Pressearbeit für Veranstaltungen: Pressemitteilung, Pressemappe und Akkreditierung

Bei vielen Veranstaltern beschränkt sich die Pressearbeit auf eine einzige Pressemitteilung, die drei Wochen vor dem Termin an einen gekauften Verteiler geht. Bleibt die Berichterstattung aus, ist die Enttäuschung groß. Das Problem ist selten der Text. Es ist die Erwartung, dass eine Redaktion über eine Veranstaltung berichtet, nur weil sie stattfindet.

Redaktionen arbeiten anders. Sie suchen Material, mit dem sie eine eigene Geschichte schreiben können: eine Zahl, die es nur bei Ihnen gibt, eine Stimme, die etwas Neues sagt, ein Foto, das sie ohne Rückfrage verwenden dürfen. Wer Pressemitteilung, Pressemappe und Akkreditierung auf die Arbeit von Journalisten ausrichtet, erleichtert Redaktionen die Berichterstattung.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Instrumente zur Pressearbeit für Veranstaltungen gehören, welche Anlässe sich für eine Pressemitteilung eignen, was in eine Pressemappe gehört, wie Sie die Presseakkreditierung regeln und wann Sie was verschicken.

Was gehört zur Pressearbeit für Veranstaltungen?

Die Pressemitteilung ist nur eines von mehreren Werkzeugen. Für eine B2B-Veranstaltung mit Fachpublikum brauchen Sie in der Regel fünf, und jedes hat einen eigenen Zweck:

Wie wichtig diese Werkzeuge im deutschsprachigen Raum sind, zeigt der Medien-Trendmonitor 2025 von news aktuell, einer Tochter der Deutschen Presse-Agentur (dpa). Befragt wurden 1.011 Journalistinnen und Journalisten aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. 85 Prozent nutzen Pressemitteilungen für ihre Recherche, keine andere Quelle wird häufiger genannt. 71 Prozent nennen Pressekonferenzen. news aktuell verbreitet selbst Pressemitteilungen, die Zahlen sind also Anbieterdaten. Die Richtung ist trotzdem eindeutig: Ihre Unterlagen werden gelesen, wenn sie etwas enthalten.

Die Pressemitteilung: einen Nachrichtenanlass finden

Die hohe Nutzung hat eine Kehrseite. Wer täglich Pressemitteilungen liest, sortiert schnell aus. Stellen Sie sich den Redakteur einer Fachzeitschrift für Verpackungstechnik vor. An einem Dienstagmorgen liegen bei ihm neun Meldungen zu Veranstaltungen im Postfach. Acht kündigen an, dass etwas stattfindet. Eine meldet, dass 40 Einkäufer aus der Lebensmittelindustrie Termine mit Maschinenbauern vereinbart haben und dass die meistgefragten Themen am zweiten Tag vorgestellt werden.

Nur eine davon ist eine Nachricht.

Eine Veranstaltung wird zum Anlass, wenn sie einen dieser Kerne hat:

• Eine eigene Zahl: Ergebnisse einer Umfrage, die Sie auf der Bühne vorstellen, der Anteil internationaler Teilnehmer, die meistgefragten Themen in den Gesprächen.
• Eine Premiere: neues Format, erster Termin in einer neuen Stadt, eine Kooperation mit einem Fachverband.
• Eine Person: ein Referent, der etwas zu sagen hat, das die Fachöffentlichkeit noch nicht kennt, und der für Interviews bereitsteht.
• Eine Entscheidung: eine Produktvorstellung, eine Vereinbarung, ein Positionspapier, das auf der Veranstaltung vorgestellt wird.

Personen sind der Anlass, den Veranstalter am häufigsten verschenken. Ein Referent mit einer klaren These ist für eine Redaktion wertvoller als ein bekannter Name, der seinen Standardvortrag hält. Auch deshalb lohnt es sich, bei der Auswahl genau hinzusehen, wie wir in unserem Beitrag zeigen, wie Sie Top-Speaker für Ihre B2B-Konferenz gewinnen.

Finden Sie keinen dieser Kerne, haben Sie noch keine Pressemitteilung. Sie haben eine Anzeige.

