Die Frage kommt meist in der Budgetrunde, ein halbes Jahr vor der Jahrestagung oder dem Kongress. Das Marketing wünscht sich eine eigene App mit eigenem Symbol im App Store. Die IT-Abteilung hat einen Entwickler, der “das auch bauen könnte”. Und die Geschäftsführung, die das Budget freigibt, stellt die Frage, die über mehr entscheidet als jede Funktionsliste: Was kostet uns das im zweiten Jahr?
Für Ihre Event-App gibt es drei Wege: eine individuelle Entwicklung, einen App-Baukasten oder die App Ihrer Event-Plattform. Welche Lösung passt, hängt auch davon ab, was nach dem Kongress passiert. Wird die App ganzjährig genutzt und betreut, kann sich eine Eigenentwicklung lohnen. Für einzelne Veranstaltungen lohnt zuerst ein Blick auf fertige Lösungen und den Aufwand, den sie Ihrem Team abnehmen.
Wir vergleichen die drei Wege, ordnen Entwicklungs- und Folgekosten ein und erklären, was bei App Stores und Downloads zu beachten ist. Fünf Fragen am Ende helfen Ihnen, die Auswahl vor der ersten Anbieterdemo einzugrenzen.
Drei Wege zur Event-App im Vergleich
“Bauen oder kaufen” klingt nach zwei Möglichkeiten. Tatsächlich sind es drei, und sie unterscheiden sich weniger in den Funktionen als in drei Punkten: Wem gehört der Code, wer pflegt ihn, und müssen Ihre Teilnehmer etwas herunterladen?
| Weg | Was es ist | Bis zur ersten Version | Kostenmodell | Wer pflegt | Download nötig? |
|---|---|---|---|---|---|
| Eigenentwicklung | Individuelle App für iOS und Android, von einer Agentur oder eigenen Entwicklern | Monate | Einmaliges Projekt plus jährliche Wartung | Sie selbst | Ja, aus beiden App Stores |
| App-Baukasten | Werkzeug ohne Programmierung, das aus Vorlagen eine App in Ihrem Design erzeugt | Tage bis Wochen | Abo oder Preis pro Veranstaltung | Anbieter pflegt den Baukasten, Sie pflegen Inhalte und Entwicklerkonten | Meist ja, teils zusätzlich als Web-App |
| App der Event-Plattform | Teilnehmer-App, die zur Registrierungs- oder Matchmaking-Plattform gehört, oft als Web-App | Mit der Plattform verfügbar | Teil der Plattformlizenz | Anbieter | Oft nein, sie läuft im Browser |
Klären Sie bei Angeboten früh zwei Details: Erscheint die App unter Ihrem Namen im Store, und müssen Teilnehmer sie herunterladen? Beides ist unabhängig davon, wie gut die App in der Demo aussieht. Beginnen wir mit den Kosten einer individuellen Entwicklung.
Was eine eigene Event-App wirklich kostet
Der erste Posten ist die Entwicklung. Die Bewertungsplattform Clutch, die Projektdaten geprüfter Entwicklungsagenturen auswertet, nennt in ihrem Preisleitfaden vom September 2026 durchschnittlich 90.780 US-Dollar pro App-Projekt; die meisten Projekte liegen zwischen 10.000 und 49.999 US-Dollar. Eine Event-App mit Programm, Teilnehmerprofilen, Terminbuchung und Push-Nachrichten liegt eher beim Durchschnitt als am unteren Ende, denn jede dieser Funktionen braucht ein eigenes Backend (die Serverseite der App), nicht nur Bildschirme.
Der zweite Posten ist der, nach dem die Geschäftsführung fragt. Laut Business of Apps liegen die branchenüblichen Wartungskosten bei 15 bis 25 Prozent der ursprünglichen Entwicklungskosten, und zwar jedes Jahr. Bei einer App für 90.000 US-Dollar sind das 13.500 bis 22.500 US-Dollar jährlich, bevor eine einzige neue Funktion dazukommt. Hinzu kommen kleine, aber wiederkehrende Beträge: Das Apple Developer Program kostet 99 US-Dollar pro Mitgliedsjahr, Google Play verlangt einmalig 25 US-Dollar.
Die Kosten einer eigenen App
Nach der Entwicklung kommen die laufenden Kosten
Die Wartung ist keine Kür, selbst wenn sich an den Inhalten nichts ändert. Seit dem 31. August 2026 müssen neue Apps und Updates bei Google Play auf Android 16 ausgerichtet sein. Bestehende Apps, die zu weit zurückliegen, sind für neue Nutzer auf aktuellen Geräten nicht mehr verfügbar. Eine App, die seit der letzten Jahrestagung niemand angefasst hat, lässt sich auf dem neuen Handy eines Teilnehmers womöglich gar nicht installieren.
