Ein Aussteller möchte kurz vor der Messe einen größeren Stand. Im Plan ist die Fläche schnell verschoben. Doch was bedeutet das für den benachbarten Stand, den Gang und die bereits freigegebene Fassung? Solche Änderungen zeigen, was Software für den Hallenplan im Alltag leisten muss.
Ein Messe-Hallenplan dient mehreren Teams zugleich. Der Vertrieb verkauft damit Standflächen, die technische Projektleitung stimmt den Aufbau ab, und Besucher suchen ihren Weg durch die Halle. Alle brauchen einen aktuellen Stand. Dieser Beitrag erklärt, welche Werkzeuge dafür infrage kommen, wie Sie den Hallenplan aufbauen und welche Fragen Sie bei der Softwareauswahl stellen sollten.
Was ist Software für den Hallenplan?
Software für den Hallenplan erstellt einen maßstabsgetreuen Grundriss Ihrer Veranstaltungsfläche und hält ihn aktuell, während sich die Belegung ändert. Für Messen kommt meist mehr dazu: Jeder Stand hat einen Status und einen Preis, Aussteller reservieren Flächen direkt im Plan, und der veröffentlichte Plan wird zur durchsuchbaren Karte für Besucher.
Bei der Suche begegnen Ihnen zwei Produktarten. Welche passt, hängt davon ab, ob Sie vor allem Räume einrichten oder Messeflächen verwalten möchten.
| Art | Gedacht für | Typische Aufgaben | Beispiele |
|---|---|---|---|
| Diagramm- und Bestuhlungswerkzeuge | Galas, Kongresse, Raumaufbau | Tische und Sitzordnung, Bühne, 3D-Ansicht, Abstimmung mit der Location | Cvent Event Diagramming (früher Social Tables), Prismm, SmartDraw |
| Hallenplan-Plattformen für Messen | Messen und Ausstellungen mit Standverkauf | Standbestand, Preiszonen, Reservierung, Ausstellersuche, Wegeführung | ExpoFP, Map D, Map Your Show, EXPOCAD |
Die erste Gruppe beantwortet die Frage, wie viele runde Tische in den Saal passen. Die zweite beantwortet, welche Stände noch frei sind, was sie kosten und wo Aussteller X zu finden ist. Im DACH-Raum steckt der Hallenplan außerdem oft in der Ausstellerverwaltung selbst, etwa bei profairs, wo Aussteller ihren Stand wahlweise über den Hallenplan buchen. Wer Quadratmeter verkauft, kommt mit einem reinen Bestuhlungswerkzeug nicht weit.
Drei Aufgaben eines Hallenplans
Sobald Sie Flächen verkaufen, wird aus dem Plan ein Arbeitsdokument. Jede seiner drei Aufgaben hat in Ihrem Team eine andere verantwortliche Person.
Standflächen verkaufen
Für Ihren Ausstellervertrieb ist der Hallenplan der Produktkatalog. Jeder Stand braucht Größe, Preiszone und Status: frei, reserviert oder verkauft. Eck- und Inselstände kosten in der Regel mehr, und Stammaussteller erwarten, ihren Platz aus dem Vorjahr zuerst angeboten zu bekommen. Hallenplan-Plattformen bilden das direkt im Plan ab. Bei Map D etwa legen Veranstalter Aufpreise für Eck- und Inselflächen fest; der Plan zeigt jeden Stand als frei, reserviert oder verkauft und protokolliert, wer eine Zuteilung geändert hat (Anbieterangabe, 2026).
Wer Verkaufsstatus und Plan getrennt pflegt, muss beide bei jeder Buchung abgleichen. Wird eine Änderung übersehen, kann derselbe Stand versehentlich zweimal zugesagt werden. Ein gemeinsamer Datenstand erspart Ihrem Team und den Ausstellern diese unangenehme Situation.
Genehmigen lassen und aufbauen
Für Ihre technische Projektleitung, die den Plan mit dem Hallenbetreiber abstimmt, ist er ein Dokument mit Auflagen. Die Versammlungsstättenverordnungen der Länder (hier § 7 Absatz 5 in der Fassung von Baden-Württemberg, gleichlautend etwa in Bayern und Schleswig-Holstein) schreiben für Ausstellungshallen vor:
- Ausstellungsflächen zwischen zwei Gängen dürfen höchstens 30 Meter tief sein.
- Von jeder Stelle einer Ausstellungsfläche sind es höchstens 20 Meter bis zum nächsten Gang.
