Ein World Café lässt sich mit kleinen wie mit großen Gruppen durchführen. Bei 240 Teilnehmenden mit je fünf Personen am Tisch brauchen Sie beispielsweise 48 Tische und ebenso viele Gastgeber. Dazu kommt ein verständlicher Wechselplan für die übrigen 192 Gäste. Je größer die Gruppe, desto wichtiger wird diese Vorbereitung.
Beim World Café diskutieren kleine Tischgruppen eine vorbereitete Frage. Nach etwa 20 Minuten wechseln die Gäste den Tisch und nehmen Gedanken aus der vorherigen Runde mit; ein Gastgeber bleibt zurück und empfängt die neue Gruppe. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das Format für eine größere Tagung planen: von der Zahl der Tische über die Wechselregel bis zur gemeinsamen Auswertung.
Was ist die World Café Methode?
Die Methode entstand 1995 eher zufällig. Im Haus von Juanita Brown und David Isaacs in Mill Valley, Kalifornien, wollten rund zwei Dutzend Fachleute aus Wirtschaft und Wissenschaft im großen Stuhlkreis diskutieren. Regen machte den Plan zunichte. Also setzten sich alle an kleine Tische, schrieben auf improvisierte Papiertischdecken und wechselten zwischendurch die Plätze, damit die Ideen im Raum wandern konnten (The World Café, History). Aus dem verregneten Vormittag entstanden sieben Gestaltungsprinzipien und ein Format, das heute in Unternehmen, Verwaltungen, Hochschulen und Verbänden verbreitet ist.
Die World Café Community beschreibt das Grundmodell in fünf Bausteinen:
- Café-Atmosphäre: kleine Tische mit Papiertischdecke und Stiften, optimal vier Stühle, höchstens fünf.
- Begrüßung: Die Moderation erklärt Ablauf, Fragen und die Café-Etikette.
- Gesprächsrunden: drei oder mehr Runden von etwa 20 Minuten, danach wechseln die Gäste an einen neuen Tisch.
- Fragen: Jede Runde hat eine Frage, die auf den Zweck der Veranstaltung zugeschnitten ist.
- Ernte: Am Ende oder zwischen den Runden teilen die Tische ihre Erkenntnisse mit dem ganzen Raum, oft visuell festgehalten.
Das Deutsche Institut für Erwachsenenbildung (DIE) empfiehlt auf seinem Portal wb-web dieselbe Größenordnung: vier bis fünf Personen pro Tisch und drei Runden von 20 bis 30 Minuten. Die Universität Heidelberg nennt in ihrem Methodenblatt 12 bis 300 Personen als Rahmen. Nach oben ist das Format offen, nur die Arbeit wird mehr.
World Café, Roundtable, Barcamp: die Unterschiede
Bevor Sie Tische zählen, lohnt ein Blick auf die Nachbarformate. Auf vielen Tagungsprogrammen werden die Begriffe vermischt, und nicht jede Frage passt zum World Café.
| Format | Wer bestimmt die Themen | Gruppengröße | Wechsel | Typisches Ergebnis |
|---|---|---|---|---|
| World Café | Veranstalter, über vorbereitete Fragen | 4 bis 5 je Tisch, beliebig viele Tische | Ja, nach jeder Runde | Viele Perspektiven auf wenige Fragen |
| Roundtable-Diskussion | Veranstalter, eine Frage je Tisch | 6 bis 8 plus Moderation | Nein | Vertiefter Austausch unter Gleichen |
| Barcamp und Open Space | Teilnehmende am Veranstaltungstag | Je nach Session | Freiwillig | Programm aus den Themen der Gäste |
| Podiumsdiskussion und Fishbowl | Veranstalter | 3 bis 5 auf dem Podium, Publikum hört zu | Fishbowl: ein freier Stuhl im Innenkreis | Positionen für ein Publikum |
Der Roundtable hält eine Gruppe eine Stunde lang an einem Tisch zusammen und geht in die Tiefe; wie Sie Größe und Besetzung dafür wählen, zeigt unser Leitfaden zur Roundtable-Diskussion. Beim Barcamp bringen die Gäste ihre eigenen Themen mit, und Sie als Veranstalter bauen nur das Raster aus Räumen und Zeitfenstern, wie im Beitrag Barcamp organisieren beschrieben. Das World Café liegt dazwischen: Sie geben die Fragen vor, die Teilnehmenden liefern die Vielfalt der Antworten. Sollen dagegen wenige Stimmen vor vielen sprechen, ist das Podium das passende Format, und für etwas mehr Beteiligung die Fishbowl, beides in Podiumsdiskussion planen und moderieren.
