Sie wollen für Ihren Verband ein Barcamp organisieren. Die erste Rückfrage aus dem Vorstand lässt nicht lange auf sich warten: Wer spricht denn da eigentlich? Die Antwort ist ungewohnt: Das entscheidet sich erst am Morgen der Veranstaltung. Wer sonst Referentenlisten Monate im Voraus freigibt, muss sich daran erst einmal gewöhnen. Trotzdem lässt sich ein Barcamp sorgfältig vorbereiten.
Ihre Aufgabe ist es, den Teilnehmenden einen guten Rahmen zu geben: passende Räume, verlässliche Zeitfenster, einen übersichtlichen Sessionplan und eine Moderation, die durch den Tag führt. Die Themen bringen die Gäste mit. Dieser Leitfaden zeigt, wann das Format zu Ihrem Verband oder Netzwerk passt, wie Sie es vorbereiten und wie aus einer lebhaften Session ein weiterführendes Gespräch werden kann.
Was ist ein Barcamp?
Ein Barcamp ist eine offene Veranstaltung, deren Programm die Teilnehmenden selbst gestalten: Wer ein Thema mitbringt, stellt es morgens kurz vor, das Plenum zeigt per Handzeichen Interesse, und die Session wird in einen vorbereiteten Raum- und Zeitplan eingetragen. Im Mittelpunkt steht der Austausch unter Fachleuten, nicht der Vortrag.
Das Format gehört zur Familie der Unkonferenzen (englisch: unconference). Die Autoren der viel zitierten “Ten Simple Rules for Organizing an Unconference” (Budd et al., PLOS Computational Biology, 2015) beschreiben das gemeinsame Prinzip in einem Satz: Gespräch hat Vorrang vor Präsentation. Das erste Barcamp fand im August 2005 in Palo Alto statt, organisiert in weniger als einer Woche, als offenes Gegenstück zum Foo Camp von Tim O’Reilly, zu dem man nur auf Einladung kam (Wikipedia, BarCamp).
Im deutschsprachigen Raum ist das Format längst im Alltag angekommen. Die Übersicht barcamp-liste.de führt Ende September 2026 allein 23 anstehende öffentliche Barcamps, vom Agile Barcamp Leipzig in seiner zehnten Ausgabe bis zu Bildungs- und Verwaltungsthemen. Viele Ihrer Mitglieder kennen das Format also vermutlich schon als Teilnehmende. Ein Beispiel aus dem Tourismus: Das Barcamp Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz fand 2025 bereits zum zwölften Mal statt und wird 2026 im Rahmen eines Interreg-Projekts erstmals grenzüberschreitend in Luxemburg ausgerichtet, getragen von Tourismusorganisationen, Kammern und Verbänden. Wer so oft wiederkommt, hat einen Grund.
Barcamp, Unkonferenz, Open Space: die Unterschiede
Wenn Sie in die Planung einsteigen, begegnen Ihnen drei Begriffe, die oft gleichbedeutend verwendet werden. Für die Vorbereitung lohnt die Unterscheidung, weil jedes Format ein anderes Maß an Struktur voraussetzt.
| Format | Wer bestimmt das Programm | Wie Sessions entstehen | Typisch für |
|---|---|---|---|
| Unkonferenz | Teilnehmende, innerhalb eines Rahmenthemas | Vorschläge am Veranstaltungstag | Oberbegriff für alle Formate dieser Tabelle |
| Barcamp | Teilnehmende | Kurzvorstellung im Plenum, Handzeichen, Karte in den Sessionplan | Offene Netzwerke, Fachcommunities, Verbände |
| Open Space | Teilnehmende, rund um eine Leitfrage | Themen werden an eine Wand geheftet, Interessierte finden sich zusammen | Organisationen mit einem gemeinsamen Problem |
| Kuratierte Unkonferenz | Veranstalter und Teilnehmende gemeinsam | Themen werden vorab gesammelt und vom Veranstalter sortiert | Verbände, die etwas Planbarkeit brauchen |
Die letzte Zeile ist für viele Verbände der beste Einstieg. Die PLOS-Autoren beschreiben diese “curated unconference” als Mittelweg: Themen werden vorher eingesammelt und transparent sortiert. Ihr Vorstand bekommt so eine grobe Themenliste, Ihre Mitglieder behalten das letzte Wort.
