Sinkende Event Budgets: Wie gehe ich als Event Manager damit um?
Messen und Events spielen in der Kommunikation deutscher Unternehmen eine wichtige Rolle. Doch die angespannte Situation der Weltwirtschaft und die Inflation machen sich auch in der Eventbranche bemerkbar. Hinzukommen die Krisen der vergangenen Jahre, die den Eventmarkt durcheinander gewirbelt haben. Die Budgets für Events sinken, die Preise steigen und eine Erholung ist nicht in Sicht. Wie können Eventmanager auf sinkende Budgets reagieren und aus der Krise das Beste machen?
Warum gehen Event Budgets 2022 zurück?
Wirtschaftliche Rezession
Inflation im Westen, Null-Covid-Strategie in China und dann noch der Krieg in der Ukraine: Die Weltwirtschaft befindet sich laut Internationalen Währungsfonds (IWF) auf dem Weg in die Rezession. Die Wirtschaft wächst nicht mehr wie prognostiziert und sollte Russland Deutschland den Gashahn im zweiten Halbjahr vollständig zudrehen, dann sind sogar negative Wachstumsraten wahrscheinlich. Unternehmen rechnen überall mit Engpässen und geben ihre Budgets nicht mehr so großzügig aus wie vorher.
Preissteigerungen
Die steigenden Energiepreise treiben die Kosten der Unternehmen in die Höhe.
Die massiven Kostensteigerungen für Heizöl und Kraftstoffe spiegeln sich direkt in den Transport- und Energiekosten wider. Es wird gar vor einer “Stagflation” gewarnt – einer stagnierenden Wirtschaft bei gleichzeitig hoher Teuerungsrate.
Zunahme der Kosten bei Events und Messen von 2019 auf 2022
Quelle. R.I.F.E.L. Instituts
In einer Studie des R.I.F.E.L. Instituts im Auftrag der Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft e. V. wird deutlich, dass der aktuelle Teuerungs-Trend auch vor Events und Messen nicht halt macht. Im Gegenteil, die gesamte Branche wird überproportional von Teuerungen betroffen. Je nach Event-/Messe-Format und Größe muss in 2022 im Schnitt 45 % mehr Budget zur Verfügung gestellt werden als für eine vergleichbare Produktion in 2019 (Sh. Grafik).
Die Folge: Viele Unternehmen müssen sparen, da die Kosten explodieren. Marketing Budgets sind bei den Kosteneinsparungen oft als erstes betroffen – so auch Event Budgets.
Die Folgen der Corona-Jahre
Wenn Eventmanager Budgets verhandeln, müssen sie oftmals aufzeigen, dass sich die Kosten, die das Unternehmen investiert hat, rentiert haben. Nachdem die Event-Branche bereits in den letzten zwei Corona-Jahren stark zu kämpfen hatte, wird es 2022 nicht viel einfacher! Denn vergangene Events konnten den erhofften Return-On-Investment nur selten nachweisen, was unter anderem auf die besonderen Umstände und die Corona-Vorschriften zurückzuführen ist. Schließlich konnten und wollten viel weniger Menschen an Live-Events teilnehmen, gleichzeitig sind die Kosten zur Einhaltung der Hygienevorschriften gestiegen. Des Weiteren rechnen die Veranstalter und die Branche auch in diesem Winter mit neuen Veranstaltungsrestriktionen, sodass sich das Live-Eventjahr von zwölf auf sechs bis neun Monate reduziert – ebenfalls ein Grund warum Budgets gekürzt werden.
Wie Sie die Krise als Event Manager für sich nutzen sollten?
Wie gehen Sie als Event-Manager mit den neuen Anforderungen und den kürzeren Event-Budgets um? Schließlich haben sie weiterhin anspruchsvolle Chefs vor sich sitzen, die eine nachgewiesene Wirkung des Events sehen wollen – trotz weniger Geld für die Eventplanung. Sich darüber ärgern, hilft bekanntlich wenig. Ganz im Gegenteil, versuchen Sie, der Krise etwas abzugewinnen, um Ihre alten Konzepte zu überdenken und innovativer zu werden!
Mindset-Frage
Als Erstes hilft es, umzudenken und sich klar zu machen, dass nicht nur Sie betroffen sind. Die Krise betrifft alle Unternehmen und Event-Teams, sodass jeder dazu gezwungen sein wird, seine Konzepte zu überarbeiten. Mit diesem Wissen fällt es Ihnen sicher einfacher, mit der neuen Situation umzugehen. Außerdem können Sie sich von anderen Eventmanagern und Branchen inspirieren lassen. Schauen Sie also unbedingt über den Tellerrand!
