Fragen Sie drei Eventagenturen nach ihrem Preis, und Sie bekommen drei Angebote mit unterschiedlichen Berechnungsgrundlagen. Die erste nennt 15 Prozent vom Budget, die zweite 85 Euro pro Stunde, die dritte ein Pauschalhonorar von 7.500 Euro. Alle drei Zahlen klingen vernünftig. Welche Agentur am Ende günstiger ist, lässt sich aus ihnen nicht ablesen.
Spätestens Ihr Einkaufsleiter wird fragen, warum die Angebote für dieselbe Kundenkonferenz um mehrere tausend Euro auseinanderliegen. Die Erklärung liegt häufig außerhalb der Honorarzeile. Sie steckt darin, wie die Agentur Location, Catering, Technik und Hotelzimmer abrechnet. Diese Fremdkosten machen meist ein Vielfaches des Honorars aus.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die drei gängigen Honorarmodelle mit den Spannen, die Agenturen und Portale 2025 und 2026 nennen. Wir rechnen dieselbe Veranstaltung in allen drei Modellen durch und erklären, was in den Vertrag gehört. Für den Gesamtpreis zählt neben dem Honorar, wie die Agentur Fremdkosten abrechnet und welche Aufschläge sie berechnet. Wer das vor der Beauftragung klärt, kann Angebote auf derselben Grundlage vergleichen.
Wofür Sie eine Eventagentur bezahlen
Bevor Sie Preise vergleichen, lohnt ein Blick auf die Leistung. Eine Eventagentur entwickelt das Konzept, plant den Ablauf, kauft Location, Catering, Technik und Personal ein und leitet die Veranstaltung vor Ort. Sie bezahlen also Arbeitszeit, Einkaufswissen und die Verantwortung dafür, dass am Veranstaltungstag alles funktioniert.
Daraus ergeben sich zwei getrennte Kostenblöcke. Die Fremdkosten sind das, was Dienstleister für ihre Leistung verlangen. Die Agenturvergütung ist das, was die Agentur für ihre eigene Arbeit und ihr Risiko bekommt. In vielen Angeboten stehen beide in einer Summe. Für einen Vergleich müssen Sie sie trennen.
Bei Veranstaltungen im Ausland kommt oft ein dritter Partner hinzu. Viele Agenturen arbeiten dann mit einer Destination Management Company (DMC) vor Ort, die eine eigene Marge einkalkuliert. Wie DMCs ihre Preise bilden und worin sie sich von einer Eventagentur unterscheiden, erklären wir im Beitrag Was ist eine Destination Management Company?. Arbeiten beide für Sie, sollten Sie wissen, an welcher Stelle welche Marge entsteht.
Die drei Honorarmodelle im Überblick
Die Agenturvergütung folgt in der Praxis einem von drei Modellen, oft auch einer Mischung daraus. Die Agentur Die Eventrebellen beschreibt 2026 genau diese drei: Tagessatz oder Stundenmodell, Pauschalhonorar und prozentuale Provision auf das Gesamtbudget.
| Modell | So rechnet die Agentur | Vorteil für Sie | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|---|
| Pauschalhonorar | Festpreis für einen beschriebenen Leistungsumfang | Planungssicherheit im Budget | Änderungen am Konzept führen zu Nachträgen, Aufschläge können in den Fremdkosten stecken |
| Aufwand nach Stunden oder Tagen | Stunden- oder Tagessatz mal tatsächlicher Aufwand | Sie zahlen nur, was geleistet wurde | Die Summe steht erst am Ende fest, Sie brauchen Stundennachweise |
| Prozent vom Budget (Handling Fee) | Fester Prozentsatz auf die Fremdkosten oder das Gesamtbudget | Einfach zu verstehen, wächst mit dem Projekt | Die Agentur verdient mehr, wenn das Event teurer wird |
Welche Spannen genannt werden, zeigen die Kostenleitfäden von Agenturen und Vermittlungsportalen. Es sind Marktbeobachtungen der jeweiligen Quelle, keine Erhebung über den Gesamtmarkt.
Was Agenturen und Portale nennen
Honorarspannen für Eventagenturen 2025 und 2026
Für Ihre Planung heißt das: Ein Stundensatz von 75 Euro, den bvents.de als häufigen Wert für Eventagenturen nennt, ist für sich genommen noch kein günstiges Angebot; ebenso wenig sind 130 Euro automatisch zu viel. Entscheidend ist, wie viele Stunden die Agentur ansetzt und ob Projektleitung, Assistenz und Personal vor Ort unterschiedlich abgerechnet werden. Fragen Sie nach der Stundenschätzung je Projektphase, nicht nur nach dem Satz.