Vergleichen Sie die laufenden Kosten mit der tatsächlichen Nutzung. Rund um einen dreitägigen Kongress wird die App vielleicht zwei Wochen lang intensiv gebraucht. Für den Rest des Jahres bleiben Wartung und Betrieb trotzdem auf Ihrer Rechnung. Das kann sinnvoll sein, sollte aber von Anfang an im Budget stehen.
App-Baukästen: schnell, aber mit Folgen im App Store
Mit einem App-Baukasten konfigurieren Sie vorhandene Bausteine: Programm, Referenten, Aussteller und Lageplan, ergänzt um Ihre Farben und Ihr Logo. Dadurch entfällt ein großer Teil der individuellen Entwicklung. Tixify wirbt beispielsweise damit, dass sich eine Event-App an einem Nachmittag erstellen lässt, und nennt Preise ab 99 Euro pro Monat nach dem Livegang (Anbieterangabe). Prüfen Sie im Angebot, welche Einrichtung und Betreuung darin enthalten sind.
Der Haken liegt in den Regeln der App Stores. Apple schreibt in Abschnitt 4.2.6 seiner App Review Guidelines, dass Apps aus kommerziellen Vorlagen oder App-Generatoren abgelehnt werden, sofern sie nicht direkt vom Anbieter der Inhalte eingereicht werden. Übersetzt heißt das: Ein Baukasten darf Ihre Event-App nicht unter seinem eigenen Konto veröffentlichen. Es gibt zwei Auswege, und beide haben Folgen.
- Eigene Entwicklerkonten: Die App erscheint unter Ihrem Namen. Diesen Weg gehen inzwischen die meisten Baukästen, Tixify etwa verlangt ausdrücklich ein eigenes Konto bei Apple und Google. Damit gehört Ihnen der Eintrag im Store, und mit ihm Verlängerungen, Prüfverfahren und Kontoverwaltung.
- Die Sammel-App des Anbieters: Apple erlaubt ausdrücklich eine einzige App, die viele Kunden bündelt, zum Beispiel eine Event-App mit einem eigenen Eintrag für jede Veranstaltung. Ihre Teilnehmer laden dann die App des Anbieters und finden Ihre Veranstaltung darin. Das ist schneller und günstiger, aber das Symbol auf dem Handy gehört nicht Ihnen.
Auch bei einem Baukasten gehört die Veröffentlichung in den Zeitplan. Apple prüft nach eigenen Angaben im Schnitt 90 Prozent der Einreichungen in weniger als 24 Stunden. Lassen Sie trotzdem Puffer für Rückfragen und Korrekturen. Schnell eingerichtet heißt nicht automatisch am selben Tag veröffentlicht.
Der Download ist die versteckte Hürde
Bei jeder Lösung mit Installation stellt sich dieselbe Frage: Laden Ihre Gäste die App tatsächlich herunter? In einer Clutch-Umfrage unter 476 Smartphone-Nutzern vom April 2026 gaben 45 Prozent an, Apps nur bei echtem Bedarf herunterzuladen. 18 Prozent stehen Downloads grundsätzlich ablehnend gegenüber, besonders wenn dieselbe Aufgabe im Browser möglich ist. Von den Befragten, die eine App herunterladen mussten, waren 72 Prozent zumindest leicht verärgert.
Denken Sie an eine Einkaufsleiterin, die Ihre Fachtagung für einen Tag besucht. Die Bestätigung liegt im Postfach, der Kalender ist voll, und auf dem Handy sind noch Apps früherer Veranstaltungen. Der Nutzen einer weiteren App muss für sie schnell erkennbar sein. Der Anbieter Nunify nennt Nutzungsquoten von 20 bis 30 Prozent ohne Bewerbung und 55 bis 65 Prozent als gutes Ergebnis mit aktiver Bewerbung. Unsere fünf Tipps für Ihr Event-App-Marketing helfen beim Einstieg. Je leichter dieser gelingt, desto eher nutzen Gäste auch Profile und Terminbuchung.