Events zielorientiert ausrichten
Es ist wichtig bei der Eventplanung das große Ganze im Auge zu behalten, um effizient zu wirtschaften. Stellen Sie sich am Anfang immer die Fragen: “Warum planen wir dieses Event?” und “Was wollen wir damit genau erreichen?”.
Wollen Sie, dass sich die Besucher miteinander vernetzen oder soll Ihr Team eine gute Zeit miteinander verbringen? Geht es darum, dass neue Kunden ein Gefühl für eine Marke bekommen oder dass Ihr Publikum besondere Fähigkeiten erlernen soll?
Anstatt in Silos zu denken, sollten alle Planungsschritte dem eigentlichen Ziel Ihres Events unterstellt werden. Stellen Sie das Budget für das bereit, was Sie Ihrem Ziel näher bringt und kürzen Sie den Rest.
Neues ausprobieren
Insbesondere in turbulenten Wirtschaftszeiten ist es wichtig, erprobte Ansätze hinsichtlich ihrer Effizienz und ihres Outcomes auf den Prüfstand zu stellen. Sehen Sie es als Chance, Neues auszuprobieren. Müssen es immer die gleichen teuren Konzepte sein, oder können Sie mit alternativen, weniger kostspieligen Alternativen sogar viel mehr erreichen und vielleicht sogar mehr überraschen? Sicher, denn Sie brechen aus dem “Event-Trott” aus, den besonders Event-Erfahrene bereits In-und-Auswendig kennen.
Sie werden in Ihrer Laufbahn als Eventmanager sicher festgestellt haben, dass Sie bei Veranstaltungen zu Wiederholungen neigen. Das ist nachvollziehbar, denn Ihre gesammelten Erfahrungen von Ideen bis über Machbarkeiten, Timings und Budgets haben sich sicher bewährt. Dennoch führt das selten zu Veränderungen. Begreifen Sie Events nicht als eine Aneinanderreihung von logistischen Abläufen, sondern als eine Plattform, um kommunikative Ziele zu erreichen.
Nutzen Sie Ihre Kreativität und seien Sie mutig, um Neues auszuprobieren. Scheuen Sie sich nicht, altbekannte Events (die zehnte “Kick-Off Veranstaltung”) neu zu inszenieren! Sie werden überrascht sein, wie groß die Wirkung ist!
Kreative Konzepte vs. teure Konzepte
Ist nicht jede Veranstaltung bereits einen gewissen Pomp gewöhnt? Kostenfreie alkoholische Getränke, exklusive Locations, (meist unnütze) Give-Aways, ein teurer DJ und eine aufwendige Lichtshow? Glauben Sie nicht, dass Sie mit alternativen, weniger kostenintensiven Konzepten heutzutage punkten könnten, da alles andere schon als Standard wahrgenommen wird? Zumal der Slogan “weniger ist mehr” perfekt unter dem Motto eines nachhaltigen Events stattfinden kann. Weniger CO2, weniger Papier, weniger Müll – sicher alles Argumente, die Ihre Eventbesucher von heute schätzen!
Wenn die Inhalte des Events die Erwartungen der Besucher erfüllen, dann ist das ganze Drumherum kaum noch notwendig. Deshalb sparen Sie lieber an den exklusiven Fünf-Sterne-Locations, als an den Inhalten!
5 Tipps: Wie Sie trotz sinkender Budgets gute Events organisieren
Wie bei jedem Event müssen Sie Ihre Ausgaben planen und entscheiden, wie viel Geld in welchen Teil der Veranstaltung fließt. Zu den üblichen Kosten gehören: Miete des Veranstaltungsortes, Catering, A/V-Ausrüstung, Dekoration, Beschilderung und Branding der Veranstaltung, Rahmenprogramm (z.B. bezahlte Referenten, interaktive Workshops, Musik), Marketing und Werbung.
Bei geringeren Event Budgets ist die Budgetplanung umso wichtiger. Um mit weniger Budget auszukommen, sollten Sie bereits im Vorhinein überlegen, wo Sie Kürzungen vornehmen könnten und wo sich alternative Konzepte kostensenkend auswirken. Schauen Sie sich am besten das Budget einer vergangenen Veranstaltungen an und überlegen Sie, was davon wirklich notwendig ist, um Ihre Ziele zu erreichen und wo Sie mit neuen Ideen für weniger Kosten und dennoch mehr Begeisterung sorgen können.
