegenrichtung. Was schulden Sie dem Referenten, wenn Sie die Veranstaltung wegen höherer Gewalt absagen oder ins Netz verlegen? Agenturen arbeiten oft mit nicht erstattbaren Anzahlungen. Klären Sie, ob das auch bei höherer Gewalt gilt. Die Einzelheiten zu Absage, Ersatz und Honorar finden Sie in unserer Checkliste zum Referentenvertrag für Veranstaltungen. Wie Agenturverträge aufgebaut sind, zeigt der Beitrag zu Rednervermittlung und Agenturen.

Teilnehmer, Aussteller und Sponsoren

Der vierte Vertrag ist Ihr eigener. Ihre Teilnahmebedingungen und die Verträge mit Ausstellern und Sponsoren legen fest, was Sie bei einer Absage oder Verlegung zurückzahlen. Diese Zusagen müssen zu dem passen, was Sie von Location und Hotel zurückbekommen. Versprechen Sie den Teilnehmern die volle Erstattung und erhalten selbst nur einen Ersatztermin, tragen Sie die Differenz.

Die Kette ist so stark wie ihr schwächster Vertrag.

Was die Klausel nicht leistet: Versicherung und Budget

Selbst eine gut verhandelte Kette ersetzt keinen Umsatz. Der Versicherungsmakler Brian Lynch von Ames & Gough beschreibt den Unterschied in einem Beitrag für die Professional Convention Management Association (PCMA) vom Mai 2026. Die Klausel zu höherer Gewalt ist danach ein Werkzeug, um Verluste klein zu halten. Entgangene Einnahmen gleicht erst eine Ausfallversicherung aus. Er nennt auch deren Grenzen. Viele Policen schließen übertragbare Krankheiten aus, und bereits bekannte Gefahren sind in der Regel nicht versichert. Wer eine Police will, schließt sie deshalb früh ab. Lynch beschreibt den US-Markt. Fragen Sie Ihren Makler, was hierzulande angeboten wird.

Für die Geschäftsführerin folgt daraus eine Rechenaufgabe. Sie braucht drei Zahlen: was nach den Verträgen im schlechtesten Fall fällig bleibt, was eine Versicherung davon deckt und was als Risikoposten im Budget steht. Wie Sie einen solchen Posten ansetzen, zeigt unsere Vorlage im Beitrag Eventbudget planen.

Die Klausel begrenzt den Schaden. Ersetzen kann sie ihn nicht.

Der Ablauf im Ernstfall

Wenn das Ereignis eintritt, zählt das Verfahren aus dem fünften Baustein. Wer zu spät anzeigt oder nichts unternimmt, um den Schaden zu begrenzen, schwächt die eigene Position. Die folgende Reihenfolge ist ein Arbeitsplan für die ersten zwei Tage.

Für den zweiten und den vierten Schritt brauchen Sie belegbare Zahlen: wie viele Teilnehmer angemeldet sind, woher sie anreisen und wer bereits abgesagt hat. Ohne sie lässt sich eine Schwelle wie „ein Drittel der Teilnehmer kann nicht anreisen“ nicht nachweisen.

Lösung: Liegen Anmeldung, Programm und Termine an einem Ort, haben Sie diese Zahlen zur Hand. In der Registrierung von Converve erfassen Sie über eigene Felder zum Beispiel Anreisetag und Übernachtungsbedarf. Sessions und gebuchte 1:1-Meetings stehen in der persönlichen Agenda der Teilnehmer, und Meetings lassen sich vor Ort oder per Video führen. Muss ein Teil des Programms ins Netz wechseln, können gebuchte Gespräche per Video stattfinden. Was dabei technisch und organisatorisch zu beachten ist, beschreibt unser Leitfaden Hybride Events planen.

Checkliste für die Verhandlung

Mit dem Ablauf vor Augen wird klar, was vor der Unterschrift geklärt sein muss. Gehen Sie diese Punkte mit jedem Vertragspartner durch und geben Sie die Liste Ihrer Anwältin mit.

