Wenn Ihr Team in Stuttgart um 15 Uhr den Laptop aufklappt, beginnt in New York gerade der Arbeitstag. In Los Angeles ist es 6 Uhr morgens, in Sydney schon 1 Uhr nachts. Wer einen virtuellen Workshop mit Reiseveranstaltern aus Fernmärkten plant, sollte deshalb zuerst ein für beide Seiten geeignetes Zeitfenster wählen.
Diese Reihenfolge wird oft übersehen. Virtuelle Workshops gelten als die günstige Variante der Fernmarktreise: kein Flug, kein Hotel, kein Messestand. Das stimmt für die Reisekosten. Für die Zahl der Termine stimmt es nicht, denn die gemeinsame Arbeitszeit mit dem Buyer ist knapp, und sie legt fest, wie viele Gespräche an einem Tag Platz haben. Die erste Frage eines Partnerhotels lautet meist: Warum acht Videogespräche bezahlen?
Dieser Beitrag zeigt, wie Sie das gemeinsame Zeitfenster bestimmen, den virtuellen Workshoptag aufbauen und die Kosten je Termin ausweisen. So können Sie Ihren Partnern erklären, welche Kontakte das Format ermöglicht und wann eine Reise vor Ort sinnvoller ist.
Was ein virtueller Workshop im Travel Trade ist
Die Frage des Partnerhotels ist berechtigt, und die Antwort beginnt mit einer klaren Abgrenzung. Ein virtueller Travel-Trade-Workshop ist ein B2B-Termintag im Netz: Leistungsträger einer Destination treffen vorab qualifizierte Reiseveranstalter und Reisebüros aus einem oder mehreren Quellmärkten in vorab geplanten Einzelgesprächen per Video. Meist geht den Terminen ein kurzes Briefing zur Destination für alle Buyer voraus.
Zwei Nachbarformate werden oft damit verwechselt. Ein Webinar für den Travel Trade ist ein Vortrag: Ihr Team präsentiert, die Agenturen hören zu. Eine virtuelle Messe stellt Anbieter in digitale Stände und wartet auf Besucher. Nur beim Workshop geht jeder Leistungsträger mit einer Liste fest gebuchter Gespräche aus dem Tag. Unsere Übersicht der zehn Arten virtueller Events, sortiert nach Networking-Ergebnis ordnet die ganze Familie genau nach diesem Unterschied.
Die veröffentlichten Beispiele folgen einem ähnlichen Muster. Tourism Ireland eröffnete den virtuellen Workshop für Frankreich am 13. Mai 2025 mit einem Webinar um 8:30 Uhr irischer Zeit und ließ danach zwei Blöcke mit Einzelterminen folgen, von 9 bis 12 Uhr und von 13 bis 16 Uhr, für 30 französische Reisebüros und Reiseveranstalter. Atout France kombiniert beim E-Workshop „France Jewels” für Hongkong, Singapur und Taiwan ein Webinar mit Einzelterminen per Video.
Erst das Briefing, dann die Termine. Alles Weitere ist eine Frage der Uhrzeit.
Die Uhr bestimmt die Kapazität
Im Hotelsaal legen Sie selbst fest, wie lange eine Session dauert. Im Netz entscheidet das der Arbeitstag des Buyers. Eine Reiseveranstalterin in Mumbai nimmt Ihren Anruf um 8 Uhr Ihrer Zeit gern an, eine Kollegin in Los Angeles um diese Uhrzeit sicher nicht.
Die Tabelle zeigt, was das für die Mitteleuropäische Zeit (MEZ) Mitte November 2026 bedeutet, wenn Europa und die USA wieder auf Normalzeit umgestellt haben. „Gemeinsame Bürozeit” zählt die Stunden, in denen sich 9 bis 17 Uhr bei Ihnen und beim Buyer überschneiden.
