Sponsoring abrechnen: Umsatzsteuer, Sponsoring-Rechnung und Sponsoringerlass für Veranstalter

Ein Fachverband verkauft für seine Jahrestagung ein Gold-Paket für 12.000 Euro. Darin stehen das Logo mit Link auf der Tagungswebsite, ein Stand im Foyer, zwei Tagungstickets und ein Vortragsplatz im Nachmittagsprogramm. Drei Wochen später meldet sich die Buchhaltung des Sponsors: Sie braucht eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer, sonst kann sie die Vorsteuer nicht ziehen. Im Verband war man davon ausgegangen, eine Zuwendungsbestätigung zu schicken.

Beides zugleich geht nicht, und welches Dokument richtig ist, steht nicht erst bei der Rechnung fest. Es steht im Paket. Die Leiterin Ihrer Buchhaltung stellt deshalb vor jeder Sponsoring-Rechnung dieselbe Frage: Was genau bekommt der Sponsor für sein Geld?

Unsere These: Ob auf Ihrer Sponsoring-Rechnung Umsatzsteuer steht, entscheiden Sie, wenn Sie das Paket schnüren. Jede Gegenleistung, die Sie zusagen, macht aus dem Geld des Sponsors ein Entgelt. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was die Erlasse des Finanzministeriums dazu sagen, was auf die Rechnung gehört und was bei Sponsoren aus dem Ausland gilt. Ein Hinweis vorab: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung für Veranstalter in Deutschland, keine Rechts- oder Steuerberatung. Alle Fundstellen haben wir am 9. November 2026 abgerufen.

Sponsoring, Spende, Werbung: was das Steuerrecht unterscheidet

Die Frage der Buchhaltung hat einen amtlichen Rahmen. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die ertragsteuerliche Behandlung des Sponsorings im sogenannten Sponsoringerlass geregelt (BMF-Schreiben vom 18.02.1998, IV B 2 S 2144 40/98). Danach ist Sponsoring die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen durch Unternehmen, um Personen oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, wissenschaftlichen, sozialen oder ähnlich bedeutsamen Bereichen zu fördern. Das Unternehmen verfolgt dabei regelmäßig auch eigene Werbe- oder Öffentlichkeitsziele (Tz. 1).

Aus dieser Definition folgen drei Schubladen, und jede verlangt ein anderes Papier:

• Sponsoring mit Werbewirkung: Der Sponsor will sein Ansehen stärken oder für seine Produkte werben. Seine Aufwendungen sind Betriebsausgaben (Tz. 3). Nur bei einem krassen Missverhältnis zwischen Zahlung und Werbewirkung versagt das Finanzamt den Abzug (Tz. 5).
• Spende: Eine Zuwendung ist nur dann eine Spende, wenn sie freiwillig ist, steuerbegünstigte Zwecke fördert und kein Entgelt für eine Gegenleistung darstellt (Tz. 7). Dafür stellt eine steuerbegünstigte Körperschaft eine Zuwendungsbestätigung aus.
• Private Förderung: Zahlungen ohne betrieblichen Anlass sind nicht abziehbar, bei einer Kapitalgesellschaft droht eine verdeckte Gewinnausschüttung (Tz. 8).

Für Sie als Veranstalter ist die Grenze zwischen der ersten und der zweiten Schublade entscheidend. Sobald das Paket eine Gegenleistung enthält, ist das Geld keine Spende mehr. Eine Zuwendungsbestätigung für ein Gold-Paket mit Stand und Vortragsplatz wäre falsch. Rechnung oder Zuwendungsbestätigung, nie beides für dasselbe Geld.

Wann Sponsoring Umsatzsteuer auslöst: der Leistungsaustausch

Dass der Sponsor Betriebsausgaben hat, sagt noch nichts über die Umsatzsteuer. Dafür kommt es darauf an, ob Sie im Gegenzug eine Leistung erbringen, also ein Leistungsaustausch vorliegt. Die Antwort steht in Abschnitt 1.1 Abs. 23 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE), eingeführt mit dem BMF-Schreiben vom 13.11.2012 und 2014 ergänzt.

Weisen Sie auf Plakaten, in Veranstaltungshinweisen, in Katalogen oder auf Ihrer Website lediglich auf die Unterstützung durch den Sponsor hin, erbringen Sie insoweit keine Leistung. Dieser Hinweis darf Namen, Emblem oder Logo des Sponsors zeigen, aber ohne besondere Hervorhebung und ohne Verlinkung zu dessen Internetseiten. Dasselbe gilt, wenn der Sponsor selbst in gleicher Art und Weise auf seine Unterstützung hinweist. Eine Leistung liegt dagegen vor, wenn Sie dem Sponsor ausdrücklich das Recht einräumen, die Sponsoringmaßnahme im Rahmen eigener Werbung zu vermarkten.

