Awareness-Konzept für Konferenzen und Kongresse: Verhaltenskodex, Ansprechpersonen, Ablauf

Mehr als die Hälfte der Fälle sexueller Belästigung am Arbeitsplatz geht von Personen außerhalb des eigenen Teams aus. In 53 Prozent der Fälle sind es Dritte: Kunden, Klienten, Geschäftspartner. Das ergab eine Studie der Antidiskriminierungsstelle des Bundes (ADS) aus dem Jahr 2019. Auf einem Fachkongress sind fast alle Anwesenden füreinander Dritte. Die Einkäuferin trifft den Aussteller, die Doktorandin den Professor, der ihr nächstes Gutachten schreibt, die Hostess am Stand den Sponsor beim Abendempfang.

Ein Awareness-Konzept legt fest, was auf Ihrer Veranstaltung gilt und wer hilft, wenn etwas passiert. Viele Veranstalter haben dafür inzwischen einen Verhaltenskodex auf der Website. Damit der Kodex im Alltag greift, muss feststehen, wer ansprechbar ist, wie eine Meldung bearbeitet wird und wer über Konsequenzen entscheidet. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die drei Bausteine Verhaltenskodex, Ansprechpersonen und Ablauf. Eine Beispielrechnung hilft bei der Teamplanung. Außerdem zeigen wir, wie Sie das Konzept in die Veranstaltungsplanung einbinden.

Was ist ein Awareness-Konzept?

Der Begriff stammt aus der Club- und Festivalkultur. Der Awareness-Leitfaden der Stadt Leipzig beschreibt Awareness als Arbeit, die „vor allem für Anti-Diskriminierungs-Arbeit und Gewaltprävention“ steht. Ein Awareness-Konzept hält diese Arbeit und die Zuständigkeiten schriftlich fest. Es beschreibt, welches Verhalten auf einer Veranstaltung erwünscht ist und welches nicht geduldet wird, wer Betroffenen vor Ort hilft und wie Vorfälle bearbeitet werden.

Inzwischen ist das Thema in der Wissenschaft und in der Konferenzbranche angekommen. Die Ruhr-Universität Bochum hat im Februar 2026 eine Handreichung für Awareness bei wissenschaftlichen Veranstaltungen veröffentlicht. Sie empfiehlt einen Verhaltenskodex, ein geschultes Awareness-Team, einen gekennzeichneten Rückzugsraum und einen festen Ablauf für Meldungen. Die Digitalkonferenz re:publica in Berlin setzt an allen drei Tagen ein Awareness-Team in weißen Westen ein. Es ist am Infopunkt, per Telefon und per E-Mail erreichbar.

Ein Awareness-Konzept ersetzt weder den Sicherheitsdienst noch den Sanitätsdienst. Der Leipziger Leitfaden ordnet es als Teil des Sicherheitskonzepts ein: Das Awareness-Team hört zu, begleitet und vermittelt, das Sicherheitspersonal setzt Verweise durch. Diese unterschiedlichen Zuständigkeiten sollten im Konzept klar benannt sein.

Awareness überschneidet sich außerdem mit Inklusion. Wer Barrierefreiheit, Sprache und Catering bereits bewusst plant, wie wir es in 8 Wege, Ihre Events inklusiver und diverser zu machen beschreiben, schafft bereits wichtige Voraussetzungen für eine respektvolle Veranstaltung. Das Awareness-Konzept ergänzt konkrete Hilfe und Abläufe für den Umgang mit Vorfällen.

Warum Konferenzen und Kongresse ein eigenes Konzept brauchen

Festivalleitfäden helfen beim Einstieg, müssen für eine Verbandstagung aber angepasst werden. Auf einem Kongress geht es seltener um Gedränge und Rausch. Häufiger geht es um Abhängigkeit.

Nehmen wir die Kongressleiterin einer medizinischen Fachgesellschaft. Sie plant 600 Teilnehmende, zwei Tage Programm, eine Industrieausstellung mit 40 Ständen und einen Gesellschaftsabend. Der Vorstand fragt, ob man so etwas wirklich braucht. Vier Eigenheiten ihres Kongresses sprechen dafür:

• Im selben Saal sitzen Gutachter und Nachwuchs, Auftraggeber und Dienstleister. Wer sich beschwert, riskiert im Zweifel einen Auftrag oder eine Empfehlung.
• Empfang, Gesellschaftsabend und Hotelbar verwischen die Grenze zwischen beruflich und privat, oft mit Alkohol.
• Vereinbarte Einzelgespräche zwischen Ausstellern und Besuchern oder zwischen Mentoren und Nachwuchs brauchen einen Ort, und der ist nicht immer gut gewählt.
• Standpersonal, Hostessen und Ihr eigenes Team arbeiten auf der Veranstaltung. Nach § 12 Absatz 4 des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) müssen Arbeitgeber ihre Beschäftigten auch vor Benachteiligung durch Dritte schützen. Für Ihr eigenes und von Ihnen eingesetztes Personal liegt diese Pflicht bei Ihnen, für das Standpersonal bei den Ausstellern.

