Ihr Verband möchte im Februar seine Mitglieder über eine neue Branchennorm informieren, online, damit niemand anreisen muss. Im Planungstreffen fallen drei Begriffe für dieselbe Idee: Webinar, Videokonferenz, Online-Konferenz. Die Begriffe klingen austauschbar. Sie führen aber zu drei verschiedenen Veranstaltungen, mit unterschiedlichem Aufwand und unterschiedlichem Ergebnis.
Der Unterschied lässt sich an einer Frage festmachen: Kommen Ihre Teilnehmenden, um jemandem zuzuhören, oder um einander zu treffen? Für das Erste ist ein Webinar gebaut. Für das Zweite reicht es nicht, so gut es gemacht ist.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was ein Webinar genau ist, welche Formate es gibt und woran Sie es von Videokonferenz, Livestream und Online-Konferenz unterscheiden. Unsere These: Ein Webinar ist das richtige Format, wenn Ihr Publikum wegen der Referentin kommt, und das falsche, wenn es wegen der anderen Teilnehmenden kommt.
Was ist ein Webinar?
Beginnen wir beim Wort. Der Duden beschreibt das Webinar als „online stattfindendes Seminar; Kurs im Web, bei dem Fragen zu Präsentationen o. Ä. live gestellt und beantwortet werden” (Duden online, Eintrag „Webinar”, abgerufen am 9. November 2026). Es heißt das Webinar, im Plural die Webinare, und ist aus den englischen Wörtern „web” und „seminar” zusammengezogen. Kurios am Rande: Der Duden führt das Wort mit dem Zeichen für eine eingetragene Marke.
Die Definition enthält schon das Wesentliche. Es gibt eine Präsentation, und es gibt einen Rückkanal für Fragen. Alles andere ist Ausstattung.
Im B2B-Alltag erkennen Sie ein Webinar an diesen Merkmalen:
- Eine Bühne: eine einzelne Sitzung mit einer oder wenigen Personen auf dem Podium und meist einer Moderation.
- Anmeldung vorab: Teilnehmende registrieren sich, Sie erhalten Namen, Unternehmen und die Möglichkeit, nachzufassen.
- Bild in eine Richtung: Referierende sind zu sehen und zu hören, das Publikum bleibt unsichtbar.
- Rückkanal: Fragen, Chat und Umfragen laufen schriftlich, ohne den Vortrag zu unterbrechen.
- Aufzeichnung: Die Sitzung wird gespeichert und später zum Abruf angeboten.
Daraus ergeben sich die Rollen. Die Technik liegt bei der Veranstaltungsleitung, die Moderation sammelt Fragen und hält die Zeit, die Referierenden sprechen. Alle anderen schauen zu und schreiben mit.
Webinar, Videokonferenz, Livestream, Online-Konferenz: die Unterschiede
Viele Teams nutzen für Webinar und Videokonferenz dieselbe Software, deshalb verschwimmen die Begriffe. Microsoft zeigt in seiner Dokumentation zu Teams, wie stark sich die Formate technisch unterscheiden. In Veranstaltungen mit bis zu 1.000 Teilnehmenden können diese Mikrofon und Kamera einschalten, und es gibt Gruppenräume. Ab 1.001 Teilnehmenden lassen sich Mikrofon und Kamera für das Publikum nicht mehr aktivieren. Chat, Umfragen und Handheben enden bei 20.000, nur das Fragenmodul reicht bis 100.000 (Microsoft Learn, Feature- und Kapazitätsvergleich für Besprechungen und Veranstaltungen, Stand 17. September 2026).
Für Ihre Planung heißt das: Je größer das Publikum, desto weniger kann der Einzelne tun. Ein Webinar wächst, indem es Beteiligung zurücknimmt.
Die Tabelle ordnet die vier Formate ein, die im Planungstreffen gern durcheinandergehen:
| Format | Wer spricht | Typische Größe | Wofür | Was Sie messen |
|---|---|---|---|---|
| Videokonferenz | Alle | wenige bis einige Dutzend | Austausch, Entscheidungen | Ergebnisse, Aufgaben |
| Webinar | Wenige Referierende, Publikum über Fragen und Umfragen | Dutzende bis Tausende | Wissen vermitteln, Kontakte gewinnen | Anmeldungen, Teilnahme, Fragen |
| Livestream | Nur die Bühne | offen, oft öffentlich | Reichweite | Aufrufe, Sehdauer |
| Online-Konferenz | Viele Referierende in mehreren Sitzungen, Teilnehmende untereinander | Hunderte bis Tausende | Programm, Austausch, Geschäftskontakte | Sitzungsbesuche, Gespräche, Sponsorenkontakte |
Die Videokonferenz ist das Gespräch, der Livestream die Sendung. Das Webinar liegt dazwischen. Die Online-Konferenz geht einen Schritt weiter, weil sie das Publikum miteinander in Kontakt bringt. Wie die Online-Konferenz im Vergleich mit acht weiteren virtuellen Formaten abschneidet, wenn man am Networking-Ertrag misst, zeigt unser Überblick über zehn Arten virtueller Events.