Für ein Logo ohne Link fällt insoweit keine Umsatzsteuer an. Ein Link macht daraus eine Werbeleistung. Die Tabelle ordnet typische Paketbestandteile ein, als Orientierung für Ihr Gespräch mit der Steuerberatung:

Fällt eine Leistung an, gilt für die meisten Veranstalter der Regelsteuersatz von 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Für einen Sponsor mit Vorsteuerabzug ist das kein Nachteil, solange die Rechnung ordnungsgemäß ist.

Auch Sachsponsoring ist ein Leistungsaustausch. Stellt ein Technikdienstleister die Bühnentechnik und bekommt dafür einen hervorgehobenen Logoplatz, tauschen Sie Werbeleistung gegen Sachleistung. Das Gesetz nennt das einen tauschähnlichen Umsatz (§ 3 Abs. 12 Satz 2 UStG), und der Wert jedes Umsatzes gilt als Entgelt für den anderen (§ 10 Abs. 2 Satz 2 UStG). Maßgeblich sind die Ausgaben, die der jeweilige Empfänger für die erhaltene Leistung aufwendet (Abschnitt 10.5 Abs. 1 UStAE). Beide Seiten stellen dann eine Rechnung. Ein Sponsoring ohne Geldfluss ist umsatzsteuerlich nicht unsichtbar.

Gemeinnützige Veranstalter: Vermögensverwaltung oder wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Verbände, Fachgesellschaften und Vereine haben eine zweite Frage zu beantworten. Ist die Körperschaft steuerbegünstigt, können Sponsoringeinnahmen steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich, steuerfreie Einnahmen aus der Vermögensverwaltung oder steuerpflichtige Einnahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs sein (Sponsoringerlass, Tz. 9).

Gestattet der Verband dem Sponsor nur, den Namen des Verbands zu Werbezwecken zu nutzen, oder weist er ohne besondere Hervorhebung auf die Unterstützung hin, liegt kein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb vor. Wirkt der Verband dagegen an den Werbemaßnahmen mit, entsteht ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Dieser kann kein Zweckbetrieb sein (Tz. 9). Der Stand im Foyer, die gesponserte Session und die Anzeige im Programmheft sind Mitwirkung.

Drei Regeln entschärfen die Folgen für kleinere Verbände, zwei davon stehen in der Abgabenordnung (AO):

• Freigrenze: Liegen die Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe, die keine Zweckbetriebe sind, einschließlich Umsatzsteuer bei insgesamt nicht mehr als 50.000 Euro im Jahr, fallen darauf keine Körperschaft- und Gewerbesteuer an (§ 64 Abs. 3 AO). Für die Umsatzsteuer gilt diese Grenze nicht.
• Pauschaler Gewinn: Bei Werbung für Unternehmen, die im Zusammenhang mit der steuerbegünstigten Tätigkeit stattfindet, kann der Gewinn mit 15 Prozent der Einnahmen angesetzt werden (§ 64 Abs. 6 Nr. 1 AO). Das senkt die Ertragsteuer, nicht die Umsatzsteuer.
• Steuersatz: Steuerbegünstigte Körperschaften können für bestimmte Leistungen den ermäßigten Satz von 7 Prozent anwenden, nicht aber für Leistungen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (§ 12 Abs. 2 Nr. 8 Buchst. a UStG). Aktive Werbeleistungen tragen deshalb in der Regel 19 Prozent. Reine Duldungsleistungen in der Vermögensverwaltung, etwa das Recht, mit dem Namen des Verbands zu werben, können dagegen mit 7 Prozent zu versteuern sein.

Für die Leiterin der Buchhaltung heißt das: Sie muss die Einnahmen eines Pakets auf die richtigen Sphären verteilen können. Das gelingt nur, wenn der Vertrag die einzelnen Leistungen benennt. Ein Pauschalbetrag “für die Unterstützung der Tagung” macht diese Arbeit unmöglich.

Sind Sie als Veranstalter selbst Kleinunternehmer, weil der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG), weisen Sie keine Umsatzsteuer aus.

Was auf eine Sponsoring-Rechnung gehört

Steht fest, dass Sie eine Leistung erbringen, braucht der Sponsor eine Rechnung mit den Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG. Sie unterscheidet sich von jeder anderen Rechnung nur in einer Zeile, und an der scheitern die meisten.

Die wichtigsten Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG:

1. vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Sponsor,
2. Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.),
3. Ausstellungsdatum,
4. fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer,
5. Umfang und Art der Leistung,
6. Zeitpunkt der Leistung,
7. Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung,
9. bei Anzahlungsrechnungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonti.

