Eventplattform öffentlich ausschreiben: Leistungsbeschreibung, Zuschlag und Zeitplan

Im Januar 2026 hat die Deutsche Bahn ihre digitale Eventplattform europaweit ausgeschrieben. Gesucht war ein Partner für Teilnehmermanagement, Interessentenmanagement, eine anpassbare Veranstaltungsplattform, einen Inhaltsbereich, einen Eventshop und ein Auswertungsdashboard. Ausgeschrieben war eine Rahmenvereinbarung über vier Jahre mit Option auf bis zu vier weitere, Preis und Qualität werden gleich gewichtet (Bekanntmachung 48295-2026 vom 22. Januar 2026 in TED, Tenders Electronic Daily, dem Ausschreibungsblatt der EU). Alles steckt in einem einzigen Los.

Kammern, Cluster und Wirtschaftsförderungen schreiben kleiner aus, stehen aber vor denselben Fragen. Was genau beschaffen wir? Wie beschreiben wir es? Und woran erkennen wir das bessere Angebot? Die Antworten stehen in den Vergabeunterlagen, lange bevor ein Anbieter sein Angebot schreibt.

Dieser Beitrag hilft Ihnen, Anforderungen, Bewertung und Zeitplan einer Plattformausschreibung aufeinander abzustimmen. Beschreiben Sie konkrete Nutzungssituationen und legen Sie fest, wie die Angebote daran geprüft werden. Stimmen Sie diese Kriterien früh mit Ihrer Vergabestelle ab.

Gut zu wissen: Dieser Beitrag ist eine Orientierung für Veranstalter, keine Rechtsberatung. Welche Regeln gelten, hängt von Ihrer Organisation, Ihren Förderbedingungen und Ihrem Bundesland ab. Binden Sie Ihre Vergabestelle oder Ihre Rechtsberatung deshalb vom ersten Entwurf an ein.

Gilt das Vergaberecht für Ihre Organisation?

Bevor es um Inhalte geht, klären Sie die Ausgangslage. Kammern, Wirtschaftsförderungsgesellschaften und Clustervereine sind nicht automatisch öffentliche Auftraggeber. Entscheidend sind Aufgabe, Finanzierung und Aufsicht, geregelt in § 99 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auch wer selbst kein öffentlicher Auftraggeber ist, muss oft Vergaberegeln anwenden, sobald Fördergeld fließt. Das steht dann in den Nebenbestimmungen Ihres Zuwendungsbescheids, meist in den ANBest-P (Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung).

Für Verfahren, die seit dem 1. Juli 2026 beginnen, gilt zudem das Vergabebeschleunigungsgesetz. Zwei Änderungen betreffen Plattformausschreibungen direkt. Der Grundsatz der Losvergabe steht jetzt in einem eigenen § 97a GWB. Und die Leistungsbeschreibung muss den Auftragsgegenstand nach § 121 GWB „so eindeutig wie möglich“ beschreiben, die frühere Pflicht zur erschöpfenden Beschreibung ist entfallen. Das gibt Ihnen mehr Raum für funktionale Anforderungen. Genau diesen Raum nutzt eine gute Leistungsbeschreibung.

Klären Sie, was Sie eigentlich beschaffen

Die Ausschreibung der Bahn bündelt viele Leistungen in einem Los. Für Ihre Ausschreibung stellt sich zuerst dieselbe Frage: Kaufen Sie nur Software, oder auch die Menschen, die sie betreiben? Drei Zuschnitte sind üblich:

• Nur die Plattform: Sie beschaffen Lizenz und Support, Ihr Team betreut die Community selbst. Das passt, wenn Sie eine Netzwerkmanagerin oder einen Verantwortlichen für die Community im Haus haben.
• Plattform mit Betriebsleistungen: Der Anbieter richtet zusätzlich jedes Event ein, importiert die Teilnehmenden, richtet die Regeln für das Matchmaking ein und stellt an Veranstaltungstagen einen Support.
• Komplettleistung mit Veranstaltungen: Ein Auftragnehmer liefert Plattform, Betreuung der Community und Events. Sie haben einen Ansprechpartner, aber die Wahl der Plattform trifft dann der Auftragnehmer.

Bündeln wirkt einfacher. Es verkleinert aber den Bieterkreis. Nach § 97a GWB sind Leistungen grundsätzlich in Teil- und Fachlose aufzuteilen, für eine Gesamtvergabe brauchen Sie wirtschaftliche oder technische Gründe. Ein häufiger Zuschnitt ist ein Los für die Plattform und eines für die Betreuung der Community und die Veranstaltungen. Ein Plattformanbieter kann auf beide bieten, eine spezialisierte Agentur auf das zweite.