So ist eine Pressemitteilung zur Veranstaltung aufgebaut

Steht der Anlass fest, folgt der Aufbau einem bewährten Muster. Die wichtigste Information steht oben, damit eine Redaktion den Text von unten kürzen kann, ohne dass die Nachricht verloren geht:

1. Überschrift mit der Nachricht, wenn möglich mit einer Zahl.
2. Unterzeile mit einem zweiten Fakt oder dem Kontext.
3. Ort und Datum, danach der Vorspann: wer, was, wann, wo und warum in zwei bis drei Sätzen.
4. Ein bis zwei Absätze mit den wichtigsten Zahlen und ihrer Bedeutung für die Branche.
5. Ein Zitat, das einordnet oder bewertet, statt die Fakten zu wiederholen.
6. Ausblick: nächster Termin, wo die vollständigen Ergebnisse erscheinen.
7. Links zu Bildern mit Bildunterschrift und Urheberangabe sowie zur Pressemappe.
8. Kurzporträt des Veranstalters und ein namentlicher Pressekontakt mit Telefonnummer.

Eine Seite reicht. Was nicht hineinpasst, gehört in die Pressemappe. Versenden Sie Meldungen vor der Veranstaltung nur dann mit Sperrfrist, wenn die Redaktion davon einen Vorteil hat, etwa Zeit für Rückfragen vor der Präsentation einer Studie. Nennen Sie dann Datum und Uhrzeit genau.

Die Pressemappe: Was hineingehört

Die Pressemitteilung liefert die Nachricht, die Pressemappe den Rest. Heute ist sie in erster Linie eine Seite auf Ihrer Veranstaltungswebsite, die das ganze Jahr erreichbar bleibt. Die gedruckte Mappe im Pressezentrum ist nur noch die Ergänzung.

Was dort stehen sollte, lässt sich aus dem Medien-Trendmonitor 2025 ableiten. 75 Prozent der Befragten nennen Hintergrundinformationen als besonders wichtiges Begleitmaterial, 67 Prozent Bilder, 46 Prozent Studien und Whitepaper. Bei der Form ist das Ergebnis ebenso klar: 76 Prozent wünschen sich das Material als Download-Link in der Pressemitteilung, nur 38 Prozent suchen es im Pressebereich der Website. Für Sie heißt das: Die Pressemappe muss existieren, aber der Link dorthin gehört in jede Mitteilung.

Eine Pressemappe für eine B2B-Veranstaltung enthält:

• Faktenblatt: Termin, Ort, erwartete Teilnehmerzahl, Zielgruppe, Veranstalter, Partner und Fachverbände.
• Programm und Referenten: aktuelle Agenda, Kurzbiografien und Porträtfotos mit Freigabe für die Presse.
• Zahlen der Vorjahre: Teilnehmer, Länder, Gespräche, jeweils mit Jahr, damit Redaktionen vergleichen können.
• Bildergalerie: hochaufgelöste Fotos mit Bildunterschrift und Urheberangabe, frei für redaktionelle Nutzung.
• Ansprechpartner: ein namentlicher Pressekontakt mit Telefonnummer und Erreichbarkeit vor Ort.

Aktualisieren Sie die Seite nach jeder Pressemitteilung. Eine Pressemappe mit dem Programm vom Vorjahr ist schlimmer als keine.

Presseakkreditierung: Regeln vor der ersten Anfrage

Mit der Pressemappe laden Sie Redaktionen ein. Mit der Akkreditierung entscheiden Sie, wer tatsächlich kommt. Denn sobald Pressevertreter freien Eintritt erhalten, melden sich auch Menschen, die keine Journalisten sind.

Große Messen zeigen, wie klare Regeln aussehen. Für die DMEXCO 2026 akkreditiert die Koelnmesse Personen, die ihre journalistische Arbeit zum Messethema nachweisen: mit Namensartikeln, die höchstens sechs Monate alt sind, mit einem Impressum, das sie als Redakteur nennt und höchstens drei Monate alt ist, oder mit einem schriftlichen Auftrag einer Redaktion. Ein Presseausweis allein reicht in der Regel nicht. Ausdrücklich ausgeschlossen sind unter anderem Kundenbetreuer, Anzeigenleiter und PR-Berater. Einen Rechtsanspruch auf Akkreditierung gibt es nicht.

