Die Keynote beginnt um neun. So steht es im Programm. Im Regieplan steht zusätzlich, wer um 08:58 die Musik ausblendet, das Mikrofon einschaltet und die erste Folie zeigt. Beide Dokumente werden im Alltag Ablaufplan genannt. Für Ihr Team am Veranstaltungstag macht der Unterschied allerdings einiges aus.
Hier geht es um den internen Ablaufplan für eine Veranstaltung: den Regieplan. Auf einem B2B-Kongress muss er mehr abbilden als das Geschehen auf der Bühne. Während im Saal der Applaus ausklingt, warten vielleicht schon 150 Teilnehmer an ihren Tischen auf die erste Runde der Kooperationsbörse. Überzieht die Keynote, fehlt dort wertvolle Gesprächszeit. Die folgende Vorlage führt deshalb Bühne, 1:1-Termine und Networking zusammen. Dazu erfahren Sie, welche Angaben Ihr Team braucht und wie Sie den Plan im Alltag nutzen.
Ablaufplan, Regieplan, Run of Show: was ist gemeint?
Der Regieplan ist der interne, minutengenaue Ablauf eines Veranstaltungstages. Jede Zeile steht für einen Programmpunkt oder einen Einsatz, mit Startzeit, Dauer, verantwortlicher Person und der technischen Aktion, die in diesem Moment passieren muss. Er richtet sich an das Team, nicht an die Teilnehmer.
Die Begriffe gehen in der Praxis durcheinander. Agenturen sprechen oft vom Run of Show oder vom Drehbuch, Veranstaltungstechniker vom Regieplan, Verbände und Unternehmen meist vom Ablaufplan. International ist die Lage ähnlich: Der Softwareanbieter LASSO nennt rundown, run of show, cue sheet und show flow als Namen für dasselbe Dokument, je nach Branche (LASSO, Mai 2026). Für Ihr Team ist nur wichtig, dass alle dasselbe meinen. Wir nutzen hier Regieplan für das interne Dokument und Programm für das, was Teilnehmer sehen.
Programm, Regieplan, Checkliste: drei Dokumente, drei Leser
Die Verwechslung mit dem Programm ist die häufigste, aber nicht die einzige. Am schnellsten trennen Sie die Dokumente, wenn Sie fragen, wer sie liest und welche Frage sie beantworten.
| Dokument | Wer liest es | Detailtiefe | Welche Frage es beantwortet |
|---|---|---|---|
| Programm | Teilnehmer, Referenten, Sponsoren | Sessions, Räume, Startzeiten | Was kann ich besuchen, und wo? |
| Regieplan | Team, Technik, Location, Moderation | Jeder Programmpunkt, jeder Einsatz, jede Übergabe, auf die Minute | Wer macht was, wann, und was passiert, wenn es sich verschiebt? |
| Checkliste | Projektleitung, Auftraggeber | Aufgaben und Fristen über Monate | Was muss vor der Veranstaltung erledigt sein? |
Die Reihenfolge ergibt sich daraus. Zuerst steht das Programm, das festlegt, wo Vorträge, Termine und freie Zeit liegen; wie Sie dabei genug Raum für Begegnungen lassen, beschreiben wir im Beitrag zum Veranstaltungsprogramm mit Zeit fürs Networking. Daraus leiten Sie den Regieplan ab, Programmpunkt für Programmpunkt. Die US-Plattform Clowder beschreibt es genauso: erst die öffentliche Agenda, dann jede Sitzung in Aktionen, Übergänge und Einsätze zerlegen (Clowder, Februar 2026). Was Monate vorher zu erledigen ist, gehört dagegen in die Checkliste, nicht in den Regieplan.
Warum 1:1-Termine in den Regieplan gehören
Früher lief die Kooperationsbörse neben dem Programm her, in einem Nebenraum, betreut von einer Person mit Klemmbrett. Heute ist sie für viele Teilnehmer der Hauptgrund zu kommen. Forresters State of B2B Events Survey aus dem ersten Quartal 2026 mit über 400 Entscheidern aus dem Eventbereich zeigt: Zwei Drittel der Organisationen planen mehr Workshops, Roundtables und strukturiertes Networking. Der Plattformanbieter RainFocus meldet aus seinen eigenen Vergleichsdaten, dass Teilnehmer im Frühjahr 2026 im Schnitt nur noch 4,2 statt 5,3 Sitzungen besuchten, während die Teilnahme an Meetings deutlich stieg.
