Event-Registrierung im B2B: 9 Softwarelösungen im Vergleich

Zwei Angebote für dieselbe Tagung liegen nebeneinander. Das eine kostet 2.400 Euro Lizenz im Jahr, das andere wirkt mit seiner Gebühr pro Ticket zunächst günstiger. Bei 400 Tickets zu 450 Euro kommen allerdings 4.500 Euro Ticketgebühren hinzu, und plötzlich ist das günstige Angebot das teurere. Solche Rechnungen entscheiden die Wahl einer Software für die Event-Registrierung häufiger als jede Funktionsliste.

Am Eröffnungsmorgen kommt es auf einen weiteren Punkt an: Ihr Team muss wissen, wer bereits da ist. Das lässt sich schnell beantworten, wenn Anmeldung, Zahlung, Check-in und Auswertung denselben Datensatz nutzen. Arbeiten die Systeme mit getrennten Exporten, muss jemand die Angaben von Hand abgleichen. Prüfen Sie deshalb, wie eine Software die Teilnehmerdaten nach der Bestätigungsmail weiterverarbeitet.

Hier vergleichen wir neun Registrierungslösungen, ihre Preismodelle und Funktionen. Eine Tabelle und konkrete Auswahlkriterien helfen Ihnen, die passende Software zu finden. Die Preisangaben stammen von den Anbietern, Stand Oktober 2026. Den erstmals 2023 veröffentlichten Vergleich haben wir neu aufgebaut und um weitere Anbieter aus dem DACH-Raum ergänzt.

Welche Vorteile bietet ein Registrierungstool für Events?

Ein Registrierungstool ersetzt die Tabelle, den Bezahllink und die händische Bestätigung durch einen durchgängigen Ablauf. Bei B2B-Veranstaltungen reicht der Nutzen weiter, weil der Anmeldedatensatz alles Folgende speist:

• Schnellere Anmeldung: Ein kurzes, mobil nutzbares Formular mit bedingten Feldern fragt jede Person nur, was für sie gilt.
• Weniger Handarbeit: Bestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen und Wartelisten laufen automatisch statt über Ihr Postfach.
• Ein Datensatz für alles: Die Daten werden einmal erfasst und für Namensschilder, Sessionzugänge, Auswertung und Nachbereitung wiederverwendet.
• Kategorien mit Folgen: Teilnehmerarten wie Aussteller, Einkäufer, Referenten oder Presse steuern Preise, Zugänge und bei Matchmaking-Formaten auch die Terminrechte.
• Saubere Zahlungen: Zahlung, Rechnung und Steuerlogik liegen im selben Ablauf, die Buchhaltung gleicht keine zwei Systeme ab.
• Check-in vor Ort: Der QR-Code aus der Bestätigung wird am Eingang zum gedruckten Namensschild und zur Anwesenheitsliste in Echtzeit.

Wie teuer Fehler im Formular sind, zeigt die Forschung zu Online-Bestellprozessen. Die Zahlen stammen aus dem E-Commerce, übertragen sich aber gut auf jede Online-Anmeldung.

Für Veranstalter steckt in der dritten Zahl eine Warnung. Wer Ticketgebühren erst im letzten Schritt anzeigt, verliert genau dort Anmeldungen (Baymard Institute, 2025). Weitere 17 Prozent nannten einen zu langen oder komplizierten Ablauf als Grund. Zeigen Sie deshalb den Endpreis auf der ersten Seite und verlangen Sie kein Nutzerkonto vor der Zahlung. Beides ist eine Einstellung, keine Kampagne.

Registrierungstool, Teilnehmermanagement oder Eventsuite?

Bevor Sie Anbieter vergleichen, klären Sie, was Sie eigentlich kaufen. Die neun Lösungen unten haben wir danach ausgewählt, wie gut sie Anmeldung, Ticketing und Check-in abbilden. Wer Budgetplanung, Standverkauf und Referentenbetreuung im selben Vertrag braucht, kauft eine Suite. Diese Plattformen ordnen wir im Vergleich von Eventmanagement-Software nach Kategorien.

Wenn Sie ein Teilnehmermanagement-Tool suchen und zuerst klären möchten, welche Lösungsart zu Ihrem Datenmodell passt, hilft der Vergleich der Teilnehmermanagement-Software: Er sortiert nach Bauart statt nach Marke. Dieser Beitrag ist das Gegenstück mit Namen und Preisen.

Jede Lücke in dieser Kette kostet einen Export und einen Abend. Zählen Sie die Lücken vor den Funktionen.