Welche Webinarformate gibt es?
Auch innerhalb des Webinars haben Sie mehr Spielraum, als das Wort vermuten lässt. Die Formate unterscheiden sich darin, wie der Inhalt entsteht und wann das Publikum ihn sieht.
- Live-Webinar: Die Referentin spricht in Echtzeit und beantwortet Fragen, sobald sie eingehen. Lebendig, aber ohne Netz.
- Webinar auf Abruf: eine Aufzeichnung, die Teilnehmende ansehen, wann es ihnen passt.
- Aufgezeichneter Vortrag zur festen Uhrzeit: Der Vortrag läuft als Aufzeichnung, die Fragen beantwortet die Referentin live im Chat. Manche Anbieter nennen das „Simulive”.
- Expertengespräch oder Podiumsrunde: Eine Moderation führt durch ein Gespräch mit zwei bis vier Fachleuten.
- Schulung oder Produktvorführung: Eine Fachkraft zeigt Schritt für Schritt, wie etwas funktioniert.
- Webinarreihe: mehrere Termine zu verwandten Themen, etwa monatlich, mit wiederkehrendem Publikum.
Ein Beispiel aus dem Verbandsalltag: Eine Kammer erklärt eine neue Meldepflicht zunächst in einem Live-Webinar für die Mitgliedsbetriebe. Die Aufzeichnung steht danach im Mitgliederbereich, und die Geschäftsstelle verweist bei jeder Rückfrage am Telefon darauf. Ein Termin, viele Wochen Nutzen.
Was Zahlen über Webinare verraten
Welches Format Sie auch wählen, live schaut nur ein Teil der Angemeldeten zu. Der Webinaranbieter ON24 wertet jedes Jahr die Webinare auf seiner eigenen Plattform aus, der aktuelle Bericht deckt das Jahr 2025 ab.
Kennzahlen von ON24 zu Webinaren im Jahr 2025
Was folgt daraus? Rechnen Sie damit, dass rund sechs von zehn Angemeldeten das Webinar sehen, live oder als Aufzeichnung, und nur etwa zwei Drittel davon live dabei sind (ON24). Planen Sie die Aufzeichnung deshalb als festen Teil des Angebots. Gut 200 Teilnehmende sind ein voller Saal, keine Massenveranstaltung. Und die Aufmerksamkeit hält knapp eine Stunde, das Wichtigste gehört also nicht in Minute 70.
Die Zahlen stammen von einem Anbieter und seinen Kunden, viele davon große internationale Unternehmen. Vergleichen Sie sie mit Ihren eigenen Webinaren. Die sagen mehr über Ihr Publikum.
Bleibt die Frage, was die Teilnehmenden aus dieser Stunde mitnehmen.
Wann ein Webinar das richtige Format ist
Diese Frage stellt spätestens die Geschäftsführerin des Verbands, wenn sie den Bericht zum Februar-Webinar liest. Darin stehen 180 Teilnehmende, 34 Fragen und eine Aufzeichnung mit vielen Aufrufen. Ihre Rückfrage lautet: Haben sich unsere Mitglieder dabei eigentlich kennengelernt?
Wenn die ehrliche Antwort „nein, aber alle wissen jetzt, was die Norm verlangt” lautet, hat das Webinar seine Aufgabe erfüllt. Ein Webinar passt, wenn eine Botschaft viele Menschen effizient erreichen soll:
- eine neue Vorschrift oder Norm, die Mitglieder oder Kunden bis zu einem Stichtag verstehen müssen
- eine Produktneuheit mit Vorführung und einigen praktischen Fragen
- Fachwissen, das Vertrauen bei Interessenten aufbaut, die noch nicht mit dem Vertrieb sprechen wollen
- Schulungen, die für jede neue Nutzergruppe wiederholt werden
- ein Vorgeschmack auf eine größere Veranstaltung, bei dem Referierende ihr Thema anreißen
Gemeinsam ist allen Fällen der Wissensfluss in eine Richtung. Das Publikum kommt wegen der Bühne, und die Fragen gehen an die Bühne. Niemand erwartet einen neuen Geschäftskontakt.