Wohin der Tag 2026 geht
Teilnehmer verbringen mehr Zeit in Gesprächen
Die RainFocus-Zahlen stammen aus Anbieterdaten und einer Umfrage unter rund 100 Fachleuten, überwiegend aus der Technologiebranche. Sie geben einen Hinweis auf die Entwicklung, bilden aber nicht jeden Kongress ab. Für Ihre Planung zählt vor allem: Auch an den Termintischen läuft die Uhr. Beginnt ein Block zehn Minuten zu spät, können die folgenden Runden mit dem nächsten Fachforum kollidieren. Dann muss ein Teilnehmer womöglich zwischen dem gebuchten Gespräch und einem Vortrag wählen.
Deshalb braucht der Regieplan eines B2B-Kongresses eine zweite Spur. Auf der Bühnenspur stehen Moderation, Technik und Rednerwechsel. Auf der Terminspur stehen die Leitung des Terminbereichs, der Tischplan, die Erinnerung vor jedem Block und das Signal bei jedem Rundenwechsel. Beide Spuren laufen nach derselben Uhr. Die Produktionsleitung muss beide auf einer Seite sehen.
Die Vorlage: Regieplan für einen Kongresstag
So sehen die beiden Spuren auf dem Papier aus. Die Vorlage bildet den ersten Tag eines Jahreskongresses ab, wie ihn viele Branchenverbände im DACH-Raum veranstalten: rund 400 Teilnehmer, ein Hauptsaal, ein Saal für Fachforen, eine begleitende Fachausstellung und eine Kooperationsbörse mit nummerierten Tischen. Jeder Programmpunkt trägt ein Kürzel für seine Spur: Bühne, Termine, Networking, Verband oder Betrieb. Übernehmen Sie die sechs Spalten in eine Tabelle, eine Zeile pro Programmpunkt, und passen Sie Zeiten und Namen an.
| Zeit | Dauer | Programmpunkt | Verantwortlich | Technik / Cue | Notiz |
|---|---|---|---|---|---|
| 07:00 | 60 Min. | Betrieb: Technikcheck | Produktionsleitung | Alle Mikrofone, Presenter, Vorschaumonitor geprüft | WLAN auch im Terminbereich testen |
| 07:30 | 30 Min. | Termine: Terminbereich aufbauen | Leitung Terminbereich | Tischnummern vom Eingang aus lesbar | Zahl der Tische = höchstens so viele Termine pro Runde |
| 08:00 | 60 Min. | Betrieb: Registrierung öffnet | Leitung Registrierung | Drucker für Namensschilder bereit, Begrüßung in der App | Terminbereich ab 08:00 besetzt |
| 08:50 | 10 Min. | Bühne: Einlass | Bühnenleitung | Einlassmusik, Saallicht voll | Bereitschaft für Cue 1 um 08:58 |
| 09:00 | 10 Min. | Bühne: Begrüßung durch den Präsidenten | Moderation | Cue 1: Musik aus, Pultmikrofon an, Folie 1 | Ablauf der Terminblöcke erklären |
| 09:10 | 30 Min. | Bühne: Keynote | Bühnenleitung | Handmikrofon, Presenter, Zeitanzeige für die Rednerin | Fester Schluss um 09:40 |
| 09:40 | 25 Min. | Bühne: Podiumsdiskussion | Moderation | Vier Ansteckmikrofone, Saalmikrofon für Fragen | Moderation schließt pünktlich, nicht nach Applaus |
| 10:05 | 10 Min. | Puffer | Produktionsleitung | Auslassmusik | Fängt Überziehen ab, wird nie gefüllt |
| 10:05 | 10 Min. | Termine: Erinnerung | Leitung Terminbereich | Mitteilung in der App: Termine beginnen in 10 Minuten | Geht raus, auch wenn die Bühne überzieht |
| 10:15 | 60 Min. | Termine: 1:1-Block 1, drei Runden à 20 Min. | Leitung Terminbereich | Signal bei jedem Rundenwechsel | Nach 5 Minuten Ausfall notieren, Tisch freigeben |