Wann sich ein World Café auf einer Tagung lohnt
Die Nachfrage nach Formaten, in denen alle sprechen, wächst. In Forresters State of B2B Events Survey aus dem ersten Quartal 2026 (Befragung im Januar und Februar 2026) planen zwei Drittel der Organisationen mehr Workshops, Roundtables und strukturiertes Networking auf ihren Veranstaltungen. Für Sie heißt das: Ein Programmblock, in dem jeder mitredet, ist kein Experiment mehr. Ihre Teilnehmenden kennen ihn von anderen Veranstaltungen und erwarten ihn.
Stellen Sie sich die Veranstaltungsreferentin eines Fachverbands vor, die für die Jahrestagung mit 240 Mitgliedern ein World Café im Nachmittagsblock plant. Der Vorstand stellt ihr in der Programmsitzung genau eine Frage: Was kommt dabei heraus? Ihre ehrliche Antwort hängt davon ab, wofür sie das Format einsetzt. Gut geeignet ist ein World Café, wenn
- Ihr Verband eine Frage hat, auf die viele Mitglieder eine eigene Antwort haben, etwa zu Mitgliederangeboten, Leitbild oder einer neuen Regulierung,
- Sie zu Beginn einer Tagung viele Menschen schnell miteinander ins Gespräch bringen wollen,
- Ihnen die Breite der Perspektiven wichtiger ist als die Tiefe einer einzelnen Antwort.
Weniger geeignet ist es für verbindliche Entscheidungen. Die US-Umweltbehörde EPA (Environmental Protection Agency) hält in ihrem Leitfaden zur Öffentlichkeitsbeteiligung fest, dass ein World Café nicht dazu taugt, formale Stellungnahmen zu geplanten Vorhaben einzuholen. Auch die Tiefe hat Grenzen. Löhr, Weinhardt und Sieber (International Journal of Qualitative Methods, 2020) setzten die Methode bei einem Projektauftakt mit 45 Teilnehmenden ein und verglichen sie mit Einzelinterviews und Fokusgruppen. Alle 45 konnten sich beteiligen, die Tiefe der Ergebnisse blieb aber hinter beiden Vergleichsmethoden zurück. Die Referentin wird ihrem Vorstand also sagen: Wir sammeln am Nachmittag, entscheiden wird später ein kleinerer Kreis. Das ist keine Schwäche des Formats. Es ist seine Aufgabe.
Wo der Block im Tagesablauf sitzt, beeinflusst das Ergebnis mit. Nach dem Mittagessen und vor dem Abendempfang ist die Energie oft am niedrigsten; ein Gesprächsformat, bei dem alle aufstehen und wechseln, passt genau dorthin. Wie Sie Vorträge, Gesprächsformate und Pausen in ein Programm bringen, das nicht überfüllt ist, zeigt unser Leitfaden Veranstaltungsprogramm planen.
Die Tischrechnung: wie viele Tische und Gastgeber Sie brauchen
Für das folgende Planungsbeispiel rechnen wir mit vier wechselnden Gästen und einem festen Gastgeber pro Tisch. Teilen Sie die Gesamtzahl der Teilnehmenden einschließlich der Gastgeber durch fünf und runden Sie bei Bedarf auf. So erhalten Sie die benötigte Tischzahl und können die Gastgeber frühzeitig ansprechen und vorbereiten.
| Teilnehmende | Tische zu fünf Plätzen | Gastgeber | Wechselnde Gäste je Runde | Ernte |
|---|---|---|---|---|
| 50 | 10 | 10 | 40 | Jeder Tisch berichtet kurz im Plenum |
| 150 | 30 | 30 | 120 | Galerie der Tischdecken, Moderation fasst zusammen |
| 300 | 60 | 60 | 240 | Gastgeber geben Kernaussagen ab, ein Redaktionsteam bündelt |
| 500 | 100 | 100 | 400 | Wie bei 300, dazu zweiter Saal oder zwei Durchgänge |
Die rechte Spalte ist die eigentliche Botschaft der Tabelle. Bei 60 Tischen dauert eine Berichtsrunde mit nur einer Minute pro Tisch eine volle Stunde, und nach dem zwanzigsten Bericht hört niemand mehr zu. Ab etwa 30 Tischen wechselt die Ergebnissicherung deshalb vom Zuruf im Plenum zu einer Sammelstelle, die vorher organisiert sein muss.