- Gänge und die zugehörigen Ausgänge haben eine lichte Breite von mindestens 3 Metern und führen möglichst gerade zu entgegengesetzt liegenden Ausgängen.
Dazu kommen die technischen Richtlinien des jeweiligen Messegeländes. Für Ihre Software heißt das: Sie braucht eine Versionsgeschichte. Wenn ein Aussteller drei Wochen vor der Messe zwei Meter mehr Tiefe möchte, muss Ihre technische Projektleitung sehen, welche Fassung freigegeben war, was sich seitdem geändert hat und wer die Änderung vorgenommen hat. Ohne diese Historie wird jede späte Änderung zur Detektivarbeit.
Besucher führen
Für Ihre Besucher ist der Hallenplan die Karte, mit der sie ihren Tag einteilen, und zwar meist schon vor der Anreise. Das Center for Exhibition Industry Research (CEIR), das Forschungsinstitut der US-Messewirtschaft, hat 2024 ermittelt, dass 90 Prozent der Besucher ihren Messebesuch vorab planen und 64 Prozent dabei gezielt nach Ständen suchen, die sie besuchen wollen.
Wie Besucher den Hallenplan nutzen
Der Rundgang steht vor der Messe fest
Für Ihren Hallenplan folgt daraus: Er muss früh online sein, und zwar auf der Messewebsite, nicht nur in der App. Laut CEIR erleben Aussteller die Funktionen der Messewebsite stärker genutzt als die der App, vermutlich weil die Website früher live geht. Ein durchsuchbarer Plan auf Ihrer Website drei Wochen vor Messebeginn leistet mehr als eine perfekte Karte in einer App, die Besucher erst am Morgen des ersten Messetags installieren. Wie Sie den Plan in der App aktuell halten, wenn sich Standnummern kurz vor der Messe noch verschieben, beschreiben wir in unserem Leitfaden zur Auswahl einer Messe-App. Die letzte Zahl zeigt eine Lücke vor Ort: Interaktive Wegweiser an den Halleneingängen werden stark genutzt, aber nur jeder fünfte Veranstalter stellt sie auf.
Hallenplan erstellen: in fünf Schritten
Beginnen Sie mit den räumlichen und technischen Vorgaben und legen Sie anschließend Standflächen und Preise fest. So vermeiden Sie, dass eine bereits geplante Verkaufsfläche später einem Gang weichen muss.
Vom Grundriss zur Besucherkarte
Einen Messe-Hallenplan erstellen
- Schritt 1 Grundriss beschaffen Maßstabsgetreuen Grundriss als CAD-Datei oder bemaßtes PDF beim Hallenbetreiber anfordern, mit Säulen, Toren, Anschlüssen und Deckenlasten.
- Schritt 2 Auflagen eintragen Gänge, Rettungswege, Notausgänge und Brandschutzeinrichtungen nach Versammlungsstättenverordnung und technischen Richtlinien der Halle festlegen.
- Schritt 3 Raster und Preise Standgrößen, Eck- und Inselstände, Preiszonen und Sonderflächen wie Meetingbereiche und Gastronomie einplanen.
- Schritt 4 Freigeben lassen Plan mit dem Hallenbetreiber abstimmen und die freigegebene Fassung als Referenz sichern. Jede spätere Änderung wird dagegen geprüft.
- Schritt 5 Veröffentlichen und pflegen Plan auf der Messewebsite einbinden, Standvergaben laufend nachtragen und App, Wegweiser und Ausstellerverzeichnis aus derselben Quelle speisen.
Sichern Sie die freigegebene Fassung aus Schritt 4 so, dass das Team sie jederzeit wiederfindet. Sie ist die Referenz für spätere Änderungen.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Aus den drei Aufgaben lassen sich fünf Prüffragen ableiten. Stellen Sie sie in jeder Demo, und zwar mit Ihrer eigenen Halle und Ihren eigenen kurzfristigen Umplanungen, nicht mit der Beispielmesse des Anbieters.
- Eine Quelle für Standdaten: Kommen Standnummer, Größe und Ausstellername aus Ihrer Ausstellerverwaltung, oder tippt sie jemand von Hand in den Plan? Jede manuelle Übertragung ist ein künftiger Fehler.
- Status und Historie: Sehen Sie auf einen Blick, welche Stände frei, reserviert und verkauft sind, und wer wann eine Zuteilung geändert hat?
- Veröffentlichung: Lässt sich der Plan auf Ihrer Messewebsite einbinden und aktualisiert er sich dort automatisch, ohne dass nach jeder Änderung ein neues PDF entsteht?