Wann sich ein Barcamp für Verbände und Netzwerke lohnt
Bevor Sie Räume buchen, gehört eine ehrliche Prüfung dazu, ob das Format zu Ihrer Veranstaltung passt. Die PLOS-Autoren raten zum Barcamp, wenn Austausch das Ziel ist und die Gesprächsgruppen klein bleiben können. Geht es um formale Wissensvermittlung für ein großes Publikum, ist die klassische Konferenz die bessere Wahl.
Für das Format spricht eine Studie zu Edcamps, einer freien Unkonferenz für Lehrkräfte. Carpenter und Linton (Teaching and Teacher Education, 2016) haben 769 Teilnehmende befragt. Die Bewertungen fielen überwiegend sehr positiv aus, und als größte Stärke nannten die Befragten die Kombination aus der Art des Lernens und den Menschen, mit denen sie gelernt haben. Für Sie heißt das: Der Wert eines Barcamps steckt weniger in der einzelnen Session als darin, wer sich dort begegnet. Darauf kommen wir im Abschnitt zu 1:1-Terminen zurück.
Der Wunsch nach mehr Austausch zeigt sich auch in Forresters Q1 2026 State of B2B Events Survey unter 400 Entscheidern: Zwei Drittel der Organisationen planen mehr Workshops, Roundtables und strukturiertes Networking. Ein Barcampnachmittag ist eine Möglichkeit, dafür Raum zu schaffen.
Ein Barcamp lohnt sich besonders, wenn:
- Ihre Mitglieder Wissen mitbringen: Fachverbände, Anwendergemeinschaften und regionale Netzwerke, deren Teilnehmende Praktiker mit eigener Erfahrung sind.
- Die Fragen offen sind: neue Regulierung, ein Umbruch im Markt, eine Technologie, mit der noch niemand fertig ist.
- Die Gruppe wiederkommt: Wer das Format kennt, traut sich beim nächsten Mal oft leichter, ein eigenes Thema vorzuschlagen.
Weniger geeignet ist ein Barcamp, wenn Sie zertifizierte Fortbildungsinhalte mit festen Lernzielen liefern müssen, wenn Sponsoren Redezeit gekauft haben oder wenn die Teilnehmenden außer ihrem Ticket nichts verbindet. Dann behalten Sie die Konferenz und ergänzen einen offenen Nachmittag, oder Sie greifen zu einem leichteren Mitmachformat aus unseren Ideen für Networking-Events, bei denen der Raum weniger selbst tragen muss.
Barcamp organisieren: die Vorbereitung in sieben Schritten
Auch ohne fertige Referentenliste gibt es genug zu tun. Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen, Räume, Ablauf und Betreuung so vorzubereiten, dass die Teilnehmenden sich am Veranstaltungstag auf ihre Themen konzentrieren können.
Vorbereitung für Veranstalter
Ein Barcamp in sieben Schritten vorbereiten
- 8 bis 12 Wochen vorher Rahmenthema festlegen Ein Thema oder eine Leitfrage, breit genug für viele Sessions und eng genug, um die richtigen Leute anzuziehen.
- 8 bis 12 Wochen vorher Ort und Räume wählen Ein Plenum für alle und etwa einen Sessionraum je 20 bis 25 Teilnehmende, dazu Fläche für Stehtische.
- 4 Wochen vorher Zeitraster bauen Räume mal Zeitfenster, 45 Minuten Session plus 15 Minuten Wechsel, ein freier Reserveslot, ein Zeitfenster für 1:1-Termine.
- 3 Wochen vorher Themenpaten gewinnen Fünf bis acht erfahrene Mitglieder bringen je eine Sessionidee mit, damit der Plan nie leer startet.
- 1 Woche vorher Material vorbereiten Karten und Stifte, eine große Wand oder Metaplanwände für den Sessionplan, ein gemeinsames Dokument für Notizen.
- 1 Woche vorher Rollen verteilen Moderation im Plenum, Zeitnahme, Technik und Raumbetreuung, eine Person für die Koordination.