Event-Registrierungstools: die 9 besten Softwarelösungen

Mit dieser Abgrenzung im Kopf folgt die Auswahl. Sie beginnt mit unserer eigenen Plattform, dann folgen Spezialisten aus dem DACH-Raum und danach internationale Plattformen. Alle Preise und Funktionen sind Anbieterangaben aus den öffentlichen Preis- und Produktseiten, geprüft am 29. Oktober 2026. Wo ein Anbieter keinen Preis veröffentlicht, sagen wir das.

1. Converve

Converve ist für B2B-Veranstaltungen gebaut, bei denen die Anmeldedaten mehr leisten müssen als eine Liste. Formulare sind mehrsprachig, blenden Felder bedingt ein und sind direkt mit den Kategorien für das Matchmaking verknüpft. Aus jeder Anmeldung entsteht so ein Profil, das sich zuordnen lässt. Ticketarten, Kontingente, Aktionscodes und Einladungsabläufe sind Standard, einschließlich Hosted-Buyer-Anmeldungen, die vor der Ticketbestätigung eine Freigabe durchlaufen. Zahlung, Rechnung und Steuerlogik laufen im selben Prozess. Vor Ort wird der QR-Code gescannt, das Namensschild gedruckt und die Anwesenheit live an Auswertung und Leaderfassung übergeben.

Abgerechnet wird pro Veranstaltung: Converve veröffentlicht Richtpreise nach Eventgröße auf der Preisseite, das verbindliche Angebot entsteht für Ihr Format. Die Daten liegen in Deutschland. Die ehrliche Grenze: Converve ist auf terminbasierte Formate wie Messen, Hosted-Buyer-Programme und B2B-Kongresse ausgelegt. Für einen einfachen kostenpflichtigen Workshop ist das mehr Plattform als nötig.

Geeignet für: B2B-Veranstaltungen, bei denen die Anmeldekategorie entscheidet, wer wen trifft.

2. Sweap

Sweap ist ein Spezialist für Gästemanagement und einer der wenigen deutschen Anbieter mit veröffentlichtem Einstiegspreis. Das Paket Starter kostet 2.400 Euro pro Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer und umfasst fünf Veranstaltungen, drei Nutzer und 1.500 Anmeldungen im Jahr (Sweap Preisseite, 2026). Auf jedes verkaufte Ticket kommen in allen Paketen 2,5 Prozent hinzu.

Beim Check-in ist Sweap stark ausgestattet: iOS-App mit QR-Scan, Offlinefunktion, Druck von Etiketten und Namensschildern, Synchronisation über beliebig viele Geräte und Anwesenheit in Echtzeit sind schon im Starterpaket enthalten. Gehostet wird laut Anbieter in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Rechnen Sie bei kostenpflichtigen Events die Ticketgebühr immer in Euro um.

Geeignet für: Unternehmensevents und Einladungsformate mit hohem Anspruch an den Check-in.

3. Invitario

Invitario deckt die Strecke vom Einladungsmanagement über die Registrierung bis zum Badgedruck ab. Kontakte werden in Verteilern organisiert und eingeladen, Anmeldeformulare, Sessions und Tickets mit automatischen Bestätigungen erstellt. Vor Ort führt der QR-Code laut Anbieter in Sekunden vom Check-in zum gedruckten Badge, die Anwesenheit ist in Echtzeit sichtbar (Invitario, 2026).

Der Anbieter verweist auf eine “ISO-zertifizierte Server-Infrastruktur im Herzen Deutschlands”. Preise nennt die Startseite nicht, Pakete gibt es auf Anfrage.

Geeignet für: Veranstalter, die viel mit persönlichen Einladungen arbeiten, etwa bei Kundenevents und Galas.

4. Converia

Converia beschreibt sich selbst als Konferenzsoftware für mehrtägige Fachkongresse. Neben Registrierung und Ticketing mit Frühbuchertarifen, Zahlungen und Rechnungen bietet die Lösung Abstract-Einreichung mit Begutachtung, Programmplanung, QR-Check-in mit Badges und eine Konferenz-App (Converia, 2026).

Die Server stehen laut Anbieter in Europa. Preise werden nicht veröffentlicht, abgerechnet wird pro Konferenz oder als Jahreslizenz, abhängig von Größe, Funktionsumfang und Servicegrad.

Geeignet für: wissenschaftliche Kongresse und Verbandstagungen mit Abstract-Prozess.