Auftragswert schätzen und Verfahren wählen

Der Zuschnitt bestimmt den Auftragswert, und der Wert bestimmt das Verfahren. Nach § 3 VgV (Vergabeverordnung) zählt der voraussichtliche Gesamtwert ohne Umsatzsteuer, einschließlich Optionen und Vertragsverlängerungen. Hat Ihr Vertrag keine feste Laufzeit oder läuft er länger als 48 Monate und ist kein Gesamtpreis angegeben, rechnen Sie mit dem 48-fachen Monatswert (§ 3 Abs. 11 VgV).

Was das konkret heißt, zeigt ein Rechenbeispiel. Eine Plattform für 45.000 Euro im Jahr über vier Jahre, dazu 30.000 Euro für Einrichtung und Eventbetreuung, ergibt einen Auftrag über 210.000 Euro. Für eine Kommune liegt das knapp unter dem EU-Schwellenwert, für ein Bundesministerium deutlich darüber. Die Jahresrechnung täuscht. Liegt der Schwerpunkt eines Gesamtpakets auf Veranstaltungsdienstleistungen, kann stattdessen der höhere Schwellenwert für soziale und andere besondere Dienstleistungen von 750.000 Euro gelten (§ 130 GWB); das klärt Ihre Vergabestelle.

Unterhalb der Schwellenwerte gilt Haushaltsrecht, beim Bund und in vielen Ländern über die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung). Der Bund erlaubt Direktaufträge bis 50.000 Euro netto (§ 55 Abs. 2 BHO, Bundeshaushaltsordnung), die Länder setzen eigene Wertgrenzen. Unser Überblick zur Beschaffungssoftware für Events behandelt den Einkauf von Eventdienstleistungen insgesamt und nennt dort auch die Wertgrenzen einzelner Länder. Oberhalb der Schwellen können Sie frei zwischen offenem und nicht offenem Verfahren mit Teilnahmewettbewerb wählen (§ 14 Abs. 2 VgV). Ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist unter anderem möglich, wenn der Auftrag konzeptionelle oder innovative Lösungen umfasst oder verfügbare Lösungen angepasst werden müssen (§ 14 Abs. 3 VgV). Ob das für Ihre Plattform trägt, entscheidet Ihre Vergabestelle.

Sprechen Sie mit dem Markt, bevor Sie schreiben

Wenn der Rahmen steht, finden Sie heraus, was der Markt dafür liefert. § 28 VgV erlaubt ausdrücklich Markterkundungen zur Vorbereitung der Vergabe. Unzulässig ist nur, ein Vergabeverfahren allein zur Markterkundung oder Preisermittlung durchzuführen.

Eine gute Markterkundung ist kurz. Beschreiben Sie Ihr Programm auf einer Seite, ergänzen Sie vier oder fünf Situationen, die die Plattform bewältigen muss, und bitten Sie drei bis fünf Anbieter um eine Vorführung von 45 Minuten und eine Preisindikation. Alle bekommen dieselben Informationen, und Sie dokumentieren, was Sie weitergegeben haben. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Ihrer Situationen der Standard abdeckt und wo Anpassungen nötig sind. Dort entsteht meist der Preisunterschied.

Eine Vorführung zeigt auch, wie gut die Abläufe im Alltag funktionieren. Wenn eine Investorin in der Vorführung zwölf Terminanfragen in weniger als einer Minute ablehnt, wissen Sie mehr als nach einer Seite Werbetext über „intuitives Matchmaking“.

Die Leistungsbeschreibung: Szenarien statt Funktionslisten

Funktionslisten laden zum Ankreuzen ein. Jeder Anbieter kreuzt „Matchmaking“, „Berichte“ und „DSGVO-konform“ an, und Ihre Vergabestelle fragt zu Recht, wie Sie drei gleiche Kreuze bewerten wollen. Szenarien machen Unterschiede sichtbar. § 121 GWB lässt ausdrücklich Funktions- oder Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe zu.

