Konsortialtreffen in EU-Projekten organisieren: Auftakt, Generalversammlung und Projektprüfung

Wer am 15. Juni eine ordentliche Generalversammlung seines EU-Konsortiums abhalten will, muss spätestens am 1. Mai schriftlich einladen. So steht es im Modul für große Projekte des Mustervertrags DESCA, Fassung 2.1 vom Februar 2026: 45 Kalendertage für die Einladung, 21 Tage für die Tagesordnung. Wer erst im Mai an den Termin denkt, verschiebt die Versammlung oder riskiert Beschlüsse, die ein Partner später anfechten kann.

Konsortialtreffen sind die Termine, an denen sich die Partner eines geförderten Verbundprojekts begegnen: das Auftakttreffen, die Generalversammlung, die Sitzungen des Lenkungsausschusses und die Projektprüfung durch den Fördergeber. Anders als ein gewöhnliches Projektmeeting stehen sie in einem rechtlichen Rahmen aus Finanzhilfevereinbarung (Grant Agreement), Konsortialvertrag und den Prüfrechten der Kommission.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Treffen planen. Nehmen wir die Projektkoordinatorin im EU-Büro einer Hochschule, die ein Horizon-Europe-Projekt mit 14 Partnern aus acht Ländern betreut. Im 18. Monat sitzt ihr bei der Projektprüfung eine unabhängige Gutachterin gegenüber und fragt: Wann hat das Konsortium das beschlossen? Unsere These: Ein Konsortialtreffen ist erst fertig, wenn das Protokoll angenommen ist. Deshalb planen Sie jedes Treffen von den Beschlüssen her, die es fassen muss.

Welche Konsortialtreffen es gibt

Die Frage der Gutachterin zielt auf Beschlüsse, und nicht jedes Gremium darf beschließen. Manche Treffen entscheiden, manche bereiten vor, und eines richtet der Fördergeber selbst aus.

Quelle der Rhythmen: DESCA-Mustervertrag für Horizon Europe, Fassung 2.1, Februar 2026.

Die Rhythmen stammen aus DESCA, aber Ihr eigener Konsortialvertrag kann andere festlegen. Lesen Sie ihn, bevor Sie das Projektjahr planen. Laut der Österreichischen Forschungsförderungsgesellschaft (FFG) ist der Konsortialvertrag für die meisten Horizon-Europe-Projekte verpflichtend, und in den meisten Fällen dient ein Mustervertrag als Grundlage: DESCA, MCARD-HEU oder EUCAR. Fragen zum Projektmanagement beantworten in Deutschland die Nationalen Kontaktstellen, die Kooperationsstelle EU der Wissenschaftsorganisationen (KoWi) bietet dazu Seminare an, in der Schweiz hilft Euresearch.

Interreg-Projekte nennen dieselben Rollen anders. Nach Artikel 26 der Verordnung (EU) 2021/1059 trägt der federführende Partner (Lead Partner) die Verantwortung für das ganze Vorhaben und regelt die Zusammenarbeit mit den anderen Partnern in einer Vereinbarung. Das entscheidende Gremium heißt dort oft Lenkungsausschuss oder Steering Committee. Für die Planung gilt dieselbe Logik.

Zwei Formate gehören nicht hierher. Die Partnersuche vor dem Antrag beschreiben wir im Leitfaden zur Partnersuche für EU-Förderprojekte. Treffen in nationalen Verbünden wie Sonderforschungsbereichen folgen anderen Regeln, wie unser Beitrag zu Netzwerktreffen im Forschungsverbund zeigt. Hier geht es um das bewilligte EU-Projekt.

Das Auftakttreffen: nach dem Projektstart, mit Beschlüssen

Mit der Bewilligung beginnt die Planung des ersten Treffens, und schon dessen Datum hat eine Regel. Reisekosten zum Auftakttreffen können förderfähig sein, auch wenn die Anreise am Vortag des Projektstarts beginnt. Voraussetzung ist, dass das Treffen selbst in der Projektlaufzeit stattfindet (Europäische Kommission, Annotated Grant Agreement, Fassung 3.0 vom 1. November 2026). Ein Auftakt eine Woche vor dem offiziellen Start kostet jeden Partner seine Reise.

Den Konsortialvertrag sollten bis dahin alle unterschrieben haben. Die Kommission empfiehlt, ihn vor dem Beitritt zur Finanzhilfevereinbarung abzuschließen, weil ein langer Streit danach das Projekt gefährdet. Das Auftakttreffen kann sich deshalb auf das konzentrieren, was sonst wochenlang per E-Mail verhandelt wird.