Das erste Argument wiegt am schwersten. Laut IAB-Kurzbericht 9/2025 des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) vertrauen Frauen deutlich weniger als Männer darauf, dass eine Geschäftsführung auf einen gemeldeten Fall angemessen reagiert, der Unterschied liegt bei rund 14 Prozentpunkten. Wer von einer Hierarchie abhängt, braucht deshalb einen Meldeweg, der an ihr vorbeiführt.

Die dritte Zahl ist älter und stammt aus Nordamerika, zeigt aber das Muster. Selbst unter den Konferenzen mit Kodex nannten laut der Studie 26 Prozent keinen Meldeweg und 35 Prozent keine Konsequenzen. Ein Kodex ohne Meldeweg bleibt eine Absichtserklärung. Und auch Unternehmen sind betroffen: Der IAB-Kurzbericht zählt 13 Prozent der Betriebe mit mindestens 50 Beschäftigten, die in zwei Jahren mindestens einen Fall erlebt haben. Nach den eigenen Beschäftigten waren externe Personen wie Kunden und Geschäftspartner die häufigsten Täter. Für die Kongressleiterin heißt das: Auch Kontakte mit Ausstellern und Geschäftspartnern gehören deshalb in die Präventionsplanung.

Baustein 1: der Verhaltenskodex

Abhängigkeiten lassen sich nicht abschaffen, aber ein Kodex kann sie offen ansprechen. Er ist das sichtbarste Element des Konzepts, deshalb fangen die meisten Veranstalter hier an. Damit er mehr ist als eine Absichtserklärung, braucht er sechs Elemente:

• Geltungsbereich: Der Kodex gilt für alle Programmteile, also Vorträge, Ausstellung, Abendveranstaltung, Rahmenprogramm, Event-App und Chat. Für Orte ohne Ihr Hausrecht, etwa eine Bar außerhalb des Tagungshotels, formulieren Sie ihn als Erwartung.
• Erwünschtes Verhalten: Respekt, persönliche Grenzen achten, ein Nein akzeptieren, Namen und Pronomen respektieren.
• Was nicht geduldet wird: konkrete Beispiele statt allgemeiner Begriffe. Dazu gehören sexualisierte Bemerkungen, unerwünschte Berührungen, diskriminierende Äußerungen, Fotos ohne Zustimmung, erneutes Bedrängen nach einer Absage und unerwünschte Nachrichten in der App.
• Kontaktwege: Rolle oder Name der Ansprechpersonen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Ort des Infopunkts und die Möglichkeit, anonym zu melden.
• Konsequenzen: gestaffelt vom klärenden Gespräch über die Verwarnung bis zum Ausschluss von der Veranstaltung. Die Bochumer Handreichung nennt dieselbe Spanne.
• Zuständigkeit: Wer entscheidet über Konsequenzen? Benennen Sie die Kongressleitung oder eine kleine Runde, und schreiben Sie dazu, dass Status als Sponsor oder Referent daran nichts ändert.

Der letzte Punkt ist der unbequemste. Er beantwortet die Frage, die sich Betroffene vor jeder Meldung stellen: Passiert überhaupt etwas, wenn der Mann am Stand ein wichtiger Kunde ist? Sponsoren unterschreiben den Kodex wie alle anderen.

Damit der Kodex gelesen wird, muss er an den Stellen auftauchen, an denen Menschen ohnehin etwas bestätigen: in der Anmeldung, im Ausstellerhandbuch und im Ausstellervertrag, in der Referentenvereinbarung, auf der Website, als Aushang am Eingang und in der App. Eine Bestätigung im Anmeldeformular ist dabei ein zusätzliches Pflichtfeld. Wie Sie Pflichtfelder so setzen, dass die Anmeldung trotzdem schlank bleibt, zeigt unser Beitrag zum Event-Anmeldeprozess ohne Absprung.

Baustein 2: Ansprechpersonen und Awareness-Team

Der Kodex nennt Kontaktwege. Für jeden Kontaktweg braucht es eine zuständige Person, die während der angegebenen Zeiten erreichbar ist. Das ist der Baustein, an dem Konzepte in der Praxis am häufigsten scheitern.

Die Projektleitung selbst ist dafür meist die falsche Wahl. Sie hat am Veranstaltungstag keine freie Minute und steht im Zweifel zwischen Betroffenen und zahlenden Ausstellern. Besser geeignet sind geschulte Personen ohne andere Aufgabe in ihrer Schicht. Das können Mitglieder Ihres Teams sein, Vertrauenspersonen oder Gleichstellungsbeauftragte der Fachgesellschaft oder ein externer Awareness-Dienstleister. Achten Sie auf eine gemischte Besetzung, damit Betroffene wählen können, mit wem sie sprechen.