1. Neue Location oder Open-Air-Möglichkeit
Eine der größten Kostenfaktoren ist die Raummiete. Indem Sie nicht mitten im Stadtzentrum eine Location buchen, sondern weiter außerhalb, können Sie Kosten sparen. Buchen Sie außerdem außerhalb der Saison oder probieren Sie aus, ob sich im Sommer Open-Air-Konzepte mit Mietzelten realisieren lassen.
2. Frühzeitig Dienstleistungen am besten im Paket buchen
Lieferengpässe und erhöhte Nachfrage sorgen auch in der Veranstaltungsbranche für Lieferverzögerungen oder weit im Voraus ausgebuchte Dienstleistungen. Buchen Sie Ihre Veranstaltungsorte und Lieferanten lange im Voraus. Denn Last-Minute-Buchungen sind teurer, weniger flexibel und bieten weniger Raum für Rabattverhandlungen. Wenn möglich, buchen Sie Komplettpakete, die Sie in der Regel günstiger erhalten als einzelne Dienstleistungen.
3. Nutzen Sie Nachhaltigkeit als Marketinginstrument
Machen Sie “Sparen, Reduzieren, Recyceln” zum Teil Ihrer Veranstaltung, um Ihre Sparmaßnahmen neu auszurichten. Wenn Sie Ihren Teilnehmern plausibel machen, dass Sie sich bei Ihrem Event auf das Wesentliche konzentrieren wollen, um die Umwelt zu schonen, wird es positiv aufgegriffen. Das Beste daran: Nachhaltigkeit wird ein immer größeres Thema bei Events, sodass Sie hier sogar ein Image als Vorreiter aufbauen können.
4. Kostengünstige Marketingtools
Neben den Räumlichkeiten, verursachen Marketing und Werbung die größten Ausgaben. Versuchen Sie kostenfreie Tools oder All-in-One-Tools zu nutzen, um Teilnehmerregistrierung, Management-Tools, Newsletterversand oder gar Werbung kostengünstig abwickeln zu können. Machen Sie sich außerdem Social-Media für Ihr Eventmarketing zunutze, um kostengünstig Werbung zu schalten.
Tipp: Mit Converve können Sie Ihre Veranstaltung von A bis Z planen und Ihnen stehen alle Tools in nur einer Plattform zur Verfügung, die sich wiederum individuell anpassen lassen.
5. Planen Sie ein digitales Event
Sie haben bis jetzt nur Live-Events ausgerichtet? Dann probieren Sie etwas ganz Neues und richten Sie Ihre Veranstaltung digital oder als hybrides Event aus. Durch die digitale Ausrichtung fallen Location, Catering, Deko und Möbel sowie Anreisekosten weg. Bei einem hybriden Event verringern sich die Kosten enorm, da die Vor-Ort-Veranstaltung nur für eine kleine Teilnehmerzahl stattfindet. Sie können sich somit voll und ganz auf die Inhalte Ihres Events konzentrieren und das übrige Budget für interessante Speaker oder alternative Konzepte im digitalen Raum ausgeben. Indem Eventplaner auf digitale oder hybride Konzepte setzen, sind sie von den längeren Lieferzeiten, die aufgrund der Auslastung der Zulieferer steigen, weniger betroffen.
Die Folge für die Live-Events/Messe
Quelle. R.I.F.E.L. Instituts
Fazit
Die Kostensteigerungen und die damit einhergehenden Kürzungen bei Event-Budgets werden dazu führen, dass in Zukunft weniger, aber dafür gezieltere Live-Veranstaltungen geplant werden. Kosten können vor allem bei der Location und im Marketing sowie bei “Nice-to-Haves” wie Give-Aways und teuren Showelementen eingespart werden. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, aber sparen Sie nicht an den Inhalten Ihres Events! Versuchen Sie “Weniger ist Mehr” als Teil eines Nachhaltigkeits-Konzepts zu vermitteln.
Digitale und hybride Eventkonzepte werden hingegen eine größere Rolle spielen, da sie weniger kostenintensiv sind. Ausgaben wie Standort-Miete, Catering, Mietmöbel, Dekoration und Beschilderung können gesenkt werden oder fallen bei rein digitalen Events teilweise komplett weg. Da der ROI bei Events immer wichtiger wird, bietet eine digitale Lösung die ideale Möglichkeit, den ROI zu steigern.
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