Die schwierige Zeile ist Nummer fünf. “Sponsoring Jahrestagung 2027” beschreibt keine Leistung. Schreiben Sie, was der Sponsor bekommt: “Werbeleistungen zur Jahrestagung am 12. und 13. Mai 2027 laut Sponsoringvertrag vom 3. Februar 2027: Logo mit Link auf der Tagungswebsite, Präsentationsfläche im Foyer, Vortragsplatz von 30 Minuten, zwei Tagungstickets.” Diese Zeile beantwortet die Frage der Buchhaltung, bevor sie gestellt wird.

Beim Zeitpunkt der Leistung zählt in der Regel der Veranstaltungstag. Viele Veranstalter rechnen aber vorab ab. Wird das Entgelt vereinnahmt, bevor die Leistung ausgeführt ist, entsteht die Steuer bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Ein im Januar bezahltes Paket versteuern Sie also mit der Voranmeldung für Januar, bei vierteljährlicher Abgabe für das erste Quartal, auch wenn die Tagung im Mai ist.

Die E-Rechnung betrifft bald jede Sponsoring-Rechnung an Unternehmen im Inland. Seit 2025 gilt im Inland zwischen Unternehmen die elektronische Rechnung in einem strukturierten Format als Regel (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG). Rechnungen auf Papier oder, mit Zustimmung des Sponsors, als PDF sind für Umsätze bis Ende 2026 noch erlaubt, 2027 nur noch für Aussteller mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz (§ 27 Abs. 38 UStG). Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, ob Ihr Rechnungsprogramm das strukturierte Format bis zur nächsten Sponsoringsaison erzeugen kann.

Sponsoren aus dem Ausland: Reverse Charge und die Tickets im Paket

Bisher saß der Sponsor im Inland. Ein Sponsor aus Wien oder Amsterdam ändert die Rechnung grundlegend. Werbeleistungen an einen Unternehmer werden dort ausgeführt, von wo aus der Empfänger sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Der Link zum Logo und der Vortragsplatz für das Wiener Unternehmen sind damit in Österreich steuerbar, nicht in Deutschland.

Sie stellen dann eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer. Sie trägt den Vermerk “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” sowie Ihre USt-IdNr. und die des Sponsors. Ausstellen müssen Sie sie bis zum 15. Tag des Monats, der auf die Leistung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Lassen Sie sich die USt-IdNr. des Sponsors deshalb schon bei Vertragsschluss geben, nicht erst bei der Rechnung.

Die Tickets im Paket folgen einer anderen Regel. Die Eintrittsberechtigung zu wissenschaftlichen und ähnlichen Veranstaltungen, etwa Messen und Ausstellungen, wird an einen Unternehmer dort erbracht, wo die Veranstaltung tatsächlich stattfindet (§ 3a Abs. 3 Nr. 5 UStG). Wie das bei verkauften Tickets wirkt, erklären wir im Leitfaden zum Ticketshop für B2B-Veranstaltungen. Für das Paket bedeutet es: Zwei Tickets für die Tagung in Leipzig können deutsche Umsatzsteuer auslösen, während die Werbeleistung im selben Paket unter Reverse Charge fällt. Ob Sie das Paket aufteilen müssen oder die Tickets als Nebenleistung gelten, entscheidet der Einzelfall. Klären Sie das, bevor Sie internationalen Sponsoren einen Paketpreis nennen.

Beim Honorar einer Referentin aus dem Ausland schulden Sie die Umsatzsteuer oft selbst, wie unser Beitrag zum Referentenvertrag für Veranstaltungen zeigt. Beim Sponsoring ist es umgekehrt: Sie leisten, der ausländische Sponsor schuldet die Steuer. Für Veranstalter in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln.

Vom Paket zur Rechnung in fünf Schritten

Alle bisherigen Abschnitte führen auf denselben Punkt zurück: Die Rechnung ist das Ende einer Kette, die im Sponsoring-Prospekt beginnt. Wer die Pakete beschreibt, legt fest, was später auf der Rechnung steht. Wie Sie Pakete und Preise so aufbauen, dass Sponsoren zusagen, zeigt unser Leitfaden Sponsoring-Prospekt erstellen. Für die steuerliche Seite hilft dieser Ablauf:

Der zweite Schritt erspart die meisten Korrekturrechnungen. Ein kurzer Fragebogen im Angebot klärt Sitz, USt-IdNr. und ob der Sponsor spenden oder Werbung kaufen will. Der dritte Schritt schützt Ihre Marge. Steht im Vertrag ein Bruttopreis von 12.000 Euro, sind nach Herausrechnen der Umsatzsteuer von 19 Prozent nur 10.084 Euro Ihr Umsatz. Vereinbaren Sie Nettopreise.