- Einladung Regeln vorab erklären Wie das Format funktioniert, dass jede Person eine Session anbieten kann und dass keine Präsentation nötig ist.
Besonders wichtig ist das Zeitraster: eine Tabelle mit Räumen nebeneinander und Zeitfenstern untereinander. Planen Sie als Faustregel einen Raum je 20 bis 25 Teilnehmende, damit die Gesprächsrunden überschaubar bleiben. Für 120 Mitglieder wären das etwa fünf Räume. Vier Runden mit jeweils 45 Minuten Session und 15 Minuten Wechselzeit ergeben 20 mögliche Sessions. Diese Taktung empfiehlt auch das Portal wb-web des Deutschen Instituts für Erwachsenenbildung. Halten Sie einen Platz im Raster für zusätzlichen Bedarf frei.
Die Themenpaten sind Ihre Versicherung gegen die gefürchtete Stille nach der Frage “Wer möchte ein Thema vorschlagen?”. Die Veranstalter von Dutchento, einer niederländischen Nutzergemeinschaft rund um das Shopsystem Magento, berichteten Eventbrite, dass eingeladene Mitglieder mit Barcamperfahrung, die jederzeit ein Thema einbringen können, einer ersten Ausgabe das meiste Risiko nehmen. Ein offener Plan füllt sich nicht von selbst.
Der Ablauf am Barcamptag
Mit Raster und Paten im Rücken läuft der Tag nach einem festen Muster. Ein Beispiel für einen Verbandstag mit 120 Teilnehmenden und fünf Räumen:
| Uhrzeit | Programmpunkt |
|---|---|
| 09:00 | Ankommen, Kaffee, Karten für Sessionvorschläge ausfüllen |
| 09:30 | Begrüßung, Regeln, Vorstellungsrunde |
| 10:00 | Sessionplanung im Plenum |
| 10:45 | Sessionrunde 1 |
| 11:45 | Sessionrunde 2 |
| 12:30 | Mittagessen |
| 13:30 | Sessionrunde 3 |
| 14:30 | Zeitfenster für geplante 1:1-Termine |
| 15:30 | Sessionrunde 4 |
| 16:30 | Abschlussrunde im Plenum |
Vorstellungsrunde und Sessionplanung
Bei vielen Barcamps im deutschsprachigen Raum stellen sich alle Teilnehmenden mit Namen und drei Hashtags vor, so auch beim Barcamp Tourismusnetzwerk Rheinland-Pfalz. Das schafft in wenigen Minuten ein Bild davon, wer im Raum ist. Rechnen Sie aber nach: Zehn Sekunden pro Person ergeben bei 120 Teilnehmenden 20 Minuten. Ab etwa 100 Personen verlegen Sie die Runde besser an die Stehtische oder in die ersten Minuten jeder Session.
Dann folgt der Kern des Tages. Stellen Sie sich den Sessionplan um 10:20 Uhr vor: 27 Karten für 20 Plätze, eine Schlange vor der Bühne und ein Plenum, das langsam ungeduldig wird. Das ist ein gutes Zeichen, solange der Ablauf klar ist. Jede Person, die ein Thema anbietet, stellt es in etwa 30 Sekunden vor: Titel, worüber sie sprechen möchte und ob sie einen Impuls oder eine Frage mitbringt. Ein kurzes Handzeichen zeigt das Interesse. Die Moderation hängt die Karte in den Plan und gibt gefragten Themen die größeren Räume. Überschneiden sich zwei Vorschläge, bitten Sie beide Anbieter, ihre Sessions zusammenzulegen; meist sagen sie sofort ja. Ist der Plan voll, wird er eingefroren. wb-web formuliert es knapp: Ein einmal stehender Sessionplan wird nicht mehr verändert. Nur dann können sich alle darauf verlassen.
Moderation und Regeln
Ein Barcamp hat weniger Redner, aber mehr Rollen. Die Moderation im Plenum eröffnet, erklärt die Regeln und führt durch die Sessionplanung. Eine Person für die Zeitnahme gibt fünf Minuten vor Ende jedes Slots ein Signal, denn pünktliches Anfangen und Aufhören hält den ganzen Tag zusammen. Wer eine Session anbietet, eröffnet sie und sorgt dafür, dass jemand mitschreibt, muss aber keinen Vortrag halten.