Deshalb gehört die Technikfrage, native App oder Web-App, in die Beschaffungsentscheidung und nicht dahinter. Eine Web-App öffnet sich über einen Link oder QR-Code im Browser, ohne Installation. Seit iOS 16.4 können Web-Apps, die auf dem Startbildschirm abgelegt sind, auch auf dem iPhone Push-Nachrichten senden. Damit fällt eines der ältesten Argumente für die native App weg. Native Apps behalten echte Vorteile, etwa vollständige Offline-Nutzung und tieferen Zugriff auf Gerätefunktionen; die Abwägung im Detail finden Sie in unserem Vergleich Web-Apps vs. native Event-Apps. Bei einer eintägigen Veranstaltung gewinnt der kürzere Weg.
Wann sich eine eigene Event-App lohnt
Eine eigene Event-App kann sinnvoll sein, wenn sie dauerhaft genutzt wird oder Anforderungen erfüllt, die Standardprodukte nicht abdecken. Prüfen Sie insbesondere diese Punkte:
- Die App wird das ganze Jahr genutzt: Ein Verband, der Mitgliederverzeichnis, Jahrestagung und Regionaltreffen über eine App abwickelt, betreibt ein Produkt, kein Veranstaltungswerkzeug.
- Es gibt ein Produktteam, nicht nur einen Entwickler: Jemand muss über Jahre für Weiterentwicklung, Aktualisierungen des Betriebssystems und den Eintrag im App Store verantwortlich sein.
- Die Daten liegen in eigenen Systemen: Sind Ticketing, Kundenverwaltung und Zutrittskontrolle eigene Lösungen, die eng verbunden sein müssen, kann eine eigene App einfacher sein als die Anbindung eines fremden Produkts.
- Offline-Betrieb ist entscheidend: Große Messen mit schwachem Netz in den Hallen brauchen unter Umständen Daten direkt auf dem Gerät. Das gelingt in einer nativen App nach wie vor leichter; welche Anforderungen eine Messe-App erfüllen muss, beschreiben wir in unserem Leitfaden Messe-App auswählen.
- Die App ist Teil des Markenerlebnisses: Ein Festival oder eine Publikumsmesse mit Stammpublikum kann die App als eigenes Produkt betrachten.
Treffen mehrere dieser Punkte auf Sie zu, lohnt sich ein genauer Vergleich zwischen Eigenentwicklung und angepasster Plattform. Dabei hilft unser Beitrag Maßgeschneiderte Event-Plattform: wann sinnvoll und wann nicht. Für eine einzelne Veranstaltung ohne besondere technische Anforderungen ist eine fertige Lösung meist der naheliegende Ausgangspunkt.
Fünf Fragen, die die Entscheidung klären
Die folgenden fünf Fragen machen aus der Kernaussage eine Prüfliste. Beantworten Sie sie vor der ersten Anbieterpräsentation und halten Sie die Antworten schriftlich fest. Sie erklären der Geschäftsführung den Budgetposten besser als jede Funktionsliste.
Selbst bauen oder kaufen
Fünf Fragen, bevor Sie eine Event-App beauftragen
- Frage 1 Wie viele Tage im Jahr wird die App genutzt? Zwei Wochen rund um eine Veranstaltung sprechen für den Kauf. Tägliche Nutzung durch Mitglieder kann eine Eigenentwicklung rechtfertigen.
- Frage 2 Wer pflegt die App im zweiten Jahr? Benennen Sie eine Person oder ein Budget für Updates, Entwicklerkonten und Betriebssystemwechsel. Fällt Ihnen niemand ein, bauen Sie nicht selbst.
- Frage 3 Müssen Teilnehmer etwas herunterladen? Jeder Installationsschritt kostet Teilnehmer. Bei einmaligen Veranstaltungen mit externen Gästen erreicht eine App im Browser meist mehr Menschen.
- Frage 4 Woher kommen die Daten? Programm, Profile und Termine sollten aus derselben Quelle stammen wie die Registrierung, sonst pflegen Sie alles doppelt.
- Frage 5 Wessen Name steht im App Store? Eigene Entwicklerkonten bedeuten Ihr Symbol und Ihre Verwaltungsarbeit. Die Sammel-App des Anbieters bedeutet weniger Arbeit, aber dessen Symbol.
Frage vier wird am häufigsten übersprungen und verursacht später die meiste Arbeit. Eine App ohne Verbindung zu Ihren Anmeldedaten braucht eine eigene Teilnehmerliste, eigene Profile und eigene Änderungen, sobald sich ein Programmpunkt verschiebt. Außerdem entsteht ein weiterer Ort, an dem personenbezogene Daten liegen. Was Sie dazu nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fragen sollten, fasst unsere Checkliste für DSGVO-konforme Event-Software zusammen. Auch die Anforderungen an die Barrierefreiheit gelten für jeden der drei Wege gleichermaßen, egal ob Sie bauen oder kaufen. Je weniger Systeme dieselben Daten halten, desto weniger Abende verbringt Ihr Team mit Abgleichen.
