Ordermesse organisieren: So planen Verbundgruppen und Großhändler ihre Ordertage

Im Herbst 2026 findet keine EMMK-Messe statt. Die EMMK ist die gemeinsame Einkaufsgesellschaft des Europa-Möbel Verbunds und der GARANT Gruppe und bündelt über 2 Milliarden Euro Einkaufsvolumen. Nach der Küche stellt sie nun auch die Warengruppe Möbel auf einen Zwei-Jahres-Rhythmus um; die nächste Messe ist für November 2027 geplant. In den Jahren dazwischen werden die Herbstneuheiten über digitale Kanäle und eigene Kollektionspräsentationen der beiden Verbände vorgestellt und geordert (EMMK, Pressemitteilung vom 23.3.2026). Für Zentralen mit eigener Ordermesse stellt sich damit eine praktische Frage: Was leistet die Messe, das der digitale Orderweg nicht leistet?

Für Lieferanten sind vor allem die Bestellungen während der Messe und in der Zeit danach relevant. Besucherzahlen helfen bei der Planung, zeigen aber noch nicht, welches Geschäft aus der Teilnahme entstanden ist. Der Vertriebsleiter eines Lieferanten fragt nach der Messe deshalb nur eines: Was hat die Messe an Order gebracht?

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Ordermesse für Ihre Verbundgruppe oder Ihren Großhandel von der Bestellung her planen: mit klar befristeten Messekonditionen, vorbereiteten Orderterminen, einer für die Zentrale nachvollziehbaren Bestellerfassung und digitaler Nachorder. Dazu gehört eine Auswertung der Bestellungen und Termine.

Was ist eine Ordermesse?

Bevor Sie von der Bestellung her planen, lohnt ein Blick auf den Begriff. Ordermessen sind nach dem Messelexikon des AUMA (Verband der deutschen Messewirtschaft) Fachmessen, auf denen Händler größere Warenmengen direkt bestellen, etwa saisonale Kollektionen in der Textil- und Schuhbranche. Es gibt sie als offene Fachmesse und als geschlossene Veranstaltung einer Verbundgruppe oder eines Großhändlers, zu der nur angeschlossene Händler und Vertragslieferanten kommen. Um diese zweite Form geht es hier. Wie sich die Ordermesse in die übrigen Formate einordnet, zeigt unser Überblick über die Messearten.

Für die Planung hilft der Vergleich mit den Nachbarformaten:

In der Praxis verschwimmen die Begriffe. Viele Zentralen nennen ihr Jahrestreffen Lieferantentag, Ordertag oder Kooperationsmesse, ohne zu unterscheiden. Für die Planung lohnt die Trennung trotzdem. Steht das Gespräch über Sortiment und Aktionen im Mittelpunkt und müssen knappe Termine bei gefragten Lieferanten fair verteilt werden, helfen die Regeln aus unserem Beitrag zu Lieferantentagen in Verbundgruppen. Lädt ein einzelner Hersteller seine eigenen Kunden ein, ist es eine Hausmesse, deren Planung wir im Leitfaden Hausmesse planen beschreiben. Steht die Bestellung für die nächste Saison im Mittelpunkt, beginnt die Planung bei den Konditionen.

Wie Leitmesse und Ordermesse zusammenspielen, zeigt die Fahrradbranche. Die Kooperation BIKE&CO legt seine Ordermesse bewusst hinter die EUROBIKE. Auf der Leitmesse Ende Juni informieren sich die Händler über Neuheiten. Beim eigenen Orderfestival im September schließen sie ihre Ordern ab, nachdem sie die Eindrücke mit ihrem Bedarf abgeglichen haben. „Die Order ist und bleibt somit der Fokus des Events“, schreibt BIKE&CO dazu (BICO Zweirad Marketing, Pressemitteilung vom 22.7.2024). Legen Sie Ihre Ordermesse also dorthin, wo der Händler schon weiß, was er will. Erst sehen, dann ordern.

Wie sich Ordermessen gerade verändern

Dass die Order im Mittelpunkt steht, heißt nicht, dass das Format stillsteht. Drei Kooperationen haben ihre Ordermessen in den letzten zwei Jahren neu aufgestellt. BIKE&CO veranstaltet seine Ordermesse seit 2025 als Orderfestival in Kassel:

Über 150 Marken an drei Tagen: Kein Händler schafft sie alle. Er reist mit einem Budget für die Saison an, im Handel oft Limit genannt, und muss entscheiden, wo er es einsetzt. Die Messe hilft ihm dabei oder lässt ihn allein durch die Halle laufen.