Formulieren Sie jeden Block als Situation mit klarer Prüfung, zum Beispiel: „Ein Investor möchte Anfragen nur von Startups in der Frühphase aus zwei Branchen erhalten. Zeigen Sie, wie diese Regel eingerichtet und während des Programms geändert wird.“ Sieben Blöcke decken die meisten Programmplattformen ab:

• Rollen und Regeln: Startups, Investoren, Unternehmen, Mentorinnen und Ihr Team; wer wen sehen und anfragen darf; wer die Regeln während des Programms ändert.
• Termine und Veranstaltungstage: Termine online und vor Ort, Zeitfenster, Tischzuteilung und Obergrenzen für Anfragen an besonders gefragte Gruppen.
• Datenschutz und Sicherheit: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), Serverstandort, Unterauftragsverarbeiter, Löschfristen und Zertifikate wie ISO 27001. Die passenden Fragen stehen in unserer Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software.
• Barrierefreiheit: Für Leistungen, die Menschen nutzen, verlangt § 121 Abs. 2 GWB, die Zugänglichkeit für Menschen mit Behinderungen zu berücksichtigen, außer in begründeten Fällen. Nennen Sie eine Norm, etwa die EN 301 549, auf die auch die BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) für Behörden verweist. Was das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz zusätzlich für Anmeldung und Ticketshop bedeutet, erklärt unser Beitrag zum BFSG für Veranstalter.
• Daten rein und raus: Import aus Ihrem Bewerbungssystem, Exporte nach Rolle und Berichtszeitraum, ein vollständiger Export zum Vertragsende und eine geregelte Übergabe an den nächsten Auftragnehmer.
• Berichte: die Kennzahlen, die Ihr Fördergeber verlangt, von Profilen über Vorschläge bis zu Terminen und gemeldeten Kooperationen. Welche Zahlen dort überzeugen, zeigen wir im Beitrag zum Wirkungsnachweis für Netzwerke.
• Service und Personal: Supportzeiten an Veranstaltungstagen, feste Ansprechperson, Einrichtungszeit und Schulung für Ihr Team.

Kennzeichnen Sie jede Anforderung als Mindestanforderung oder als Wertungskriterium. Mindestanforderungen halten ungeeignete Angebote fern, Wertungskriterien unterscheiden die übrigen. Mit zu vielen Mindestanforderungen bleibt am Ende vielleicht nur ein Anbieter übrig.

Zuschlagskriterien, die Sie später auch prüfen können

Aus den Szenarien ergeben sich die Zuschlagskriterien fast von selbst. Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, ermittelt nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB, § 58 VgV). Neben dem Preis dürfen qualitative Kriterien zählen, ausdrücklich genannt sind etwa Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, sofern dessen Qualität die Ausführung erheblich beeinflusst, sowie Kundendienst und technische Hilfe. Die Gewichtung müssen Sie vorab in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angeben (§ 58 Abs. 3 VgV). Die Bahn hat Preis und Qualität je mit 50 Prozent gewichtet.

Eine Bewertungsmatrix für eine Programmplattform könnte so aussehen. Die Gewichte sind ein Beispiel, keine Empfehlung, und Ihre Vergabestelle kennt die Praxis in Ihrem Haus.

Die Vorführung trägt nicht ohne Grund das größte Gewicht. Ein fester Ablauf macht die Vorführungen vergleichbar und verringert den Einfluss unterschiedlicher Präsentationsstile. Geben Sie allen Bietern dieselben Szenarien und dieselben Beispielteilnehmenden, und bewerten Sie mit demselben Bogen.

Beim Preis gilt dieselbe Disziplin. Verlangen Sie ein Preisblatt, das Ihrem Zuschnitt folgt: Lizenz pro Jahr, Einrichtung, jeder Veranstaltungstag, Supportstunden und Optionsjahre. Sonst vergleichen Sie Pakete mit unterschiedlichem Inhalt. Welche Preismodelle Anbieter verwenden, vom Preis pro Event bis zur Jahreslizenz, erklärt unser Überblick Was kostet Event-Matchmaking-Software?

Zeitplan: vom ersten Veranstaltungstermin rückwärts

Bleibt die Zeit. Beginnen Sie mit dem Datum Ihrer ersten Programmveranstaltung und rechnen Sie zurück.

Die Monatsangaben sind ein Arbeitsplan, keine Vorgabe. Die gesetzlichen Fristen sind dabei der kurze Teil: 35 Tage Angebotsfrist im offenen Verfahren, fünf Tage weniger bei elektronischer Abgabe (§ 15 VgV), danach zehn Kalendertage Wartefrist (§ 134 GWB). Interne Freigaben, die Abstimmung mit dem Fördergeber und Bieterfragen dauern oft länger. Planen Sie den Puffer deshalb vor der Bekanntmachung ein, nicht danach. Veröffentlicht wird über die E-Vergabe-Plattformen von Bund und Ländern, oberhalb der Schwellenwerte zusätzlich im EU-Amtsblatt.

