Eine Messebeteiligung besteht aus rund 30 Bestellungen: Standbau, Fläche, Catering, Technik, Hostessen, Hotelkontingente, Transporte, Drucksachen. Standmiete und Standbau machen davon nach der Kostenstruktur des Messeverbands AUMA allein rund zwei Drittel des Budgets aus (fairconcept, 2026, auf Basis der AUMA-Kostenstudie). Wer einen Kongress mit 800 Teilnehmern veranstaltet, kommt schnell auf 50 bis 80 Bestellvorgänge bei 20 bis 30 Lieferanten. Jeder davon durchläuft dieselbe Kette: Bedarf, Angebot, Vergleich, Freigabe, Bestellung, Rechnung. Und in den meisten Eventteams läuft diese Kette per E-Mail, Tabellenkalkulation und Zuruf.
Damit stellt sich die Frage: Welche Beschaffungssoftware unterstützt die Eventorganisation und hilft, Kosten zu sparen? Für viele Veranstalter beginnt die Verbesserung mit einem dokumentierten Freigabeprozess. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Software diesen Prozess sinnvoll unterstützt. Mit steigender Eventzahl, bei öffentlichen Auftraggebern oder bei mehreren hundert Bestellvorgängen pro Jahr gewinnt zusätzliche Software an Bedeutung. Sie finden hier eine Abgrenzung, sechs Lösungstypen mit Vergleichstabelle, die Vergabe-Wertgrenzen und E-Rechnungsfristen, die für deutsche Veranstalter gelten, und eine Faustregel für den Zeitpunkt, an dem sich der Wechsel lohnt.
Was Beschaffungssoftware für Events leistet und was nicht
Beschaffungssoftware für Events organisiert den Einkauf von Dienstleistungen und Material rund um eine Veranstaltung: Bedarfsanforderung, Ausschreibung oder Angebotsanfrage, Angebotsvergleich, Lieferantenverwaltung, Freigabe nach Betragsstufen, Bestellung, Rechnungsabgleich und Budgetbindung. Der Kern ist nicht die Suche nach Anbietern, sondern die Nachvollziehbarkeit: Wer hat welchen Betrag wann freigegeben, und stimmt die Rechnung mit der Bestellung überein?
Zwei Nachbarkategorien werden regelmäßig damit verwechselt. Strategic Meetings Management (SMM) ist nach Cvent-Definition ein unternehmensweiter Ansatz, der Meeting-Anfragen, Genehmigungen, Richtlinien und Lieferantenstrategien über alle Veranstaltungen eines Konzerns bündelt (Cvent, SMM FAQ). Das ist ein Programm für Corporate-Eventabteilungen mit hunderten Meetings im Jahr, kein Werkzeug für den Messeveranstalter mit sechs Ausgaben. Locationportale wie das Cvent Supplier Network mit rund 340.000 gelisteten Hotels und Venues (Cvent, 2026) oder die im deutschen Markt verbreiteten MICE-Portale (MICE steht für Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) decken wiederum nur die Anfrage von Räumen und Zimmerkontingenten ab. Standbau, Technik, Catering und Personal bleiben außen vor. Beide Kategorien lösen einen Teil des Problems und werden trotzdem oft als Gesamtlösung verkauft.
Für die Budgetvorlage und den Phasenplan der Eventvorbereitung verweisen wir auf zwei bestehende Leitfäden: Wie Sie das Gesamtbudget aufbauen und Reserven einplanen, zeigt unsere Vorlage zur Eventbudget-Planung. Welche Bestellungen in welcher Woche vor dem Event fällig sind, steht in der Checkliste zur Eventplanung. Dieser Beitrag behandelt die Frage dazwischen: Wie kommt eine Bestellung sauber vom Bedarf zur bezahlten Rechnung?
Warum der Freigabeprozess vor der Software kommt
Die Antwort auf die Kostenfrage liegt weniger in der Einkaufssumme als in den Prozesskosten pro Bestellung. Die Studie „Indirekter Einkauf im Fokus” der HTWK Leipzig mit Mercateo befragte 110 Einkaufsverantwortliche deutscher Unternehmen und bezifferte die Prozesskosten einer manuellen Bestellung auf rund 115 Euro, einer digital abgewickelten auf rund 67 Euro (HTWK Leipzig und Mercateo, 2017). Die Differenz von knapp 50 Euro entsteht nicht durch bessere Preise, sondern durch weniger Rückfragen, weniger Doppelerfassung und weniger Suchen nach der Freigabe-E-Mail. Bei 80 Bestellvorgängen für einen Kongress sind das rund 4.000 Euro Prozesskosten pro Event, bei 30 Prozent Rabatt auf den Standbau dagegen leicht fünfstellige Beträge. Ein systematischer Angebotsvergleich ist der erste Ansatzpunkt, um Kosten zu senken.