| Quellmarkt | Zeitunterschied zur MEZ | Gemeinsame Bürozeit | Zeitfenster, das zum Buyer passt (MEZ) |
|---|---|---|---|
| USA Ostküste (New York) | 6 Stunden zurück | 2 Stunden | 15 bis 19 Uhr (Vormittag des Buyers) |
| USA Westküste (Los Angeles) | 9 Stunden zurück | keine | 18 bis 22 Uhr (Vormittag des Buyers) |
| Golfstaaten (Dubai) | 3 Stunden voraus | 5 Stunden | 10 bis 14 Uhr (Mittag und Nachmittag des Buyers) |
| Indien (Mumbai) | 4,5 Stunden voraus | 3,5 Stunden | 9:30 bis 12:30 Uhr (Nachmittag des Buyers) |
| China (Shanghai) | 7 Stunden voraus | 1 Stunde | 7 bis 10 Uhr (Nachmittag des Buyers) |
| Australien (Sydney) | 10 Stunden voraus | keine | 4 bis 7 Uhr oder 23 bis 3 Uhr |
Berechnet mit der IANA-Zeitzonendatenbank für den 17. November 2026.
Planen Sie mit der rechten Spalte. Für die Westküste, für China und für Australien heißt ein brauchbarer Tag, dass Ihr Team abends oder sehr früh arbeitet. Das ist eine Personalfrage, und sie gehört vor die Ausschreibung an die Partner, nicht danach. Wer Leistungsträgern einen Nachmittagstermin mit Los Angeles verspricht, verspricht etwas, das die Uhr nicht hergibt.
Die Golfstaaten und Indien sind die bequemen Fernmärkte. Australien ist der ehrliche Ausnahmefall: Ohne passendes Fenster bleiben ein sehr früher Start, ein Partnerbüro im Markt, das das Briefing übernimmt, oder ein Präsenzformat.
Die Uhr ist der Veranstaltungsort.
Die Wochen, in denen sich jede Uhrzeit verschiebt
Die Sommerzeit stellt jedes Jahr dieselbe Falle. In den USA werden die Uhren am zweiten Sonntag im März und am ersten Sonntag im November umgestellt (15 U.S.C. 260a), in der Europäischen Union am letzten Sonntag im März und am letzten Sonntag im Oktober (Richtlinie 2000/84/EG). 2027 fällt die Umstellung in New York auf den 14. März und in Deutschland auf den 28. März. Zwei Wochen lang liegt New York dann nur fünf Stunden hinter Mitteleuropa statt sechs.
Im Herbst wiederholt sich das: 2026 stellte Europa am 25. Oktober zurück, die USA erst am 1. November. Fällt Ihr Workshop in eine dieser Lücken, ist jede Einladung mit festem Zeitunterschied um eine Stunde falsch. Nennen Sie deshalb in Einladung und Kalenderdatei immer beide Ortszeiten.
Den Tag aufbauen: Briefing, Termine, Pause
Steht das Zeitfenster, ergibt sich der Ablauf fast von selbst. Das kurze Briefing gibt allen Buyern dasselbe Bild der Destination. Die Einzelgespräche können dann mit den Fragen des Buyers beginnen statt mit Ihren Folien.
Der Ablauf unten ist für ein Fenster von vier Stunden am Vormittag des Buyers gebaut, hier für Reiseveranstalter an der US-Ostküste.
Ein virtueller Workshop von vier Stunden für Buyer an der US-Ostküste
- 14:45 Uhr Technikprobe Die Leistungsträger wählen sich früh ein, prüfen Kamera und Ton und öffnen ihren persönlichen Terminplan. Der Support ist schon besetzt.
- 15:00 Uhr Briefing zur Destination Zwanzig Minuten für alle Buyer: Neuheiten, Verkaufsargumente, welche Partner sie gleich treffen. Keine Einzelpräsentationen der Anbieter.
- 15:25 Uhr Erster Terminblock Vier Termine zu je 25 Minuten: 20 Minuten Gespräch und 5 Minuten Puffer bis zum nächsten Videogespräch.
- 17:05 Uhr Pause Zehn Minuten weg vom Bildschirm, für alle. Verspätete Buyer lassen sich jetzt in freie Termine umbuchen.
- 17:15 Uhr Zweiter Terminblock Noch einmal vier Termine zu 25 Minuten. Lücken im Plan füllen Sie mit wartenden Anfragen.
- 18:55 Uhr Abschluss Fünf Minuten mit den nächsten Schritten: Termin der Inforeise, Verkaufshandbuch, Frist für Rückmeldungen.