Rechenbeispiel: dieselbe Kundenkonferenz, drei Angebote
Wie stark das Modell den Endpreis verschiebt, zeigt ein einfaches Beispiel. Die Zahlen sind unsere eigenen Annahmen, keine Marktdaten. Ein Softwarehaus plant eine eintägige Kundenkonferenz mit 150 Gästen. Location, Catering, Technik und Personal kosten 60.000 Euro netto zu Einstandspreisen. Gemeint sind die Beträge, die die Dienstleister tatsächlich berechnen.
- Angebot A: Pauschalhonorar von 7.500 Euro. Die Fremdkosten reicht die Agentur zu eigenen Angebotspreisen weiter, mit einem nicht ausgewiesenen Aufschlag von 12 Prozent. Summe: 74.700 Euro.
- Angebot B: 15 Prozent Handling Fee auf die offen ausgewiesenen Fremdkosten, also 9.000 Euro. Summe: 69.000 Euro.
- Angebot C: Aufwand nach Stunden, geschätzt 130 Stunden zu 85 Euro, also 11.050 Euro, Fremdkosten ebenfalls offen. Summe: 71.050 Euro.
Beispielrechnung
Dieselbe Konferenz, drei Honorarmodelle
Das Angebot mit dem niedrigsten Honorar ist das teuerste. Der Grund steht in keiner Honorarzeile, sondern im Aufschlag auf die Fremdkosten. Ihr Einkaufsleiter sieht in Angebot A ein Honorar von 7.500 Euro und hält es für das günstigste. Den Gesamtpreis kann er erst beurteilen, wenn er die Fremdkosten zu Einstandspreisen kennt.
Angebot B hat eine eigene Schwäche. Im Prozentmodell steigt die Vergütung mit jeder Mehrausgabe. Wählen Sie eine Location, die 10.000 Euro mehr kostet, verdient die Agentur 1.500 Euro mehr. Das muss kein Problem sein, setzt aber einen Anreiz, den Sie kennen sollten. Eine Obergrenze für die Handling Fee oder eine feste Vergütung für die Konzeptphase gleicht ihn aus.
Wo die Marge sitzt: Aufschläge und Provisionen
Der verdeckte Aufschlag aus Angebot A ist nicht die einzige Einnahme, die Sie auf der Rechnung nicht sehen. Hotels und Locations zahlen Vermittlern bei Gruppenbuchungen häufig Provisionen. Wie verbreitet das ist, zeigt ein Beispiel aus Nordamerika: Marriott senkte 2018 die Provision für Gruppen- und Tagungsvermittler in den USA und Kanada von 10 auf 7 Prozent, Hilton zog kurz darauf nach (MICE Club, 2018). Für Ihre Kundenkonferenz heißt das: Neben dem Honorar kann die Agentur am Zimmerkontingent und an der Location mitverdienen.
Erlaubt ist das nicht automatisch. Das Fachportal eventfaq.de weist darauf hin, dass eine Eventagentur, die ein Event eigenverantwortlich plant und für Sie einkauft, als Geschäftsbesorgerin gelten kann (eventfaq.de, Stand September 2026). Dann muss sie Provisionen, Geschenke und andere Vorteile von Dritten an Sie herausgeben. Ob eine Geschäftsbesorgung vorliegt, ist im Einzelfall schwer zu beurteilen, und dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Der einfachste Weg ist eine klare Regel im Vertrag: Provisionen werden offengelegt und auf Ihre Rechnung angerechnet.
Auch die Auswahl kostet: Pitch und Konzept
Bevor ein Vertrag steht, entsteht ein Kostenblock, den viele Auftraggeber übersehen: der Pitch. Laden Sie fünf Agenturen ein, ein Konzept zu präsentieren, arbeitet jede davon unbezahlt oder gegen ein kleines Pitchhonorar. In einer Umfrage der Fachgruppe Werbung Wien unter 198 Personen aus der Kreativwirtschaft gab ein Drittel an, über 100 Stunden an einem Pitch zu arbeiten (Fachgruppe Werbung Wien, 2026). Die Hälfte erhielt dafür 1.000 bis 2.500 Euro, ein Drittel höchstens 1.000 Euro.
