Rund 48,6 Millionen Euro haben Pharmaunternehmen in Österreich für 2024 als Ausgaben für Veranstaltungen offengelegt. Das ist mehr als ein Drittel der rund 132 Millionen Euro, die 79 Unternehmen insgesamt für Zahlungen an Fachkreise, Gesundheitseinrichtungen und Patientenorganisationen gemeldet haben (Pharmig, Offenlegung 2024). In Deutschland zählt der FSA-Kodex Fachkreise die Miete von Standflächen auf Fortbildungsveranstaltungen ausdrücklich zum Sponsoring. Für Ihre Fachgesellschaft heißt das: Die Industrieausstellung ist Einnahmequelle und öffentliches Thema zugleich.
Aussteller wollen mehr als Laufkundschaft am Stand. Sie fragen nach Gesprächen mit Mitgliedern, die zu ihrem Angebot passen. Mitglieder kommen dagegen wegen des Programms und wollen auf dem Weg in den Saal nicht abgefangen werden. Beide Wünsche sind berechtigt. Vereinbar sind sie nur, wenn das Mitglied entscheidet, wen es trifft.
Dieser Leitfaden richtet sich an die Geschäftsführung einer Fachgesellschaft, die ihrem Vorstand ein Konzept für Industrieausstellung und vereinbarte Partnergespräche vorlegen soll. Er zeigt, welche Regeln Mitglieder schützen, welche Modelle der Terminvergabe es gibt, was auf medizinischen Kongressen zusätzlich gilt und wie Sie die Zufriedenheit der Mitglieder und den Nutzen der Gespräche auswerten. Verkaufen Sie Ausstellern eine faire Chance auf gute Gespräche, nicht den Zugriff auf Ihre Mitglieder.
Was gehört zur Industrieausstellung, und was sind Partnergespräche?
Die Industrieausstellung, oft auch Fachausstellung oder Begleitausstellung genannt, ist die Ausstellung von Unternehmen am Rand eines Kongresses. Hersteller, Händler und Dienstleister mieten Stände oder Tische im Foyer oder in einer Halle neben den Sälen. Anders als auf einer Messe sind sie dort Gast. Im Mittelpunkt steht das wissenschaftliche Programm, und die Ausstellung lebt von den Pausen.
Partnergespräche sind vereinbarte Einzelgespräche zwischen Vertretern ausstellender oder fördernder Unternehmen und einzelnen Mitgliedern. Sie finden zu festen Zeiten an einem bekannten Ort statt, nach Regeln, die die Fachgesellschaft vorgibt. Der Unterschied zum Standbesuch ist einfach: Beide Seiten haben vorher zugestimmt.
| Format | Wer spricht mit wem | Wie der Kontakt entsteht | Typisches Risiko |
|---|---|---|---|
| Industrieausstellung | Aussteller mit allen Teilnehmenden | Zufällig, in den Pausen | Stände abseits der Wege bleiben leer |
| Industriesymposium | Ein Unternehmen vor Publikum | Eigener, gekennzeichneter Programmpunkt | Verwechslung mit dem wissenschaftlichen Programm |
| Partnergespräch | Ein Unternehmen mit einem Mitglied | Anfrage und Zustimmung vorab | Druck auf Mitglieder, wenn Regeln fehlen |
Der Verkauf der Ausstellung beginnt etwa ein Jahr vor dem Kongress, parallel zum Call for Abstracts, wie unser Zeitplan für die Kongressplanung zeigt. Spätestens dann sollte feststehen, ob Sie auch Gespräche anbieten und nach welchen Regeln.
Warum das Vertrauen der Mitglieder der eigentliche Wert ist
Dass beide Seiten zustimmen, klingt nach Formalie. Tatsächlich hängt der Wert des ganzen Angebots daran.
Denken Sie an eine Hygienefachkraft aus einem Kreiskrankenhaus. Ihr Haus zahlt die Kongressgebühr aus einem knappen Fortbildungsbudget. Sie kommt wegen der Sitzungen zum Ausbruchsmanagement und wegen der Kolleginnen, die vor denselben Problemen stehen. Gegen ein Gespräch mit einem Hersteller von Desinfektionsmitteln hat sie nichts. Sie merkt aber sofort, ob eine Anfrage zu ihrer Arbeit passt oder aus einer gekauften Liste stammt.
