Fragt man deutsche Unternehmen, was sie beim nächsten Softwarekauf anders machen würden, nennen 38 Prozent der enttäuschten Käufer eine Bedarfsanalyse. Das ergab die Umfrage „Software Buying Trends 2026“ des Bewertungsportals Capterra unter 279 Softwarekäufern in Deutschland (Befragung August 2025, veröffentlicht im November 2025). Zufrieden mit ihrem Kauf waren nur 29 Prozent.
Für Veranstalter steckt darin eine einfache Lehre. Die meisten Fehlkäufe entstehen nicht in der Vorführung, sondern davor, wenn niemand aufgeschrieben hat, was die Software an Ihren Veranstaltungstagen leisten muss. Dieses Dokument heißt Lastenheft.
Unsere These: Ein Lastenheft für Eventsoftware beschreibt Ihre Abläufe, nicht die Funktionen, die Sie sich wünschen, und es gibt den Anbietern ein festes Antwortformat vor. Nur dann bekommen Sie Angebote, die sich Zeile für Zeile vergleichen lassen. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie den Ist-Zustand erfassen, Anforderungen prüfbar formulieren und was Veranstaltungen mit vorab vereinbarten Terminen zusätzlich brauchen. Am Ende finden Sie eine Word-Vorlage mit 30 Beispielanforderungen.
Lastenheft, Pflichtenheft, Leistungsbeschreibung: was ist was?
Die drei Begriffe werden oft durcheinander geworfen, dabei unterscheiden sie sich vor allem darin, wer schreibt. Die Norm DIN 69901-5 (Ausgabe 2009-01) definiert das Lastenheft als die „vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrages“. Das Pflichtenheft enthält dagegen die „vom Auftragnehmer erarbeiteten Realisierungsvorgaben“ auf Grundlage dieses Lastenhefts.
| Dokument | Wer schreibt es | Was darin steht |
|---|---|---|
| Lastenheft | Sie als Veranstalter | Was die Software leisten muss und wofür |
| Pflichtenheft | Der Anbieter | Wie er Ihre Anforderungen umsetzt |
| Leistungsbeschreibung | Öffentliche Auftraggeber im Vergabeverfahren | Die Anforderungen nach den Regeln des Vergaberechts |
Bei Eventsoftware, die als fertiger Dienst aus der Cloud kommt, schreibt kaum ein Anbieter ein klassisches Pflichtenheft. An seine Stelle treten zwei Dinge: die Antwort auf jede einzelne Zeile Ihres Lastenhefts und ein Einführungsplan bis zur ersten Veranstaltung. Im Englischen heißt das gesamte Paket meist RFP (request for proposal, Angebotsanfrage).
Sind Sie eine Kammer, eine Behörde oder ein Programm mit öffentlichen Mitteln, gilt womöglich das Vergaberecht. Wie Sie dann vorgehen, beschreibt unser Leitfaden Eventplattform öffentlich ausschreiben. Dieser Beitrag richtet sich an alle, die frei auswählen dürfen: Verbände, Messeveranstalter, Unternehmen und Agenturen.
Warum Softwarekäufe nach der Unterschrift scheitern
Frei auswählen heißt nicht, ohne Begründung auswählen. Ihr Geschäftsführer unterschreibt einen Vertrag über drei Jahre, und er stellt genau eine Frage: Was passiert, wenn es am Veranstaltungstag nicht funktioniert? Die Capterra-Umfrage zeigt, wo die Antwort meist liegt.
Was Softwarekäufer in Deutschland bei der Einführung erlebt haben
Schnittstellen und Datenübernahme sind keine Funktionen, die in einer Vorführung glänzen. Für Ihre Veranstaltung entscheiden sie trotzdem, ob die Aussteller des Vorjahres im neuen System stehen und ob die Teilnehmerdaten wieder in Ihrer Mitgliederverwaltung ankommen. Gehören beide Fragen ins Lastenheft, beantwortet der Anbieter sie vor dem Vertrag. Sonst beantwortet sie Ihr Team, sechs Wochen vor der Jahrestagung.