5. pretix

pretix ist die Wahl für Veranstalter, die Transparenz beim Ticketverkauf schätzen. Die Software ist als freie Software zum Download verfügbar, die gehostete Variante rechnet pro Ticket ab: 2,5 Prozent des Nettoticketpreises, gedeckelt bei 15 Euro pro Ticket (pretix Preisseite, 2026). Kostenlose Tickets kosten 0,50 Euro, die ersten 500 pro Kalenderjahr sind gebührenfrei. Die Leaderfassung per Scan kostet 25 Euro pro Aussteller, Einlasskontrolle und Badgedruck laufen über pretixSCAN.

Der Deckel ist für B2B interessant. Ab einem Nettopreis von 600 Euro steigt die Gebühr nicht weiter, bei teuren Kongresstickets sinkt der Anteil also spürbar.

Geeignet für: Veranstaltungen mit vielen kostenpflichtigen Tickets und eigenem technischen Know-how.

6. doo

doo ist eine Plattform für Registrierung und Ticketing mit starkem Formularbaukasten. Sie konfigurieren Ticketkategorien, bedingte Tickets und Zusatzprodukte wie Workshops oder VIP-Pakete mit Mindest- und Höchstmengen. Rechnungen, Erinnerungen und Stornierungen mit automatischer Erstattung laufen auf Wunsch automatisch, Tickets gehen als PDF oder mobiles E-Ticket mit QR-Code für den Einlass hinaus (doo, 2026).

Laut AGB (Stand Juli 2026) gelten ohne abweichende Vereinbarung Standardgebühren, bei kostenpflichtigen Tickets 0,49 Euro plus 5,9 Prozent des Ticketpreises zuzüglich Umsatzsteuer. Fragen Sie das Abrechnungsmodell trotzdem vorab an und rechnen Sie es auf Ihr Ticketvolumen um.

Geeignet für: Seminare, Fachtagungen und Veranstaltungsreihen mit vielen Ticketvarianten.

7. EventMobi

EventMobi gehört zu den wenigen Anbietern mit veröffentlichten Preisen. Die Preisseite nennt Einzelevents ab 3.500 US-Dollar (in den FAQ 3.000) und Jahrespakete mit unbegrenzt vielen Events ab 7.900 US-Dollar (in den FAQ 8.900) (EventMobi Preisseite, 2026). Registrierungsgebühren fallen weder für kostenlose noch für kostenpflichtige Tickets an, nur die Gebühr Ihres Zahlungsanbieters.

Auch die Kosten vor Ort sind transparent: vorgedruckte Badges ab 3,99 US-Dollar pro Stück, Versand nach Deutschland inklusive, und Mietpakete ab 1.000 US-Dollar für zwei iPads mit Druckern über sieben Tage. Anders als in der Fassung von 2023 angegeben, handelt es sich nicht um einen deutschen Anbieter, die Preise werden in US-Dollar ausgewiesen.

Geeignet für: Konferenzen, die das Gesamtbudget vor dem ersten Gespräch kennen wollen.

8. Swapcard

Swapcard verbindet Registrierung mit Networking, Ausstellerfunktionen und Matchmaking. Die Pakete richten sich nach der Zahl der Teilnehmer im Jahr: Starter bis 1.000, Professional bis 10.000 und Enterprise unbegrenzt (Swapcard Preisseite, 2026). Preise werden nicht veröffentlicht.

Prüfen Sie im Angebot ein Detail genau. Eine einfache Registrierung ist in jedem Tarif enthalten, Session-Tracking mit Zugangskontrolle und die Hardware für Check-in in Selbstbedienung und Badgedruck sind aber in allen Stufen kostenpflichtige Zusatzmodule.

Geeignet für: Messen, die Networking und Ausstellerverwaltung im selben Vertrag wollen.

9. Cvent

Cvent ist der Maßstab für große Konzernprogramme. Die Registrierung ist ein Modul einer Suite, die außerdem Locationsuche, Event-App sowie Check-in und Badging abdeckt (Cvent, 2026). Einen Listenpreis gibt es nicht. Die Einkaufsplattform Vendr nennt einen Median von 19.550 US-Dollar pro Jahr auf Basis von rund 200 dokumentierten Käufen (Vendr, Februar 2026).

Wenn die Anmeldung Ihr einziger Engpass ist, bezahlen Sie hier viel Plattform, die Sie nicht nutzen.

Geeignet für: internationale Konzerne mit zentralem Einkauf.