Viele Auftakttreffen bestehen aus Vorstellungsrunden: jeder Partner stellt seine Einrichtung vor, jedes Arbeitspaket seinen Plan. Setzen Sie stattdessen vier Punkte als Beschluss auf die Tagesordnung:

• Vertretungen: Wer sitzt für jeden Partner in der Generalversammlung, wer leitet welches Arbeitspaket, und wer vertritt diese Personen?
• Berichtskalender: Wann liefern die Partner ihre internen Fortschrittsberichte? DESCA sieht vor, dass Partner auf Anforderung 14 Tage vor der Sitzung einen internen Fortschrittsbericht an die Arbeitspaketleitung liefern.
• Schnittstellen: Welches Arbeitspaket braucht welches Ergebnis eines anderen, und in welchem Monat?
• Arbeitswege: Wo liegen die Dokumente, wo die Protokolle, und wer darf was bearbeiten?

Der dritte Punkt bringt den größten Nutzen. Stellen Sie sich einen Praxispartner in Graz vor, der im zehnten Monat einen Prototyp der Hochschule in Stuttgart testen soll. Erfährt er erst im neunten Monat, dass sich der Prototyp verzögert, ist sein Testplan hinfällig. Kurze Einzelgespräche zwischen Arbeitspaketen, die voneinander abhängen, klären das im ersten Monat. Schnittstellen sind am Anfang am billigsten.

Die Generalversammlung: Fristen rückwärts rechnen

Was beim Auftakt als Schnittstelle besprochen wird, landet später als Beschluss in der Generalversammlung. Im DESCA-Modell entscheidet sie über Änderungen an Arbeitsplan und Budget, über Aufnahme und Austritt von Partnern und über den Umgang mit einem Partner, der seine Pflichten verletzt. Bindend werden diese Beschlüsse erst, wenn der entsprechende Teil des Protokolls angenommen ist.

Damit ist das Protokoll das eigentliche Ergebnis der Sitzung. Für große Projekte gibt DESCA diesen Ablauf vor:

Für außerordentliche Versammlungen gelten kürzere Fristen: 15 Tage für die Einladung, 10 für die Tagesordnung. Das einfachere DESCA-Modul für kleine und mittlere Projekte arbeitet mit 14 und 7 Tagen. Tragen Sie die Fristen in den Projektkalender ein, sobald der Termin steht, nicht erst, wenn Sie den Raum buchen.

Zwei Regeln verdienen eine eigene Zeile in Ihrer Checkliste. Ein Partner, dessen berechtigte Interessen durch einen Beschluss schwer beeinträchtigt würden, kann ein Veto einlegen. Stand der Punkt auf der ursprünglichen Tagesordnung, geht das nur in der Sitzung selbst. Eine sorgfältige Tagesordnung schützt also den Beschluss und die Partner zugleich. Außerdem erlaubt DESCA Beschlüsse ohne Sitzung im Umlaufverfahren: Die Koordination verschickt einen Beschlussvorschlag mit mindestens zehn Kalendertagen Antwortfrist. Für eine einzelne, dringende Änderung ist das oft der bessere Weg.

Die Tagesordnung ist ein Vertragsdokument.

Online und hybrid: Beschlussfähigkeit sichern

Die Fristen gelten auch, wenn die Versammlung online stattfindet. DESCA erlaubt Sitzungen per Telefon- oder Videokonferenz, und im Modul für kleine Projekte trifft sich die Runde der Arbeitspaketleitungen, die es dort bei Pauschalbeträgen gibt, in der Regel so. Die Organisation muss die Regeln dann tragen, die im Raum selbstverständlich wirken.

Beschlussfähig ist die Versammlung, wenn zwei Drittel der Mitglieder anwesend oder vertreten sind. Jedes Mitglied darf eine Vertretung oder eine Stimmrechtsvollmacht benennen. Führen Sie bei hybriden Sitzungen zu Beginn eine Liste: wer vor Ort ist, wer online, wer wen vertritt. Ohne diese Liste kann das Protokoll die Beschlussfähigkeit nicht belegen.