Beginnen Sie mit dem Ist-Zustand
Was ins Lastenheft gehört, wissen die Menschen, die heute mit den Umwegen leben. Nehmen wir einen Branchenverband mit einer Jahrestagung für 800 Teilnehmende, sechs Regionaltreffen und einem Lieferantentag mit rund 400 vorab vereinbarten Terminen. Die Anmeldung läuft über ein Formular, die Rechnungen schreibt die Buchhaltung von Hand, die Termine des Lieferantentags stehen in einer Tabelle, die drei Kolleginnen gleichzeitig bearbeiten.
Laden Sie für jeden Bereich die Verantwortlichen zu einem kurzen Termin ein: Anmeldung, Ausstellerbetreuung, Programm, Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, IT und die Datenschutzbeauftragte. Die Federführung liegt bei einer Person, meist der Veranstaltungsleitung. Gehen Sie gemeinsam die letzte Veranstaltung durch, von der ersten Einladung bis zum Abschlussbericht, und notieren Sie jede Liste, jeden Export und jede E-Mail, die es nur gibt, weil das bisherige Werkzeug etwas nicht kann.
Jeder Umweg ist eine ungeschriebene Anforderung.
Halten Sie dabei auch die Mengen fest: Veranstaltungen pro Jahr, Teilnehmende, Sprachen, Aussteller, Sessions und Termine pro Tag. Anbieter kalkulieren auf diesen Zahlen, und sie zeigen auch, welche Kategorie von Software überhaupt in Frage kommt. Diese Vorauswahl erleichtert unser Vergleich von Eventmanagement-Software. Liegen Ihre Mitgliederdaten in einer Verbandssoftware, klären Sie früh, welches System künftig den Datensatz führt. Die Abwägung beschreiben wir im Beitrag Verbandssoftware oder Event-Plattform.
So ist ein Lastenheft für Eventsoftware aufgebaut
Aus der Bestandsaufnahme entsteht die Gliederung fast von selbst. Unsere Vorlage folgt dem bewährten Aufbau vom Ist zum Soll und ergänzt, was Anbieter für ein vergleichbares Angebot brauchen:
- Ausgangssituation und Ist-Zustand: Ihre Organisation, Ihre Veranstaltungen mit Format, Größe und Sprachen sowie die heutigen Werkzeuge mit ihren Schwächen.
- Ziele: drei messbare Ziele, zum Beispiel alle Anmeldungen und Zahlungen der nächsten Jahrestagung in einem System.
- Leistungsumfang: welche Bereiche gefordert, optional oder ausgeschlossen sind, von der Anmeldung bis zur Betreuung am Veranstaltungstag.
- Anforderungen: nummeriert, als Situation formuliert und mit Priorität versehen, in sechs Bereichen von Anmeldung bis Einführung.
- Rahmenbedingungen: Zeitplan der Auswahl, Laufzeit, Fristen für Rückfragen und Angebote.
- Antwortformat und Anlagen: Kürzel je Anforderung, Preisblatt, Einführungsplan, Referenzen, Ablauf der Vorführung und Gewichtung der Bewertung.
Der vierte Punkt ist der umfangreichste. Er entscheidet, ob Sie am Ende Angebote vergleichen oder Werbebroschüren.
Anforderungen prüfbar formulieren: Muss, Wunsch, Optional
Im umfangreichsten Kapitel kommt es auf die Formulierung an. Eine Anforderung ist gut formuliert, wenn der Anbieter sie vorführen und Sie sie prüfen können. „Matchmaking“ ist ein Funktionsname. „Händler dürfen Lieferanten um einen Termin bitten, Lieferanten untereinander nicht, und jeder Lieferant kann eingehende Anfragen auf 20 begrenzen“ ist eine Anforderung. Ein Anbieter kann das Erste bejahen und am Zweiten scheitern.