Der zweite Kostenblock heißt im Einkaufsdeutsch Maverick Buying: Bestellungen an der Einkaufsabteilung und an vereinbarten Konditionen vorbei. Die Studie „TOP-Kennzahlen im Einkauf” des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) fand über 150 Mitgliedsunternehmen hinweg, dass in nicht klassischen Warengruppen, zu denen Dienstleistungen gehören, 75 bis 80 Prozent des Volumens ohne Einkaufsbeteiligung beschafft werden (BME, 2009). Die Zahl ist alt, das Muster ist es nicht: Eventteams bestellen unter Zeitdruck beim Lieferanten, der gestern schon geliefert hat. Der Vergleich von drei Angeboten findet statt, wenn Zeit dafür ist, also selten.
Stellen Sie sich Ihre kaufmännische Leiterin vor, die am Monatsende 40 Eingangsrechnungen des Kongresses auf dem Tisch hat. Sie stellt genau eine Frage: Zu welcher Bestellung gehört diese Rechnung, und wer hat sie freigegeben? Wenn die Antwort in einem E-Mail-Postfach liegt, hat Ihr Team kein Softwareproblem. Es hat ein Prozessproblem. Damit Software hilft, müssen Zuständigkeiten und Freigaben vorher geklärt sein.
Die Zahlen hinter der Beschaffungsfrage
Was eine Bestellung kostet und wo die Regeln 2026 liegen
Der Freigabeprozess in fünf Schritten
Die Zahlen oben zeigen, wie wichtig ein dokumentierter Prozess ist: Er senkt die Prozesskosten, ohne dass eine Lizenz fällig wird. Fünf Schritte reichen, und alle fünf lassen sich mit Tabellenkalkulation, Ordnerstruktur und einer Regel für Betragsstufen umsetzen, bevor Software ins Spiel kommt.
Vom Bedarf zur bezahlten Rechnung
Die fünf Schritte, die jede Eventbestellung durchlaufen sollte
- Schritt 1 Bedarf anlegen Jede Bestellung bekommt eine Budgetposition, eine Bestellnummer und einen Verantwortlichen, bevor jemand einen Lieferanten anruft.
- Schritt 2 Angebote einholen Ab einer festen Grenze, etwa 2.500 Euro, sind drei Angebote Pflicht. Eine kurze Leistungsbeschreibung macht sie vergleichbar.
- Schritt 3 Vergleich festhalten Preis, Leistung, Zahlungsziel und Stornobedingungen stehen nebeneinander. Die Entscheidung wird mit einem Satz begründet.
- Schritt 4 Freigeben nach Stufe Bis 5.000 Euro gibt die Projektleitung frei, darüber die Geschäftsführung. Halten Sie fest, wer die Freigabe erteilt hat und an welchem Datum.
- Schritt 5 Rechnung abgleichen Rechnung, Bestellung und Leistungsnachweis werden verglichen, bevor gezahlt wird. Abweichungen gehen zurück an den Lieferanten.
Die Betragsstufen sind Beispiele, keine Normen. Entscheidend ist, dass sie schriftlich existieren und dass Ihre kaufmännische Leiterin sie kennt. Wer diese fünf Schritte für zwei Events durchgehalten hat, weiß auch, wo es hakt: meist bei Schritt 3, weil der Angebotsvergleich unter Zeitdruck entfällt, oder bei Schritt 5, weil die Buchhaltung die Bestellung nie gesehen hat. Erst diese Beobachtung sagt Ihnen, welchen Lösungstyp Sie brauchen.
Sechs Lösungstypen für die Beschaffung von Eventdienstleistungen
Wer weiß, wo der Prozess hakt, kann den Markt sortieren. Er ist groß und wenig eventspezifisch; sechs Lösungstypen decken jeweils andere Schritte der Kette ab. Alle Angaben stammen von Anbieterseiten und öffentlichen Vergleichen, Stand September 2026.