Beispielrechnung
World Café für 240 Teilnehmende
Gastgeber finden und briefen
48 Gastgeber sind die größte Hürde des Nachmittags. Gute Kandidaten sind Mitglieder aus Fachausschüssen und Regionalgruppen, Nachwuchskräfte, die sichtbar werden wollen, und einzelne Mitarbeitende der Geschäftsstelle. Sie müssen keine Fachleute für die Frage sein. Die Projektverantwortlichen von museum4punkt0 halten nach ihrem großen Abschluss-Café fest, dass Gastgeber moderieren und nicht referieren sollen, ihnen Kenntnis des Themas aber hilft, um neue Aspekte einzubringen, wenn das Gespräch stockt.
Planen Sie ein gemeinsames Briefing ein, beispielsweise 20 Minuten vor Beginn. Es sollte vier Punkte klären:
- Die Fragen der drei Runden und warum der Verband sie stellt.
- Das Zeitsignal: ein Gong oder eine Glocke, keine Durchsage über die Saalanlage.
- Die Begrüßung jeder neuen Gruppe mit einer Zusammenfassung der Vorrunde in einer Minute.
- Die Notizregel: nach jeder Runde drei Kernaussagen auf eine Karte mit Tischnummer.
Raum und Bestuhlung
Ein World Café braucht kleine runde Tische mit Stühlen ringsum und Gänge, durch die 192 Menschen gleichzeitig gehen können. Rechnen Sie mit dem Planungswert für Bankettbestuhlung aus unserem Überblick über die Bestuhlungsarten für Veranstaltungen: 3,5 Quadratmeter pro Person ergeben für 240 Gäste rund 840 Quadratmeter. Passt das nicht, teilen Sie auf zwei Säle mit denselben Fragen auf. Stehtische sind eine Alternative für kurze Runden; bei museum4punkt0 standen Tische mit und ohne Stühle, und die Moderation fand beides tragfähig.
Tischfragen formulieren: drei Runden, die aufeinander aufbauen
Eine konkrete, offene Frage erleichtert den Einstieg in jede Gesprächsrunde. Das Thema „Digitalisierung im Verband“ lässt vieles offen. Die Frage „Welches Angebot würden unsere Mitglieder vermissen, wenn es morgen wegfiele?“ gibt den Gästen dagegen einen gemeinsamen Ausgangspunkt und lässt unterschiedliche Antworten zu.
Die EPA empfiehlt, mit einer allgemeinen Frage zu beginnen und mit jeder Runde konkreter zu werden. Für die Jahrestagung der Referentin könnte das so aussehen:
- Runde 1: Was erwarten unsere Mitglieder 2030 von ihrem Verband, das sie heute nicht bekommen?
- Runde 2: Was davon könnten wir mit den Mitteln von heute bereits anbieten?
- Runde 3: Was würden Sie selbst dazu beitragen, damit es gelingt?
Eine Alternative ist, jedem Tisch eine eigene Frage zu geben. Beim Finale von museum4punkt0 im Berliner Kulturforum im Mai 2023 mit über 400 Teilnehmenden an zwei Tagen eröffnete ein World Café das Programm: neun Tische mit eigenen Fragen aus drei Themengebieten, Gruppen von etwa sieben Personen plus Moderation, drei schnelle Runden von je 15 Minuten. Die Fragen waren bewusst zugespitzt, etwa “Irgendwas mit digital? Wie finden wir das passende Konzept für unser Haus?”. Jede Person diskutierte so eine Frage aus jedem der drei Themengebiete.
Prüfen Sie jede Frage mit einem Test: Kann man sie mit Ja oder Nein beantworten, ist sie noch keine Tischfrage. Gute Fragen haben viele richtige Antworten.
Der Gruppenwechsel: eine Regel, die wirklich mischt
Der Wechsel soll neue Perspektiven zusammenbringen. Der Leitfaden von FSG empfiehlt deshalb, die Gäste eines Tisches auf mehrere andere Tische zu verteilen. Eine einfache Zuordnung hilft besonders bei großen Gruppen und verhindert, dass bekannte Kolleginnen und Kollegen während aller Runden zusammenbleiben.
Für größere Gruppen können Sie die Tischwechsel nach einer festen Regel vorbereiten:
- Jeder Tisch hat eine Nummer, jeder Gast in Runde 1 einen Platz von 1 bis 4.
- In Runde 2 rückt Platz 1 einen Tisch weiter, Platz 2 zwei Tische, Platz 3 drei und Platz 4 vier.
- In Runde 3 rückt jeder doppelt so weit: Platz 1 zwei Tische, Platz 2 vier, Platz 3 sechs, Platz 4 acht.
- Nach dem letzten Tisch geht es bei Tisch 1 weiter.