Die beiden anderen Beispiele zeigen, wohin sich Veranstalter bewegen. SPORT 2000 hat seine Messen in Mainhausen nach Sortimenten geordnet und ergänzt jeden Messenamen um die Saison, für die dort geordert wird. Dazu hat die Verbundgruppe eine neue Messe-Software eingeführt, die eine zentrale Terminplanung zwischen Handel, Industrie und Verbundgruppe ermöglicht (SPORT 2000, Pressemitteilung vom 10.7.2025). Die EMMK aus dem Einstieg geht den anderen Weg und wechselt zwischen Präsenzjahr und digitalem Orderjahr. Gemeinsam ist allen drei: Die Messe wird um die Order herum gebaut, mit klaren Sortimenten, geplanten Terminen und einem digitalen Weg für alles, was keinen Termin braucht.

Messekonditionen: ein Versprechen mit Frist

Der stärkste Grund, zur Ordermesse zu reisen, ist ein Angebot, das es nur dort gibt. Die Zentrale verhandelt die Messekonditionen vorab mit den Lieferanten. Sie gelten für Bestellungen in einem festgelegten Zeitraum. Typische Bausteine sind:

• Messerabatt: ein Nachlass auf den Listenpreis für alle Bestellungen im Messezeitraum.
• Valuta: ein späteres Zahlungsziel, damit der Händler die Ware nicht lange vor dem Abverkauf bezahlen muss.
• Lieferzusage: ein verbindlicher Liefertermin für frühe Bestellungen, wichtig bei saisonaler Ware.
• Frachtgrenze: der Bestellwert, ab dem frei Haus geliefert wird.
• Zugaben: Werbemittel, Dekoration oder eine Schulung für Händler, die eine bestimmte Menge ordern.

Entscheidend ist weniger die Höhe als die Klarheit. Schreiben Sie in die Einladung, welche Konditionen gelten, bis zu welchem Tag und ob sie auch für die digitale Nachorder gelten. Ändert ein Lieferant seine Konditionen kurz vor der Messe, erfahren die Händler es von der Zentrale, nicht am Stand. Verbindliche Verkaufspreise der Händler oder Absprachen darüber gehören nicht in die Konditionen und nicht in gemeinsame Runden; das ist kartellrechtlich heikel. Lassen Sie das im Zweifel prüfen.

Für den Vertriebsleiter des Lieferanten ist die Frist der eigentliche Wert. Sie bündelt Bestellungen, die sonst über Wochen verstreut eingegangen wären. Das macht seine Produktion planbar.

Der Ordertermin: vorbereitet ordern statt nur reden

Konditionen holen den Händler in die Halle. Was er dort bestellt, entscheidet sich am Tisch des Lieferanten. Ein Ordertermin ist deshalb mehr als ein Gesprächstermin mit festem Zeitfenster. Beide Seiten bringen etwas mit:

• Der Lieferant bringt einen Ordervorschlag auf Basis der Bezüge des Händlers in der Vorsaison, soweit die Zentrale diese Zahlen im Rahmen der Vereinbarungen Ihrer Gruppe bereitstellt.
• Der Händler bringt sein Limit für das Sortiment und seine Abverkaufszahlen mit.

Der Unterschied ist am Tisch sofort zu sehen. Eine Händlerin, die mit dem Abverkauf der letzten Saison kommt, ordert in einer Dreiviertelstunde. Ohne diese Zahlen blättert sie eine Stunde durch die Kollektion und sagt am Ende: „Ich melde mich.“

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie knapp die Zeit ist. Ein Händler plant an zwei Messetagen je sechs Stunden für Ordertermine ein. Ein Termin dauert 45 Minuten, dazu kommen 15 Minuten für den Weg zum nächsten Stand. Damit schafft er zwölf Termine. Bei über 100 Ausstellern mit mehr als 150 Marken wie auf dem BIKE&CO-Orderfestival ist das nur etwa jeder achte Aussteller.

Helfen Sie dem Händler deshalb bei der Auswahl. Termine lohnen sich für das Kernsortiment mit Beratungsbedarf, für Neulistungen und für Kollektionen, die er sehen und anfassen muss. Nachkauf von Dauersortiment und Kleinteilen kann er ohne Termin am Stand oder digital ordern. Für den Andrang bei den gefragtesten Lieferanten gelten dieselben Regeln wie beim Lieferantentag: eine Wunschliste mit Rangfolge, zusätzliche Kalender für mehrere Ansprechpartner und eine Warteliste. Nicht jede Order braucht einen Tisch.