Zwei Elemente tragen diesen Ablauf. Das erste ist der Puffer: Videogespräche überziehen, und ohne Puffer wird jede Überziehung zum verspäteten Start für den nächsten Buyer. Das zweite ist die Pause. Das Human Factors Lab von Microsoft hat 2021 bei 14 Personen mit EEG-Hauben (Elektroenzephalografie) die Hirnaktivität während vier halbstündiger Videokonferenzen gemessen. Ohne Pausen baute sich Stress von Meeting zu Meeting auf und stieg bei jedem Wechsel sprunghaft an. Mit zehn Minuten Pause sammelte er sich nicht an. Das achte Gespräch eines Leistungsträgers verdient dieselbe Aufmerksamkeit wie das erste.
Die Pause schützt den Abschluss des Tages.
Wie jedes einzelne Gespräch technisch abläuft, von der Bestätigung 48 Stunden vorher bis zur Erinnerung mit direktem Link, unterscheidet sich nicht von anderen virtuellen Programmen. Die Schritte beschreiben wir im Beitrag zu virtuellen Matchmaking-Events 2026, deshalb wiederholen wir sie hier nicht.
Wie viele Termine Platz haben und was einer kostet
Zurück zur Frage des Partnerhotels. Der Ablauf oben bringt acht Termine je Leistungsträger an einem Nachmittag. Das deckt sich mit den acht Terminen, die Atout France jedem Partner bei „France Jewels” anbietet, dort verteilt auf zwei Tage. Vor Ort ist deutlich mehr möglich: Wie unser Beitrag Roadshow oder Workshop vorrechnet, fasst eine dreistündige Session im Hotelsaal bis zu sechzehn Termine von acht Minuten.
Der Preis je Termin ist online deshalb nicht automatisch niedriger. „France Jewels” kostet einen Einheitspreis von 1.500 Euro netto je Partner, das sind 187,50 Euro je Termin. Der Workshop „France Excellence” von Atout France für Luxus- und Incentive-Einkäufer aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und Mitteleuropa kostet 4.600 Euro netto für 36 vorab geplante Termine von 20 Minuten je Aussteller, also rund 128 Euro je Termin. Die Anreise nach Wien oder Frankfurt kommt hinzu, und beide Formate richten sich an andere Märkte. Lesen Sie den Vergleich als Rechenbeispiel, nicht als Richtwert.
Gespart wird an anderer Stelle:
- Kein Flug, keine Abwesenheit: Eine Fernmarktreise kostet eine Vertriebsperson fast eine Woche im Büro. Der virtuelle Termintag kostet einen Nachmittag.
- Zugang für kleine Betriebe: Ein Familienhotel im Allgäu, das nie eine Reise nach Singapur finanzieren würde, kann mitmachen. Tourism Ireland verlangt für den weltweiten virtuellen Workshop für Aktivanbieter am 1. Dezember 2026 100 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer je Unternehmen.
- Wiederholbarkeit: Sie können das Format zweimal im Jahr fahren, zwischen zwei Präsenzausgaben oder einmal je Markt. Eine Fernmarktreise ist selten öfter als einmal im Jahr bezahlbar.
Für das Partnerhotel eröffnet der Workshop Kontakte zu Einkäufern, für die sich eine eigene Reise möglicherweise nicht lohnen würde.
Es kauft Reichweite.
Buyer gewinnen, die sich auch einwählen
Reichweite nützt nur, wenn der Buyer zum Termin erscheint. Ein Hosted Buyer vor Ort ist angereist und sitzt im Saal. Eine Reisebüroinhaberin in Dubai ist online mitten in ihrem normalen Arbeitstag, mit Kundenanrufen und offenen Buchungen. Nichts Physisches hält sie im Terminplan, also muss die Relevanz jedes Gesprächs diese Aufgabe übernehmen.
Drei Dinge erhöhen den Anteil der Buyer, die erscheinen:
- Vorher qualifizieren: Fragen Sie nach den Segmenten, die der Buyer verkauft, nach dem Anteil Ihres Landes oder Ihrer Region im Programm und nach den Zielen, die er schon anbietet. Die Kriterien aus unserem Beitrag Hosted Buyer qualifizieren gelten fast unverändert, nur ohne Reise.