Für Ihren Vorstand gibt es dazu eine beruhigende Zahl. Der Freeman Trends Report vom 23. Juli 2026 hat mehr als 3.300 Teilnehmende und Aussteller von Konferenzen und Messen befragt. 84 Prozent bewerten gesponserte Sitzungen neutral oder positiv, wenn das Sponsoring klar gekennzeichnet ist, nur 16 Prozent reagieren negativ. Mitglieder lehnen also nicht die Industrie ab. Sie lehnen Verschleierung und Belanglosigkeit ab.
Dieselbe Studie zeigt, dass Teilnehmende idealerweise 54 Prozent ihrer Lernzeit außerhalb klassischer Sitzungen verbringen würden, auf Messen sogar 64 Prozent. Ein passendes Gespräch in der Industrieausstellung kann zu dieser Lernzeit gehören. Ein unpassendes kostet die Hygienefachkraft die Pause, die sie für die Kollegin aus der Nachbarklinik eingeplant hatte. Relevanz macht das Gespräch wertvoll.
Mitglieder akzeptieren Industrie, wenn sie offen auftritt
Die Ausstellung als Rahmen: Lage, Pausen und Paketgröße
Bevor Sie über Gespräche nachdenken, muss die Ausstellung selbst funktionieren. Gespräche entstehen dort, wo Mitglieder ohnehin vorbeikommen. Legen Sie die Stände an den Weg zwischen Sälen, Posterbereich und Catering und planen Sie Pausen, die lang genug für ein Gespräch sind. Öffnungszeiten der Ausstellung, die gegen Plenarsitzungen laufen, verärgern Aussteller und Mitglieder zugleich.
Nicht jede Fachgesellschaft braucht dafür eine Halle. Die Deutsche Keramische Gesellschaft bot auf ihrer 101. Jahrestagung im September 2026 in Augsburg ein Tischpaket an: ein Tisch von etwa 120 mal 70 Zentimetern, zwei Stühle, ein Stromanschluss und bis zu zwei Standbetreuende mit Dreitageskarte. Das Paket kostete 900 Euro mit einer und 1.550 Euro mit zwei Betreuungspersonen, jeweils netto, vergeben nach Eingang der Anmeldung (DKG, Ausstellerinformationen 2026). Ein solches Format senkt die Hürde für kleine Spezialanbieter. Gerade sie sind für Mitglieder oft die interessantesten Gesprächspartner.
Wie Sie Flächen, Ecken und Zusatzleistungen bepreisen, rechnen wir im Leitfaden Standpreise kalkulieren vor. Bei zertifizierten ärztlichen Fortbildungen hat die Fortbildungsordnung allerdings Folgen für den Preis, dazu weiter unten mehr.
Sechs Regeln, mit denen Mitglieder die Kontrolle behalten
Funktioniert die Ausstellung, fragen die ersten Aussteller nach vereinbarten Terminen. Schreiben Sie die Regeln dafür auf, bevor Sie das erste Paket verkaufen. Lassen Sie sie einmal vom Vorstand beschließen und veröffentlichen Sie sie für Mitglieder und Aussteller gleichermaßen.
- Eigene Zustimmung: Mitglieder entscheiden in einem eigenen Schritt, ob Aussteller sie sehen dürfen, nie versteckt in den Anmeldebedingungen. Stützen Sie sich dabei auf eine Einwilligung, muss sie freiwillig sein (Artikel 4 Nr. 11 der Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Nach Artikel 7 Absatz 4 DSGVO ist das fraglich, wenn die Kongressteilnahme davon abhängt.
- Mitglieder bestätigen jeden Termin: Aussteller dürfen anfragen. Nur das Mitglied bestätigt, und ohne seine Zusage erscheint kein Termin in seinem Zeitplan.
- Absagen kostet nichts: keine Begründung, keine Erinnerungsschleife, kein sichtbarer Status, den ein Aussteller als Zurückweisung lesen könnte. Nach Artikel 7 Absatz 3 DSGVO muss der Widerruf einer Einwilligung so einfach sein wie ihre Erteilung, praktisch ein Klick zum Austritt.