Danach bekommt jede Zeile eine Priorität. Eine Muss-Anforderung prüfen Sie als erfüllt oder nicht erfüllt, und ein einziges Nein schließt das Angebot aus. Wunsch-Anforderungen bewerten Sie, optionale Anforderungen mit geringem Gewicht. Seien Sie bei den Muss-Anforderungen streng. Zehn echte sortieren den Markt, vierzig sortieren alle aus.
Besonders genau formulieren sollten Sie den Datenschutz. Nach Artikel 28 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dürfen Sie nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Die Verarbeitung braucht einen Vertrag, und weitere Unterauftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einbinden. Verlangen Sie deshalb den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), das Land des Hostings und die Liste der Unterauftragsverarbeiter mit dem Angebot. Die weiteren Prüffragen stehen in unserer Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software. Dieser Beitrag ist eine praktische Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung.
Terminvergabe: was allgemeine Vorlagen vergessen
Bei den meisten Veranstaltungen reichen die sechs Bereiche der Vorlage. Lebt Ihre Veranstaltung von vorab vereinbarten Einzelterminen, wie der Lieferantentag unseres Verbands, ist die Terminlogik das eigentliche Produkt. Allgemeine Vorlagen behandeln sie mit einer Zeile „Networking“. Das reicht nicht.
Stellen Sie sich den gefragtesten Lieferanten vor. Er hat 16 freie Termine und bekommt 140 Anfragen. Ohne Obergrenze sind 124 Händler enttäuscht, bevor der Tag beginnt, und der Lieferant verbringt den Abend mit Absagen. Ins Lastenheft gehören deshalb diese Fragen:
- Wer darf wen anfragen, getrennt nach Teilnehmergruppe, und wer bestätigt?
- Wie lassen sich Anfragen für stark gefragte Teilnehmende begrenzen?
- Wie werden Uhrzeit, Tisch und Tag vergeben, ohne Überschneidungen und passend zu Vorträgen und Pausen?
- Was passiert, wenn ein Termin um zehn nach acht am Veranstaltungsmorgen verlegt wird, und sehen beide Seiten es auf dem Smartphone?
- Wie weisen Sie nach der Veranstaltung nach, welche Termine stattgefunden haben, je Aussteller?
Die letzte Frage stellt Ihnen der Aussteller, bevor er für das nächste Jahr wieder bucht. Fragen Sie jeden Anbieter außerdem, wie viele Wochen die Einrichtung für Ihr Format dauert, und vergleichen Sie die Antworten mit dem realistischen Zeitplan aus unserem Beitrag Wie lange dauert die Einrichtung von Matchmaking?
Wie die Anbieter antworten sollen
Formulierte und sortierte Anforderungen helfen nur, wenn die Antworten in derselben Form zurückkommen. Ein „Ja“ kann drei Dinge heißen: Die Funktion ist im Produkt enthalten, das Team des Anbieters richtet sie für jede Veranstaltung gegen Tagessatz ein, oder ein Partnerprodukt mit eigener Anmeldung übernimmt sie. Geben Sie deshalb Kürzel vor:
| Kürzel | Bedeutung | Ihre Nachfrage |
|---|---|---|
| S, Standard | im aktuellen Produkt vorhanden, ohne Einrichtung durch den Anbieter | in der Vorführung zeigen lassen |
| K, Konfiguration | vorhanden, wird je Veranstaltung eingerichtet | von wem, wie lange, zu welchem Preis |
| E, Entwicklung | erfordert eine individuelle Anpassung | Aufwand, Preis und Termin schriftlich |
| P, Partnerlösung | über Schnittstelle oder Partnerprodukt abgedeckt | welcher Partner, Zusatzkosten, wer betreut |
| N, nicht verfügbar | nicht im Angebot | schließt aus, wenn es eine Muss-Anforderung ist |
Zwischen S und K verbergen sich der meiste Aufwand und die meisten Preisunterschiede. Verlangen Sie außerdem vier Anlagen: ein Preisblatt in Ihrer Gliederung über drei Jahre, einen Einführungsplan bis zur ersten Veranstaltung, zwei Referenzen mit ähnlicher Veranstaltung und eine Beispieldatei des Datenexports. Der Export ist Ihr Ausgang aus dem Vertrag. Wer ihn nicht zeigen kann, hat Ihnen damit schon geantwortet.