- Echte Hallen: Mehrere Hallen, Ebenen, unregelmäßige Standformen und Freigelände. Testen Sie mit Ihrer schwierigsten Halle.
- Weitergabe: Können Sie Plan und Standliste in einem Format an Standbauer und Hallenbetreiber geben, das diese öffnen können?
Lassen Sie sich zum Abschluss eine Änderung durchgehend zeigen: vom Ausstellerdatensatz über den Plan bis zur veröffentlichten Besucherkarte. So sehen Sie, wo noch manuelle Arbeit nötig ist.
Was Software für den Hallenplan kostet
Die Prüffragen verkleinern die Auswahl, der Preis tut es ein zweites Mal. Anders als in vielen Bereichen der Eventsoftware veröffentlichen hier mehrere Anbieter ihre Preise. Die Tabelle zeigt Listenpreise mit Stand September 2026, alle Angaben stammen von den Anbietern.
| Angebot | Modell | Veröffentlichter Preis | Enthalten |
|---|---|---|---|
| Cvent Event Diagramming | Kostenloser Tarif | 0 US-Dollar | Bis zu drei Events, zwei Diagramme je Event, Teilnehmerlisten bis 150 Personen |
| ExpoFP DIY | Monatsabo | 149 US-Dollar im Monat für bis zu 100 Stände | Plan selbst zeichnen, Standreservierung inklusive |
| ExpoFP Light | Einmalzahlung | 990 US-Dollar bei 100 Ständen | Plan vom Anbieter erstellt, ein Monat Hosting, ohne Standreservierung |
| ExpoFP Standard und Pro | Einmalzahlung | 1.500 und 2.100 US-Dollar bei 100 Ständen | Vom Anbieter erstellt, Standreservierung, sechs oder zwölf Monate Hosting |
| Map Your Show, EXPOCAD, profairs | Individuelles Angebot | Nicht veröffentlicht | Standverkauf und Hallenplan, teils in der Ausstellerverwaltung integriert |
Zwei Punkte helfen bei der Budgetplanung. Erstens ist die Zeichnung günstig; bezahlt werden Hosting, Standverkauf und Betreuung über den gesamten Verkaufszeitraum. Zweitens wird der Hallenplan selten einzeln gekauft. Viele Veranstalter nutzen den Plan, der in ihrer Ausstellerverwaltung steckt, und ob das der bessere Weg ist, hängt davon ab, wie viel Vertrags- und Bestellabwicklung im selben System laufen soll. Welche Suiten einen Hallenplan mitbringen und welche Preisanker veröffentlicht sind, vergleichen wir in unserem Überblick zur Software für die Ausstellerverwaltung. Enthält Ihre Suite bereits einen Plan, lautet die Frage nicht, welches Hallenplanwerkzeug das beste ist, sondern ob der vorhandene Plan die fünf Prüffragen besteht.
Welches System führt die Standnummer?
Sobald der Plan mit anderen Systemen verbunden ist, zählt eine Architekturfrage mehr als jede Funktion: Welches System führt die Standnummer? Auf einer typischen Messe nutzen sie mindestens vier Werkzeuge.
| System | Nutzt die Standnummer für | Führendes System? |
|---|---|---|
| Ausstellerverwaltung | Vertrag, Rechnung, Servicebestellungen | Meist ja |
| Hallenplan | Standbestand, Karte, Wegeführung | Ja, wenn Stände im Plan verkauft werden |
| Messewebsite und App | Ausstellersuche, Standortanzeige | Nein, liest nur |
| Terminplanung | Ort eines vereinbarten Gesprächs | Nein, liest nur |
Legen Sie fest, in welchem System die Standnummer gepflegt wird. Verkaufen Sie Flächen direkt im Plan, kann dieser die Nummer an die Ausstellerverwaltung weitergeben. Entsteht die Buchung dort über einen Vertrag, übernimmt der Plan die Nummer aus der Verwaltung. Wichtig ist, dass Änderungen von einer verlässlichen Quelle ausgehen und in allen angebundenen Ansichten ankommen.
Was ein Hallenplan nicht leistet
Ein aktueller Hallenplan bringt Besucher zuverlässig zu Stand B12. Für ein Gespräch mit einer bestimmten Person fehlt aber noch die Verabredung: Ist sie um 14 Uhr dort und hat sie Zeit? Ergänzende Meetingflächen können ebenfalls hilfreich sein. In der genannten CEIR-Studie bewerteten 71 Prozent der Aussteller, die solche Flächen außerhalb ihres Stands genutzt hatten, diese als wirksam.