Für Deutschland zeichnet die Studie „State of the Pitch“ von Cherrypicker und Campaign Germany vom September 2026 ein ähnliches Bild. Bei 43 Prozent der untersuchten Pitches zahlte der Auftraggeber nichts. Nur 20 Prozent der Agenturen hatten ein klares Bild von Leistungsumfang und Budget. Beide Erhebungen umfassen Agenturen aller Art, nicht nur Eventagenturen.
Was folgt daraus für Sie? Unbezahlte Pitches finanzieren Sie trotzdem mit, nur später, über die Stundensätze aller Projekte einer Agentur. Wer dagegen einen Budgetkorridor nennt und ein faires Pitchhonorar zahlt, bekommt vergleichbare Konzepte statt geschätzter Zahlen. Laden Sie lieber drei Agenturen gegen Honorar ein als sieben ohne.
Was in den Vertrag mit der Eventagentur gehört
Die Antwort auf die Frage Ihres Einkaufsleiters steht am Ende im Vertrag. Das Fachportal eventfaq.de empfiehlt, bei jeder Provision oder Handling Fee die Bemessungsgrundlage genau festzulegen (eventfaq.de, 2026). Für ein Firmenevent sind das die Punkte, die Sie vor der Unterschrift klären sollten:
- Vergütungsmodell und Bemessungsgrundlage: Pauschale, Stundensatz oder Prozentsatz. Bei Prozenten zusätzlich: auf welche Summe, netto oder brutto, zu welchem Zeitpunkt berechnet.
- Fremdkosten zu Einstandspreisen: Die Agentur legt die Rechnungen der Dienstleister offen oder weist Aufschläge als eigene Zeile aus.
- Provisionen und Rückvergütungen: Alle Vorteile von Hotels, Locations und Dienstleistern werden offengelegt und angerechnet.
- Änderungen und Nachträge: Ab welchem Umfang eine Änderung extra kostet und zu welchem Satz.
- Storno und Ausfall: Wer die Stornokosten der Dienstleister trägt und was die Agentur bei einer Absage selbst berechnet.
- Rechte am Konzept: Ob Sie das Konzept aus dem Pitch oder nach dem Event weiterverwenden dürfen.
Gut zu wissen: Versteuern Sie Zuwendungen an Kunden pauschal nach § 37b des Einkommensteuergesetzes (EStG), gehören bei Kundenveranstaltungen auch die Agenturkosten einschließlich Umsatzsteuer in die Bemessungsgrundlage. So hat es der Bundesfinanzhof entschieden (BFH, Urteil vom 13. Mai 2020, VI R 13/18). Bei der Bewertung des Vorteils für eigene Mitarbeitende zählen die Kosten für das Eventmanagement nach demselben Urteil dagegen nicht mit. Stimmen Sie die Abrechnung mit Ihrer Steuerabteilung ab.
Damit sich die Agenturkosten je Veranstaltung auswerten lassen, brauchen Sie in der Buchhaltung zwei Zeilen statt einer: Fremdkosten und Agenturvergütung. Wie Sie diese Trennung über mehrere Events hinweg in Kostenstellen und Reporting übernehmen, zeigt unser Leitfaden, wie Sie Event-Ausgaben transparent machen.
Wann sich eine Agentur rechnet
Mit dem Vertrag ist die Preisfrage geklärt, die Grundsatzfrage noch nicht: Brauchen Sie überhaupt eine Agentur? Die Gegenrechnung ist Ihre eigene Arbeitszeit. Ein Firmenevent mit 150 Gästen bindet auch mit Agentur interne Stunden für Abstimmung, Gästeliste und Freigaben. Ohne Agentur kommen Einkauf, Ablaufplanung und die Leitung vor Ort hinzu.
Eine Agentur lohnt sich vor allem in drei Fällen:
- Ihr Team hat für Konzeption und Einkauf keine Kapazität oder keine Erfahrung mit dem Format.
- Das Event findet einmalig statt oder an einem Ort, den Sie nicht kennen.
- Kreation und Inszenierung gehören zum Ziel, etwa bei einer Produktpremiere.