- Kontingent je Aussteller: Jeder Aussteller darf pro Kongress eine feste Zahl an Anfragen senden, gekoppelt an sein Paket. So schreibt kein Unternehmen die halbe Mitgliedschaft an.
- Geschützte Programmzeit: Gespräche laufen in Pausen und eigenen Zeitfenstern in einem sichtbaren Bereich der Ausstellung, nie parallel zu Plenarsitzungen und nie in Hotelsuiten.
- Daten folgen dem Gespräch: Aussteller erhalten Kontaktdaten nur aus Gesprächen, die stattgefunden haben, und nur, wenn das Mitglied der Weitergabe zugestimmt hat. Wie solche Daten rechtssicher in das System eines Ausstellers gelangen, behandelt unsere Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software in einem eigenen Abschnitt.
So sieht das für die Hygienefachkraft aus. Sie öffnet die Anfrage eines Herstellers von Flächendesinfektion und sieht Firma, Funktion des Ansprechpartners und zwei Sätze dazu, warum das Gespräch für sie relevant sein könnte. Sie nimmt den Termin am Dienstag in der Mittagspause an. Eine zweite Anfrage kommt von einem Anbieter, dessen Profil mit ihrem Fachgebiet nichts zu tun hat. Sie lehnt mit einem Klick ab, und keines der beiden Unternehmen erfährt mehr über sie, als sie selbst gezeigt hat. Wer leicht absagen kann, sagt ehrlich zu.
Wer fragt wen an: drei Modelle der Terminvergabe
Die sechs Regeln gelten in jedem Aufbau. Die erste Entscheidung betrifft aber die Richtung der Anfragen, und sie hängt weniger von der Technik ab als davon, wie empfindlich Ihre Mitglieder auf geschäftliche Ansprache reagieren.
| Modell | So funktioniert es | Risiko für das Vertrauen | Nutzen für Aussteller | Passt zu |
|---|---|---|---|---|
| Mitglieder fragen an | Mitglieder sehen die Ausstellerprofile und senden Anfragen; Aussteller bestätigen oder schlagen eine Zeit vor | Am geringsten | Weniger Termine, jeder aus echtem Interesse | Medizinischen Fachgesellschaften, erster Durchführung |
| Gegenseitige Anfragen | Beide Seiten fragen an, die andere bestätigt; Anfragen der Aussteller sind gedeckelt | Mittel, über Kontingente steuerbar | Mehr Termine, aktive Ansprache möglich | Berufsverbänden mit großer Ausstellung |
| Regelwerk der Fachgesellschaft | Die Gesellschaft legt fest, welche Ausstellergruppen welche Mitgliedergruppen anfragen dürfen; beide Seiten bestätigen | Gering, solange die Regeln veröffentlicht sind | Höchste Relevanz je Gespräch | Großen Kongressen mit vielen Ausstellern und einkaufenden Mitgliedern |
Welches Modell Sie auch wählen, die Logik muss erklärbar sein. Fragt ein Vorstandsmitglied, warum ein Aussteller ausgerechnet die Leitungen mehrerer Klinikapotheken getroffen hat, sollte die Antwort aus veröffentlichten Regeln kommen. Eine Blackbox kann die Geschäftsführung vor dem Vorstand nicht verteidigen. Eine regelbasierte Zuordnung macht jede Entscheidung nachvollziehbar.
Mit dem B2B-Matchmaking von Converve legen Sie in einer konfigurierbaren Meeting-Matrix fest, welche Ausstellergruppen welche Mitgliedergruppen anfragen, nur ansehen oder gar nicht sehen können. Termine kommen nur zustande, wenn beide Seiten bestätigen, und die Zuordnung bleibt nachvollziehbar statt Blackbox.
Medizinische Fachkongresse: was Kodizes und Fortbildungsordnung verlangen
In einer Branche ist das Regelwerk fast Pflicht. Sind Ihre Mitglieder Ärztinnen, Apotheker oder andere Angehörige der Fachkreise, schreiben die Kodizes Ihrer Aussteller und die Fortbildungsordnungen der Ärztekammern einen Teil der Regeln. Der folgende Abschnitt ist ein Hinweis, keine Rechtsberatung, und er beschreibt die Lage in Deutschland.