• Steht im Vertrag eine Klausel zu höherer Gewalt, und gilt sie für beide Seiten?
• Welche Ereignisse nennt sie, und gibt es eine offene Formel für vergleichbare Fälle?
• Greift sie nur bei Unmöglichkeit oder auch, wenn der Zweck der Veranstaltung verfehlt wird?
• Ist ein Teilausfall geregelt, und sinken Mindestabnahmen dann im selben Verhältnis?
• Welche Anzahlungen fließen zurück, in welcher Frist, und welche Kosten darf der Partner abziehen?
• Gibt es ein Recht auf einen Ersatztermin, und bis wann muss er stattfinden?
• Wie und bis wann müssen Sie das Ereignis anzeigen, und bis zu welchem Stichtag entscheiden Sie über die Absage?
• Passen die Regeln in Location, Hotel, Referentenverträgen und Ihren Teilnahmebedingungen zueinander?

Häufig gestellte Fragen

Was ist höhere Gewalt bei Veranstaltungen?

Der BGH versteht darunter ein von außen kommendes Ereignis ohne betrieblichen Zusammenhang, das sich auch durch die äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwenden lässt (Az. X ZR 142/15, 2017, zum damaligen Reiserecht). Typische Beispiele sind Naturkatastrophen und allgemeine staatliche Beschränkungen. Ob ein Ereignis im Vertrag als höhere Gewalt zählt und was dann gilt, bestimmt die Klausel.

Ist ein Streik höhere Gewalt?

Das hängt vom Vertrag ab. Die Musterklausel der Internationalen Handelskammer von 2020 vermutet bei allgemeinen Arbeitskämpfen, dass sie unvorhersehbar waren und außerhalb der Kontrolle der Parteien lagen. Ein Bahnstreik schließt aber weder Ihre Location noch Ihr Hotel. Ohne eine Klausel, die auch den verfehlten Zweck oder einen Teilausfall erfasst, bleiben Miete und Stornokosten in der Regel geschuldet.

Muss ich die Location bezahlen, wenn die Veranstaltung behördlich verboten wird?

Häufig ja. Im Fall einer Hochzeitsfeier entschied der BGH 2022, dass die Miete trotz Veranstaltungsverbots geschuldet blieb, weil die Räume weiter überlassen werden konnten. Als Anpassung nach § 313 BGB kam nur die angebotene Verlegung in Betracht (Az. XII ZR 36/21). Ohne Klausel entscheidet der Einzelfall.

Deckt eine Ausfallversicherung höhere Gewalt ab?

Nur soweit die Police das Ereignis einschließt. Der Makler Brian Lynch von Ames & Gough weist darauf hin, dass viele Policen übertragbare Krankheiten ausschließen und bekannte Gefahren nicht versichern (PCMA, Mai 2026, zum US-Markt). Klausel und Versicherung ergänzen sich: Die eine senkt Ihre Verpflichtungen, die andere gleicht Verluste aus.

Fazit: verhandeln Sie die Folgen, nicht die Liste

Höhere Gewalt ist kein Zauberwort, das Verträge auflöst. Ohne Klausel gelten Regeln, die Ihnen im Zweifel einen Ersatztermin statt einer Rückzahlung geben. Was Ihre Klausel wert ist, entscheidet deshalb der Absatz über die Folgen: ab welcher Schwelle sie greift, was mit dem Geld geschieht und ob Sie verlegen dürfen.

Verhandeln Sie diese Punkte in jedem Vertrag gleich, von der Location über das Hotel bis zu Referenten und Teilnahmebedingungen. Dann kann die Geschäftsführerin ihre Frage vor der Unterschrift beantworten, mit einer Zahl statt mit einer Hoffnung.

Sie möchten Anmeldungen, Programm und Termine so führen, dass Sie im Ernstfall schnell wissen, wer betroffen ist? Sprechen Sie mit Converve.