1. Tabellenkalkulation mit dokumentiertem Freigabeprozess
Für Teams mit bis zu etwa fünf Events pro Jahr kann dieser Ansatz gut zum überschaubaren Abstimmungsaufwand passen. Eine Bestellliste mit Bestellnummer, Budgetposition, Freigabedatum und Rechnungsstatus deckt alle fünf Schritte ab. Die Schwäche liegt in der Disziplin: Die Liste ist nur so aktuell wie die Person, die sie pflegt, und bei parallelen Events wird sie zur Fehlerquelle. Kosten: keine Lizenz, aber Arbeitszeit.
2. Rechnungsfreigabe und Ausgabenmanagement
Werkzeuge wie Candis aus Berlin, Spendesk, Pleo oder Circula setzen an Schritt 4 und 5 an: mehrstufige Freigabe nach Betragsgrenzen, Vertretungsregeln, Erinnerungen über E-Mail oder Teams, Export in DATEV und andere Buchhaltungssysteme (Candis, 2026). Candis nennt über 10.000 Kundenunternehmen. Ein aktueller Vergleich von Rechnungsfreigabe-Software listet Einstiegspreise von unter 10 Euro bis rund 369 Euro pro Monat je nach Anbieter und Unternehmensgröße (Qonto, September 2026). Was diese Kategorie nicht leistet: Angebotsvergleich und Lieferantenverwaltung. Sie prüft, was bestellt wurde, nicht ob die Bestellung sinnvoll war.
3. Agentursoftware mit Fremdkostenverwaltung
Eventagenturen arbeiten oft mit Agentursoftware wie easyJOB von Because Software aus Germering bei München. Dort werden Fremdkosten pro Projekt erfasst, Eingangsrechnungen dem Job zugeordnet und Plan, erwartete und Ist-Kosten gegenübergestellt (Because Software, 2024). Der Vorteil für Agenturen: Die Beschaffung hängt direkt an der Kundenabrechnung. Veranstalter, die keine Kundenprojekte abrechnen, benötigen diese Kalkulationsfunktionen häufig nicht.
4. Locationportale und MICE-Portale
Für Räume und Zimmerkontingente ist der Markt in Deutschland weit digitalisiert. Nach einer Umfrage des Hotelverbands IHA nutzen rund 64 Prozent der Tagungshotels MICE-Portale; die meistgenannten Plattformen sind meetago mit 72,7 Prozent, MICE Portal mit 62,2 Prozent und Cvent mit 46 Prozent der teilnehmenden Hotels (IHA, Juni 2025). Cvent ergänzt sein Supplier Network um einen Vendor Marketplace mit nach eigener Angabe über 65.000 Anbietern für Catering, Technik, Transport und Personal (Cvent, 2026). Der Cvent Planner Sourcing Report 2026 mit 1.650 befragten Planern berichtet, dass 42 Prozent durch einen strukturierten Anfrageprozess Kosteneinsparungen von 10 bis 30 Prozent erzielen (Cvent, März 2026). Diese Zahl stammt vom Anbieter selbst. Entscheidend für mögliche Einsparungen ist der Angebotsvergleich, den das Portal unterstützt. Die Grenze der Kategorie: Freigabe, Bestellung und Rechnungsabgleich bleiben außerhalb.
5. E-Procurement und Source-to-Pay
Hier beginnt die eigentliche Beschaffungssoftware. Onventis aus Stuttgart bietet Bedarfsanforderung, Freigabe, Katalogeinkauf, Lieferantenverwaltung und automatischen Rechnungsabgleich für den Mittelstand an, mit Kunden wie DPD Deutschland und der Hamburger Sparkasse (Onventis, 2026). Tacto aus München richtet sich an den industriellen Mittelstand mit Ausschreibungen und Lieferantenmanagement. Precoro veröffentlicht als einer der wenigen Anbieter Preise: Der Einstieg beginnt bei 499 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung, die Automatisierungsstufe bei 999 US-Dollar (Precoro, 2026). Coupa und SAP Ariba bedienen den Konzernbereich. Diese Kategorie deckt alle fünf Schritte ab, ist aber für Warengruppen wie Schrauben und Büromaterial gebaut. Ein Standbauangebot mit zwölf Positionen und drei Optionen lässt sich abbilden, aber niemand hat die Software dafür entworfen.