Genau darin liegt die Stärke des Formats.
Wann sich eine Online-Konferenz mehr lohnt
Anders liegt der Fall, wenn das Publikum wegen der anderen kommt. Mitglieder, die Erfahrungen austauschen wollen. Einkäufer, die Lieferanten suchen. Gründerinnen, die Investoren treffen möchten. In allen drei Fällen sind die Teilnehmenden selbst der Inhalt, und ein Webinar setzt sie in eine Reihe vor die Bühne.
Eine Online-Konferenz kostet mehr, weil sie mehr leistet. Sie bündelt mehrere Sitzungen, gibt Sponsoren einen Ort für Gespräche und schafft eine Ebene, auf der Teilnehmende einander finden und Termine vereinbaren. Sie lohnt sich, sobald einer dieser Punkte zutrifft:
- Austausch unter Gleichen ist das Ziel: Die Erfahrung der Kolleginnen zählt so viel wie der Vortrag.
- Geschäftskontakte sind das Ergebnis: Der Bericht danach zählt Gespräche, nicht Zuschauer.
- Mehrere Zielgruppen brauchen mehrere Programmstränge: Ein Vortrag kann Einkauf, Technik und Geschäftsführung nicht gleichzeitig bedienen.
- Sponsoren erwarten Kontakt: Ein Logo auf der Webinarfolie wiegt weniger als ein vereinbarter Termin mit dem richtigen Einkäufer.
Für die Geschäftsführerin ist der Unterschied greifbar. Nach einem Webinar bekommt sie eine Liste von Zuschauern. Nach einer Online-Konferenz mit Terminprogramm bekommt sie eine Liste von Gesprächen, die schon stattgefunden haben. Wie Sie den Gesprächsteil so aufbauen, dass echte Termine entstehen, beschreibt unser Leitfaden für virtuelle Networking-Events. Ob dafür eine Plattform mit integriertem Stream oder eine Kombination aus Webinarwerkzeug und Terminplanung besser passt, klären Sie mit unserer Übersicht zu Virtual- und Hybrid-Event-Plattformen.
Ein Webinar planen: sechs Schritte
Steht fest, dass ein Webinar genügt, ist die Planung schlanker als bei einer Konferenz. Eine Reihenfolge braucht sie trotzdem. Die Schritte gehen von einem Live-Webinar mit Anmeldung und Aufzeichnung aus.
Ein B2B-Webinar vom Thema bis zum Nachfassen
- 6 Wochen Thema und Referierende festlegen Formulieren Sie in einem Satz, was Teilnehmende danach können, und stimmen Sie die Referierenden darauf ein.
- 4 Wochen Anmeldung öffnen Fragen Sie nur ab, was Sie beim Nachfassen nutzen: Unternehmen, Funktion und eine Frage an die Bühne.
- 1 Woche Technik proben Testen Sie mit allen Referierenden im echten Werkzeug, inklusive Bildschirmfreigabe und Fragenmodul.
- Vortag Erinnerung senden Nennen Sie Uhrzeit und Zugangslink, sonst nichts.
- Live Raum für Fragen lassen Reservieren Sie ein Viertel der Zeit für Fragen und halten Sie die erste Frage selbst bereit.
- 2 Tage danach Aufzeichnung verschicken Alle Angemeldeten erhalten die Aufzeichnung, wer Fragen gestellt hat, zusätzlich eine persönliche Antwort.
Die Wochenangaben sind Arbeitswerte. Ein Mitgliederwebinar braucht weniger Vorlauf als ein Webinar, das neue Kontakte gewinnen soll. Kündigen Sie die Aufzeichnung schon in der Einladung an, dann melden sich auch diejenigen an, die zur Uhrzeit verhindert sind. Für Einladung, Erinnerung und Nachfassen finden Sie Vorlagen in unserem Beitrag zur Einladung zur Veranstaltung.
Messen Sie das Webinar an seinem Zweck. Geht es um neue Kontakte, zählen Anmeldungen aus Ihren Zielunternehmen und gestellte Fragen. Geht es um Schulung, zählt, wer bis zum Ende dabei war. Welche Kennzahl zu welchem Ziel passt, ordnet unser Beitrag zu Event-KPIs mit Richtwerten ein.
Vom Webinar zum Termin
In der Praxis entscheiden sich viele Veranstalter nicht für das eine oder das andere, sondern für beides nacheinander. Eine Webinarreihe hält das Publikum über das Jahr bei der Sache. Die Aktivsten laden Sie dann zur Jahrestagung, zum Fachkongress oder zu einem Terminprogramm ein, online oder vor Ort. Das Webinar weckt das Interesse günstig, das Terminprogramm macht daraus Gespräche.