| 10:15 | 60 Min. | Networking: Kaffeepause in der Fachausstellung | Leitung Catering | Kaffeestationen abseits der Termintische | Für Teilnehmer ohne Termine |
| 11:15 | 45 Min. | Bühne: Fachforen A und B | Forenleitung | Mikrofone und Aufzeichnung in Saal B | Fünf Minuten für den Raumwechsel |
| 12:00 | 60 Min. | Networking: Mittagessen mit Thementischen | Leitung Catering, Tischpaten | Thementafeln auf den Tischen | Tischpaten nehmen Erstbesucher in Empfang |
| 13:00 | 30 Min. | Bühne: Vortrag des Hauptsponsors | Bühnenleitung | Sponsorenfilm, Bauchbinden | Sponsorennennung wörtlich vorlesen |
| 13:30 | 90 Min. | Termine: 1:1-Block 2, vier Runden à 20 Min. | Leitung Terminbereich | Erinnerung um 13:20, Signal bei jedem Rundenwechsel | Freie Tische für spontane Gespräche |
| 13:30 | 90 Min. | Bühne: Workshops in Nebenräumen | Workshopleitung | Flipcharts, kein Programm im Hauptsaal | Hauptsaal bleibt ruhig |
| 15:00 | 15 Min. | Puffer und Kaffee | Produktionsleitung | Einlassmusik | Überziehende Termine enden hier |
| 15:15 | 30 Min. | Bühne: Abschlusspodium | Moderation | Vier Ansteckmikrofone | Fester Schluss um 15:45 |
| 15:45 | 15 Min. | Bühne: Schlusswort | Moderation | Letzte Folie, Mitteilung zum Nachfassen | Sagen, wie Teilnehmer neue Kontakte erreichen |
| 16:00 | 60 Min. | Verband: Mitgliederversammlung, nur Mitglieder | Geschäftsführung | Stimmkarten, Beamer, Protokollführung | Beschlussfähigkeit am Eingang prüfen |
| 16:00 | 90 Min. | Networking: Abendempfang in der Fachausstellung | Leitung Catering | Hintergrundmusik, Bühne dunkel | Terminbereich bleibt offen |
| 17:30 | 30 Min. | Betrieb: Nachbesprechung im Team | Produktionsleitung | Keine | Notizen direkt ins Nachbesprechungsprotokoll |
Drei Zeilen leisten mehr, als man ihnen ansieht. Der Puffer um 10:05 ist absichtlich leer: Er sorgt dafür, dass eine überzogene Podiumsdiskussion den Puffer frisst und nicht den ersten Terminblock. Die Erinnerung um 10:05 läuft parallel und geht raus, egal was auf der Bühne passiert, denn 150 Menschen müssen rechtzeitig an ihre Tische. Und um 13:30 bleibt der Hauptsaal ruhig, damit kein Hauptvortrag mit dem zweiten Terminblock konkurriert. Die Bühne weicht den Terminen, nicht umgekehrt.
Auch die Mitgliederversammlung braucht im Regieplan mehr Platz, als ihr kurzer Programmeintrag vermuten lässt. Stimmkarten, die Prüfung der Beschlussfähigkeit und die Protokollführung müssen vorbereitet sein. Ergänzen Sie solche verbandspezifischen Aufgaben, wenn Sie eine allgemeine Vorlage übernehmen.
In sechs Schritten zum eigenen Regieplan
Die Vorlage ist ein Anfang, kein fertiger Plan. Erstellen sollte ihn die Person, die ihn am Veranstaltungstag in der Hand hält, und zwar in dieser Reihenfolge.
Vorgehen
Der Regieplan in sechs Schritten
- Schritt 1 Vom Programm ausgehen Jeder Programmpunkt wird zu einer oder mehreren Zeilen. Ergänzen Sie alles, was Teilnehmer nie sehen: Aufbau, Technikcheck, Raumwechsel.