So streng müssen Sie bei einer Fachkonferenz mit 300 Teilnehmern nicht sein. Einige Regeln brauchen Sie trotzdem:

• Legen Sie fest, welche Nachweise Sie akzeptieren, und veröffentlichen Sie die Kriterien auf der Presseseite.
• Setzen Sie eine Antragsfrist, etwa eine Woche vor der Veranstaltung, und bestätigen Sie jede Akkreditierung schriftlich.
• Regeln Sie Blogger und Podcaster gesondert, zum Beispiel über Reichweite und Themennähe der letzten Beiträge.
• Kennzeichnen Sie Presseausweise sichtbar, damit Ihr Team vor Ort weiß, wen es ansprechen kann.

Ohne veröffentlichte Regeln entscheiden Sie jede Anfrage einzeln. Das kostet Zeit und erzeugt Ärger. Veröffentlichen Sie die Regeln vor der ersten Anfrage.

Pressezentrum und Pressetermine vor Ort

Akkreditierte Journalisten brauchen vor Ort vor allem drei Dinge: einen Arbeitsplatz, Zugang zu Gesprächspartnern und jemanden, der Fragen beantwortet. Ein Pressezentrum muss dafür nicht groß sein. Ein Tisch mit Strom und stabilem WLAN, eine ruhige Ecke für Interviews, gedruckte Programme und eine Person, die weiß, welcher Referent wann frei ist, reichen für die meisten Fachveranstaltungen.

Eine eigene Pressekonferenz lohnt sich nur, wenn Sie dort eine Nachricht verkünden. 71 Prozent der Befragten im Medien-Trendmonitor 2025 nutzen Pressekonferenzen für die Recherche, aber eben wegen der Inhalte, nicht wegen des Kaffees. Ohne Nachricht ist ein Pressegespräch im kleinen Kreis oder ein geführter Rundgang die bessere Wahl. Planen Sie Interviewtermine mit Referenten im Voraus und tragen Sie diese in Ihren Ablaufplan und Regieplan ein, damit niemand spontan aus einer Session geholt werden muss.

Für den Redakteur aus der Verpackungsbranche entscheidet sich hier, ob aus seinem Besuch ein Artikel wird. Er braucht einen Gesprächspartner, der Zeit hat, und Zahlen, die er überprüfen kann.

Der Zeitplan: wann Sie was verschicken

Pressearbeit beginnt lange vor dem Pressezentrum. Monatlich erscheinende Fachzeitschriften planen ihre Ausgaben weit im Voraus. Fragen Sie die Redaktionen, die Ihnen wichtig sind, deshalb früh nach ihrem Themenplan und legen Sie Ihre Termine danach fest.

Die Pressemitteilungen sind nicht der einzige Kanal. Viele Fachjournalisten sind auf LinkedIn aktiv und sehen dort, was Ihre Referenten und Partner über die Veranstaltung schreiben. Wie Sie solche Beiträge gezielt anstoßen, zeigt unser Leitfaden für Event-Werbung auf LinkedIn.

Ihre Gesprächszahlen als Nachricht

Die Ergebnismeldung ist die Mitteilung, die Veranstalter am häufigsten auslassen. Dabei liefert sie Redaktionen genau das, was sie suchen: Zahlen, die es nur bei Ihnen gibt. Bei B2B-Veranstaltungen mit vereinbarten Gesprächen liegen diese Zahlen bereits vor. Wie viele Termine wurden angefragt und geführt, welche Branchen und Länder haben sich getroffen, welche Themen waren am gefragtesten?

Solche Daten beschreiben den Markt, nicht nur die Veranstaltung. Für den Redakteur der Verpackungsfachzeitschrift ist der Hinweis, dass doppelt so viele Einkäufer nach recyclingfähigen Verpackungen gefragt haben wie im Vorjahr, eine Meldung wert. Die Zahl der Kaffeetassen ist es nicht.

Für diese Auswertung zeigt das Live-Reporting von Converve während der Veranstaltung Terminanfragen, geführte Meetings und Annahmequoten und lässt sich als Nachweis für Aussteller, Vorstand und Sponsoren exportieren. Diese veranstaltungsspezifischen Zahlen liefern den Nachrichtenkern Ihrer Ergebnismeldung. Mehr dazu auf der Seite zu Marketing und Analytics auf der Converve-Plattform.