Die Regeln eines Barcamps passen auf eine Folie:
- Jede Person kann eine Session anbieten, niemand muss.
- Sessions sind Gespräche, Impulse sind erlaubt, Verkaufsvorträge nicht.
- Es gilt das “Gesetz der zwei Füße” aus dem Open Space nach Harrison Owen: Wer weder lernt noch beiträgt, wechselt ohne Entschuldigung den Raum.
- In jeder Session schreibt eine Person in einem gemeinsamen Dokument mit.
- Viele Barcamps pflegen das Du, auch unter Menschen, die sich sonst siezen würden.
Achten Sie außerdem darauf, wer sich meldet. Füllt sich der Plan mit denselben Stimmen, die sonst auf der Bühne stehen, sprechen Sie leisere Mitglieder in der Pause gezielt an.
Barcamp und geplante 1:1-Termine kombinieren
Eine gute Session endet nicht unbedingt mit dem Signal zum Raumwechsel. Zwei Mitglieder aus verschiedenen Regionen diskutieren beispielsweise über Unternehmensnachfolge und merken, dass sie am selben Problem arbeiten. Beide möchten weiterreden, haben aber schon die nächste Session im Blick. Ohne Gelegenheit zum Verabreden bleibt es leicht bei einem “Wir sollten uns dazu noch einmal austauschen”.
Planen Sie deshalb auch Zeit für die Gespräche ein, die sich erst im Lauf des Tages ergeben. Die Edcamp-Studie unterstreicht, wie wichtig den Teilnehmenden die Menschen sind, mit denen sie lernen. So geben Sie ihnen die Gelegenheit, einen Kontakt zu vertiefen:
- Reservieren Sie im Raster ein Zeitfenster ohne Sessions, im Beispiel oben um 14:30 Uhr.
- Lassen Sie Teilnehmende kurze 1:1-Termine mit Personen anfragen, die sie in einer Session kennengelernt haben, mit Stehtischen oder einer Lounge als Treffpunkt.
- Öffnen Sie dasselbe Zeitfenster auch für Mitglieder, die gezielt jemanden aus der Teilnehmerliste treffen wollen, ohne eine gemeinsame Session.
Für Verbände bewährt sich oft ein gemischter Tag: ein kuratierter Vormittag mit Mitgliederversammlung oder einer Keynote, ein offener Barcampnachmittag und ein Zeitfenster für Termine vor dem Abendempfang. Wie viel Zeit Sie welchem Baustein geben und warum feste Zeitfenster für Termine vor allem anderen ins Raster gehören, zeigen wir im Leitfaden Veranstaltungsprogramm planen.
Für diese anschließenden Gespräche können Sie Converve ergänzend zum Sessionplan an der Wand einsetzen. Teilnehmende erstellen ein Profil mit Interessen und Rolle und schicken ihren neuen Kontakten eine Terminanfrage. Angenommene Termine erscheinen in freien Slots des vorgesehenen Zeitfensters in beiden Agenden. Sie legen fest, welche Personen einander vorgeschlagen werden. Überträgt Ihr Team den fertigen Sessionplan ins Programm, lassen sich Sessions und gebuchte Termine in einer persönlichen Agenda ohne Überschneidungen anzeigen.
Nach dem Barcamp: Dokumentation und Kennzahlen
Sobald das Terminfenster geschlossen und der letzte Slot vorbei ist, endet der Tag dort, wo er begonnen hat: im Plenum. Die Abschlussrunde dauert 20 Minuten. Jede Person nennt oder notiert, was sie mitnimmt, und die Moderation sammelt Themenwünsche für die nächste Ausgabe.