- Das Verkaufshandbuch früh verschicken: Wer vor dem Termintag über seine acht Leistungsträger gelesen hat, kommt mit Fragen. Ohne Handbuch vergehen die ersten zehn Minuten jedes Gesprächs mit Nachholen.
- Dem Tag einen nächsten Schritt geben: Der wirksamste Anreiz für Buyer aus Fernmärkten ist ein Platz auf der anschließenden Inforeise. Eine solche Reise ist je Kopf teuer, wie unser Beitrag Was ist ein Fam Trip? zeigt. Der virtuelle Workshop ist der günstigste Weg zu entscheiden, wer einen Platz bekommt.
Auch die Sprache verdient eine Entscheidung. Die meisten Workshops mit Fernmärkten laufen auf Englisch, auch wenn Ihre Partner lieber Deutsch sprechen würden. Ein Briefing in der Sprache des Buyers hebt aber die Qualität der Fragen. Brauchen Sie Dolmetscher oder Sprachpaarung im Terminplan, vergleicht unser Beitrag zu mehrsprachigen Buyer-Seller-Meetings die Möglichkeiten und ihre Kosten.
Relevanz ersetzt den Saal.
Wann der virtuelle Workshop passt und wann die Reise
Der virtuelle Workshop ist stark, wo die Beziehung schon besteht oder der Markt noch ein Test ist. Er ist schwach, wo Vertrauen erst persönlich entstehen muss. Atout France beschreibt Indien als Markt mit hohem Anteil an Vermittlern, in dem der direkte Kontakt entscheidend ist, und veranstaltete seinen Workshop für Indien 2026 vor Ort in Delhi, für 6.250 Euro netto einschließlich Unterkunft.
| Situation | Besseres Format | Warum |
|---|---|---|
| Neuen Fernmarkt testen | Virtueller Workshop | Geringe Kosten je Betrieb, schnell wiederholbar, zeigt, welche Buyer ernsthaft interessiert sind |
| Neuheiten für bekannte Buyer | Virtueller Workshop | Die Beziehung besteht, das Update braucht ein Gespräch, keinen Flug |
| Zwischen zwei Präsenzausgaben | Virtueller Workshop | Hält Buyer warm, ohne ein zweites Reisebudget |
| Erstkontakt in einem beziehungsgetriebenen Markt | Workshop vor Ort oder Roadshow | Vertrauen entsteht im Raum |
| Buyer über viele Zeitzonen verteilt | Mehrere kurze virtuelle Blöcke oder Präsenz | Ein Zeitfenster passt nicht für alle |
Ein Hinweis für Destinationen im deutschsprachigen Raum: Viele kleinere Regionen erreichen Fernmärkte nur gemeinsam. Ein virtueller Workshop eignet sich gut als Gemeinschaftsauftritt mehrerer Regionen oder als Ergänzung zu den Aktivitäten Ihrer nationalen Tourismusorganisation, weil jede Region nur ihre eigenen Betriebe und deren Termine mitbringt.
Online gewinnen und auswählen, auf der Reise vertiefen.
Converve bildet virtuelle und hybride Travel-Trade-Workshops mit demselben Matchmaking ab wie Präsenzformate. Buyer und Leistungsträger melden sich über getrennte Anmeldestrecken mit eigenen Qualifizierungsfragen an, und die Meeting-Matrix legt fest, welche Gruppen einander anfragen dürfen. Aus bestätigten Terminen entsteht ein überschneidungsfreier Plan, und die Videogespräche laufen direkt in der Plattform, gestartet aus der persönlichen Agenda jedes Teilnehmers. Die Terminplanung ist auf internationale Teilnehmer in verschiedenen Zeitzonen ausgelegt.
Das Briefing läuft als Livestream in derselben Umgebung, oder Sie binden Zoom, Microsoft Teams oder Webex in die Plattform ein. Wie die Formate zusammenspielen, sehen Sie auf unserer Lösungsseite für den Tourismus und auf der Seite zu hybriden und virtuellen Events.