Wiederkehrende Formate mit klarem Ablauf, etwa eine jährliche Partnerkonferenz am selben Ort, übernehmen viele Unternehmen nach dem ersten Jahr selbst. Zugekauft werden dann nur einzelne Teile wie Technik oder die Leitung vor Ort. Wie Sie das Budget für ein solches Format mit Einnahmen, Kostenblöcken und Puffer aufbauen, zeigt unsere Vorlage fürs Eventbudget. Ob sich der Aufwand am Ende gelohnt hat, klärt die Messung des B2B-Event-ROI.
Viele Firmenevents haben ein Ziel, das eine Agentur allein nicht erreicht: geplante Gespräche zwischen Vertrieb und Kunden. Ob Ihre Agentur das Event umsetzt oder Ihr eigenes Team, die Terminplanung braucht ein eigenes Werkzeug. Mit dem B2B-Matchmaking von Converve legen Sie über eine Meeting-Matrix fest, welche Teilnehmergruppen einander treffen, in welchen Zeitfenstern und an welchen Tischen. Converve ist dabei keine Eventagentur, sondern die Software, die Sie oder Ihre Agentur dafür einsetzen.
Häufig gestellte Fragen
Was kostet eine Eventagentur für ein Firmenevent?
Das hängt von Format, Gästezahl und Leistungsumfang ab. Die Agentur Die Eventrebellen nennt für Auftaktveranstaltungen und Führungskräftetreffen typischerweise Gesamtkosten von 15.000 bis 80.000 Euro (2026). Das Agenturhonorar selbst liegt nach den Kostenleitfäden von Agenturen meist bei 10 bis 20 Prozent des Gesamtbudgets (blackboxevents 2025, Die Eventrebellen 2026). Beides sind Angaben von Anbietern, keine Erhebung.
Wie viel Prozent vom Budget nimmt eine Eventagentur?
Agenturen nennen meist 10 bis 20 Prozent des Gesamtbudgets (blackboxevents 2025, Die Eventrebellen 2026), das Portal bvents.de für die Komplettplanung 10 bis 15 Prozent (Richtwerte Juli 2026). Klären Sie, ob sich der Prozentsatz auf die Fremdkosten oder auf das Gesamtbudget bezieht und ob er gedeckelt ist.
Was ist eine Handling Fee bei einer Eventagentur?
Eine Vergütung für die Vermittlung und Abwicklung von Verträgen mit Dienstleistern, meist als Prozentsatz der Fremdkosten. Legen Sie fest, welche Leistungen sie umfasst, etwa nur die Vermittlung oder auch Vertragsprüfung und Kontrolle der Dienstleister, und auf welcher Summe ihre Berechnung beruht (eventfaq.de, 2026).
Darf eine Eventagentur Provisionen von Hotels behalten?
Nicht ohne Weiteres. Plant und kauft die Agentur eigenverantwortlich für Sie ein, kann sie als Geschäftsbesorgerin gelten und muss Provisionen und andere Vorteile Dritter an Sie herausgeben (eventfaq.de, 2026). Regeln Sie im Vertrag, dass alle Provisionen offengelegt und angerechnet werden. Die Einordnung im Einzelfall klärt Ihre Rechtsabteilung.
Muss ich für einen Agenturpitch bezahlen?
Eine allgemeine Pflicht gibt es nicht, fair ist ein Honorar trotzdem. Agenturen investieren viel Zeit: In einer Umfrage der Fachgruppe Werbung Wien arbeitete ein Drittel der Befragten über 100 Stunden an einem Pitch (2026). Ein Pitchhonorar und ein genannter Budgetkorridor sorgen für Konzepte, die Sie vergleichen können.
Fazit: erst das Modell, dann der Preis
Was eine Eventagentur kostet, steht nur zum Teil in der Honorarzeile. Ob 10 oder 20 Prozent, 75 oder 130 Euro pro Stunde: Den größeren Unterschied machen verdeckte Aufschläge auf Fremdkosten und Provisionen, die nicht bei Ihnen ankommen. Unser Rechenbeispiel zeigt, dass das niedrigste Honorar zum teuersten Angebot gehören kann.
Für Ihren Einkaufsleiter heißt das: Fremdkosten zu Einstandspreisen, eine klare Bemessungsgrundlage und offengelegte Provisionen machen drei Angebote vergleichbar. Erst dann lohnt die Verhandlung über den Satz. Wenn Ihr Firmenevent geplante Gespräche zwischen Vertrieb und Kunden zum Ziel hat, sprechen Sie mit uns über das Meetingprogramm.