Bei mindestens zehn Tischen erhält jeder Tisch mit dieser Regel in jeder Runde vier Gäste, ohne dass sich ein Paar wechselnder Gäste erneut am selben Tisch begegnet. Gastgeber sind von dieser Aussage ausgenommen. Wichtig ist, dass jeder Gast seine ursprüngliche Nummer von 1 bis 4 behält und für Runde 3 vom Tisch der zweiten Runde aus weiterzählt. Drucken Sie die drei vorberechneten Tischnummern auf das Namensschild. Für kleinere Gruppen prüfen Sie einen eigenen Wechselplan.
Tischwechsel auf einen Blick
Vier Gäste starten an Tisch 1
Beispiel mit zehn Tischen. Jeder Gast behält seine ursprüngliche Nummer in allen drei Runden.
- Runde 1Tisch 1
- Runde 2Tisch 2
- Runde 3Tisch 4
- Runde 1Tisch 1
- Runde 2Tisch 3
- Runde 3Tisch 7
- Runde 1Tisch 1
- Runde 2Tisch 4
- Runde 3Tisch 10
- Runde 1Tisch 1
- Runde 2Tisch 5
- Runde 3Tisch 3
Lesen Sie jede Zeile von links nach rechts. Nach Tisch 10 wird bei Tisch 1 weitergezählt. Das Beispiel zeigt die Wege einer Startgruppe; alle anderen Tische folgen derselben Regel.
Die Regel verteilt die Gäste. Wer in Runde 1 an welchem Tisch sitzt, legen Sie bewusst fest. Nutzen Sie dafür die Anmeldedaten: Personen aus derselben Organisation an verschiedene Tische, Branchen, Regionen und Rollen gemischt, Vorstandsmitglieder nicht gebündelt. Der Rest ergibt sich aus der Platzregel.
Die Merkmale, nach denen Sie mischen, erfassen Sie ohnehin bei der Anmeldung. In Converve hinterlegen Teilnehmende Organisation, Interessen, Segment und Rolle in ihrem Profil, und Sie legen über eine regelbasierte Meeting-Matrix fest, wer wem für ein Gespräch vorgeschlagen wird. Das hilft vor allem nach dem Café: Wer am Tisch jemanden gefunden hat, mit dem er weiterreden möchte, schickt eine Terminanfrage, und angenommene Termine landen überschneidungsfrei in freien Zeitfenstern beider Agenden.
Der Ablauf am Tag
Mit Tischen, Fragen und Platzregel steht der Rahmen. Am Tag selbst folgt das World Café der Referentin einem festen Takt von zwei Stunden.
Ablaufplan
World Café mit 240 Teilnehmenden an einem Nachmittag
- 14:00 Begrüßung und Etikette Die Gäste sitzen bereits nach Sitzplan. Die Moderation erklärt Zweck, Fragen, Zeitsignal und Platzregel.
- 14:10 Runde 1 Erste Frage, 20 Minuten. Gastgeber achten darauf, dass alle zu Wort kommen, und notieren drei Kernaussagen.
- 14:33 Runde 2 Nach drei Minuten Wechsel gemäß Platzregel. Gastgeber fassen Runde 1 in einer Minute zusammen, dann zweite Frage.
- 14:56 Runde 3 Zweiter Wechsel, dritte und konkreteste Frage, wieder drei Kernaussagen auf der Karte.
- 15:16 Kernaussagen abgeben Gastgeber geben ihre Karten ab, die Gäste gehen mit Kaffee durch die Galerie der Tischdecken.
- 15:40 Ernte im Plenum Das Redaktionsteam stellt fünf bis sieben Muster vor, der Raum ergänzt und gewichtet. Ende um 16:00.
Reservieren Sie ausreichend Wechselzeit. Drei Minuten sind hier ein Planungsansatz; prüfen Sie die Wege und den Unterstützungsbedarf Ihrer Gruppe vor Ort.
Die Ernte: Ergebnisse sichern, bevor die erste Runde beginnt
Klären Sie vor der Veranstaltung, wie die Ergebnisse weiterverwendet werden: Soll eine Ideensammlung entstehen, eine Übersicht von Prioritäten oder eine Liste offener Fragen für den Vorstand? Daran richten sich die Notizen der Gastgeber und die spätere Zusammenfassung aus.
Die Universität Heidelberg empfiehlt in ihrem Methodenblatt einen Galerierundgang für kleine Cafés mit wenigen Tischen und sonst eine Diskussion im Plenum. Bei 48 Tischen braucht das Plenum eine Vorarbeit. Bewährt hat sich dieser Weg:
- Karten statt Berichte: Jeder Gastgeber gibt nach Runde 3 seine Karten mit insgesamt neun Kernaussagen ab, Tischnummer inklusive.