Was sich seit 2023 geändert hat

Mehrere Anbieter der ersten Fassung sind nicht mehr dabei. Die Website von Hubilo leitet inzwischen auf eine Plattform für virtuelle und hybride Events unter anderem Namen weiter, Airmeet positioniert sich als Videosuite für Events, Podcasts und Inhalte, BigMarker stellt Webinare in den Vordergrund. Bizzabo ist eine vollständige Suite und im Vergleich der Suiten besser aufgehoben. Neu sind Sweap, Invitario, Converia, pretix und doo, damit Veranstalter aus dem DACH-Raum mehr vergleichbare Optionen mit Hosting in Europa finden, dazu Cvent als großer internationaler Anbieter.

Vergleichstabelle: Gebührenmodelle und Check-in

Zwei Muster fallen auf. Lizenzmodelle werden pro Kopf günstiger, je größer das Volumen ist, Gebühren je Ticket bleiben nur bei moderaten Preisen und Mengen günstig. Und die Hardware vor Ort ist fast immer ein eigener Posten, auch wenn die Software den Check-in enthält. Wie viele Stationen Sie tatsächlich brauchen, rechnen wir im Beitrag zu Check-in und Badgedruck auf Messen durch.

Wahl der richtigen Event-Software: Auf diese Kriterien sollten Sie achten

Die Tabelle zeigt, was Anbieter bieten. Die folgenden sieben Kriterien zeigen, ob eine Lösung zu Ihrer Veranstaltung passt. Sie folgen dem Weg des Datensatzes vom Formular bis zur Auswertung:

1. Formularlogik: Bedingte Felder, mehrere Anmeldearten und Freigaben für Gruppen wie Hosted Buyer oder Presse. Lassen Sie in der Demo eines Ihrer echten Formulare nachbauen.
2. Kategorien mit Rechten: Die Ticketart sollte Preis, Sessionzugang und Badgefarbe steuern, bei Matchmaking-Formaten auch die Frage, wer bei wem Termine anfragen darf.
3. Gebührenmodell in Euro: Rechnen Sie jedes Angebot auf eine Zahl für Ihre Veranstaltung um. 2,5 Prozent auf 400 Tickets zu 450 Euro sind 4.500 Euro zusätzlich zur Lizenz.
4. CRM-Anbindung: Prüfen Sie, ob Anmeldungen, Anwesenheit und spätere Leaddaten automatisch im CRM ankommen, in welchen Feldern und wie oft. Ein nächtlicher CSV-Export ist keine Integration.
5. Check-in vor Ort: Offlinebetrieb, Namenssuche als Rückfallebene und Namensschilder aus demselben Datensatz. Hier entscheidet sich, ob Ihre Verantwortliche für das Teilnehmermanagement am Eröffnungsmorgen Schlangen sieht. Testen Sie das mit abgeschaltetem WLAN.
6. Datenschutz: Ein benanntes Hostingland, ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Artikel 28 DSGVO im gebuchten Paket und automatische Löschfristen. Unsere Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software macht daraus Fragen, die Sie direkt an Anbieter schicken können.
7. Export und Ausstieg: Lassen Sie sich vor Vertragsschluss einen Beispielexport von Teilnehmern, Zahlungen und Anwesenheit geben. Wer den Export kontrolliert, kontrolliert Ihre nächste Veranstaltung.

Punkt 1 dieser Liste entscheidet sich allerdings nicht in der Software, sondern davor. Welche Felder Ihr Formular enthält und in welcher Reihenfolge, bestimmt Ihre Abbruchquote stärker als jede Funktionsliste, und bei Events mit Matchmaking kollidiert die Empfehlung “möglichst kurz” mit den Profildaten, die das Matching braucht. Wie Sie beides trennen, zeigen wir im Beitrag zum Anmeldeprozess ohne Absprung.

Converve verknüpft die Anmeldekategorien direkt mit seiner regelbasierten Meeting-Matrix. Die Kategorie, die ein Einkäufer bei der Anmeldung wählt, legt also bereits fest, welche Aussteller ihm Termine anbieten dürfen. Anmeldung, Zahlung, Check-in und Anwesenheit liegen im Registrierungsmodul der Plattform, gehostet in Deutschland.

Sind Ihre Tickets kostenpflichtig und buchen vor allem Unternehmen, lohnt ein eigener Blick auf den Bestellprozess: Firmenbuchung, Zahlung gegen Rechnung und die Gebühr je Ticket vergleichen wir im Beitrag zu Ticketing-Anbietern für B2B-Veranstaltungen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Software für die Event-Registrierung ist 2026 die beste?