Ordererfassung: was die Zentrale sehen muss

Ein gut vorbereiteter Ordertermin endet mit einer Bestellung. Damit beginnt die nächste Frage: Wo landet sie? Auf vielen Ordermessen erfassen die Lieferanten die Order in ihrem eigenen System, auf anderen bestellen die Händler über eine Orderplattform der Zentrale, oft gibt es beides. Läuft die Order nur beim Lieferanten auf, sieht die Zentrale sie häufig erst Wochen später über die Zentralregulierung, also die gesammelte Abrechnung der Lieferantenrechnungen. Für die Messekonditionen und den Bericht ist das zu spät.

Legen Sie deshalb vor der Messe fest:

• welche Angaben jede Messeorder trägt, etwa Händlernummer, Lieferant, Bestelldatum und genutzte Messekondition,
• bis zu welchem Tag Lieferanten ihre Messeorder an die Zentrale melden, wenn sie nicht über Ihre Plattform laufen,
• wie Sie Order kennzeichnen, die in einem Termin entstanden sind, damit Sie später sehen, was Termine bringen,
• wer welche Zahlen sieht: Jeder Lieferant sieht seine eigene Order, nicht die seiner Wettbewerber, und Ordermengen einzelner Händler bleiben vertraulich.

Der letzte Punkt entscheidet über das Vertrauen beider Seiten. Ein Lieferant meldet seine Zahlen nur, wenn er sicher ist, dass sie nicht beim Nachbarstand landen. Eine Order ohne Zuordnung zählt im Bericht nicht.

Vor Ort und digital: die Nachorder einplanen

Spätestens bei der Erfassung zeigt sich, dass die Ordermesse nicht am letzten Messetag endet. Manche Händler kommen nur einen Tag, andere wollen erst ihren Lagerbestand prüfen. Drei Modelle haben sich bewährt:

• Nur vor Ort: Die Konditionen gelten nur an den Messetagen. Das ist der stärkste Anreiz zur Anreise. Händler, die nicht kommen, bestellen dafür später zu normalen Konditionen oder gar nicht.
• Vor Ort mit Nachorderfrist: Die Konditionen gelten nach der Messe noch einige Wochen digital weiter, etwa zwei bis vier. Damit erreichen Sie auch Händler, die nicht kommen konnten.
• Präsenzjahr und Digitaljahr im Wechsel: Wie bei der EMMK findet die Messe nur jedes zweite Jahr statt, dazwischen wird digital geordert, ergänzt um eigene Kollektionspräsentationen der beiden Verbände. Das spart Lieferanten und Händlern Reise- und Standkosten, verlangt aber gute Produktinformationen online.

Für die meisten Verbundgruppen ist das zweite Modell ein guter Ausgangspunkt. Halten Sie dabei einen Vorteil für die Anreise exklusiv, etwa die Zugabe oder den Termin mit dem Produktmanager des Lieferanten. Sonst fragt sich jeder Händler, warum er überhaupt kommen soll. Die Messe endet erst mit der Frist.

Zeitplan für eine Ordermesse

Mit der Nachorderfrist steht auch das Ende Ihres Zeitplans fest. Rückwärts gerechnet ergibt sich diese Reihenfolge:

Neun Monate wirken lang für eine Veranstaltung von zwei oder drei Tagen. Sie folgen aber dem Takt der Lieferanten, die ihre Kollektion lange vor dem ersten Händlergespräch planen. Wer die Konditionen erst drei Monate vorher verhandelt, bekommt, was übrig ist.

Was Sie nach der Ordermesse berichten

Am Ende des Zeitplans steht die Frage aus dem Einstieg, gestellt vom Vertriebsleiter des Lieferanten: Was hat die Messe an Order gebracht? Bereiten Sie die Antwort für Lieferanten und Zentrale getrennt auf:

• An die Lieferanten: Ordervolumen im Messezeitraum und in der Nachorder im Vergleich zum Vorjahr, die Zahl der Händler mit Order, davon Erstbesteller, und der Anteil der Order aus Terminen.
• An Vorstand und Gremien: der Anteil der angeschlossenen Händler, die vor Ort oder digital geordert haben, das gesamte Ordervolumen zu Messekonditionen und die Lieferanten, deren Order unter dem Vorjahr blieb.