Verschicken Sie die Sessionnotizen möglichst innerhalb von 48 Stunden, gebündelt in einem Dokument oder auf Ihrer Mitgliederplattform. So können die Teilnehmenden Gedanken nachlesen, Links wiederfinden und Ergebnisse aus anderen Runden entdecken. Für die Auswertung und die nächste Ausgabe halten Sie außerdem ein paar Zahlen fest:
- den Anteil der Teilnehmenden, die eine Session angeboten oder mitgestaltet haben,
- die Zahl der Vorschläge im Verhältnis zu den verfügbaren Slots,
- die Teilnahme pro Session, auch bei den kleinen Runden,
- die Zahl der gebuchten 1:1-Termine im Zeitfenster,
- die Bewertung in einer kurzen Umfrage, etwa mit Fragen aus unserem Beitrag zu Feedback nach der Veranstaltung.
Zusammen mit den Rückmeldungen zeigen diese Zahlen, was gut funktioniert hat und wo Sie nachsteuern sollten. Vielleicht braucht ein Thema beim nächsten Mal mehr Platz, vielleicht wünschen sich die Mitglieder längere Gesprächspausen. Beides ist nützlicher als die Teilnehmerzahl allein.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Barcamp?
Ein Barcamp ist eine offene Veranstaltung, deren Programm die Teilnehmenden am Veranstaltungstag selbst gestalten. Wer ein Thema anbietet, stellt es im Plenum kurz vor, bei Interesse wird die Session in einen Raum- und Zeitplan eingetragen. Das erste Barcamp fand 2005 in Palo Alto statt.
Wie läuft ein Barcamp ab?
Ein typischer Barcamptag beginnt mit Begrüßung, Regeln und Vorstellungsrunde. Es folgt die Sessionplanung im Plenum, danach laufen mehrere Sessionrunden mit parallelen Sessions in verschiedenen Räumen, meist 45 Minuten plus 15 Minuten Wechsel. Den Abschluss bildet eine kurze Runde im Plenum.
Was sind die Regeln eines Barcamps?
Jede Person kann eine Session anbieten, niemand muss. Sessions sind Gespräche statt Vorträge, es gilt das Gesetz der zwei Füße (Wechsel in eine andere Session ist jederzeit erlaubt), in jeder Session schreibt jemand mit, und der einmal stehende Sessionplan wird nicht mehr verändert.
Was ist der Unterschied zwischen Barcamp und Konferenz?
Bei einer Konferenz legt der Veranstalter Themen und Referenten Monate vorher fest, die meisten Programmpunkte sind Vorträge. Beim Barcamp entsteht das Programm am Veranstaltungstag aus den Vorschlägen der Teilnehmenden, und die meisten Sessions sind Diskussionen. Raum, Zeitraster, Moderation und Verpflegung plant der Veranstalter trotzdem.
Wie viele Teilnehmende braucht ein Barcamp?
Eine feste Untergrenze gibt es nicht. Der Sessionplan braucht genug Vorschläge für alle Slots, daher sind einige Dutzend Teilnehmende eine praktische Untergrenze. Als Faustregel planen Sie einen Sessionraum je 20 bis 25 Teilnehmende.
Was ist der Unterschied zwischen Barcamp und Open Space?
Beide sind Unkonferenzen. Beim Barcamp stellen Teilnehmende ihre Themen im Plenum vor und das Interesse wird per Handzeichen abgefragt. Open Space nach Harrison Owen arbeitet mit einer gemeinsamen Leitfrage, Themen werden an eine Wand geheftet, und das Gesetz der zwei Füße ist dort ausdrücklich verankert.
Fazit: Planen Sie das Raster, nicht die Inhalte
Ein Barcamp lebt von dem, was die Teilnehmenden mitbringen: Fragen, Erfahrungen und Lust auf Austausch. Ihre Vorbereitung sorgt dafür, dass daraus ein guter Tag wird. Ein klares Rahmenthema, passende Räume, verständliche Regeln und eine aufmerksame Moderation geben auch Gästen Sicherheit, die zum ersten Mal dabei sind.
Lassen Sie im Tagesablauf auch Platz zum Weiterreden. Wenn Sie bei Ihrer nächsten Mitgliederveranstaltung offene Sessions mit geplanten 1:1-Terminen verbinden möchten, sprechen Sie uns an. Auf unseren Seiten für Verbände und ihre Veranstaltungen und zum B2B-Matchmaking finden Sie mehr dazu.