6. E-Vergabe-Plattformen für öffentliche Veranstalter
Verbände mit öffentlicher Finanzierung, Hochschulen, Kammern und kommunale Veranstalter unterliegen dem Vergaberecht. Für sie sind Plattformen wie DTVP, evergabe.de oder die Vergabeplattformen der Länder keine Option, sondern Pflicht ab bestimmten Wertgrenzen. Allein unter der Kategorie Organisation von Veranstaltungen listet evergabe.de aktuell 112 laufende Ausschreibungen, darunter von der Berlinale, der HafenCity Universität Hamburg und dem Bundesforschungsministerium (evergabe.de, 22. September 2026). Die Wertgrenzen dazu stehen im nächsten Abschnitt.
Vergleichstabelle: welcher Lösungstyp welchen Schritt abdeckt
| Lösungstyp | Beispiele | Angebotsvergleich | Freigabe nach Stufe | Rechnungsabgleich | Passt für |
|---|---|---|---|---|---|
| Tabellenkalkulation mit Prozess | Excel, Google Sheets, Vorlage | Manuell | Manuell | Manuell | Bis etwa 5 Events pro Jahr |
| Rechnungsfreigabe und Ausgaben | Candis, Spendesk, Pleo, Circula | Nein | Ja | Ja | Teams mit Buchhaltungsengpass |
| Agentursoftware | easyJOB, vergleichbare Systeme | Teilweise | Ja | Ja, projektbezogen | Eventagenturen mit Kundenabrechnung |
| Locationportale und MICE-Portale | Cvent Supplier Network, meetago, MICE Portal | Ja, nur Räume und Hotels | Nein | Nein | Kongresse mit hohem Hotelanteil |
| E-Procurement, Source-to-Pay | Onventis, Tacto, Precoro, Coupa, SAP Ariba | Ja | Ja | Ja | Ab rund 10 Events oder mehreren hundert Bestellungen pro Jahr |
| E-Vergabe-Plattformen | DTVP, evergabe.de, Landesplattformen | Ja, formalisiert | Ja, dokumentiert | Nein | Öffentliche Auftraggeber ab Wertgrenze |
Die Spalte „Passt für” ist die Faustregel dieses Beitrags. Sie leitet sich aus den Prozesskosten ab: Bei rund 50 Euro Differenz pro Bestellung (HTWK Leipzig und Mercateo, 2017) und typischen Lizenzkosten von 6.000 bis 12.000 Euro im Jahr für E-Procurement im Einstiegssegment, wie sie sich aus den veröffentlichten Precoro-Preisen ergeben, rechnet sich Beschaffungssoftware ab etwa 150 bis 250 Bestellvorgängen pro Jahr. Das entspricht grob acht bis zwölf mittleren Events. Unterhalb dieser Größenordnung reicht häufig ein klar geregelter Prozess.
Vergaberecht: die Wertgrenzen, die öffentliche Veranstalter kennen müssen
Für öffentliche Veranstalter gilt die Faustregel nicht, weil das Vergaberecht die Wahl des Verfahrens vorgibt. Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto für Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber und bei 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden; Grundlage ist die Delegierte Verordnung (EU) 2025/2152 (DStGB, Oktober 2025; CMS, 2026). Ab diesen Werten läuft die Vergabe EU-weit nach VgV (Vergabeverordnung). Darunter greift die UVgO (Unterschwellenvergabeordnung), und dort entscheiden die Wertgrenzen für Direktaufträge, ob überhaupt ein förmliches Verfahren nötig ist.
Diese Wertgrenzen sind seit 2026 großzügiger, aber uneinheitlich. Der Bund erlaubt Direktaufträge seit dem 1. Juli 2026 bis 50.000 Euro netto über § 55 Bundeshaushaltsordnung, nach zuvor 15.000 Euro (cosinex, Januar 2026). Bayern und Baden-Württemberg liegen bei 100.000 Euro, Nordrhein-Westfalen bei 50.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen, Niedersachsen bei 20.000 Euro, Berlin kennt für die Verhandlungsvergabe eine Grenze von 10.000 Euro (Auftragsberatungsstellen Deutschland, Stand 2025). Ein Kongress mit 300.000 Euro Dienstleistungsvolumen liegt damit fast überall über der Direktauftragsgrenze, ein Verbandstag mit 40.000 Euro in Bayern darunter und in Niedersachsen darüber.