Das Preisblatt ist die Seite, die Ihr Geschäftsführer zuerst liest. Lizenz, Teilnehmervolumen, Einrichtung je Veranstaltung, Betreuung am Veranstaltungstag, Schulung und Zahlungsgebühren gehören in getrennte Zeilen. Anbieter rechnen mit sehr unterschiedlichen Preismodellen, wie unser Beitrag Was kostet Event-Matchmaking-Software? zeigt. Erst Ihre Gliederung macht sie vergleichbar.
Lastenheft für Eventsoftware: Vorlage
Eine Word-Vorlage mit Ausgangssituation, Ist-Zustand, Zielen, Leistungsumfang, Antwortkürzeln, 30 Beispielanforderungen in sechs Bereichen, Preisblatt über drei Jahre, Ablauf der Vorführung und Gewichtung. Angaben in eckigen Klammern ersetzen und versenden.
Kostenlos, ohne Anmeldung.
Vom Lastenheft zur Entscheidung
Mit Lastenheft und Antwortformat ist die eigentliche Auswahl kurz. Länger dauert, was danach kommt, und genau das planen zufriedene Käufer laut Capterra deutlich häufiger. Rechnen Sie deshalb von Ihrer ersten Veranstaltung auf der neuen Plattform rückwärts.
Ein halbes Jahr vom Lastenheft bis zur ersten Veranstaltung
- 26 Wochen Bestandsaufnahme im Team Ist-Zustand, Mengen und Umwege aus jedem Bereich sammeln und ins Lastenheft schreiben.
- 23 Wochen Lastenheft versenden An höchstens fünf oder sechs Anbieter, mit Frist für Rückfragen und Angebote.
- 22 Wochen Rückfragen beantworten Eine gemeinsame Antwortliste für alle Anbieter, ohne zu nennen, wer gefragt hat.
- 19 Wochen Angebote bewerten Muss-Anforderungen prüfen, den Rest bewerten und drei Anbieter zur Vorführung einladen.
- 17 Wochen Vorführung nach Drehbuch Dieselben Situationen und Beispieldaten für alle drei, bewertet auf demselben Bogen.
- 15 Wochen Referenz und Vertrag Mit einem Veranstalter ähnlicher Größe sprechen, dann Bedingungen verhandeln und unterschreiben.
- Veranstaltung Erster Einsatz Einrichtung, Datenübernahme und Schulung sind abgeschlossen, die Anmeldung läuft.
Die 15 Wochen nach dem Vertrag sind kein Puffer, sondern der Einführungsplan. Das ist der Teil, den 48 Prozent der zufriedenen Käufer gezielt geplant hatten und nur 20 Prozent der unzufriedenen.
Die Vorführung nach Drehbuch lassen viele Teams aus. Eine freie Vorführung zeigt, worauf der Anbieter stolz ist. Ein Drehbuch zeigt Ihren Lieferantentag. Schicken Sie vier oder fünf Situationen mit Beispieldaten eine Woche vorher, etwa einen Händler, der sich anmeldet und auf die Freigabe wartet, oder einen Termin, der vor Ort verlegt wird. Legen Sie auch die Gewichtung fest, bevor die Angebote eintreffen. Die Vorlage schlägt 30 Prozent für die Anforderungen vor, 25 für die Vorführung, 20 für Einführung und Referenzen und 25 für die Gesamtkosten.