Converve bietet mit der Plattform eine Event-Website im eigenen Design und eine mobile Web-App. Beide nutzen dieselben Daten wie Registrierung und B2B-Matchmaking. Teilnehmer öffnen die App per Link oder QR-Code im Browser und finden dort Programm, Profile und Termine. Push-Nachrichten können auf Änderungen und anstehende Gespräche hinweisen; für iPhones gelten die oben beschriebenen Voraussetzungen. Eine native App mit eigenem Eintrag im App Store gehört nicht zum Angebot. Wie Event-Website und App zusammenspielen, zeigen wir auf unserer Plattformseite.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Event-App-Baukasten?
Ein Event-App-Baukasten ist ein Werkzeug, mit dem Veranstalter ohne Programmierung aus Vorlagen eine Event-App im eigenen Design erstellen, mit Bausteinen wie Programm, Referenten, Ausstellern, Lageplan und Benachrichtigungen. Je nach Anbieter entsteht daraus eine native App unter den eigenen Entwicklerkonten des Veranstalters, ein Eintrag in der Sammel-App des Anbieters, eine Web-App oder eine Kombination.
Was kostet es, eine Event-App entwickeln zu lassen?
Clutch nennt für App-Projekte durchschnittlich 90.780 US-Dollar (Preisleitfaden September 2026), die meisten Projekte liegen zwischen 10.000 und 49.999 US-Dollar. Hinzu kommen jährlich 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten für die Wartung (Business of Apps) sowie 99 US-Dollar pro Jahr für das Apple Developer Program und einmalig 25 US-Dollar für Google Play. Baukästen gibt es laut Anbieterangaben ab rund 100 Euro im Monat.
Darf ich eine Event-App aus einem Baukasten im App Store veröffentlichen?
Nur unter Bedingungen. Nach Abschnitt 4.2.6 der App Review Guidelines lehnt Apple Apps aus kommerziellen Vorlagen oder App-Generatoren ab, sofern sie nicht vom Anbieter der Inhalte eingereicht werden, also von Ihnen als Veranstalter mit eigenem Entwicklerkonto. Alternativ kann der Baukastenanbieter eine Sammel-App mit einem eigenen Eintrag pro Veranstaltung veröffentlichen.
Müssen Teilnehmer eine Event-App herunterladen?
Nicht unbedingt. Web-Apps laufen im Browser und öffnen sich über Link oder QR-Code. Seit iOS 16.4 können sie auf dem iPhone auch Push-Nachrichten senden, sobald sie auf dem Startbildschirm abgelegt sind. Downloads kosten Beteiligung: In einer Clutch-Umfrage von 2026 lehnten 18 Prozent der Smartphone-Nutzer Downloads grundsätzlich ab.
Reicht eine Web-App für einen Kongress?
Für die meisten ein- bis dreitägigen Kongresse und B2B-Veranstaltungen ja: Programm, Profile, Terminpläne und Benachrichtigungen funktionieren in einer Web-App. Eine native App lohnt die Prüfung, wenn Teilnehmer in großen Hallen vollständig offline arbeiten müssen oder die App ganzjährig genutzt wird, etwa von einem Verband.
Wie lange dauert die Entwicklung einer Event-App?
Eine individuell entwickelte App braucht von der Anforderung bis zur Freigabe im Store in der Regel mehrere Monate. App-Baukästen und Plattform-Apps stehen in Tagen bis Wochen bereit, weil die Software bereits existiert und nur eingerichtet wird. Apple prüft nach eigenen Angaben rund 90 Prozent der Einreichungen innerhalb von 24 Stunden, die Prüfung ist also selten der Engpass.
Fazit: Eine eigene App nur, wenn sie die Veranstaltung überlebt
Vergleichen Sie die drei Wege über die gesamte Nutzungsdauer. Zur Eigenentwicklung gehören Wartung und Store-Verwaltung, zum Baukasten je nach Modell eigene Entwicklerkonten und zur Plattform-App die Prüfung, ob ihre Funktionen zu Ihrem Event passen. Ebenso wichtig ist der Einstieg für die Teilnehmer: Wie schnell finden sie Programm und Termine?
Wenn Sie Nutzung, Zuständigkeiten und Folgekosten geklärt haben, lässt sich die Entscheidung gut begründen. Möchten Sie eine Event-App kennenlernen, die ohne Download auskommt und dieselben Daten wie Registrierung und Matchmaking nutzt? Dann sprechen Sie mit Converve.