Wenn Besucher schon vor der Messe nach passenden Ständen suchen, bietet es sich an, ihnen auch eine Terminbuchung zu ermöglichen. Dafür brauchen Sie Anfragen und Bestätigungen, freie Zeitfenster und einen eindeutigen Treffpunkt am Stand oder im Meetingbereich. Wie das vom Besucherprofil bis zum bestätigten Termin funktioniert, erklärt unser Beitrag zur Messe-Matchmaking-Software.
Converve ergänzt Ihren Hallenplan um die Terminplanung. Aussteller pflegen Firmenprofil, Standpersonal und Standangaben im Ausstellerportal. Sie bestimmen über die Meeting-Matrix, welche Gruppen einander treffen dürfen. Bestätigte Termine werden ohne Überschneidungen und mit Stand- oder Tischzuweisung geplant. Den Hallenplan und den Verkauf der Flächen verwalten Sie weiterhin in einem eigenen Werkzeug; die Standnummer verbindet beide Bereiche. Mehr dazu finden Sie auf unserer Seite für Messen und Ausstellungen.
Häufige Fragen
Was ist Software für den Hallenplan?
Software für den Hallenplan erstellt einen maßstabsgetreuen Grundriss einer Veranstaltungsfläche und hält ihn aktuell. Für Messen kommen meist Standbestand mit Preisen und Status, Standreservierung durch Aussteller und eine durchsuchbare Karte für Besucher hinzu. Diagramm- und Bestuhlungswerkzeuge für Galas und Kongresse sind eine eigene Kategorie.
Wie erstelle ich einen Hallenplan für eine Messe?
In fünf Schritten: maßstabsgetreuen Grundriss beim Hallenbetreiber anfordern, Gänge und Rettungswege nach Versammlungsstättenverordnung eintragen, Standraster und Preiszonen festlegen, den Plan vom Hallenbetreiber freigeben lassen und ihn anschließend auf der Messewebsite veröffentlichen und laufend pflegen.
Wie breit müssen die Gänge auf einer Messe sein?
Nach § 7 Absatz 5 der Versammlungsstättenverordnungen der Länder mindestens 3 Meter lichte Breite, einschließlich der zugehörigen Ausgänge. Ausstellungsflächen zwischen den Gängen dürfen höchstens 30 Meter tief sein, und von jeder Stelle sind es höchstens 20 Meter bis zum nächsten Gang. Zusätzlich gelten die technischen Richtlinien des jeweiligen Messegeländes.
Gibt es kostenlose Software für den Hallenplan?
Ja, mit Einschränkungen. Cvent Event Diagramming (früher Social Tables) bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu drei Events, der für Bestuhlung und Raumaufbau reicht. Bei Map D lässt sich ein Messe-Hallenplan vor dem Kauf kostenlos anlegen, ExpoFP bietet eine Testphase. Sobald Stände im Plan verkauft werden und er monatelang online bleibt, fallen Kosten an (Anbieterangaben, September 2026).
Können Aussteller ihren Stand direkt im Hallenplan buchen?
Bei Hallenplan-Plattformen für Messen ja. Aussteller wählen einen freien Stand auf der Karte, reservieren ihn und bezahlen bei vielen Anbietern direkt, während Sie als Veranstalter die Buchung freigeben. Reine Bestuhlungswerkzeuge bieten das nicht.
Bietet Converve einen Hallenplan an?
Nein. Converve konzentriert sich auf Ausstellerbeziehungen und vereinbarte Gespräche: Ausstellerportal, Meeting-Matrix, überschneidungsfreie Terminplanung mit Stand- oder Tischzuweisung, Check-in und Lead-Erfassung. Den Hallenplan führen Veranstalter in einem eigenen Werkzeug oder in ihrer Ausstellerverwaltung.
Fazit: Kaufen Sie für drei Aufgaben, nicht für die Zeichnung
Prüfen Sie Hallenplan-Software an den Aufgaben Ihres Teams: Standflächen vergeben, Änderungen mit der freigegebenen Fassung vergleichen und Besuchern früh eine aktuelle Karte bereitstellen. Ein Test mit Ihrer eigenen Halle zeigt meist schnell, ob das Werkzeug passt. Klären Sie dabei auch, wo Standnummern gepflegt und wie Änderungen weitergegeben werden.
Wenn Sie zusätzlich die Gespräche an den Ständen planen möchten, sprechen Sie uns an. Unsere Seite zum B2B-Matchmaking zeigt, wie sich verbindliche Termine in Ihren Messeablauf einfügen.