Zwei Fallen kommen hinzu. Erstens: Bei unbefristeten Verträgen, etwa einer Software oder einem Rahmenvertrag mit dem Messebauer, ist der Auftragswert nach UVgO auf 48 Monate hochzurechnen (orbance, August 2026). Eine Plattform für 5.000 Euro im Jahr ist vergaberechtlich ein Auftrag über 20.000 Euro. Zweitens: Der Auftragswert umfasst Einführung, Schulung und Support, nicht nur die Lizenz. Wer den Wert unterschätzt, wählt das falsche Verfahren.
E-Rechnungspflicht: der Termin, der jeden Veranstalter betrifft
Auch wer nie ausschreibt, kommt an einer zweiten Regel nicht vorbei. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können; ein PDF gilt dabei nicht mehr als E-Rechnung, zulässig sind Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD (IHK Darmstadt, 2025). Die Pflicht zum Ausstellen folgt gestaffelt: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028, geregelt im Wachstumschancengesetz (DATEV, Oktober 2025).
Für Ihre Beschaffung heißt das: Standbauer, Caterer und Technikdienstleister schicken ihre Rechnungen ab 2027 überwiegend als strukturierte Datensätze. Ein Rechnungsabgleich auf Basis ausgedruckter PDFs endet damit ohnehin. Wer heute einen Lösungstyp wählt, sollte prüfen, ob er XRechnung und ZUGFeRD lesen und gegen die Bestellung prüfen kann. Werkzeuge zur Rechnungsfreigabe und E-Procurement-Systeme können das in der Regel, Tabellenkalkulationen und Locationportale nicht. Für viele kleine Veranstalter ist das der eigentliche Anlass, Schritt 5 zu digitalisieren, lange bevor Schritt 2 und 3 ein Werkzeug brauchen.
Wo Converve in dieser Kette steht
Converve unterstützt einen anderen Teil der Eventorganisation: die Planung und Durchführung von B2B-Terminen. Für die Beschaffung benötigen Sie eine separate Lösung. Unsere Plattform organisiert das Matchmaking zwischen Teilnehmern, Ausstellern und Einkäufern über eine regelbasierte Meeting-Matrix, dazu Registrierung, Programm und Event-App. Angebote vergleicht sie nicht, Rechnungen gleicht sie nicht ab.
Was sie zur Beschaffung beiträgt, liegt einen Schritt davor: bei der Bedarfsplanung. Wer weiß, wie viele Meetings, Tische, Zeitfenster und Räume ein Matchmaking-Programm belegt, kann Möblierung, Technik und Catering für die Meeting-Zone mit belastbaren Zahlen bestellen statt mit Schätzungen. Für Aussteller, die über die Plattform Standausstattung oder Services buchen sollen, empfiehlt sich ein Blick in unseren Vergleich von Ausstellerverwaltungs-Software, denn dieses Ausstellerservice-Portal ist ein eigenes Werkzeug. Welche Bausteine die Converve-Plattform abdeckt, steht dort ohne Umschweife.
Und wenn Sie selbst Software beschaffen: Die Datenschutzfragen, die Ihr Einkauf jedem Anbieter stellen sollte, haben wir in der Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software zusammengestellt. Prüfen Sie Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag bereits bei der Auswahl.
Häufige Fragen zu Beschaffungssoftware für Events
Welche Beschaffungssoftware für Events ist am effektivsten?
Das hängt davon ab, welcher Schritt der Bestellkette bei Ihnen hakt. Für den Angebotsvergleich bei Räumen sind Locationportale wie das Cvent Supplier Network oder meetago effektiv, für Freigabe und Rechnungsabgleich Werkzeuge wie Candis oder Spendesk, für die gesamte Kette E-Procurement-Systeme wie Onventis, Tacto oder Precoro. Bis etwa fünf Events pro Jahr ist eine Tabellenkalkulation mit dokumentiertem Freigabeprozess in der Regel effektiver als jede Lizenz, weil die Prozesskosten pro Bestellung erst bei mehreren hundert Vorgängen ins Gewicht fallen (HTWK Leipzig und Mercateo, 2017).
Welche Beschaffungssoftware hilft, bei Events Kosten zu sparen?