Die zweite Liste bestimmt die nächste Messe. Ordern viele Händler erst in der Nachorder, ist die Nachorderfrist wichtiger als gedacht. Bringen Termine deutlich mehr Order als spontane Besuche, verdienen sie mehr Platz im Hallenplan. Ein Lieferant, der seine Order schwarz auf weiß sieht, bucht seine Fläche im nächsten Jahr leichter wieder. Wie Messeveranstalter diese Wiederbuchung systematisch angehen, zeigt unser Beitrag zur Wiederbuchungsquote von Ausstellern.

Mit Converve melden sich Händler und Lieferanten mit den Angaben an, die Ihre Zentrale für die Planung braucht, etwa Händlernummer, Region und Wunschlieferanten. In einer regelbasierten Meeting-Matrix legen Sie fest, wer wen anfragen darf und wie viele Ordertermine je Lieferant und je Händler vorgesehen sind, und planen beidseitig bestätigte Termine mit festem Zeitfenster und Tisch. Die Order selbst erfassen Sie weiter in Ihrem Ordersystem oder in dem der Lieferanten. Wie Verbände und Verbundgruppen das B2B-Matchmaking einsetzen, zeigen wir auf unserer Seite für Verbände.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine Ordermesse?

Eine Ordermesse ist eine Fachmesse, auf der Händler größere Warenmengen direkt bestellen, typisch sind saisonale Kollektionen in der Textil- und Schuhbranche (AUMA-Messelexikon). Viele Verbundgruppen und Großhändler veranstalten eigene Ordermessen, zu denen nur angeschlossene Händler und Vertragslieferanten kommen. Dort gelten meist Messekonditionen mit fester Frist.

Was ist der Unterschied zwischen Ordermesse und Lieferantentag?

Auf der Ordermesse steht die Bestellung für die kommende Saison im Mittelpunkt, gemessen wird das Ordervolumen. Auf dem Lieferantentag einer Verbundgruppe stehen Gespräche über Sortiment, Aktionen und Zusammenarbeit im Mittelpunkt, gemessen werden geführte Termine. In der Praxis werden beide Begriffe oft für dasselbe Jahrestreffen verwendet.

Was sind Messekonditionen?

Messekonditionen sind Vorteile, die nur für Bestellungen im Messezeitraum gelten, etwa ein Messerabatt, ein späteres Zahlungsziel (Valuta), ein zugesagter Liefertermin, eine niedrigere Frachtgrenze oder Zugaben. Die Zentrale einer Verbundgruppe verhandelt sie vorab mit den Lieferanten und nennt sie mit Frist in der Einladung.

Was ist eine digitale Ordermesse?

Bei einer digitalen Ordermesse stellen Lieferanten ihre Neuheiten online vor, und Händler bestellen über eine Orderplattform zu Messekonditionen. Manche Verbundgruppen nutzen sie als Nachorderfrist nach der Präsenzmesse, andere wechseln ab. Die EMMK etwa veranstaltet ihre Ordermesse für Möbel und Küchen nur noch alle zwei Jahre und ordert dazwischen digital (Pressemitteilung vom 23.3.2026).

Wie lange sollte ein Ordertermin dauern?

Einen festen Standard gibt es nicht. Als Arbeitswert eignen sich 45 Minuten mit 15 Minuten Wechselzeit, wenn der Lieferant einen Ordervorschlag vorbereitet hat und der Händler sein Limit kennt. Für Neulistungen und umfangreiche Kollektionen kann mehr Zeit nötig sein. Wählen Sie eine einheitliche Dauer, damit der Terminplan übersichtlich bleibt.

Wann sollte die Planung einer Ordermesse beginnen?

Etwa neun Monate vorher. Dann lässt sich der Termin in den Orderzyklus der Branche legen, nach der Leitmesse und vor dem Orderschluss der Lieferanten. Die Messekonditionen sollten etwa sechs Monate vorher stehen, die Einladung an die Händler geht etwa zehn Wochen vorher hinaus.

Fazit: Die Ordermesse beginnt bei der Bestellung

Eine Ordermesse muss sich heute gegen den digitalen Orderweg behaupten. Sie gewinnt, wenn sie von der Bestellung her geplant ist: mit Konditionen und klarer Frist, Orderterminen, für die beide Seiten vorbereitet sind, einer für die Zentrale nachvollziehbaren Bestellerfassung und einer Nachorder, über die Händler ihre Bestellungen nach der Messe ergänzen können.

Damit kann die Zentrale zeigen, welche Bestellungen und weiteren Kontakte aus der Messe entstanden sind. Sie möchten die Ordertermine für Ihre nächste Ordermesse planen? Sprechen Sie mit Converve.