Bei mehrjährigen Programmen zählt auch das Ende. Eine Rahmenvereinbarung darf nach § 21 Abs. 6 VgV höchstens vier Jahre laufen, außer in begründeten Sonderfällen; für Sektorenauftraggeber wie die Bahn gelten eigene Regeln. Planen Sie die Folgeausschreibung etwa ein Jahr vor Vertragsende und schreiben Sie die Datenübergabe in den Vertrag. Sonst startet Ihr dritter Jahrgang auf einer neuen Plattform mit leeren Profilen, wenige Wochen vor dem Auftakt.

Converve ist eine Eventplattform für gezieltes Networking bei Programmveranstaltungen und in ganzjährigen Communities. Terminanfragen folgen Regeln, die Sie in einer Meeting-Matrix festlegen, nach Rolle, Thema oder Region, und dieselben Profile gelten online wie am Veranstaltungstag. Für den Datenschutzteil einer Ausschreibung: Converve ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert, hostet in Deutschland, und der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Standardvertrag. Wie sich die Regeln einrichten lassen, zeigt unsere Seite zum B2B-Matchmaking.

Häufig gestellte Fragen

Muss eine Kammer oder ein Cluster eine Eventplattform ausschreiben?

Oft ja, aber nicht immer. Entscheidend ist, ob Ihre Organisation öffentlicher Auftraggeber nach § 99 GWB ist oder ob Ihr Zuwendungsbescheid Vergaberegeln vorschreibt. Ab einem Auftragswert von 140.000 Euro für zentrale Regierungsbehörden und 216.000 Euro für alle übrigen öffentlichen Auftraggeber ist 2026 und 2027 eine EU-weite Vergabe nötig (Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152). Darunter gelten Haushaltsrecht und die Wertgrenzen von Bund und Ländern.

Wie berechne ich den Auftragswert einer Eventplattform?

Zählen Sie die gesamte Laufzeit einschließlich Optionsjahren, Einrichtung, Schulung, Support und Eventleistungen, ohne Umsatzsteuer (§ 3 VgV). Eine Plattform für 45.000 Euro im Jahr über vier Jahre plus 30.000 Euro Einrichtung ergibt 210.000 Euro. Bei unbefristeten Verträgen ohne Gesamtpreis gilt der 48-fache Monatswert.

Was gehört in die Leistungsbeschreibung für eine Event- oder Community-Plattform?

Zuschnitt und Lose, Szenarien, die die Plattform bewältigen muss, Mindestanforderungen wie Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Norm zur Barrierefreiheit, Berichts- und Exportanforderungen, eine Regelung für Vertragsende und Datenübergabe sowie ein Preisblatt, das Ihrem Zuschnitt folgt.

Dürfen wir vor der Ausschreibung mit Anbietern sprechen?

Ja. § 28 VgV erlaubt Markterkundungen zur Vorbereitung der Vergabe. Geben Sie allen Anbietern dieselben Informationen, dokumentieren Sie die Gespräche und schreiben Sie die Leistungsbeschreibung nicht auf ein einzelnes Produkt zu. Unzulässig ist ein Vergabeverfahren, das nur der Preisermittlung dient.

Wie lange dauert eine Ausschreibung für eine Eventplattform?

Die gesetzlichen Fristen sind kurz: mindestens 35 Tage Angebotsfrist im offenen Verfahren, fünf Tage weniger bei elektronischer Abgabe, und zehn Kalendertage Wartefrist nach elektronischer Information der Bieter (§ 15 VgV, § 134 GWB). Planen Sie trotzdem sechs bis neun Monate von der Markterkundung bis zur ersten Veranstaltung, weil Vorbereitung, Freigaben, Wertung und Einrichtung die meiste Zeit brauchen.

Welche Zuschlagskriterien eignen sich für Eventplattformen?

Kriterien, die Sie bei allen Bietern gleich prüfen können: eine Vorführung nach festem Drehbuch mit Ihren Szenarien, ein schriftliches Betriebskonzept, Datenschutz und Sicherheit, Team und Support sowie der Gesamtpreis über die volle Laufzeit. Die Gewichtung müssen Sie vorab bekannt machen (§ 58 Abs. 3 VgV).

Fazit: Anforderungen und Bewertung gemeinsam planen

Gute Vergabeunterlagen machen deutlich, was die Plattform im Alltag leisten soll und wie Sie die Angebote vergleichen. Verbinden Sie konkrete Nutzungssituationen mit überprüfbaren Kriterien und den später benötigten Berichten. Planen Sie außerdem genug Zeit für Einrichtung und Tests vor der ersten Veranstaltung ein.

Sie bereiten eine Plattformausschreibung vor und möchten sehen, wie Rollen, Regeln und Termintage in einer Vorführung aussehen? Sprechen Sie mit Converve.