Der fünfte Schritt ist steuerlich keine Pflicht, wirkt aber doppelt. Er belegt dem Sponsor die Betriebsausgabe und liefert einen Grund für die Verlängerung. Was ein Bericht für Sponsoren enthalten sollte, zeigt unsere Vorlage für den Veranstaltungsnachbericht. Ein belegtes Paket ist leichter abzurechnen und leichter zu verlängern.

Lösung: Mit Converve legen Sie für Sponsoren eine eigene Teilnehmergruppe mit eigenem Ticket-Typ und Kontingent an. Die Tickets aus dem Paket vergeben Sie über Einladungs-Workflows oder Promo-Codes, und jedes Ticket enthält die Einladung zur Registrierung auf der Event-Plattform. So sehen Sie nach der Tagung, welche Tickets aus den Paketen tatsächlich genutzt wurden. Wie Tickets, Kontingente und Registrierung zusammenhängen, zeigt die Seite zur Registrierung mit Converve.

Häufig gestellte Fragen

Muss auf einer Sponsoring-Rechnung Umsatzsteuer stehen?

Ja, wenn Sie als Veranstalter eine Gegenleistung erbringen, etwa ein Logo mit Link, einen Stand, einen Vortragsplatz oder Tickets. Dann liegt ein Leistungsaustausch vor, meist mit 19 Prozent Umsatzsteuer (§ 12 Abs. 1 UStG). Keine Leistung ist der bloße Hinweis auf den Sponsor mit Name oder Logo, ohne besondere Hervorhebung und ohne Verlinkung (Abschnitt 1.1 Abs. 23 UStAE). Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus.

Was ist der Sponsoringerlass?

Der Sponsoringerlass ist das BMF-Schreiben vom 18.02.1998 zur ertragsteuerlichen Behandlung des Sponsorings. Er regelt, wann Aufwendungen beim Sponsor Betriebsausgaben oder Spenden sind und wann Einnahmen einer steuerbegünstigten Körperschaft in einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb fallen. Die Umsatzsteuer regelt Abschnitt 1.1 Abs. 23 UStAE.

Was muss auf einer Sponsoring-Rechnung stehen?

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Umfang und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Beschreiben Sie die Leistung konkret mit Bezug auf den Vertrag, nicht nur als “Sponsoring”.

Darf ein Verein für Sponsoring eine Spendenquittung ausstellen?

Nur wenn keine Gegenleistung vereinbart ist. Eine Spende muss freiwillig sein und darf kein Entgelt für eine Leistung des Empfängers darstellen (Sponsoringerlass, Tz. 7). Enthält das Paket Stand, Vortragsplatz oder Tickets, stellen Sie eine Rechnung. Für denselben Betrag gibt es nie Rechnung und Zuwendungsbestätigung zugleich.

Was gilt bei einem Sponsor aus dem EU-Ausland?

Werbeleistungen an ein Unternehmen im EU-Ausland sind am Sitz des Sponsors steuerbar (§ 3a Abs. 2 UStG). Sie rechnen ohne deutsche Umsatzsteuer ab, mit dem Vermerk “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers”, beiden USt-IdNr. und bis zum 15. Tag des Folgemonats (§ 14a Abs. 1 UStG). Tickets im Paket können dagegen am Veranstaltungsort steuerbar sein (§ 3a Abs. 3 Nr. 5 UStG). Klären Sie die Aufteilung mit Ihrer Steuerberatung.

Fazit: Die Rechnung entsteht im Paket

Ob ein Sponsor eine Rechnung mit Umsatzsteuer, eine Rechnung unter Reverse Charge oder eine Zuwendungsbestätigung bekommt, entscheidet sich nicht am Schreibtisch der Buchhaltung. Es entscheidet sich in dem Moment, in dem Sie dem Sponsor einen Link, einen Stand, einen Vortragsplatz oder zwei Tickets zusagen. Benennen Sie jede Leistung einzeln, fragen Sie den Status des Sponsors früh ab, vereinbaren Sie Nettopreise und beschreiben Sie die Leistung auf der Rechnung so konkret wie im Vertrag.

Dann kann die Leiterin Ihrer Buchhaltung die Frage nach dem Gegenwert mit einem Blick auf den Vertrag beantworten. Ideen, welche Leistungen Sie Sponsoren außer dem Logo anbieten können, sammeln unsere 37 kreativen Sponsoring-Ideen. Lassen Sie die steuerliche Einordnung Ihrer Pakete einmal pro Saison von Ihrer Steuerberatung prüfen.

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