Fazit
Planen Sie den virtuellen Workshop anhand der Arbeitszeit, die Ihr Team und die eingeladenen Einkäufer gemeinsam haben. Wählen Sie das Zeitfenster passend zum Zielmarkt, beachten Sie die Zeitumstellungen und lassen Sie Raum für ein kurzes Briefing, Pausen und Puffer zwischen den Terminen.
Zeigen Sie Ihren Partnern, wie viele Termine in diesem Zeitfenster möglich sind und was ein Termin kostet. Damit können sie das Angebot mit anderen Wegen in den Zielmarkt vergleichen.
Sie planen einen virtuellen Termintag mit einem Fernmarkt und möchten sehen, wie Terminplan, Videoräume und Briefing in einer Plattform zusammenlaufen? Sprechen Sie uns an.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein virtueller Travel-Trade-Workshop?
Ein virtueller Travel-Trade-Workshop ist eine B2B-Veranstaltung im Netz, bei der Leistungsträger einer Destination Reiseveranstalter und Reisebüros aus einem oder mehreren Quellmärkten in vorab geplanten Einzelgesprächen per Video treffen. Meist beginnt der Tag mit einem kurzen Briefing für alle Buyer. Tourism Ireland eröffnete etwa seinen virtuellen Workshop für Frankreich im Mai 2025 mit einem Webinar und ließ zwei Blöcke mit Einzelterminen folgen.
Um wie viel Uhr sollte ein virtueller Workshop mit US-Buyern beginnen?
Legen Sie die Termine auf den Vormittag des Buyers. Mitte November 2026 entspricht 9 bis 13 Uhr in New York 15 bis 19 Uhr MEZ, an der Westküste 18 bis 22 Uhr MEZ. Die gemeinsame Bürozeit mit der Ostküste beträgt nur etwa zwei Stunden, Ihr Team arbeitet also in den Abend. Prüfen Sie Termine im März sowie zwischen Ende Oktober und Anfang November, weil die USA und Europa die Uhren an verschiedenen Sonntagen umstellen.
Wie lang sollte ein Videotermin sein?
Zwanzig Minuten Gespräch plus fünf Minuten Puffer sind für Travel-Trade-Workshops ein guter Standard. Videogespräche brauchen ein bis zwei Minuten Anlauf, und der Puffer verhindert, dass eine Überziehung alle folgenden Termine verschiebt. Planen Sie nach drei oder vier Gesprächen etwa zehn Minuten Pause ein: Eine Studie von Microsoft aus dem Jahr 2021 zeigt, dass Pausen zwischen Videokonferenzen den Aufbau von Stress verhindern.
Wie viele Termine kann ein Leistungsträger in einem virtuellen Workshop haben?
In einem Fenster von vier Stunden mit 20 Minuten Briefing, Terminen von 25 Minuten und einer Pause von zehn Minuten sind acht Termine je Leistungsträger möglich. Atout France bietet bei seinem E-Workshop „France Jewels” für Hongkong, Singapur und Taiwan ebenfalls acht Termine je Partner an, verteilt auf zwei Tage. Das ist weniger als in einer vollen Session vor Ort.
Ist ein virtueller Workshop günstiger als ein Workshop vor Ort?
Je Teilnehmer meist ja. Atout France nennt für „France Jewels” 1.500 Euro netto, für den Workshop vor Ort in Delhi 6.250 Euro netto einschließlich Unterkunft. Je Termin nicht unbedingt: Acht Termine für 1.500 Euro sind 187,50 Euro je Termin. Die eigentliche Ersparnis sind Flug, Abwesenheit und die Möglichkeit, dass auch kleine Betriebe teilnehmen.
Wann ist ein Präsenzformat die bessere Wahl?
Bei Erstkontakten in beziehungsgetriebenen Märkten, bei Buyern, die über zu viele Zeitzonen für ein Fenster verteilt sind, und immer dann, wenn Vertrauen persönlich entstehen muss. Atout France veranstaltet seinen Workshop für Indien vor Ort in Delhi und beschreibt Indien als Markt mit vielen Vermittlern, in dem der direkte Kontakt entscheidend ist. Online eignet sich der Workshop vor allem, um Märkte zu testen, bekannte Buyer auf den neuesten Stand zu bringen und die Teilnehmer einer Inforeise auszuwählen.