Für Pharmaunternehmen im Verein Freiwillige Selbstkontrolle für die Arzneimittelindustrie (FSA) zählt die Miete von Standflächen und Räumen auf externen Fortbildungsveranstaltungen zum Sponsoring (FSA-Kodex Fachkreise, Fassung 2024, § 2). Nach § 20 Absatz 5 ist die finanzielle Unterstützung externer Fortbildungen in angemessenem Umfang zulässig. Unterhaltungsprogramme dürfen nicht unterstützt werden, und das Unternehmen muss darauf hinwirken, dass der Veranstalter die Unterstützung bei Ankündigung und Durchführung offenlegt. Im Transparenzkodex des FSA sind Sponsoringverträge mit Organisationen der Fachkreise eine eigene Position der jährlichen Veröffentlichung. Planen Sie die Nennung der Aussteller im Programm deshalb von Anfang an ein. Ein Gesellschaftsabend auf Kosten eines Ausstellers fällt dagegen weg.
Medizintechnikunternehmen, die Mitglied bei MedTech Europe sind, dürfen Stände, Anzeigen oder Satellitensymposien auf Veranstaltungen, die in den Anwendungsbereich des Conference Vetting System fallen (vor allem internationale Kongresse), nur buchen, wenn das System sie vorab positiv bewertet hat. Seit dem 1. Januar 2021 binden die Ergebnisse auch Mitgliedsunternehmen des europäischen Pharmaverbands EFPIA (EthicalMedTech, Conference Vetting System). Bewertet werden sechs gleich gewichtete Kriterien, darunter Programm, Ort, Bewirtung und Teilnahmepaket. Fällt Ihr Kongress in den Anwendungsbereich und fehlt die positive Bewertung, kann ein Teil Ihrer Aussteller schlicht nichts buchen, auch keine Gesprächstermine.
Die dritte Grenze betrifft Kongresse, die als ärztliche Fortbildung anerkannt werden sollen. Nach den Hinweisen der Bundesärztekammer zur (Muster-)Fortbildungsordnung 2024 (Stand 20.11.2025) ist die Industrieausstellung eine Gegenleistung für das Sponsoring des wissenschaftlichen Programms, deren Kosten der Sponsor trägt. Erhält der Veranstalter für die Ausstellung mehr als die tatsächlichen Kosten, gilt der Überschuss als verdecktes Sponsoring und zählt zur Gesamthöhe des Sponsorings. Deshalb sind auch Kosten und Finanzierung der Industrieausstellung offenzulegen. Zudem wird die Veranstaltung als Ganzes betrachtet: Eine Ausstellung am selben Ort, zur selben Zeit und für dieselbe Zielgruppe gehört zur Fortbildungsmaßnahme.
Für Ihre Kalkulation heißt das: Auf einem zertifizierten Kongress zählt jeder Erlös über den tatsächlichen Ausstellungskosten als Sponsoring und muss offengelegt werden. Klären Sie Preisliste und Offenlegung mit Ihrer Landesärztekammer, bevor die Unterlagen an Aussteller gehen, denn die verbindlichen Regeln legt jede Kammer selbst fest. In Österreich und der Schweiz gelten eigene Kodizes. Wie wissenschaftliche Leitung und Referierende ihre Interessenkonflikte offenlegen und warum Industriesymposien außerhalb der Begutachtung laufen, beschreiben wir im Beitrag zum Programmkomitee für Kongresse.
Was Sie Ausstellern zusagen und was nicht
Die Kodizes sagen, was Aussteller nicht kaufen dürfen. Schwieriger ist die Frage, was Sie ihnen verkaufen. Ein Aussteller, der ein Gesprächspaket bucht, kauft eine faire Chance, und genau das sollte im Vertrag stehen.
Sagen Sie Sichtbarkeit bei Mitgliedern zu, die zugestimmt haben, dazu eine feste Zahl an Anfragen, reservierte Tische und Zeitfenster in der Ausstellung und nach dem Kongress einen Bericht über die geführten Gespräche. Sagen Sie keine garantierte Zahl an Gesprächen mit Mitgliedern zu, keine Teilnehmerlisten mit Kontaktdaten und keine Redezeit, die an das Gesprächsvolumen gekoppelt ist.