Erkennbar wird das Team durch einheitliche Westen oder Badges, durch Fotos und Kontaktdaten im Programmheft und in der App. Planen Sie dazu einen ruhigen, gekennzeichneten Rückzugsraum, der nicht im Durchgangsbereich liegt. Informieren Sie außerdem alle, die den ersten Kontakt zu den Gästen haben: Registrierung, Moderation, Standbetreuung und Sicherheitsdienst müssen wissen, wohin sie eine Person begleiten.

Wie viele Personen braucht die Kongressleiterin? Verbindliche Werte für Kongresse gibt es nicht. Der Leipziger Leitfaden nennt als Mindestbesetzung zwei Personen bei kleinen Veranstaltungen bis 300 Gäste und eine maximale Schichtlänge von sechs Stunden. Überträgt man diese Werte linear auf 600 Teilnehmende, ergibt sich folgende Faustregel. Sie ist eine eigene Rechnung und kein Studienwert:

Das sind 20 Schichteinsätze, davon zwölf am Tag mit dem Gesellschaftsabend. Übernimmt jede Person eine Schicht pro Tag, brauchen Sie rund zwölf Personen. Die halbe Stunde Überlappung zur Mittagszeit dient der Übergabe. Planen Sie auch am Abend ausreichend Personal ein, denn dort fallen Alkohol, lockere Stimmung und weniger Aufsicht zusammen. Wer nebenbei die Technik betreut, ist nicht ansprechbar.

Baustein 3: der Ablauf bei einem Vorfall

Mit Kodex und Team steht das Gerüst. Ob es trägt, zeigt sich erst bei der ersten Meldung. Damit dann niemand improvisiert, halten Sie den Ablauf schriftlich fest. Die folgenden sechs Schritte orientieren sich an der Bochumer Handreichung.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt ein typischer Fall. Ein Aussteller spricht eine Besucherin am Stand nach ihrer Absage zum dritten Mal an und schreibt ihr am Abend Nachrichten in der App. Sie meldet sich am Infopunkt. Das Team hört zu, fragt, was sie sich wünscht, und spricht den Aussteller an, wenn sie das möchte. Macht er weiter, entscheidet die Kongressleitung über den Ausschluss. Der Vertrieb, der ihm den Stand verkauft hat, entscheidet nicht mit.

Bei Schritt 4 ist die Abgrenzung der Zuständigkeiten besonders wichtig. Das Awareness-Team kann Konsequenzen vorschlagen und nach dem Leipziger Leitfaden auch nach Hausordnung aussprechen. Durchgesetzt werden sie über das Hausrecht, also durch Sie als Veranstalter und Ihren Sicherheitsdienst. Bei akuter Gefahr ist sofortiges Handeln erforderlich.

Bei Schritt 5 gilt: so wenig personenbezogene Daten wie möglich. Vorfälle betreffen oft besonders sensible Informationen. Legen Sie vorab fest, wer die Aufzeichnungen sehen darf und wann sie gelöscht werden, und beziehen Sie, falls vorhanden, Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihren Datenschutzbeauftragten ein.

Gut zu wissen: Dieser Beitrag ist eine Planungshilfe und keine Rechtsberatung. Regelungen zu Ausschluss, Ticketerstattung, Hausordnung und Dokumentation sollten Sie mit Ihrer Rechtsabteilung oder einer Kanzlei abstimmen.

So binden Sie das Konzept in Ihre Planung ein

Ein Ablauf auf Papier hilft nur, wenn er in den Dokumenten steht, mit denen Ihr Team ohnehin arbeitet. Das betrifft drei Phasen.

Vor der Veranstaltung steht der Kodex in Anmeldung, Ausstellerhandbuch und Referentenbriefing. Das Team ist gebucht und geschult, der Rückzugsraum steht im Raumplan, und die Kontaktdaten sind in Programmheft und App eingetragen.

Erwähnen Sie den Kodex bei der Eröffnung und stellen Sie das Team kurz vor. Die Awareness-Schichten gehören mit Namen und Telefonnummern in den Regieplan, damit sie nicht nur im Kopf der Projektleitung existieren. Wie eine solche Vorlage für einen Kongresstag aussieht, zeigt unser Beitrag zum Ablaufplan und Regieplan. Für den Abend planen Sie Präsenz des Teams, alkoholfreie Getränke in gleicher Qualität und einen klaren Heimweg mit Shuttle oder Taxihinweis. Programmpunkte, die Gruppen bewusst mischen, verbinden Teilnehmende, wie wir im Beitrag zum Rahmenprogramm für Tagungen und Kongresse zeigen. Sie funktionieren aber nur, wenn sich alle dabei sicher fühlen.