- Redaktionsteam in der Pause: Zwei bis drei Personen sortieren die Karten in 25 Minuten nach wiederkehrenden Aussagen, Widersprüchen und Überraschungen.
- Muster statt Vollständigkeit: Im Plenum hört der Raum fünf bis sieben Muster, nicht 48 Berichte.
- Tischdecken als Beleg: Fotografieren Sie jede Tischdecke mit sichtbarer Tischnummer, bevor sie abgeräumt wird.
museum4punkt0 ging einen anderen, ebenso tragfähigen Weg: Statt einer Ergebnisrunde mit allen blieben die Tischdecken bis nach dem Mittagessen liegen, und die Teilnehmenden schauten sich an, was an den anderen Tischen entstanden war. Das funktioniert, wenn das Café vor allem Kontakte stiften soll. Braucht Ihr Vorstand eine Grundlage für Entscheidungen, führt am Redaktionsteam kein Weg vorbei.
Schicken Sie den Mitgliedern innerhalb einer Woche eine Zusammenfassung mit den Mustern und dem, was der Vorstand daraus macht. Ohne diesen zweiten Teil bleibt das Café ein angenehmer Nachmittag. Welche Fragen Sie im Feedback zum Format selbst stellen sollten, zeigt unser Beitrag Feedback nach der Veranstaltung.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein World Café?
Ein World Café ist ein Gesprächsformat für große Gruppen. Vier bis fünf Personen diskutieren an kleinen Tischen eine vorbereitete Frage, wechseln nach etwa 20 Minuten an einen neuen Tisch und tragen ihre Gedanken weiter. Ein Gastgeber bleibt am Tisch. Am Ende werden die Erkenntnisse aller Tische gebündelt. Entwickelt wurde die Methode 1995 von Juanita Brown und David Isaacs.
Wie viele Personen sitzen an einem Tisch im World Café?
Die World Café Community empfiehlt optimal vier Personen, höchstens fünf, das Portal wb-web des DIE vier bis fünf. Für die Planung großer Tagungen rechnen Sie mit vier wechselnden Gästen plus einem Gastgeber pro Tisch. Die Zahl der Tische ergibt sich dann aus der Teilnehmerzahl geteilt durch fünf.
Wie lange dauert ein World Café?
Die meisten Leitfäden nennen drei Runden von 20 bis 30 Minuten. Mit Begrüßung, Wechseln und Ernte dauert ein World Café 90 Minuten bis 2,5 Stunden (FSG), die US-Umweltbehörde EPA nennt zwei bis drei Stunden. Kurze Varianten zum Tagungsauftakt arbeiten auch mit 15-Minuten-Runden.
Welche Aufgabe hat der Gastgeber im World Café?
Der Gastgeber bleibt alle Runden am selben Tisch. Er begrüßt jede neue Gruppe, fasst die vorige Runde kurz zusammen, achtet darauf, dass alle zu Wort kommen, und hält die wichtigsten Aussagen fest. Er moderiert, hält aber keinen Vortrag.
Was ist der Unterschied zwischen World Café und Open Space?
Beim World Café gibt der Veranstalter die Fragen vor, und die Gäste wechseln nach festen Runden die Tische. Beim Open Space und beim Barcamp bringen die Teilnehmenden ihre eigenen Themen mit, und jeder entscheidet selbst, wann er eine Session verlässt.
Kann man ein World Café online durchführen?
Ja. Statt Tischen nutzen Sie die Gruppenräume einer Videokonferenz, mit einem vorab benannten Gastgeber pro Raum und einem gemeinsamen Dokument, in dem jede Gruppe ihre Gedanken für die nächste festhält. Zur festgelegten Zeit wechseln alle in den nächsten Raum, die Ergebnisse stellen die Gastgeber im Plenum vor (wb-web, 2026).
Fazit: Gute Vorbereitung schafft Raum für Austausch
Ein World Café gibt vielen Menschen Gelegenheit, ihre Perspektive einzubringen. Bei großen Gruppen helfen ausreichend Tische, gut vorbereitete Gastgeber und ein verständlicher Wechselplan. Legen Sie außerdem früh fest, wie Sie die Beiträge sammeln, auswerten und anschließend mit den Teilnehmenden teilen. So bleibt der Austausch auch nach der Tagung nutzbar.
Möchten Sie aus den Gesprächen am Tisch geplante Folgetermine machen? Dann sprechen Sie mit Converve. Wie wir Verbände bei ihren Veranstaltungen unterstützen, lesen Sie auf unserer Seite für Verbände, mehr zur Terminplanung auf der Seite zum B2B-Matchmaking.