Auf Wirtschaftskonferenzen ist ein garantiertes Meeting-Kontingent eine sinnvolle Position im Sponsoring-Prospekt, weil die Teilnehmenden gekommen sind, um Geschäfte anzubahnen. Auch Hosted Buyer, also eingeladene und oft finanzierte Einkäufer, nehmen Termine als Teil ihrer Zusage wahr. Ihre Mitglieder haben dagegen selbst bezahlt. Die Hygienefachkraft schuldet dem Desinfektionsmittelhersteller nichts. Das Paket darf nichts anderes andeuten.
Das Angebot in fünf Phasen
Ein Angebot mit diesen Regeln braucht mehr Vorlauf als der reine Standverkauf, denn Mitglieder müssen zustimmen, bevor Aussteller anfragen können. Rückwärts vom Kongress gerechnet, sieht ein realistischer Ablauf so aus:
Industrieausstellung mit Partnergesprächen in fünf Phasen
- 12 Wochen vorher Regeln beschließen Der Vorstand beschließt die Gesprächsregeln, das Modell der Terminvergabe und die Kontingente. Die Regeln gehen an Mitglieder und Aussteller.
- 8 Wochen vorher Zustimmung öffnen Mitglieder entscheiden, ob und für welche Ausstellergruppen sie sichtbar sein wollen. Die Ausstellerprofile gehen mit einer klaren Beschreibung des Angebots online.
- 4 Wochen vorher Anfragen öffnen Aussteller und Mitglieder senden Anfragen im Rahmen der Kontingente. Mitglieder bestätigen oder lehnen ab, belegt werden nur geschützte Zeitfenster.
- Kongresstage Gesprächsbereich betreiben Sichtbare Tische in der Ausstellung, Erinnerungen vor jedem Termin und ein besetzter Schalter für Absagen und Beschwerden.
- Bis 2 Wochen danach Zweimal berichten Aussteller erhalten ihren Bericht über geführte Gespräche. Mitglieder erfahren, wie viele Gespräche stattfanden und was die Ausstellung finanziert hat.
Den zweiten Bericht lassen die meisten Fachgesellschaften weg. Dabei schützt gerade er die Zustimmung im nächsten Jahr. Wer sieht, was das Angebot gebracht hat, stimmt eher wieder zu.
Vertrauen messen, nicht nur Termine
Die Zahl der Termine zeigt, ob Aussteller auf ihre Kosten gekommen sind. Ob Mitglieder im nächsten Jahr wieder mitmachen, zeigt sie nicht. Ergänzen Sie den Abschlussbericht deshalb um einige Kennzahlen zum Vertrauen:
- die Zustimmungsquote unter den angemeldeten Mitgliedern, im Vergleich zum Vorjahr
- die Annahme- und Ablehnungsquote je Aussteller, denn eine hohe Ablehnungsquote zeigt schlechte Auswahl, nicht unwillige Mitglieder
- die Ausfallquote bestätigter Termine, gemessen an einem festen Nenner; welche Zahl Sie berichten, hängt von dieser Wahl ab, wie unsere Analyse der No-Show-Quote bei B2B-Events zeigt
- Beschwerden bei der Geschäftsstelle über Kontakte durch Aussteller vor, während und nach dem Kongress
- eine Frage in der Befragung nach dem Kongress: War ein Kontakt durch einen Aussteller unerwünscht?
Nutzen Sie die Zahlen je Aussteller im Gespräch über die Verlängerung. Ein Aussteller mit hoher Ablehnungsquote braucht eine engere Zielgruppe oder ein kleineres Kontingent, nicht mehr Anfragen. Eine sinkende Zustimmungsquote ist Ihr frühestes Warnsignal. Sie zeigt sich eine Ausgabe früher als der Unmut in der Mitgliederversammlung.
Erfassen lassen sich diese Werte nur, wenn Agenda, Ausstellerprofile und Termine in einem System zusammenlaufen. Welche Systemtypen das für Fachgesellschaften leisten und wo reine Einreichungssoftware aufhört, vergleichen wir im Beitrag Kongresssoftware 2026.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Industrieausstellung auf einem Kongress?