Auch die Orte für vereinbarte Einzelgespräche gehören in diese Planung. Ein Termin zwischen Aussteller und Besucherin gehört in einen offenen Terminbereich mit festen Tischen, nicht in eine Hotelsuite.

Wenn Sie 1:1-Termine über eine Matchmaking-Plattform vergeben, lässt sich der Ort gleich mitplanen. Converve plant bestätigte Termine überschneidungsfrei und weist ihnen Tische und Räume zu, sodass Gespräche in dem Terminbereich stattfinden, den Sie dafür vorsehen. Die Awareness-Arbeit selbst übernimmt die Plattform nicht. Sie macht planbar, wo sich wer trifft. Wie die Terminvergabe funktioniert, zeigt unsere Seite zum B2B-Matchmaking.

Nach der Veranstaltung fragen Sie im Feedbackbogen, ob sich die Teilnehmenden sicher gefühlt haben und ob sie wussten, wie sie das Team erreichen können. Werten Sie die anonymisierten Fälle aus und passen Sie Kodex, Besetzung oder Orte an. Ein kurzer Bericht an den Vorstand schließt den Kreis.

Fazit

Ein Awareness-Konzept für Konferenzen und Kongresse besteht aus drei Bausteinen: einem Verhaltenskodex mit Meldeweg und Konsequenzen, Ansprechpersonen, die in ihrer Schicht nichts anderes tun, und einem schriftlichen Ablauf, der festlegt, wer entscheidet. Seine Wirkung entfaltet der Kodex im Zusammenspiel mit erreichbaren Ansprechpersonen und einem klaren Ablauf.

Wenn der Vorstand der Kongressleiterin fragt, ob man so etwas braucht, kann sie mit Zahlen antworten. 53 Prozent der Belästigung am Arbeitsplatz gehen laut ADS von Dritten aus, und auf ihrem Kongress sind 600 Menschen füreinander Dritte. Zwölf geschulte Personen für zwei Tage sind dagegen eine überschaubare Position im Budget.

Sie planen einen Kongress mit Ausstellung und vereinbarten Einzelgesprächen und möchten Termine, Tische und Abläufe aufeinander abstimmen? Sprechen Sie mit uns.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Awareness-Konzept für Veranstaltungen?

Ein Awareness-Konzept hält den Verhaltenskodex, die Zuständigkeiten der Ansprechpersonen und den Ablauf bei Vorfällen schriftlich fest. Es beschreibt, welches Verhalten auf einer Veranstaltung erwünscht ist, wer Betroffenen vor Ort hilft und wie Meldungen bearbeitet werden. Der Awareness-Leitfaden der Stadt Leipzig versteht Awareness vor allem als Antidiskriminierungsarbeit und Gewaltprävention.

Was gehört in einen Verhaltenskodex für eine Konferenz?

Ein Verhaltenskodex braucht sechs Elemente: den Geltungsbereich einschließlich Abendprogramm und App, erwünschtes Verhalten, konkrete Beispiele für nicht geduldetes Verhalten, Kontaktwege mit anonymer Option, gestaffelte Konsequenzen bis zum Ausschluss und die Zuständigkeit für Entscheidungen. Eine Studie zu 195 Fachkonferenzen (Foxx et al., PNAS, 2019) fand bei 26 Prozent der vorhandenen Kodizes keinen Meldeweg.

Wie viele Personen braucht ein Awareness-Team?

Für Kongresse gibt es keine verbindlichen Werte. Der Awareness-Leitfaden der Stadt Leipzig nennt mindestens zwei Personen bei Veranstaltungen bis 300 Gäste und Schichten von höchstens sechs Stunden. Linear übertragen ergibt das für einen zweitägigen Kongress mit 600 Teilnehmenden und Abendveranstaltung rund zwölf Personen, wenn jede Person eine Schicht pro Tag übernimmt.

Was ist der Unterschied zwischen Awareness-Team und Sicherheitsdienst?

Das Awareness-Team hört zu, begleitet Betroffene und vermittelt. Der Sicherheitsdienst setzt im Auftrag des Veranstalters das Hausrecht durch, etwa bei einem Verweis. Beide arbeiten eng zusammen, das Awareness-Team ersetzt den Sicherheitsdienst aber nicht. Bei akuter Gefahr übernehmen Sicherheitsdienst oder Polizei.

Ist ein Awareness-Konzept für Kongresse Pflicht?

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht für ein Awareness-Konzept bei Kongressen ist uns nicht bekannt. Pflichten können sich aber aus anderen Quellen ergeben, etwa aus § 12 AGG für den Schutz Ihres eigenen und von Ihnen eingesetzten Personals, aus Auflagen von Behörden oder aus Förderbedingungen. Lassen Sie das für Ihre Veranstaltung rechtlich prüfen.