Legen Sie die Beschlusspunkte in die Mitte der Tagesordnung, nicht ans Ende, wenn sich die ersten Zugeschalteten verabschieden. Verschicken Sie Abstimmungsunterlagen mit der Tagesordnung, nicht erst als geteilten Bildschirm. Für die Technik im Raum, also Mikrofone für alle Sprechenden, eine eigene Moderation für die Zugeschalteten und einen Probelauf am Vortag, gilt unser Leitfaden Hybride Events planen.

Die Projektprüfung: was Gutachter lesen

Spätestens bei der Projektprüfung zeigt sich, ob die Protokolle tragen. Der Fördergeber darf ein Projekt jederzeit prüfen, oft mit unabhängigen Fachleuten. Laut Annotated Grant Agreement beginnt die Prüfung mit einem Einladungsschreiben an die Koordination über das Funding & Tenders Portal. Es nennt die bestellten Gutachter und, falls es ein Treffen gibt, die Unterlagen: in der Regel Anhang 1 der Finanzhilfevereinbarung, die Zwischenberichte des geprüften Zeitraums und die fälligen Ergebnisberichte (Deliverables).

Geprüft wird, wie weit der Arbeitsplan umgesetzt ist, ob die Ziele noch passen und wie die Mittel eingesetzt wurden. Eine Prüfung während der Laufzeit kann auch Kurskorrekturen empfehlen. Das Ergebnis steht in einem Prüfbericht, zu dem die Koordination binnen 30 Tagen Stellung nehmen kann. Planen Sie diese Wochen mit den Arbeitspaketleitungen ein, denn die Stellungnahme braucht ihre Antworten. Die periodischen Berichte selbst sind jeweils binnen 60 Tagen nach Ende des Berichtszeitraums fällig (Artikel 21 der Finanzhilfevereinbarung).

Zurück zur Projektkoordinatorin im 18. Monat. Die Gutachterin will wissen, warum sich ein Ergebnis in Arbeitspaket 4 um drei Monate verschoben hat. Wurde das in der Kaffeepause abgesprochen, hat die Koordinatorin eine Erklärung. Hat die Generalversammlung es im elften Monat beschlossen, hat sie ein angenommenes Protokoll, eine Abstimmung und einen geänderten Arbeitsplan. Nur die zweite Antwort beendet die Frage.

So bereiten Sie eine Projektprüfung vor:

1. Listen Sie jede Abweichung von Anhang 1 im Berichtszeitraum auf: verspätete Ergebnisse, Budgetverschiebungen, geänderte Aufgaben.
2. Ordnen Sie jeder Abweichung den Beschluss zu, der sie deckt, mit dem Datum des angenommenen Protokolls.
3. Proben Sie die Präsentation mit den Arbeitspaketleitungen, die die Detailfragen beantworten werden.

Abweichungen ohne Beschluss sind die gefährlichen.

Gespräche zwischen den Partnern planen

Beschlüsse sind die eine Hälfte eines Konsortialtreffens. Die andere sind die Arbeitsbeziehungen, die das nächste Halbjahr leichter machen. Im Plenum hören bei 14 Partnern alle allen zu. Die nützlichen Gespräche entstehen zu zweit: zwischen der Arbeitspaketleitung, die Daten braucht, und dem Partner, der sie liefert, oder zwischen dem Unternehmen, das die Ergebnisse verwerten soll, und der Forschungsgruppe, die sie erzeugt.

Planen Sie diese Gespräche, statt auf die Kaffeepause zu hoffen. Fragen Sie bei der Anmeldung Partner, Arbeitspaket, Rolle und eine offene Frage für das Treffen ab. Reservieren Sie dann zwei oder drei Zeitfenster von 20 Minuten für Einzelgespräche zwischen Personen, deren Aufgaben voneinander abhängen. Was daraus entsteht, ist auch Material für den Bericht an den Fördergeber. Welche Angaben dort Bestand haben, zeigt unser Beitrag zum Wirkungsnachweis für Netzwerke und Fördergeber.

Lösung: Mit Converve nehmen Sie Felder wie Partner, Arbeitspaket und Rolle in das Anmeldeformular auf und bilden Plenum und parallele Arbeitspaketsitzungen in der Programmplanung ab. In einer regelbasierten Meeting-Matrix legen Sie fest, welche Gruppen einander anfragen dürfen. Ein Einzelgespräch kommt erst zustande, wenn beide Seiten zustimmen, und das B2B-Matchmaking plant es ohne Überschneidungen, mit Zeitfenster und Tisch.