Eine allgemein beste Lösung gibt es nicht, weil die Wahl vom Ticketvolumen und vom Weg der Daten nach der Anmeldung abhängt. Sweap und Invitario passen zu Unternehmensevents mit Einladungen, Converia zu Fachkongressen, pretix zu vielen kostenpflichtigen Tickets, EventMobi zu Konferenzen mit festem Budget, Cvent zu Konzernprogrammen und Converve zu B2B-Veranstaltungen, bei denen die Anmeldekategorie das Matchmaking steuert.

Was kostet Software für die Event-Registrierung?

Die dokumentierten Preisangaben reichen im Oktober 2026 von Gebühren je Ticket wie 2,5 Prozent des Nettopreises, gedeckelt bei 15 Euro (pretix), über eine Jahreslizenz ab 2.400 Euro zuzüglich 2,5 Prozent je verkauftem Ticket (Sweap) und rund 3.000 US-Dollar pro Event (EventMobi) bis zu einem dokumentierten Median von 19.550 US-Dollar pro Jahr bei Cvent (Vendr, 2026). Viele deutsche Anbieter kalkulieren auf Anfrage. Rechnen Sie Ticketgebühren, Zahlungsabwicklung und Hardware immer mit ein.

Was ist der Unterschied zwischen einem Registrierungstool und einem Teilnehmermanagement-Tool?

Ein Registrierungstool konzentriert sich auf Formular, Ticket, Zahlung und Bestätigung. Ein Teilnehmermanagement-Tool verwaltet zusätzlich die Teilnehmerkategorien mit ihren Rechten, die Kommunikation, den Check-in und die Löschung nach der Veranstaltung. In der Praxis verschwimmt die Grenze, die meisten Lösungen in diesem Vergleich decken beides ab. Entscheidend ist, ob alle Schritte auf demselben Datensatz laufen.

Wie kann ich die Registrierung für Events optimieren?

Beginnen Sie beim Formular. Zeigen Sie den Endpreis mit allen Gebühren auf der ersten Seite, fragen Sie vor der Bestätigung nur ab, was Sie wirklich brauchen, und verschieben Sie Profilfragen in einen zweiten Schritt nach der Anmeldung. In der E-Commerce-Forschung brachen 18 Prozent der Abbrechenden wegen einer Kontopflicht ab und 40 Prozent wegen spät angezeigter Zusatzkosten (Baymard Institute, 2025). Beides lässt sich im Registrierungstool einstellen.

Brauche ich ein Registrierungstool oder eine komplette Eventmanagement-Software?

Eine Suite brauchen Sie, wenn derselbe Vertrag Budget, Standverkauf, Referenten, Abstracts oder eine große Vor-Ort-Logistik abdecken muss. Ist Ihr Engpass, die richtigen Personen anzumelden, abzurechnen und einzuchecken, ist ein Registrierungstool einfacher und günstiger. Die entscheidende Frage lautet, ob der Anmeldedatensatz automatisch andere Systeme speisen muss, etwa Matchmaking, Leaderfassung oder Ihr CRM.

Ist Software für die Event-Registrierung DSGVO-konform?

Das entscheidet nicht das Produkt allein, sondern Hosting, Vertrag und Ihre Einstellungen. Verlangen Sie ein benanntes Hostingland, einen AVV nach Artikel 28 DSGVO im gebuchten Paket und automatische Löschfristen. Mehrere Anbieter in diesem Vergleich hosten nach eigenen Angaben in Deutschland oder der EU, darunter Sweap, Invitario, Converia und Converve. Bei Anbietern aus den USA prüfen Sie zusätzlich die Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.

Fazit: Den gesamten Anmeldeprozess im Blick behalten

Alle neun Lösungen nehmen Anmeldungen entgegen und verschicken Bestätigungen. Prüfen Sie deshalb die Abläufe danach: Steuern Teilnehmerkategorien die Zugangsrechte? Nutzt der Check-in die vorhandenen Daten für den Badgedruck? Wird die Anwesenheit ins CRM übertragen? Und passt das Gebührenmodell zu Ihren Ticketpreisen? Diese Fragen helfen Ihnen, die Angebote sinnvoll zu vergleichen.

Ein gemeinsamer Datensatz liefert Ihrem Team eine aktuelle Antwort auf die Frage „Wer ist schon da?“ und erleichtert die Nachbereitung. Gehören vereinbarte Geschäftstermine zu Ihrer Veranstaltung, sollte die Anmeldung auch diese unterstützen. Sprechen Sie mit Converve: Wir gehen den Prozess mit Ihren Ticketarten gemeinsam durch.