Eine Industrieausstellung, auch Fachausstellung oder Begleitausstellung genannt, ist die Ausstellung von Unternehmen am Rand eines wissenschaftlichen Kongresses. Hersteller, Händler und Dienstleister mieten Stände oder Tische nahe den Sälen und sprechen Teilnehmende vor allem in den Pausen an. Für viele Fachgesellschaften ist sie neben den Teilnahmegebühren eine zentrale Einnahmequelle.
Was sind Partnergespräche auf einem Fachkongress?
Partnergespräche sind vereinbarte Einzelgespräche zwischen Vertretern ausstellender oder fördernder Unternehmen und einzelnen Mitgliedern. Sie finden zu festen Zeiten in einem sichtbaren Bereich statt, nach Regeln der Fachgesellschaft. Anders als beim Standbesuch haben beide Seiten dem Gespräch vorher zugestimmt.
Müssen Mitglieder Gesprächen mit Ausstellern zustimmen?
Ja, und zwar in einem eigenen Schritt, nicht als Bedingung der Anmeldung. Stützt sich die Fachgesellschaft auf eine Einwilligung, muss sie freiwillig sein (Artikel 4 Nr. 11 DSGVO), und der Widerruf muss nach Artikel 7 Absatz 3 so einfach sein wie die Erteilung. Zugleich bekommen Aussteller so ein Publikum, das tatsächlich mit ihnen sprechen will.
Kann man Ausstellern eine bestimmte Zahl an Gesprächen garantieren?
Nicht seriös. Mitglieder bestätigen oder lehnen jede Anfrage ab, deshalb kann die Fachgesellschaft Anfragen, Zeitfenster und ein faires Verfahren zusagen, aber nicht das Ergebnis. Garantien passen zu Hosted-Buyer-Programmen, in denen Einkäufer eingeladen und oft finanziert werden. Mitglieder haben ihre Teilnahme selbst bezahlt.
Was gilt für Industrieausstellungen auf medizinischen Kongressen?
Für Pharmaunternehmen im FSA zählt die Standmiete zum Sponsoring, die Unterstützung muss offengelegt werden (FSA-Kodex Fachkreise, Fassung 2024, §§ 2 und 20). Mitglieder von MedTech Europe und EFPIA dürfen Kongresse, die in den Anwendungsbereich des Conference Vetting System fallen (vor allem internationale), nur nach positiver Bewertung unterstützen. Bei zertifizierten ärztlichen Fortbildungen gilt ein Erlös über den Kosten der Ausstellung als verdecktes Sponsoring (Bundesärztekammer, Hinweise zur MFBO 2024). Prüfen Sie die Details mit Ihrer Landesärztekammer.
Wie viele Anfragen sollte ein Aussteller senden dürfen?
Einen Branchenrichtwert gibt es nicht. Legen Sie pro Kongress ein festes Kontingent fest, koppeln Sie es an das Paket und prüfen Sie es nach dem Kongress anhand der Ablehnungsquote des Ausstellers. Wer überwiegend Absagen erhält, braucht eine engere Zielgruppe, kein höheres Kontingent.
Fazit: Mitglieder entscheiden, Aussteller bekommen eine faire Chance
Die Industrieausstellung finanziert viele Fachkongresse, und Gespräche mit Mitgliedern machen sie für Aussteller wertvoller. Dieser Wert hängt aber daran, dass Mitglieder freiwillig mitmachen. Gebündelte Zustimmung, unbegrenzte Anfragen, Termine gegen das Programm und Daten, die weiter wandern als erwartet, zehren ihn auf.
Verkaufen Sie Ausstellern deshalb eine faire, gut organisierte Chance auf passende Gespräche, veröffentlichen Sie die Regeln und messen Sie das Vertrauen neben der Zahl der Termine. Die Hygienefachkraft nimmt dann die Anfragen an, die zu ihrer Arbeit passen, und lehnt den Rest ohne Folgen ab. So können Sie dem Vorstand zeigen, welchen Nutzen das Angebot hat und wie Sie die Interessen der Mitglieder schützen.
Wie eine regelbasierte Meeting-Matrix ein solches Angebot auf Ihrem Kongress unterstützt, zeigen wir auf unserer Seite für Verbände. Oder sprechen Sie direkt mit Converve.