Verbände nutzen dieses Muster zwischen ihren Jahrestagungen besonders häufig, wie unser Beitrag zur Mitgliederbindung im Verband zeigt. Die Schwachstelle ist der Übergang. Wer im März im Webinar eine kluge Frage gestellt hat, sollte im September gezielt angesprochen werden, statt bei null anzufangen.
Lösung: Converve ersetzt Ihr Webinarwerkzeug nicht, sondern übernimmt den nächsten Schritt, wenn sich Teilnehmende in einem Programm gegenseitig treffen sollen. Veranstalter legen in einer Terminmatrix fest, wer wen treffen kann. Teilnehmende fragen 1:1-Termine an und nehmen sie an, bestätigte Termine stehen in ihrem persönlichen Kalender. Das funktioniert für virtuelle, hybride und Präsenzformate. Wie die Regeln aufgesetzt werden, zeigt das Matchmaking-Modul.
Fazit: entscheiden Sie nach dem Grund, aus dem Menschen kommen
Ein Webinar ist ein Vortrag im Netz mit Rückkanal. Es erreicht viele Menschen effizient, weil es jedem Einzelnen nur wenig Spielraum lässt. Damit ist es das richtige Format, wenn Ihr Publikum wegen der Referentin kommt: eine Norm erklären, ein Produkt zeigen, Fachwissen teilen. Kommt es wegen der anderen Teilnehmenden, ist eine Online-Konferenz mit Terminprogramm oder eine Präsenzveranstaltung den höheren Aufwand wert.
Legen Sie vor der Buchung des Werkzeugs fest, welchen Bericht Ihre Geschäftsführung bekommt: eine Liste von Zuschauern oder eine Liste von Gesprächen. Geht es um Gespräche und möchten Sie sehen, wie ein Terminprogramm neben Ihre Webinare passt, sprechen Sie mit Converve.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Webinar einfach erklärt?
Ein Webinar ist ein Seminar im Internet. Eine oder wenige Personen halten live einen Vortrag vor einem angemeldeten Publikum, das über Fragen, Chat und Umfragen reagiert, selbst aber nicht im Bild ist. Der Duden beschreibt es als online stattfindendes Seminar, bei dem Fragen live gestellt und beantwortet werden. Meist wird es aufgezeichnet.
Was ist der Unterschied zwischen Webinar und Videokonferenz?
In einer Videokonferenz können alle sprechen und ihren Bildschirm teilen, das funktioniert in kleinen Runden. Im Webinar sprechen wenige, das Publikum hört zu und schreibt Fragen. Viele Werkzeuge bieten beides an. Microsoft Teams etwa schaltet Mikrofon und Kamera des Publikums in Veranstaltungen mit mehr als 1.000 Teilnehmenden ab (Microsoft Learn, Stand September 2026).
Was ist der Unterschied zwischen Webinar und Online-Konferenz?
Ein Webinar ist eine einzelne Sitzung mit einer Bühne. Eine Online-Konferenz bündelt viele Sitzungen zu einem Programm, oft über einen oder mehrere Tage, und bietet Sponsorenflächen und Wege, über die sich Teilnehmende gegenseitig treffen. Das Webinar passt, wenn das Publikum wegen der Bühne kommt, die Online-Konferenz, wenn es auch wegen der anderen kommt.
Wie lange sollte ein Webinar dauern?
So lange, wie der Inhalt es braucht, und so kurz, dass die Aufmerksamkeit hält. Der Anbieter ON24 ermittelte für 2025 eine durchschnittliche Verweildauer von 49 Minuten je Teilnehmer (2026 Digital Engagement Benchmarks Report, Anbieterdaten). Planen Sie den Kern deshalb unter einer Stunde und ein Viertel der Zeit für Fragen.
Wie viele Angemeldete nehmen an einem Webinar teil?
Rechnen Sie mit einer deutlichen Lücke zwischen Anmeldung und Teilnahme. Laut ON24 nahmen 2025 im Durchschnitt 60 Prozent der Angemeldeten an Webinaren auf seiner Plattform teil, live oder auf Abruf, und etwa zwei Drittel davon waren live dabei (2026 Digital Engagement Benchmarks Report, Anbieterdaten). Wie Sie die Lücke messen und verkleinern, beschreibt unser Beitrag zur No-Show-Quote bei B2B-Events.