Kosten: was die Förderung trägt

Bleibt die Frage nach dem Geld, und auch hier hilft das Annotated Grant Agreement weiter. Bei Abrechnung nach tatsächlichen Kosten können Reisen zum Auftakt- und Abschlusstreffen förderfähig sein, auch wenn ein Teil der Reise außerhalb der Laufzeit liegt, solange das Treffen selbst darin stattfindet. Ein Vertrag über Räume und Verpflegung für ein Treffen gilt als Einkauf, nicht als Unterauftrag, sofern die Organisation des Treffens nicht selbst eine Aufgabe in Anhang 1 ist. Kosten für Dolmetscher führt das Dokument unter den sonstigen Waren, Arbeiten und Dienstleistungen.

In vielen Konsortien wechselt der gastgebende Partner von Treffen zu Treffen. Er trägt Räume und Verpflegung, alle anderen zahlen ihre eigene Reise. Vereinbaren Sie diese Reihenfolge beim Auftakt. In Projekten mit Pauschalbeträgen (Lump Sum) werden keine Kosten abgerechnet, wohl aber der Abschluss der Arbeitspakete. Die Bewertung der Arbeitspakete in der Generalversammlung wird dadurch noch wichtiger.

Fazit: Planen Sie zuerst das Protokoll

Ein Konsortialtreffen in einem EU-Projekt ist eine Entscheidungsveranstaltung in einem rechtlichen Rahmen. Das Auftakttreffen klärt Vertretungen, Schnittstellen und den Berichtskalender. Die Generalversammlung macht aus Änderungen Beschlüsse, und erst das angenommene Protokoll macht sie bindend. Die Projektprüfung kontrolliert, ob beides zusammenpasst. Planen Sie jedes Treffen rückwärts von seinen Beschlüssen und den Fristen Ihres Konsortialvertrags, und nutzen Sie die übrige Zeit für Gespräche zwischen den Partnern.

Fragt die Gutachterin, wann das Konsortium etwas beschlossen hat, nennen Sie ein Datum und ein Protokoll.

Sie organisieren Konsortialtreffen oder Stakeholdertage für ein EU-Projekt und möchten sehen, wie Anmeldung, Programm und Partnergespräche auf einer Plattform zusammenlaufen? Sprechen Sie mit Converve.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Konsortialtreffen?

Ein Konsortialtreffen ist ein Treffen der Partner, die gemeinsam ein gefördertes Verbundprojekt durchführen, etwa in Horizon Europe oder Interreg. Dazu gehören das Auftakttreffen, die Generalversammlung als Entscheidungsgremium, die Sitzungen des Lenkungsausschusses, die Projektprüfung durch den Fördergeber und das Abschlusstreffen.

Wie oft tagt die Generalversammlung eines Horizon-Europe-Projekts?

Das regelt der Konsortialvertrag. Im DESCA-Mustervertrag (Fassung 2.1, Februar 2026) tagt die Generalversammlung großer Projekte mindestens einmal im Jahr und der Lenkungsausschuss mindestens vierteljährlich. Im einfacheren Modul für kleine und mittlere Projekte trifft sich die Generalversammlung mindestens alle sechs Monate.

Welche Fristen gelten für die Einladung zur Generalversammlung?

Im DESCA-Modul für große Projekte lädt der Vorsitz mindestens 45 Kalendertage vor einer ordentlichen und 15 Tage vor einer außerordentlichen Versammlung schriftlich ein. Die Tagesordnung folgt 21 beziehungsweise 10 Tage vorher. Ihr eigener Konsortialvertrag kann andere Fristen festlegen.

Wer schreibt das Protokoll einer Generalversammlung?

Im DESCA-Modell ist der Vorsitz verantwortlich, meist die Koordination. Der Protokollentwurf geht binnen zehn Kalendertagen an alle Mitglieder und gilt als angenommen, wenn binnen 15 Tagen nach Eingang kein schriftlicher Einwand kommt. Erst dann werden die Beschlüsse bindend.

Was passiert bei einer Projektprüfung in Horizon Europe?

Der Fördergeber prüft, oft mit unabhängigen Gutachtern, den Fortschritt gegenüber Anhang 1 der Finanzhilfevereinbarung, meist anhand der Zwischenberichte und der fälligen Ergebnisberichte. Das Ergebnis steht in einem Prüfbericht, zu dem die Koordination binnen 30 Tagen Stellung nehmen kann (Annotated Grant Agreement, Fassung 3.0, November 2026).