- Schritt 2 In Spuren aufteilen Bühne, Termine, Networking, Betrieb. Parallele Zeilen teilen sich dieselbe Startzeit.
- Schritt 3 Eine Person pro Zeile Ein Name, keine Abteilung. Wenn zwei zuständig sind, ist es keiner.
- Schritt 4 Einsätze formulieren Mikrofon, Musik, Folie, Mitteilung, Signal. So genau, dass eine Vertretung die Zeile ausführen könnte.
- Schritt 5 Puffer und kritische Punkte Puffer als eigene Zeilen, und nur fünf bis acht Punkte als kritisch markieren.
- Schritt 6 Festschreiben und proben Erster Entwurf drei bis vier Wochen vorher, fest eine Woche vorher, Probe vor Ort.
Namen statt Abteilungen
Ein Eintrag wie “Technik” hilft wenig, wenn um 10:07 drei Personen auf eine Entscheidung warten. Tragen Sie in der Spalte Verantwortlich deshalb einen Namen ein. Für den Terminbereich ist das die Person, die den Tischplan kennt, Erinnerungen verschickt und bei Ausfällen entscheidet. Klären Sie diese Zuständigkeit früh, auch wenn Ihr Team dafür bisher keine eigene Rolle vorgesehen hat.
Puffer und kritische Punkte sichtbar machen
Der Plattformanbieter Expopass empfiehlt, Puffer als eigene, beschriftete Zeilen zu führen, damit niemand sie als freie Zeit verplant, und im ganzen Dokument nur fünf bis acht Punkte als kritisch zu markieren: die Stellen, an denen eine Verschiebung eine Kettenreaktion auslöst (Expopass, April 2026). Auf einem B2B-Kongress gehört der Beginn jedes Terminblocks auf diese kurze Liste. Ein spätes Podium ist ärgerlich. Ein später Terminblock bringt den Tag jedes Teilnehmers durcheinander, der darin einen Termin hat.
Festschreiben und gefilterte Fassungen verteilen
Expopass rät zu einem ersten Entwurf drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung, einer überarbeiteten Fassung zwei Wochen vorher und einem festen Stand sieben Tage vorher, den am Tag nur eine Person ändern darf. Danach verteilen Sie Auszüge. Referenten brauchen ihr Zeitfenster, ihre Technikprobe und ihre Ansprechperson. Die Technik braucht die Einsätze. Die Leitung des Terminbereichs braucht die Terminspur, den Tischplan und die Regel für ausgefallene Termine. Niemand braucht alle 22 Zeilen auf dem Handy.
Die Terminspur am Veranstaltungstag
Einen Tonausfall auf der Bühne bemerken alle. Ein ausgefallenes Gespräch am Tisch 23 fällt womöglich nur den Betroffenen auf. Damit solche Probleme beim Team ankommen, braucht auch der Terminbereich eine feste Ansprechperson und klare Abläufe.
Die wichtigste Entscheidung trifft die Produktionsleitung deshalb vorab: Wenn die Bühne überzieht, beginnt der Terminblock trotzdem pünktlich. Wer um 10:15 noch im Saal sitzt, verpasst die ersten Minuten eines Termins. Die Alternative ist schlechter. Wartet jeder Block auf die Bühne, verschiebt ein Überziehen von zwölf Minuten alle drei Runden, die letzte kollidiert mit den Fachforen um 11:15, und die Einkäuferin, die ihren Vormittag um drei Termine herum geplant hat, verliert einen davon. Halten Sie diese Regel schriftlich im Regieplan fest, damit sie niemand um 10:07 erfinden muss.
Drei Einsätze tragen die Terminspur:
- Erinnerung vor jedem Block: eine Mitteilung in der App oder eine Durchsage zehn Minuten vor der ersten Runde, verschickt von der Leitung des Terminbereichs und nicht von der Bühne.
- Signal bei jedem Rundenwechsel: ein Ton, ein Licht oder eine Anzeige, die ein Gespräch beendet und das nächste beginnt. Ohne Signal laufen gute Gespräche über, und der nächste Termin beginnt an einem halb leeren Tisch.