Die Wirkung reicht über den Artikel hinaus. Berichte in der Fachpresse gehören zu den Bestätigungen durch Dritte, die KI-Assistenten auswerten, bevor sie eine Veranstaltung empfehlen. Wie das zusammenhängt, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Sichtbarkeit von Events in der KI-Suche.

Nicht jeder, der von Ihrer Veranstaltung berichtet, arbeitet für eine Redaktion. Creator, die auf eigenen Kanälen für Ihre Branche veröffentlichen, brauchen statt einer Presseakkreditierung eine schriftliche Vereinbarung und eine klare Werbekennzeichnung. Wie Sie das regeln, lesen Sie in unserem Leitfaden Influencer-Marketing für Events.

Ihre Terminzahlen sind Ihre Schlagzeile.

Häufig gestellte Fragen

Was gehört in eine Pressemappe für eine Veranstaltung?

Ein Faktenblatt mit Termin, Ort, Teilnehmerzahl und Zielgruppe, das aktuelle Programm, Kurzbiografien und Fotos der Referenten, Zahlen der Vorjahre, eine Bildergalerie mit Urheberangaben und ein namentlicher Pressekontakt. Laut Medien-Trendmonitor 2025 von news aktuell sind Hintergrundinformationen (75 Prozent) und Bilder (67 Prozent) das wichtigste Begleitmaterial.

Wer erhält eine Presseakkreditierung?

Personen, die eine aktuelle journalistische Tätigkeit zum Thema der Veranstaltung nachweisen, etwa durch aktuelle Namensartikel, ein Impressum oder einen Auftrag einer Redaktion. Große Messen wie die DMEXCO 2026 betonen, dass ein Presseausweis allein in der Regel nicht genügt. Vertrieb, Anzeigenverkauf und PR-Berater werden dort nicht akkreditiert.

Wann verschicke ich die Pressemitteilung zu einer Veranstaltung?

Nicht einmal, sondern mehrmals: eine Ankündigung drei bis sechs Monate vorher, eine Programmmeldung sechs bis zehn Wochen vorher, eine Medieneinladung mit Akkreditierungsfrist etwa zwei Wochen vorher und eine Ergebnismeldung ein bis drei Tage nach der Veranstaltung. Monatliche Fachzeitschriften brauchen den längsten Vorlauf.

Was ist eine Sperrfrist?

Eine Sperrfrist (englisch Embargo) ist der Zeitpunkt, vor dem eine Redaktion eine Information nicht veröffentlichen darf, obwohl sie diese schon erhalten hat. Sie gibt Journalisten Zeit für Recherche und Rückfragen, etwa vor der Vorstellung einer Studie. Nennen Sie Datum und Uhrzeit immer genau.

Brauche ich für meine Veranstaltung eine Pressekonferenz?

Nur, wenn Sie dort eine Nachricht verkünden, etwa Studienergebnisse oder eine Kooperation. Ohne Nachricht sind ein Pressegespräch im kleinen Kreis, ein Rundgang oder vereinbarte Interviews mit Referenten die bessere Wahl, weil sie Journalisten gezielt Material liefern.

Fazit: Planen Sie Material, keine Werbung

Gute Pressearbeit orientiert sich daran, welche Unterlagen Redaktionen für ihre Berichterstattung benötigen. Eine Pressemitteilung braucht einen Anlass, die Pressemappe liefert Hintergrund und Bilder, die Akkreditierung folgt veröffentlichten Regeln, und die Ergebnismeldung bringt die Zahlen, die nur Ihre Veranstaltung hat.

Der Redakteur aus der Verpackungsbranche braucht keine weitere Ankündigung. Er braucht eine überprüfbare Zahl, einen Gesprächspartner und einen Link zu Bildern, die er verwenden darf. Damit geben Sie ihm eine konkrete Grundlage für seinen Artikel.

Sie möchten, dass Ihr Gesprächsprogramm Zahlen liefert, über die Fachmedien berichten? Sprechen Sie mit Converve.