Kosten spart zuerst der dokumentierte Angebotsvergleich, nicht die Software. Der Cvent Planner Sourcing Report 2026 berichtet, dass 42 Prozent der 1.650 befragten Planer durch einen strukturierten Anfrageprozess 10 bis 30 Prozent Kosten einsparen (Cvent, März 2026). Auf der Prozessseite senkt eine digitale Bestellung die Kosten von rund 115 auf 67 Euro pro Vorgang (HTWK Leipzig und Mercateo, 2017). Beschaffungssoftware lohnt sich deshalb ab etwa 150 bis 250 Bestellvorgängen pro Jahr, darunter reicht ein Prozess mit Drei-Angebote-Regel.
Welche Beschaffungssoftware gibt es speziell für den deutschen Markt?
Für den deutschen Markt kommen vor allem Onventis aus Stuttgart und Tacto aus München für E-Procurement, Candis aus Berlin für die Rechnungsfreigabe, easyJOB von Because Software aus Germering für Eventagenturen sowie meetago und MICE Portal für Tagungshotels in Frage (IHA, 2025). Für öffentliche Veranstalter sind DTVP, evergabe.de und die Vergabeplattformen der Länder relevant. Eine deutsche Beschaffungssoftware speziell für Eventdienstleistungen gibt es nach unserer Marktsichtung im September 2026 nicht; der Markt setzt sich aus Werkzeugen für Teilbereiche zusammen.
Welche Software-Lösungen gibt es für die Beschaffung von Dienstleistungen für Events?
Sechs Lösungstypen decken die Kette ab: Tabellenkalkulation mit Freigabeprozess, Rechnungsfreigabe und Ausgabenmanagement (Candis, Spendesk, Pleo), Agentursoftware mit Fremdkostenverwaltung (easyJOB), Locationportale und MICE-Portale (Cvent Supplier Network, meetago, MICE Portal), E-Procurement und Source-to-Pay (Onventis, Tacto, Precoro, Coupa, SAP Ariba) und E-Vergabe-Plattformen für öffentliche Auftraggeber (DTVP, evergabe.de). Keiner dieser Typen ist eventspezifisch.
Ab welchem Auftragswert müssen öffentliche Veranstalter ausschreiben?
Seit dem 1. Januar 2026 liegt der EU-Schwellenwert für Dienstleistungsaufträge bei 216.000 Euro netto für Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber und bei 140.000 Euro für oberste Bundesbehörden (DStGB, 2025). Darunter gelten die Direktauftragsgrenzen der UVgO, die je nach Ebene stark abweichen: 50.000 Euro beim Bund seit Juli 2026, 100.000 Euro in Bayern und Baden-Württemberg, 20.000 Euro in Niedersachsen (cosinex, 2026; Auftragsberatungsstellen Deutschland, 2025). Bei unbefristeten Verträgen ist der Wert auf 48 Monate hochzurechnen.
Muss meine Event-Beschaffungssoftware E-Rechnungen verarbeiten können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD; ein PDF zählt nicht mehr als E-Rechnung (IHK Darmstadt, 2025). Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab 2028 (DATEV, 2025). Ein Werkzeug für den Rechnungsabgleich sollte diese Formate deshalb lesen und gegen die Bestellung prüfen können.
Fazit: erst der Prozess, dann die Software
Die passende Lösung hängt vom Umfang Ihrer Beschaffung ab. Für viele Veranstalter ist ein dokumentierter Prozess zunächst ausreichend. Ein Freigabeprozess mit Bestellnummern, Drei-Angebote-Regel, Betragsstufen und Rechnungsabgleich senkt die Prozesskosten und schließt die Lücke, durch die Maverick Buying entsteht, ohne dass eine Lizenz fällig wird. Erst ab rund zehn Events oder mehreren hundert Bestellvorgängen im Jahr trägt E-Procurement seine Kosten. Öffentliche Veranstalter folgen den Wertgrenzen des Vergaberechts, und alle Veranstalter sollten den Rechnungsabgleich bis 2027 auf E-Rechnungen vorbereiten. Ihre kaufmännische Leiterin wird die Frage nach der Freigabe dann in fünf Sekunden beantworten können. Genau daran erkennen Sie, dass der Prozess funktioniert.
Wenn der Bedarf für Meeting-Zonen, Tische und Räume aus einem belastbaren Matchmaking-Programm kommt, wird auch der Einkauf präziser. Sprechen Sie mit Converve, wir zeigen Ihnen, welche Zahlen ein Meeting-Programm für Ihre Planung liefert.