- Regel für ausgefallene Termine: Nach fünf Minuten notiert der Terminbereich den Ausfall, und der Tisch wird für ein spontanes Gespräch frei. Wie Sie solche Ausfälle richtig zählen und senken, beschreiben wir im Beitrag zur No-Show-Quote bei B2B-Events.
Auch die Kapazität gehört in den Regieplan. Die Zahl der Tische im Terminbereich bestimmt, wie viele Termine pro Runde höchstens stattfinden können. Plant der Terminkalender 180 Gespräche in einer Runde und der Bereich hat 150 Tische, steht das Problem Wochen vorher in der Spalte Notiz, statt am Tag im Gang.
Die Grundlage dafür ist ein verlässlicher Terminkalender. Converve plant bestätigte 1:1-Termine überschneidungsfrei und weist Tische und Räume zu. Teilnehmer sehen ihre Vorträge und Gespräche in einer persönlichen Agenda. Ihr Team kann daraus die Angaben für den Regieplan übernehmen: Terminblöcke, Gespräche pro Runde und belegte Tische. Das B2B-Matchmaking und das Programm- und Sessionmanagement liefern die Planung, auf der Ihre Regie aufbaut.
Häufige Fragen zum Ablaufplan
Was ist ein Ablaufplan für eine Veranstaltung?
Im engeren Sinn ist der Ablaufplan oder Regieplan der interne, minutengenaue Ablauf eines Veranstaltungstages: jede Zeile ein Programmpunkt oder Einsatz, mit Startzeit, Dauer, verantwortlicher Person und technischer Aktion. Er richtet sich an das Team. Das Programm für Teilnehmer ist ein eigenes Dokument.
Was ist der Unterschied zwischen Ablaufplan und Regieplan?
Im Alltag werden beide Begriffe oft gleich verwendet. Genauer ist es so: Ablaufplan kann auch den groben Tagesablauf oder das Programm meinen, Regieplan meint immer das minutengenaue Arbeitsdokument für Team und Technik. Agenturen nennen dasselbe Dokument häufig Run of Show oder Drehbuch.
Was gehört in eine Vorlage für den Ablaufplan?
Mindestens sechs Spalten: Zeit, Dauer, Programmpunkt, verantwortliche Person, Technik oder Einsatz und Notiz. Auf einem B2B-Kongress kommt ein Kürzel für die Spur hinzu, damit Bühne, 1:1-Termine, Networking und Betrieb parallel nach derselben Uhr laufen, außerdem beschriftete Pufferzeilen.
Wer ist am Veranstaltungstag für den Regieplan zuständig?
Eine Person, meist die Produktions- oder Projektleitung. Nur sie ändert den Plan live und gibt jede Änderung an das Team weiter. Für die Terminspur berichtet ihr die Leitung des Terminbereichs.
Wann sollte der Regieplan feststehen?
Bewährt hat sich ein erster Entwurf drei bis vier Wochen vorher, eine überarbeitete Fassung zwei Wochen vorher und ein fester Stand eine Woche vor der Veranstaltung (Expopass, April 2026). Die letzten Tage gehören der Probe und kleinen Korrekturen, nicht neuen Strukturen.
Fazit: eine Uhr, zwei Spuren
Ein guter Regieplan lässt Ihr Team auch dann handlungsfähig bleiben, wenn der Tag anders läuft als geplant. Dafür gehören alle Bereiche auf dieselbe Zeitleiste: Bühne, Terminbereich, Networking und parallele Workshops. Mit klaren Zuständigkeiten und sichtbaren Puffern erkennen Sie früh, welche Verschiebungen andere Programmpunkte betreffen.
Beginnen Sie mit der Vorlage und ergänzen Sie Namen, Einsätze und Regeln für Verzögerungen. Für die Vorbereitung hilft unsere Checkliste zur Eventplanung. Ein kompakteres Beispiel finden Sie im Plan für den Demo Day, Schritt für Schritt. Möchten Sie die 1:1-Termine Ihrer Konferenz mit Converve planen? Dann sprechen Sie mit uns.