Lösung: Converve beantwortet Lastenhefte dieser Art Zeile für Zeile, und das Kapitel zur Terminvergabe in der Vorlage entspricht der Arbeitsweise der Plattform. Terminanfragen folgen Regeln, die Sie in einer Meeting-Matrix festlegen, nach Teilnehmergruppe, Thema oder Region. Bestätigte Termine erhalten Uhrzeit und Tisch ohne Überschneidungen, und Berichte zeigen, welche Termine stattgefunden haben. Die Anmeldung mit Ticketarten und Kontingenten je Teilnehmergruppe, Rabattcodes und Freigabe vor der Ticketbestätigung läuft im selben System, der Ticketshop ist bereits verfügbar. Für das Kapitel Datenschutz: Converve ist nach ISO 27001:2022 zertifiziert, hostet in Deutschland und stellt den AVV als Standard bereit. Wie die Regeln eingerichtet werden, zeigt unsere Seite zum B2B-Matchmaking.
Fazit: erst die Abläufe, dann die Anbieter
Ein Lastenheft für Eventsoftware beschreibt Ihre Abläufe vom Ist-Zustand bis zum Abschlussbericht, formuliert jede Anforderung als prüfbare Situation und sortiert sie nach Muss, Wunsch und Optional. Das feste Antwortformat mit Preisblatt, Einführungsplan und Beispielexport macht die Angebote vergleichbar. Laden Sie drei Anbieter zur Vorführung nach Drehbuch ein und sprechen Sie mit einer Referenz. Fragt Ihr Geschäftsführer dann, was am Veranstaltungstag passiert, zeigen Sie ihm den Einführungsplan und den bewerteten Bogen.
Bereiten Sie ein Lastenheft für eine Veranstaltung mit vorab vereinbarten B2B-Terminen vor und möchten Ihre Anforderungen in einer Vorführung prüfen? Sprechen Sie mit Converve.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Lastenheft für Eventsoftware?
Ein Lastenheft für Eventsoftware ist das Dokument, in dem ein Veranstalter festlegt, was eine Software für seine Veranstaltungen leisten muss: Ist-Zustand, Ziele, Leistungsumfang, nummerierte Anforderungen mit Priorität und Rahmenbedingungen. Die Anbieter beantworten es Zeile für Zeile, sodass sich die Angebote vergleichen lassen.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft schreibt der Auftraggeber, also der Veranstalter. Es beschreibt, was gefordert ist und wofür. Das Pflichtenheft schreibt der Auftragnehmer. Es beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzt (DIN 69901-5). Bei Eventsoftware aus der Cloud tritt an seine Stelle meist die beantwortete Anforderungsliste mit einem Einführungsplan.
Was gehört in ein Lastenheft für Eventsoftware?
Ausgangssituation und Ist-Zustand, messbare Ziele, der Leistungsumfang, Anforderungen in Bereichen wie Anmeldung, Terminvergabe, Programm und App, Datenschutz, Schnittstellen und Einführung, dazu Zeitplan, Antwortformat, Preisblatt, Referenzen, Ablauf der Vorführung und die Gewichtung der Bewertung.
Wie viele Anbieter sollten das Lastenheft erhalten?
Fünf oder sechs gut ausgewählte Anbieter reichen meist, drei davon laden Sie zur Vorführung nach Drehbuch ein. Mehr Empfänger erhöhen den Aufwand für die Bewertung, ohne die Auswahl zu verbessern.
Brauchen wir für Eventsoftware eine öffentliche Ausschreibung?
Das hängt davon ab, ob Ihre Organisation öffentlicher Auftraggeber ist und welchen Wert der Auftrag hat. Privatrechtliche Verbände und Unternehmen wählen in der Regel frei. Behörden, Kammern und Organisationen, die überwiegend öffentlich finanziert werden oder Fördermittel einsetzen, müssen oft das Vergaberecht anwenden. Klären Sie das mit Ihrer Vergabestelle, bevor Sie das Lastenheft versenden.
